Доплата за замещение временно отсутствующего работника: что нужно знать

15 May 2025

В каждой компании случаются ситуации, когда работник временно отсутствует — в отпуске, больничном или отстраненном. В таком случае работодатель может поручить другому сотруднику исполнение его обязанностей. Но как быть с оплатой труда в таких ситуациях?

Предусмотрена ли законодательством обязательная доплата за замещение? Какими документами нужно оформить выполнение чужих обязанностей и как рассчитать доплату правильно во избежание нарушений трудового законодательства?

В этой статье рассмотрим, когда работник имеет право на дополнительную плату, какие условия должны быть соблюдены, а также предоставим практические советы для кадровиков и бухгалтеров.

• Образец Положения об оплате труда 2025

Как правильно оформить замещение отсутствующего работника: документы и основания

Прежде чем начислять любую доплату работнику, который будет временно исполнять обязанности другого лица, необходимо оформить сам факт замещения. Этот вопрос регулируется следующими нормативными актами:

• статья 105 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ);
• постановление Совета Министров СССР от 04.12.1981г. №1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (действующее, несмотря на отсутствие на сайте ВРУ — украинский аналог до сих пор не принят);
• Инструкция №53-ВЛ от 14.05.1982 г. по применению вышеупомянутого постановления (также действующее);
• разъяснение № 30/39 от 29.12.1965 г. «О порядке оплаты временного покровительства»;
• письмо Минсоцполитики Украины от 21.07.2011 г. №590/13/84-11.

Несмотря на то, что некоторые из этих документов имеют советское происхождение и больше не публикуются на официальных источниках, они действуют в соответствии с постановлением ВРУ от 12.09.1991 г. № 1545 – до момента принятия национальных заменителей.

Для надлежащего документального оформления замещения следует:

1. Получить записку или служебную записку от работника, которого будут заменять. Хотя это не обязательно требование, оно позволяет официально зафиксировать инициативу и кандидатуру для замещения.
2. Уточнить устное согласие у потенциального заменителя – это способствует здоровому микроклимату в коллективе.
3. Оформить приказ или распоряжение руководителя учреждения о возложении временных обязанностей — этот документ обязателен.
4. Получить письменное согласие от работника, исполняющего обязанности временно отсутствующего. Варианты:
   – подпись с отметкой «Не возражаю» и датой в самом приказе;
   – или заявление на имя руководителя, в которой работник подтверждает свое согласие

Важно: письменное согласие обязательно — без него замещение юридически не считается должным образом оформленным.

Оставить заявку 067 939 40 12

Что должно содержать приказ о временном замещении

В приказе (распоряжении) об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника следует указать:

• Должность и ФИО работника, исполняющего обязанности.
• Должность и ФИО временно отсутствующего работника, которого замещают.
• Период, на который установлено замещение.
• Размер доплаты (если он не установлен в коллективном договоре).
• Конкретный перечень обязанностей, которые заменитель должен выполнять, или ограничение – по желанию руководства. Если это не сделать, считается, что выполняется весь объем должностных обязанностей согласно инструкции отсутствующего работника.
• Кто и когда ознакомит заменителя с его временными обязанностями (обычно это или сам замещаемый работник или руководитель подразделения).

Как определить размер доплаты за замещение временно отсутствующего работника

В законодательстве Украины не предусмотрена фиксированная сумма или автоматическая доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ТВП). Статья 105 КЗоТ содержит только общее положение: доплата устанавливается на условиях, прописанных в коллективном договоре. Для работников бюджетной сферы, оплата труда которых производится по Единой тарифной сетке (ЕТС), предельный размер доплаты — не более 50% должностного оклада (согласно пп. 3 п. 3 постановления КМУ №1298 от 30.08.2002г.).

Обычно в колдоговоре отмечено, что доплата «до 50%», следовательно, руководитель сам определяет ее конкретный размер — это может быть и 10%, и 25% в зависимости от сложности задач работника, которого нужно заменить.

Относительно того, от какого именно оклада начисляется доплата — заменяющего или заменяемого — все зависит от коллективного договора или внутреннего приказа. Постановление №1145 допускает, что отсчет может вестись от оклада отсутствующего работника. Однако некоторые отраслевые соглашения или письма Минсоцполитики (например, №319/13/84-10 от 25.03.2010) рекомендуют начислять доплату от должностного оклада по основной должности замещающего работника.

Также существуют отдельные нормы:

• для работников органов власти и ОМС - до 50% оклада отсутствующего работника (постановление КМУ №268);
• для госслужащих — аналогично до 50% от оклада того, кого заменяют (ст. 52 Закона «О государственной службе» №889).

В любом случае главной базой для начисления доплаты остаются:

• положения коллективного договора;
• приказ управляющего;
• отраслевые нормы и положения.

Оставить заявку 067 939 40 12

Когда доплата за временное замещение не предусмотрена

Не во всех случаях замены работника выплачивается доплата. Законодательство определяет несколько исключений:

• Если в должностной инструкции работника прямо указано, что он исполняет обязанности коллеги при его отсутствии.
• Если замещение осуществляют руководители учреждения, их заместители или руководители структурных подразделений (в соответствии с постановлением №1298).

Впрочем, руководитель имеет право установить другую форму вознаграждения, например, начислить премию или надбавку за интенсивность труда. Это зависит от внутренней политики учреждения и усмотрения руководителя.

Обратите внимание: если работнику устанавливают доплату за дополнительные обязанности, это влияет на размер доплаты минимальной заработной платы. Другими словами, сумма доплаты за замещение уменьшает компенсацию к минималке.

Отдельно следует помнить: надбавки, которые получал находящийся в отсутствии работник, не переходят автоматически к тому, кто его замещает. Их начисления возможны только тогда, когда они связаны с выполнением конкретных функций, а не просто с должностью.

Замещение работника и внутреннее совмещение: ключевые отличия

Часто путают понятие временного исполнения обязанностей и внутреннего совмещения, хотя между ними есть принципиальные отличия:

Исполнение обязанностей ВПТ — это временная передача функций другому работнику на период отсутствия основного (по болезни, отпуску, командировке и т.п.). При этом должность считается занятой даже если работника временно нет. Замещение может происходить как на аналогичной, так и в другой должности.

Внутреннее совмещение — это исполнение обязанностей по другой вакантной должности, отдельной от основной. В этом случае следует четко определить час работы и вести отдельный учет в табеле.

К тому же есть еще временное покровительство (заместительство) — ситуация, когда работника освобождают от выполнения основной работы и временно переводят на другую, как правило, руководящую. В таком случае доплата рассчитывается по другому принципу — как разница между окладами, с учетом всех премий и надбавок замещаемого работника.

Такой вариант замещения применяют редко, поскольку он сложен в юридическом оформлении и требует согласования с высшими органами. Например, это может быть актуально для временного назначения исполняющего обязанности ректора или руководителя учреждения.

Оставить заявку 067 939 40 12

Как заменить работника в отпуске: формы, условия и оформление

Организация замены ушедшего в отпуск работника зависит от продолжительности его отсутствия, должностных обязанностей, объема работ и других факторов. Законодательство разрешает следующие варианты замены:

• Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (предусмотрено ст. 105 КЗоТ);
• Временное покровительство (замещение);
• Заключение срочного трудового договора если работник отсутствует длительное время.

При замещении важно помнить, что:

• Работник может исполнять обязанности другого сотрудника только при наличии свободного времени в пределах рабочего дня.
• Принуждать к исполнению не предусмотренных договором обязанностей запрещено (ст. 31 КЗоТ).
• Обязательным является письменное согласие работника (заявление), если такие функции не определены в должностной инструкции.

На основании заявления руководитель выдает приказ, в котором отмечает:

• должность и функции, выполняемые работником;
• период замещения;
• размер доплаты.

Если выполнение таких обязанностей уже предусмотрено должностной инструкцией. заявление и приказ не нужны.

Размер доплаты за замещение: пример расчета

Размер доплаты определяется:

• коллективным договором (фиксировано или в процентах к окладу);
• или — приказом руководителя (если колдоговор ничего не предусматривает).

Пример:

Условие:
Помощник воспитателя (оклад — 4345 грн) временно исполняет обязанности дворника (оклад - 3195 грн). Дополнительная надбавка за использование дезсредств – 10%. Директор приказом устанавливает доплату 50% должностного оклада помощника воспитателя.

Расчет:

Показатель	Сумма, грн
Оклад помощника воспитателя	4345,00
Доплата (50% от оклада помощника воспитателя)	2172,50
Итого без доплаты к минималке	6517,50
Минимальная зарплата в 2025 году	8000,00
Необходимая доплата к минималке	1482,50
Всего к выплате	8000,00

Доплата за дезинфицирующие средства не начисляется, ведь заменяемый работник не сменяет должность — он остается помощником воспитателя.

Оставить заявку 067 939 40 12

Почему замещение может быть финансово невыгодным для работника

В ситуации, описанной выше, исполнение дополнительных обязанностей фактически не влияет на размер зарплаты, поскольку работник в любом случае получит доплату к минимальной зарплате.

Сравнение:

Вариант	Сумма, грн
Зарплата без дополнительных обязанностей	4345,00
Доплата к минималке без замещения	3655,00
Всего	8000,00
Зарплата с исполнением обязанностей дворника	4345,00
Доплата за замещение	2172,50
Доплата к минималке (меньшая из-за имеющейся доплаты)	1482,50
Всего	8000,00

Как видно из таблицы, работник получает те же 8000 грн, независимо от того, выполняет ли дополнительные обязанности.

Как решить проблему «нерентабельного» замещения

Чтобы мотивировать работника выполнять дополнительную работу, учреждения могут:

• Оформить совместительство тогда работник получит отдельную оплату за вторую должность.
• Начислить премию – если это предусмотрено финансовыми возможностями учреждения.
• Предугадать более выгодные условия в коллективном договоре, например, оплату всех надбавок, получаемых отсутствующим работником.

Оформление замещения как совместительства. законный вариант, который может быть более выгодным финансово. Выбрать форму замещения. решение руководителя, которое зависит от бюджета учреждения и кадровой политики

Оставить заявку 067 939 40 12

Совместительство как выгодная альтернатива замещению

В ситуации, когда работник временно отсутствует, альтернативным решением может стать оформление внутреннего совместительства. Например, помощника воспитателя можно временно оформить на 0,5 ставки дворника сроком один месяц.

В этом случае:

• Работник официально занимает должность дворника, а не просто выполняет его обязанности.
• Если в учреждении предусмотрено доплата за использование дезинфицирующих средств для дворника, она начисляется и совместителю.
• Такая доплата не учитывается в размер минимальной зарплаты и выплачивается сверх нее (письмо Минсоцполитики от 17.03.2017 № 737/0/101-17/28).

Расчет зарплаты в условиях совместительства:

Компонент	Сумма, грн
Основная зарплата (помощник воспитателя)	4345,00
Дополнительный доход по совместительству (дворник, 0,5 ст.)	3195,00
Итого	7540,00
Доплата к минимальной зарплате (8000 – 7540)	460,00
Прибавка за дезинфицирующие средства (10% от 3195)	319,50
Общая сумма к выплате	8319,50 грн

Следовательно, оформление совместительства позволяет получить более высокую зарплату, чем при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без смены должности.

Также важно: оформление совместительства требует обязательного заявления от работника и соответствующий приказ руководителя учреждения.

Последствия нарушения: ответственность за неначисление доплаты

Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего коллеги, а доплату за это ему не насчитывают, это есть нарушением государственных гарантий в оплате труда.

В соответствии с ст. 265 КЗоТ, за такие действия на работодателя может быть наложен штраф в размере:

двух минимальных зарплат к моменту выявления нарушения.

В 2025 году это составляет:

8000 грн. × 2 = 16 000 грн.

Такие случаи фиксировались на практике, поэтому несоблюдение требований по доплатам — реальная угроза финансовых санкций для работодателя.

Заказать звонок