Авансовый отчет на хозяйственные нужды: пошаговая инструкция

26 December 2024

Компания Могол Альфа, специализирующаяся на предоставлении бухгалтерских и юридических услуг, подготовила подробную инструкцию по заполнению авансового отчета об использовании средств, выданных на хозяйственные нужды в 2024 году. В статье вы найдете информацию о законодательных нормах, регулирующих порядок составления авансового отчета, а также пошаговую инструкцию с примером заполнения. Эксперты компании Могол Альфа постоянно отслеживают изменения в законодательстве, чтобы предоставлять вам самую актуальную и точную информацию.

Заказать звонок

Законодательные нормы по авансовому отчету

Изменения в порядок составления авансового отчета были внесены Законом № 2888 еще с 1 апреля 2023 года. Обновленная форма авансового отчета появилась несколько позже – в мае 2023 года, благодаря приказу Министерства финансов Украины № 239, который вступил в силу 13 июля 2023 года. Следовательно, при составлении авансовых отчетов, начиная с 13 июля 2023 года, следует использовать новую редакцию этого документа.

Основания для составления авансового отчета:

Согласно пункту 170.9.4 Налогового кодекса Украины (НКУ), авансовый отчет подается в следующих случаях:

• Наличие облагаемого дохода: Если работник несвоевременно отчитывается за полученные средства, или использует их не по целевому назначению, может возникнуть облагаемый доход.
• Использование наличных сверх суммы суточных расходов: Если работник использует наличные (включая снятие наличных с платежной карты) сверх суммы суточных расходов (при командировке).

Обязательное представление отчета, если:

1. Выдача средств на хозяйственные нужды не связана с командировкой.
2. Выдача средств осуществляется в наличной форме (в том числе путем снятия наличных с платежной карты).

Если же средства на хозяйственные нужды расходуются исключительно в безналичной форме, то представление авансового отчета не является обязательным.

Пример заполнения авансового отчета по новой форме

Рассмотрим пример заполнения авансового отчета на основании следующих данных:

11 сентября 2023 года ООО "Победа" выдало из кассы работнику 1500 грн на закупку канцтоваров. Работник потратил 1000 грн на канцтовары и предоставил чек РРО. Остаток средств в размере 500 грн был возвращен в кассу предприятия в тот же день.

Важные моменты:

• НКУ не устанавливает конкретных сроков отчетности для таких операций, поэтому рекомендуется отчитываться "день в день".
• Положение № 148 устанавливает отдельные сроки выдачи средств под отчет на хознужды: от 10 дней на закупку сельхозпродукции до 2 рабочих дней на другие хозяйственные нужды.

Заполнение лицевой части отчета

Левая часть:

1. Налоговый агент: Указываем название предприятия (ООО "Победа") и его налоговый номер.
2. Подотчетное лицо: Указываем ФИО работника, получившего средства, и его идентификационный налоговый номер (ИНН). Обратите внимание, этот реквизит является обязательным!
3. Цель: Указываем цель, на которую выдаются средства – "на хознужды".

Правая часть:

1. Утверждение отчета: Руководитель предприятия заполняет сумму, на которую утвержден отчет (цифрами и прописью), дату утверждения и ставит свою подпись. В нашем примере это 1000 грн (одна тысяча гривен) и 11 сентября 2023 года.
2. Состояние авансовых расчетов: В таблице слева подотчетное лицо указывает информацию о состоянии авансовых расчетов:
• Остаток предыдущего аванса – отсутствует.
• Перерасход – отсутствует.
• Реквизиты расходного кассового ордера (РКО), по которому был выдан аванс – (1500 грн).
• Общая сумма выдачи – 1500 грн.
• Общая сумма расходов – 1000 грн.
• Остаток к возврату – 500 грн.
• Перерасход – отсутствует.
3. Бухгалтерские проводки: В таблице справа бухгалтер фиксирует необходимые проводки:
• Для учета расходов – счет 92.
• Для расчетов с подотчетными лицами – счет 372.
• Наличные – счет 301 (на выдачу и возврат остатка).
4. Под таблицами:
• Подотчетное лицо указывает количество документов, подтверждающих расходы (в нашем примере – 1 документ).
• Бухгалтер фиксирует внесение остатка наличных по приходному кассовому ордеру (ПКО).
5. Налог: Поскольку подотчетное лицо отчиталось вовремя, строка с расчетом налога остается незаполненной.
6. Подписи: В конце лицевой стороны отчета ставят подписи подотчетное лицо и бухгалтер.

Заполнение обратной части отчета

На обратной стороне авансового отчета приводится информация о документах, подтверждающих использование подотчетных сумм.

Важно:

• Согласно п. 170.9.2 НКУ, расходы, произведенные с использованием платежных инструментов, должны быть подтверждены выпиской и/или сведениями со счета в электронной или бумажной форме.
• В нашем примере расход был произведен наличными, поэтому подтверждением является чек РРО.

Информация в чеке РРО:

• Продавец (ООО "Карандаш").
• Фискальный номер чека.
• Дата и время проведения расчетной операции.
• Содержание операции (покупка канцтоваров).

На обратной стороне отчета подпись и дату составления ставит только подотчетное лицо.

Ключевые моменты при заполнении авансового отчета

• Полнота реквизитов: Убедитесь, что все обязательные реквизиты заполнены правильно, особенно ИНН подотчетного лица.
• Документальное подтверждение: Сохраняйте все документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции, выписки со счетов).
• Своевременная отчетность: Отчитывайтесь за полученные средства в установленные сроки (рекомендовано "день в день" для наличных расчетов на хознужды).
• Правильное оформление документов: Убедитесь, что чеки РРО содержат всю необходимую информацию.
• Соответствие сумм: Сверьте сумму выданных средств с суммой расходов и остатком к возврату.

Почему стоит обратиться в компанию Могол Альфа?

• Экспертиза: Специалисты компании Могол Альфа обладают глубокими знаниями в сфере бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства.
• Опыт: Многолетний опыт работы с различными видами финансовой отчетности, включая авансовые отчеты.
• Индивидуальный подход: Мы тщательно изучаем особенности каждого бизнеса и предлагаем оптимальные решения, отвечающие его потребностям.
• Комплексное сопровождение: Компания Могол Альфа предоставляет полный спектр услуг, связанных с ведением учета, составлением отчетности, консультированием по вопросам налогообложения и прочим.

Обратитесь в компанию Могол Альфа уже сегодня, чтобы получить квалифицированную помощь по вопросам заполнения авансовых отчетов и других видов отчетности!

Заказать звонок