Электронные больничные 2025: как оформить и провести в учете
12 June 2025
Оформление больничных изменилось – бумажные листки нетрудоспособности остались в прошлом. Теперь все больничные формируются в электронном виде. Для бухгалтера это не просто новый формат документа, но обновленный порядок взаимодействия с работниками, врачами и ФСС.
В 2025 году электронные больничные стали еще более удобными, однако вызывают вопросы правильного оформления и проведения в бухгалтерском учете. Как действовать бухгалтеру во избежание ошибок? Как проверить информацию, когда начислять помощь, а когда ждать решения Фонда?
В этой статье — простые инструкции, практические советы и ответы на вопросы, которые чаще всего задают бухгалтеры по электронным больничным.
Для каких выплат требуется е-больничный
Электронный листок нетрудоспособности (е-больничный) – это официальный документ, сформированный учреждением здравоохранения (ЗОЗ) в электронной системе здравоохранения. Именно этот документ является основанием для начисления работнику разных видов пособий:
- временной нетрудоспособности (привычных «больничных») из-за болезни или травмы;
- пособия по беременности и родам (декретным);
- больничных по уходу за больным ребенком или другим членом семьи;
- больничных в случае болезни лица, ухаживающего за ребенком;
- в случае карантина или обсервации;
- при самоизоляции во время пандемии COVID-19;
- для прохождения реабилитационного лечения в санаторно-курортном учреждении;
- для ортопедического протезирования
Порядок применения е-больничных определен Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» № 1105. Документ формируется исключительно через электронный реестр и имеет уникальный номер, но без серии, как у бумажных больничных. Кроме того, в е-больничном указывают обновленные коды причин нетрудоспособности.
На сегодняшний день администрирование е-больничных осуществляет Пенсионный фонд Украины (ПФУ), который после ликвидации ФСС перенял эти функции. Сведения об открытии больничного автоматически отображаются в кабинете страхователя на портале ПФУ. Однако в условиях войны вопрос использования бумажных больничных остается актуальным.
Возможно ли использование бумажных больничных в 2025 году?
Да, в определенных случаях применение бумажных больничных предусмотрено. Минздрав предоставляет четкие разъяснения по следующим ситуациям:
- невозможность доступа пользователей к электронной системе здравоохранения (ЕСОЗ) через военное положение;
- отсутствие соединения между электронным реестром листков нетрудоспособности (ПФУ) и реестром медицинских заключений в ЕСОЗ более 7 дней;
- обращение пациента за продлением больничного с нарушением сроков из-за военных действий. Решение принимает врачебно-консультативная комиссия (ЛКК) или руководитель учреждения здравоохранения;
- истечение срока, в течение которого врач может исправить ошибку в медицинском заключении. В таком случае решение о выдаче бумажного больничного принимает ЛКК или руководитель заведения.
Статусы е-больничных: как понять
После создания е-больничного ему присваивают один из нескольких статусов. Расшифровка статусов приведена в таблице:
|
№ |
Статус |
Что значит |
|
1 |
Закрытый |
Присваивается с момента открытия больничного. После окончания срока действия медицинского заключения или начала (для декретных) ждем 7 дней. |
|
2 |
Готов к оплате |
Через 7 дней после окончания срока е-больничный готов к оплате. Работодатель может формировать заявление-расчет для получения средств. |
|
3 |
Ошибочно сформирован |
Обнаружена ошибка в медицинском заключении. Врач в течение 7 дней создает новый правильный вывод. Выплаты по такому больничному не производятся. |
|
4 |
Недействительный |
Созданный на основании другого медвывода, уже охватывающего соответствующий период нетрудоспособности. Выплаты не производят. |
|
5 |
Оплаченный |
Присваивается после поступления средств на счет страхователя для выплаты работнику. |
Обратите внимание: статус готов к оплате может появиться и раньше, однако в период ожидания (7 дней) в документ могут вноситься корректировки.
Срок действия е-больничного: как долго можно получить выплаты
Выплатить пособие по е-больничному возможно не позднее чем через 6 календарных месяцев со дня (ч. 5 ст. 24 Закона № 1105):
- восстановление работоспособности;
- завершение отпуска по беременности и родам;
- смерти застрахованного лица или члена его семьи.
Определение даты выдачи е-больничного: почему это важно
Для правильного расчета страховых выплат важно знать дату выдачи е-больничного. Выплату можно назначать только после обретения статуса «Готов к оплате (выдан)». При этом существуют особенности:
- для временной нетрудоспособности - через 7 дней после даты закрытия е-больничного (п. 3 разд. ІІ Порядка № 1234);
- для е-больничных в связи с беременностью и родами - через 7 дней с даты открытия е-больничного (п. 1 разд. ІІІ Порядка № 1234).
Если статус не изменился технически — бухгалтер самостоятельно определяет дату выдачи по аналогичному принципу.
Пример расчета для е-больничного по беременности и родам:
|
Дата открытия |
+7 дней |
День выдачи (статус «Готов к оплате») |
|
11 |
7 |
18 |
Почему именно 7 дней? В течение этого периода врач имеет право внести изменения в е-больничный. На 8-й день данные становятся окончательными.
Сроки обработки е-больничных в 2025 году
После изменения статуса е-больничного на «Готов к оплате (выдан)», работодатель должен соблюдать следующие сроки:
|
Этап |
Срок |
|
Оформление решения о назначении выплат |
10 рабочих дней (обычные) / 3 рабочих дня (беременность и роды) (ч. 1 ст. 24 Закона № 1105) |
|
Подача заявления-расчета в ПФУ |
5 рабочих дней после принятия решения (п. 2 Порядка №12) |
|
Получение средств от ПФУ |
3 рабочих дня (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закона № 1105) |
|
Выплата помощи работнику |
В ближайший день выплаты зарплаты (ч. 2 ст. 24 Закона № 1105) |
|
Сообщение ПФУ о произведенной выплате |
1 месяц после выплаты (п. 10 Порядка №12) |
Важно: нарушение срока уведомления о выплате может стать основанием для внеплановой проверки со стороны ПФУ.
Кто принимает решение о назначении выплаты
Оформить решение о выплате больничных можно:
- приказом руководителя предприятия или учреждения;
- решением уполномоченного лица;
- решением комиссии по социальному страхованию (ее деятельность разрешена, хотя законодательство больше не требует создавать именно комиссии).
Совет: для удобства можно оставить комиссию, но уменьшить ее состав (например, 2 человека) или назначить единственным ответственным лицом главного бухгалтера или заместителя руководителя.
Как оформить заявление-расчет на больничные выплаты
Электронная форма заявления-расчета доступна в личном кабинете страхователя на веб-портале ПФУ. Она повторяет форму, утвержденную Порядком №12 — Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения в связи с временной нетрудоспособностью, а также отдельных выплат пострадавшим на производстве. Этот порядок утвержден постановлением ФСС от 19.07.2018г. № 12 и пока остается в силе, несмотря на ликвидацию Фонда соцстраха (до утверждения нового порядка ПФУ — см. постановление правления ПФУ от 21.12.2022 г. № 28-3).
Мы уже подробно рассматривали, как правильно заполнять заявление-расчет на больничные выплаты. В этой статье остановимся только на ключевых моментах.
Когда нужно подавать заявление-расчет для е-больничного
Не каждый электронный больничный требует подачи заявления-расчета. Все зависит от вида выплаты:
- Обычные больничные. Заявление-расчет нужно только в случаях, когда планируется получить средства от ПФУ, то есть если продолжительность больничного составляет 6 и более календарных дней. Если больничный продолжается до 5 к.дн. включительно, заявление подавать не нужно, поскольку финансирование от ПФУ отсутствует. Соответственно, не требуется и уведомления о выплате средств.
- Декретные и уход за ребенком/больным родственником. В таких случаях заявление-расчет подается всегда, ведь выплата производится за счет ПФУ с первого дня. Соответственно, всегда необходимо подавать и уведомление в ПФУ о выплате.
Как подать заявление-расчет на основе бумажного больничного
В 2025 году остается возможность подавать заявление-расчет на основании бумажного больничного, если вместо электронного было выдано именно его. Для этого в форме нужно выбрать тип листка нетрудоспособности «бумажный», указать его серию и номер, а также добавить цветную скан-копию документа. По этому вопросу ПФУ предоставило соответствующее разъяснение.
Если же работник имеет и электронные, и бумажные больничные одновременно, необходимо формировать отдельные заявления-расчеты для каждого вида (это также подтверждено в разъяснениях ПФУ).
Что должен учесть бухгалтер при подготовке е-больничного
Получив информацию об открытии е-больничного, бухгалтер может сразу приступить к подготовке к расчету выплаты, в частности определить:
- Страховой стаж работника — общий и за последние 12 месяцев до наступления страхового случая (ч. 4 ст. 12, ст. 14 Закона № 1105).
- Расчетный период для определения среднедневного заработка (пп. 25–28 Порядка № 1266).
- Периоды неотработанного времени по уважительным причинам (п. 3 Порядка № 1266), в том числе и приостановление трудового договора из-за военных действий.
- Начисленная зарплата в расчетном периоде (п. 32 Порядка №1266).
Эти показатели необходимы для корректного расчета среднедневного заработка, применяемого при начислении как больничных, так и декретных. На основании этих данных заполняется заявление-расчет в ПФУ.
Как оформить больничный для работника-совместителя
Работники, работающие по совместительству или есть внутренними совместителями, также имеют право на оплату временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам. Для этого е-больничный является достаточным основанием как по основному месту работы, так и по совместительству.
Работодателю по месту совместительства достаточно воспользоваться данным электронного кабинета страхователя на веб-портале ПФУ. Печатать больничный или заверять его по основному месту работы не нужно.
В кабинете работодатель видит цифровую копию больничного уникальным номером в формате «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1». При заполнении заявления-расчета указывается основной уникальный номер больничного – без дополнительного расширения после точки.
Если больничный бумажный, нужно действовать по старым правилам: работник должен предоставить копию документа, заверенную по основному месту работы.
Также важно получить от работника справку о средней зарплате по основному месту работы для соблюдения ограничений:
- Общие доходы по всем местам работы не могут превышать максимальную базу ЕСВ (20 минимальных зарплат – временно в 2025 году).
- Среднедневный заработок также ограничивается – исчисляется делением максимальной базы ЕСВ за последний месяц расчетного периода на 30,44 (п. 4 Порядка № 1266).
При оплате е-больничного внутреннему совместителю в заявлении-расчете нужно указать данные о получателе, основание для выплаты и сумму пособия отдельными строками.
