Авансовый отчет в 2025 году: как правильно составить и подать

09 April 2025

 

• Авансовый отчет БЛАНК
• Авансовый отчет ОБРАЗЕЦ
• Инструкция о служебных командировках в пределах Украины за границу (утверждена приказом Минфина от 13.03.1998 № 59)

Форма авансового отчета в 2025 году: что нужно знать

Начиная с 13 июля 2023 года, авансовые отчеты об использовании наличных или электронных денег, выданных на командировку или под отчет, представляются по обновленной форме. Этот бланк утвержден приказом Минфина от 28.09.2015 №841 в редакции приказа от 09.05.2023 №239, и именно он остается действующим в 2025 году.

Для работников бюджетной сферы отчетность регламентируется двумя основными документами:

• Постановление КМУ №98 от 02.02.2011 (в последней редакции от 21.06.2024 № 731), которая определяет суммы и состав командировочных расходов для госслужащих и других работников, финансируемых из бюджета;
  
• Инструкция №59, утвержденная приказом Минфина от 13.03.1998 (последняя редакция – приказ Минфина от 17.10.2023 № 560 с учетом изменений от 31.10.2023 № 608), устанавливающая порядок оформления командировок в Украине и за границу.
  

Для отдельных категорий работников — в частности военных, полицейских, служащих ГСЧС, НАБУ, ДБР, БЭБ и т.п. — при составлении авансовых отчетов нужно также учитывать специфические нормы, утвержденные соответствующими министерствами и ведомствами: Минобороны, МВД, СБУ, СВР, УГО, Администрацией Госспецсвязи.

Обратите внимание: все работники государственных органов, органов местного самоуправления и бюджетных учреждений обязаны представлять авансовый отчет в бумажной или электронной форме - в зависимости от внутреннего документооборота учреждения.

Оставить заявку 067 341 76 94

Когда составляется авансовый отчет на командировку и зачем он нужен

В случае направления работника в служебную командировку он обязан по возвращении предоставить авансовый отчет об использовании полученных средств. Со своей стороны бухгалтерия учреждения может произвести окончательный расчет только после утверждения этого отчета руководителем.

Чаще всего перед поездкой работнику выдается аванс. После возвращения из командировки он должен предоставить отчет о том, как были использованы средства, с указанием подтверждающих документов:

• сумма суточных;
  
• расходы по проезду;
  
• оплата проживания;
  
• другие обоснованные издержки.
  

Зачем нужен авансовый отчет:

• как основание для отражения расходов в бухучете учреждения;
  
• для подтверждения соблюдения кассовой дисциплины;
  
• во избежание налогообложения НДФЛ полученных командировочных средств (при условии представления отчета в определенный срок).
  

Если аванс не разглашался, авансовый отчет служит основанием для компенсации расходов работнику за счет учреждения — по предоставленным подтверждающим документам.

Что нужно для составления отчета:

• приказ о командировках;
  
• документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, чеки на проживание, счета за услуги, банковские выписки и т.п.;
  
• информация о суточных - в отчете отдельной строкой указывается сумма суточных, подлежащая возмещению.
  

На 2025 год размер суточных работников бюджетной сферы составляет 300 грн за каждые полные сутки нахождение за пределами основного места работы.

Внимание: только правильно оформленный и утвержденный авансовый отчет дает право бухгалтерии провести операции с подотчетными средствами в мемориальных ордерах №8-1 (общий фонд) или №8-2 (специальный фонд).

Срок отчетности по авансовым отчетам в 2025 году

Сроки представления авансового отчета зависят от того, получил ли работник командировочный аванс. В случае получения аванса отчет составляется в сроки, определенные п. 5 Постановления №98 и п. 11 разд. II Инструкции № 59. Если аванс не разглашался, работник должен подать отчет в сроки, указанные в приказе о командировке.

При подаче авансового отчета срок подачи зависит от формы аванса и вида расчетов:

• Если аванс был выдан наличными, в том числе при отмене командировки или невыезда, отчет подается в течение 1–3 банковских дней.
  
• Если аванс перечислен на личный платежный инструмент или корпоративную карту, срок подачи — 1–5 банковских дней.
  
• При комбинированном выдаче аванса (наличный и безналичный расчет) отчет следует подать за 1–3 банковских дня.
  
• Если командировка отменена и аванс был безналичным, отчет подается также в течение 1–3 банковских дней.
  
• В случае разногласий в отчетных документах срок отчетности может быть продлен до 20 банковских дней.
  

Сроки исчисляются со дня, следующего по прибытии на место постоянной работы (если командировка состоялась) или со дня отмены командировки. Важно отметить, что сроки указываются в банковских днях, определенных в соответствии с Положением НБУ по операциям по аккредитивам. В частности, рабочие дни банков могут не совпадать с рабочими днями учреждения, что следует учитывать при проверке сроков.

Согласно Постановлению № 98 и Инструкции № 59 сроки отчетности отличаются от сроков, указанных в Налоговом кодексе Украины. Для работников государственных органов, органов местного самоуправления и бюджетных учреждений действуют сроки, указанные в Постановлении № 98 и Инструкции № 59, в то время как для налогообложения НДФЛ невозвращенного аванса применяются сроки согласно подпункту 170.9.3 ТК.

Оставить заявку 067 341 76 94

Алгоритм заполнения авансового отчета

Авансовый отчет заполняет каждый работник, который по приказу выполнял свои обязанности вне постоянного рабочего места, в другом населенном пункте. Для удобства как работника, так и бухгалтера ниже приведена информация о том, какая именно информация и в каких реквизитах должна быть указана в авансовом отчете.

1. Лицевая сторона отчета:

• Номер и дата: Работник записывает дату представления отчета и регистрационный номер, предоставляемый бухгалтером.
  
• Наименование налогового агента: Указывает работник согласно учредительным документам учреждения.
  
• Налоговый номер: Работник отмечает код ЕГРПОУ учреждения, уточняя его в бухгалтерии, если не знает.
  
• Физическое лицо – налогоплательщик: Записывает свое полное имя и фамилию.
  
• Регистрационный номер учетной карты налогоплательщика: Работник указывает свой ИНН.
  
• Назначение аванса: Отмечается, что аванс выдан для командировки с точным указанием места.
  
• Остаток предварительного аванса/Перерасход/Сумма (грн, коп.): Если предварительный отчет не закрыт, работник указывает эти суммы. Если их нет, ставит прочерки.
  
• Получены (от кого, № и дата)/Сумма (грн, коп.): Работник записывает сумму аванса и реквизиты документа, согласно которому он был получен.
  
• Всего получено/Сумма (грн, коп.): Указывается общая сумма аванса.
  
• Потрачено/Сумма (грн, коп.): Сумма израсходованных средств по первичным документам, переносимая обратной стороной отчета.
  
• Остаток/Перерасход/Сумма (грн, коп.): Если сумма аванса равна затратам, здесь стоит прочерк. В противном случае указывается остаток или перерасход.
  
• Приложение __ документов: Указывается количество документов, на основе которых составлен отчет.
  

2. Обратная сторона отчета:

• № з/п: Порядковый номер подтверждающих документов.
  
• Дата документа: Указывается дата каждого подтверждающего документа.
  
• Кому, за что и на основании какого документа заплачено: Указывается контрагент, содержание расчетной операции и реквизиты подтверждающего документа, в том числе НДС, если есть.
  
• Сумма (грн, коп.)/Всего: Записывается сумма каждого документа и итог всех издержек.
  
• Дебет счета: Бухгалтер указывает субсчет для отражения расходов.
  
• Физическое лицо – налогоплательщик (подотчетное лицо): Подпись работника после заполнения всех реквизитов.
  
• Дата: Дата составления отчета.
  

3. Бухгалтерия:

• Остаток внесен/Перерасход выдана/Сумма: Бухгалтер записывает сумму, которую работник вернул или возместил учреждению.
  
• Сумма налога: Определение обязательств по НДФЛ и военному сбору, если аванс не возвращен.
  
• Главный бухгалтер: Подписывает отчет после проверки и руководитель утверждает его.
  
• Отчет утвержден в сумме/Руководитель (подпись)/Дата: Подпись управляющего после проверки бухгалтером.
  
• Дебет/Кредит/Сумма (грн, коп.): Запись корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета в мемориальном ордере.

Авансовый отчет: как обнаружить и исправить ошибки

После того, как работник представляет авансовый отчет о командировках в бухгалтерию, бухгалтер проводит его проверку. Важными этапами являются:

• проверка правильности заполнения реквизитов;
  
• наличие всех подтверждающих документов;
  
• проверка подписей и других требуемых данных.
  

Далее бухгалтер выясняет, соответствуют ли суммы, указанные в отчете, реальным суммам, указанным в первичных документах. Согласно Инструкции № 59, вместе с авансовым отчетом должны представляться оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные в командировку. Требования этих документов также определяются Налоговым кодексом (пункт 170.9) и Инструкцией № 59.

Особое внимание следует обратить на суточные расходы, не требующие документального подтверждения суммы, но должны быть подтверждены другими документами, подтверждающими факт нахождения работника в командировке, если отсутствуют соответствующие подтверждающие документы. В случае отсутствия таких доказательств авансовый отчет на возмещение суточных не может быть утвержден.

Также необходимо проверить, не нарушены ли сроки представления отчета, установленные Инструкцией № 59 и Налоговым кодексом, и правильно вычислить обязательства по НДФЛ и военному сбору. Бухгалтер должен проверить, своевременно ли работник вернул неиспользованную сумму аванса.

В случае обнаружения ошибок в заполнении отчета бухгалтер сообщает работнику для исправления ошибок или представления нового отчета, если он еще не утвержден. Если отчет уже утвержден, бухгалтер может исправить ошибки самостоятельно, оформляя это посредством бухгалтерской справки.

При нарушении срока возврата аванса, к исчислению обязательства по НДФЛ и военному сбору следует приступать только по истечении месяца, следующего за тем, в котором должна была завершиться командировка. Это позволяет правильно оценить обязательства, определив, должны ли быть начислены НДФЛ и военный сбор.

Если расходы работника превышают сумму аванса, бухгалтер обязан возместить сумму перерасхода. Это должно быть сделано позже третьего банковского дня после утверждения отчета руководителем учреждения.

Заказать звонок