Актуальный табель учета рабочего времени на 2025 год: образец и рекомендации по ведению

22 May 2025

Ведение табеля учета рабочего времени – обязанность каждого работодателя, независимо от формы собственности или количества работников. Этот документ фиксирует фактическое присутствие работников на работе, а также больничные, отпуска, прогулы или другие формы отсутствия.

На 2025 год форма табеля остается неизменной, однако некоторые нюансы ее заполнения и представления требуют особого внимания. В этой статье мы рассмотрим, как правильно оформить табель, кто должен подписывать, на какие условные обозначения ориентироваться, а также предложим бесплатный образец для загрузки.

Это практическое руководство для бухгалтеров, кадровиков и предпринимателей, стремящихся избежать штрафов и неточностей в учете рабочего времени в 2025 году.

• Табель учета рабочего времени: бланк
• Образец заполнения Табеля рабочего времени

Что такое табель учета рабочего времени и зачем он нужен

Табель учета использования рабочего времени – это первичный документ, в котором отражается количество фактически отработанных работником дней и часов, а также причины его отсутствия – больничные, отпуска, командировки, прогулы и т.п.

Хотя прямого требования по обязательному ведению табеля в законодательстве нет, часть 2 статьи 30 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 № 108/95-ВР возлагает на работодателя обязанность обеспечить достоверный учет проделанной работы работника и бухгалтерский учет затрат на оплату. Именно табель позволяет зафиксировать фактический объем проделанной работы и подтвердить выплаты, связанные с ней — заработную плату, больничные, декретные и т.п.

Табель — основа для начисления зарплаты и подтверждения операций в бухгалтерском учете. Если попытаться создать альтернативный документ, вы все равно получите нечто вроде классического табеля.

Важно: табель является базовым инструментом количественного учета рабочего времени и основой расчета зарплаты. Его форму можно адаптировать к потребностям предприятия, изменяя структуру без изъятия обязательных реквизитов.

Кто обязан вести табель: от крупных компаний до ФЛПов

Учет рабочего времени в форме табеля необходим для всех хозяйствующих субъектов, имеющих наемных работников, независимо от размера бизнеса или системы налогообложения:

• юридические лица всех форм собственности;
• малые предприятия, включая упрощенцев (письмо Минтруда от 13.05.2010 № 140/13/116-10);
• ФЛП, которые имеют наемных работников (письмо Минсоцполитики от 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06);
• предприятия с сдельной формой оплаты труда;
• компании, использующие автоматизированные системы учета (пропускные системы, электронные программы).

Даже если на предприятии работает только один человек – например, директор – табель должен вестись. Это подтверждает судебная практика, в частности, постановление Кировоградского окружного админсуда.

Уточнение: ФЛПы без работников освобождаются от обязанности вести табель.

Табель не только фиксирует присутствие, но и выполняет контроль: позволяет выявить прогулы, проверить соблюдение норм длительности рабочего времени.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как табель связан с зарплатной документацией

Табель учета – неотделимая часть системы начисления заработной платы. Он является основанием для заполнения зарплатных сведений, включая расчеты по окладу или сдельной оплате.

Даже если используются другие формы учета (например, наряды для выполнения работ), табель все равно необходим для учета выходов и общего контроля.

Помните: без табеля невозможно обоснованно произвести выплаты и отразить их в бухучете.

Кто отвечает за ведение табеля на предприятии

Вопрос ведения табеля регулируется внутренними документами предприятия – должностными инструкциями или положением о документообороте. На практике табель может вести:

• отдельный работник (табельник);
• руководитель отдела или подразделения;
• бухгалтер (чаще всего – в малых предприятиях);
• директор (если работник один).

На крупных предприятиях рекомендуется закрепить ответственность во внутреннем положении с указанием сроков подачи табеля в бухгалтерию и ответственных лиц.

Напоминание: для малого бизнеса самый удобный вариант – ведение табеля бухгалтером.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как долго хранить табели: сроки в соответствии с нормами

Согласно приказу Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5, срок хранения табеля учета составляет 1 год. В то же время, если работник имеет статус пострадавшего в результате Чернобыльской катастрофы, табели следует хранить 75 лет.

Есть ли штрафы за неведение табелей

Прямой ответственности за отсутствие табеля или ошибки в нем законодательство не предусматривает. Однако, в случае проверки, отсутствие должного учета может быть расценено как нарушение трудового законодательства, что влечет штраф в размере одной минимальной зарплаты (сейчас - 8000 грн).

Если же предприятие ведет учет другими средствами (внутренние системы, журналы и т.п.) и может это обосновать, то формально нарушение может отсутствовать. Закон не содержит упоминания об обязательном использовании именно типичной формы табеля.

Как правильно подавать табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени составляется каждый календарный месяц. Однако для начисления аванса его следует временно передать в бухгалтерию, после чего можно вернуть назад или сдать копию.

Важно: табель подается в бухгалтерию обязательно.

Также табель должен быть подписан руководителем соответствующего структурного подразделения.

Оставить заявку 067 341 76 94

Кто включается в табель учета рабочего времени

В табель вносятся все работники, которые находятся в трудовых отношениях с предприятием, в том числе:

• работники по срочным и сезонным договорам (письмо Минсоцполитики от 01.06.2005 № 36-211),
• работники по внутреннему совмещению или по совместительству.

Не включаются: лица, выполняющие работы/оказывающие услуги по гражданско-правовым договорам. Включение таких лиц может быть расценено как скрытые трудовые отношения (письмо Минсоцполитики от 23.04.2010 № 115/13/133-10).

Как заполнить табель учета: образец и пояснение

Форма табеля утверждена приказом Госстата от 05.12.2008 № 489 (типичная форма № П-5). Она ведется на месяц, поэтому перед заполнением нужно учесть количество дней в соответствующем месяце (28, 29, 30 или 31) и откорректировать форму – лишние дни можно зачеркнуть или обозначить «Х».

Важные нюансы:

• На каждую дату в табеле предусмотрено две строки:
• верхний – количество часов;
• нижний – буквенное или цифровое обозначение (например, «Р» – рабочий день).
• Порядок заполнения (вверху – часы или коды) не регламентируется, поэтому допускается хоть какой вариант.

Образец табеля учета рабочего времени:

№	Табельный номер	Стать ч/ж	ФИО, должность	01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Х
1	0125	же	Добренька Елена Петровна	8	8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	Х	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Х	8	8	8	8	8	8
				Р	Р	Р	Р	Р	Р			Р	Р	Р	Р	Р	Х												Х

По приведенному примеру работница отработала 21 день и 168 часов. Выходные дни остаются пустыми.

• Норма рабочего времени на 2025 год для 5-дневной рабочей недели (военное положение весь год)
• Норма рабочего времени на 2025 год для 6-дневной рабочей недели (военное положение весь год)

Оставить заявку 067 341 76 94

Практические советы по ведению табеля

При заполнении табеля следует соблюдать следующие правила:

1. Заполнение ежедневно: Табель ведется в реальном времени, не задним числом.
2. Часы фиксируются фактически: Возможные значения – 7,5; 7,25 и т.д.
3. Предпраздничные дни: Рабочий день сокращается на 1 час (за исключением действия военного положения – ч. 6 ст. 6 Закона № 2136).
4. Ограничение рабочей недели: Обычно – не более 40 часов. Для отдельных категорий — меньше (медики, педагоги и т.п.).
5. Сверхурочные часы: Не более 120 часов в год и 4 часа в течение 2 дней.
6. Обозначения в выходные дни: Либо пустые ячейки, либо прочерки. Без кодов.
7. Ненормированный день: Всегда стандартное значение (например, 8 ч), даже при сверхурочной работе.
8. Документальное подтверждение: Все записи должны быть основаны на официальных документах – больничных, приказах, справках.
9. Обозначение: Обычно используются буквенные коды. Если добавляете собственные — пояснения к ним следует указать на титульной странице табеля.

Особенности табелирования в период действия военного положения

В период военного положения порядок ведения табеля учета рабочего времени претерпевает определенные изменения, определенные Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX (далее — Закон № 2136). Основные новшества:

• Не сокращается продолжительность работы в канун праздничных или нерабочих дней (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136);
• Рабочие дни, совпадающие с праздничными или нерабочими, не становятся выходными (ч. 6 ст. 6);
• Исходящие не переносятся, если они приходятся на праздничные или нерабочие дни (ч. 6 ст. 6);
• Перенос рабочих дней в связи с праздниками также не происходит (ч. 6 ст. 6).

В результате таких изменений объем рабочего времени в месяцах действия военного положения может увеличиваться.

О продолжительности рабочей недели: возможность введения 50- или 60-часовой недели предусмотрена законом, но не обязательна (ч. 1 и 2 Закона № 2136). Стандартная продолжительность остается неизменной - 40 часов в неделю, а для сокращенного рабочего времени - 36 часов. В примерах ниже использована именно стандартная норма.

Оставить заявку 067 341 76 94

Пример табелирования для 6-дневной рабочей недели

Для 6-дневной рабочей недели с нормой 40 часов (май 2024 года) максимальная продолжительность ежедневной работы составляет 7 часов, а накануне выходной (суббота) - 5 часов (согласно ст. 52 и ч. 2 ст. 53 КЗоТ).

Табель рабочего времени (40 ч/неделя, 6-дневный график)

№	Таб. номер	Стать	ФИО, должность	01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
3	0015	же	Добренька Елена Петровна, бухгалтер	7	7	7	5	7	7	7	7	7	5	7	7	7	Х	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Х	7	7	5	7

Всего за месяц: 27 рабочих дней, 181 час.

В случае 6-дневного графика следует помнить: суббота (последний день рабочей недели) должна быть сокращена - не более 5 часов.

Табель для сокращенной рабочей недели (36 часов)

Ниже представлен пример табелирования для 6-дневной рабочей недели с продолжительностью 36 часов (май 2024 года). В таком случае ежедневная продолжительность работы, как правило, составляет 6 часов, а накануне выходного – 5 часов.

Табель рабочего времени (36 ч/неделя, 6-дневный график)

№	Таб. номер	Стать	ФИО, должность	01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
3	0015	же	Добренька Елена Петровна, бухгалтер	6	6	6	5	6	6	6	6	6	5	6	6	6	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	Р	6	6	5	6	6

Всего за месяц: 27 рабочих дней, 158 час.

Обратите внимание: сокращение рабочего дня перед праздниками на 1 час не применяется для сокращенной рабочей недели (ст. 51 КЗоТ). Фактически 36-часовая неделя в таких случаях может превращаться в 35-часовую. Это подтверждает и разъяснение Минсоцполитики от 22.03.2018 №457/0/101-18/284.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как вести табель учета времени для совместителя

При ведении табеля важно различать совместительство (внутреннее и внешнее) и внутреннее совмещение обязанностей.

Сравнительная таблица оформления совместительства

Вариант оформления	Обозначение	Отдельный табельный номер	Особенности табелирования
Совместительство (внешнее или внутреннее)	РС	Так	Используется код "РС", как и для работников на неполном рабочем дне. Работник включается в табель дважды: по основному месту работы и по совместительству (с другим табельным номером).
Внутреннее совмещение	–	Нет	Не табелируется по отдельности, поскольку выполняется в течение основного рабочего дня. Оплата производится путем начисления доплаты.

Основные обозначения в табеле учета рабочего времени

В таблице ниже приведены основные коды, которые используются для отображения различных ситуаций в табеле учета рабочего времени:

Ситуация	Код	Особенности табелирования
Ежегодный основной отпуск	В	Отмечается буквами "В" на все календарные дни отпуска, включая выходные. Праздничные и нерабочие дни не учитываются, поскольку не входят в продолжительность отпуска.
Отпуск без сохранения зарплаты	НА	Отмечается каждый календарный день отпуска, включая праздничные и нерабочие дни.
Командировка	ВД	Проставляется количество часов согласно графику работы предприятия. Если командировка приходится на выходной, часы не ставятся, но код «ВД» указывается. В случае работы в выходной код РД/ВД.
Больничный	ТН	Отмечается на все дни, включая выходные и праздничные, согласно листу нетрудоспособности. Если лист отсутствует, используется код «НН» (неоплачиваемый больничный).
Отпуск по беременности и родам	ВП	Сказывается на все 126 календарных дней согласно листу нетрудоспособности, включая выходные и праздничные дни.
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет	ВП	Отмечается из приказа руководителя о предоставлении отпуска.
Работа во вредных условиях	Ш.	Рекомендуется использовать обозначение "Ш" или "Ш/Р" с указанием часов работы во вредных и обычных условиях (например, "Ш/Р 5/3").
Приостановление действия трудового договора	ПТ	Сказывается каждый календарный день приостановки, включая праздничные и нерабочие дни.
Другое неотработанное время	ИН	Используется для обозначения других причин неявки, таких как мобилизация, курсы повышения квалификации и т.д.

Оставить заявку 067 341 76 94

Пример заполнения табеля учета рабочего времени

Рассмотрим пример заполнения табеля учета рабочего времени за май 2024 для работника:

№	Табельный номер	Стать	ФИО, должность	01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
2	0126	же	Добренька Елена Петровна, бухгалтер	8	8	В	В	В	В	В	В	В	В	8	8	ТН	ТН	8	8	8	8	ВД	8	8	8	8	8	8	8	8	8	8	8	8

В этом примере:

• С 3 по 10 мая – ежегодный основной отпуск (код «В»).
• 13 и 14 мая – больничный (код «ТН»).
• 20 мая - командировка (код «ВД»).

Неполное рабочее время в табеле

Работа на неполное рабочее время отображается в табеле с помощью следующих кодов:

• РС (код 02): используется, если неполное рабочее время установлено по инициативе работника.
• НД (код 20): применяется, если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя.

Эти коды также используются для обозначения работы по совместительству.

Оставить заявку 067 341 76 94

Итоговый учет рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени, применяемом при сменном графике работы, следует учитывать следующее

• Часы работы распределяются между смежными сутками.
• Ночные часы (с 22:00 до 06:00) отмечаются кодом РН.
• Сверхурочные часы определяются в конце учетного периода как превышение над нормой.

Нестандартные ситуации в табеле

• Нестандартные ситуации в заполнении табелей

В табеле учета рабочего времени могут возникать нестандартные ситуации, требующие особого отражения:

• Переход на зимнее или летнее время: часы работы отмечаются фактически отработанными.
• Мобилизация работника: используется код ИН.
• Отпуск по уходу за ребенком до 6 лет: применяется код ДД.
• Перенос рабочих дней: отображаются фактические дни работы согласно приказу о переносе.
• Увольнение работника: со дня увольнения проставляется знак «Х».
• Принятие на работу не с начала месяца: ко дню начала работы проставляется знак «Х».
• Направление на курсы повышения квалификации: используется код ИН.
• Ошибка в табеле: составляется новый табель с пометкой «Исправление ошибки».
• Смерть работника: со дня прекращения работы до дня увольнения проставляется код я; после получения свидетельства о смерти – знак «Х».

Заказать звонок