Кадровый учет у ФЛП: что нужно знать предпринимателю

23 June 2026

 

Кадровый учет у ФЛП нужен каждому предпринимателю, который использует наемный труд. Если ФЛП принимает работника, он становится работодателем и должен правильно оформить трудовые отношения, вести кадровые документы, учет рабочего времени, отпусков, зарплаты и увольнения.

В 2026 году для ФЛП-работодателей важно не просто иметь трудовой договор, а организовать документы так, чтобы в случае проверки можно было подтвердить законность приема работника, условия труда, оплату, отпуска и выполнение требований трудового законодательства.

Что такое кадровый учет у ФЛП

Кадровый учет у ФЛП - это система документов и действий, которые подтверждают трудовые отношения между предпринимателем и работниками.

К кадровому учету относятся:

• оформление приема работника;
• заключение трудового договора;
• подача уведомления в налоговую;
• ведение приказов;
• учет рабочего времени;
• оформление отпусков;
• оформление переводов;
• оформление увольнения;
• хранение кадровых документов;
• ведение документов по оплате труда.

ФЛП не является предприятием в классическом понимании, но если он имеет наемных работников, на него распространяются основные требования трудового законодательства.

Трудовой договор с работником ФЛП

Для ФЛП-работодателя трудовой договор имеет особое значение. Именно он определяет основные условия работы работника.

В трудовом договоре стоит указать:

• должность или трудовую функцию работника;
• дату начала работы;
• место выполнения работы;
• размер оплаты труда;
• график работы;
• режим отдыха;
• условия испытательного срока, если он устанавливается;
• права и обязанности сторон;
• порядок прекращения трудовых отношений.

По общему правилу трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме, а в отдельных случаях письменная форма является обязательной. Для ФЛП письменный договор является самым безопасным вариантом, поскольку он фиксирует условия работы и уменьшает риск споров.

Во время военного положения стороны могут по согласию определять форму трудового договора. Однако на практике ФЛП лучше использовать письменную форму даже в этот период.

Уведомление в налоговую о приеме работника

До начала работы работника ФЛП должен подать уведомление в ГНС о приеме работника на работу.

Основные документы при приеме:

• заявление работника о приеме на работу;
• письменный трудовой договор;
• приказ или распоряжение ФЛП о приеме;
• уведомление в налоговую;
• документы работника;
• лист информирования работника об условиях труда.

До начала работы работодатель также должен проинформировать работника о месте работы, трудовой функции, дате начала работы, рабочем месте, условиях труда и других важных вопросах.

Оставить заявку 067 939 40 12

Локальные кадровые документы для ФЛП в 2026 году

ФЛП-работодателю желательно иметь локальные документы, которые регулируют внутренние правила работы. Часть таких документов прямо вытекает из трудового законодательства, а часть является рекомендованной для уменьшения рисков.

К полезным локальным документам относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• положение об учете рабочего времени;
• положение об отпусках;
• порядок оформления кадровых документов;
• график отпусков;
• должностные или рабочие инструкции.

Такие документы помогают урегулировать порядок работы, оплату, дисциплину, отпуска и ответственность работников.

Коллективный договор у ФЛП

Законодательство предусматривает возможность заключения коллективного договора не только на предприятиях, но и с физическим лицом, которое использует наемный труд.

На практике у ФЛП коллективный договор часто не заключается. При этом отдельного штрафа именно за его отсутствие обычно не применяют. Но если коллективного договора нет, важно урегулировать ключевые вопросы другими локальными документами.

Например:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда;
• положением о премировании;
• положением об отпусках;
• трудовыми договорами с работниками.

Главная задача ФЛП - иметь документы, которые подтверждают условия труда, порядок оплаты и правила работы.

Нужен ли ФЛП штатное расписание

Штатное расписание прямо обязательно прежде всего для бюджетной сферы и юридических лиц, но для ФЛП-работодателя оно также является полезным кадровым документом.

В штатном расписании можно определить:

• названия должностей;
• количество штатных единиц;
• должностные оклады;
• структуру наемного персонала.

Для ФЛП штатное расписание помогает подтвердить, какие именно должности есть у работодателя и какая оплата предусмотрена по каждой должности. Особенно это важно, если у ФЛП работает несколько работников.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка помогают определить режим работы и поведение работников.

В ПВТР стоит прописать:

• порядок приема на работу;
• порядок увольнения;
• рабочее время;
• время отдыха;
• правила поведения работников;
• обязанности работника;
• обязанности работодателя;
• порядок применения поощрений;
• вопросы трудовой дисциплины.

Для ФЛП с несколькими работниками такой документ особенно полезен, поскольку он позволяет избежать недоразумений по графику, дисциплине и внутренним правилам.

График отпусков у ФЛП

График отпусков является важным документом для работодателя. Законодательство предусматривает, что конкретный период ежегодного отпуска определяется в пределах графика, а работника нужно письменно уведомить о дате начала отпуска не позднее чем за две недели.

В графике отпусков обязательно стоит предусматривать:

• ежегодные основные отпуска;
• периоды использования отпусков;
• работников, которым предоставляется отпуск;
• ориентировочные даты начала отпусков.

Другие оплачиваемые отпуска могут включаться в график, но обычно оформляются отдельно по заявлению и приказу.

Оставить заявку 067 939 40 12

Табель учета рабочего времени

ФЛП-работодатель должен контролировать фактически отработанное время работников. Для этого ведется табель учета рабочего времени.

Табель нужен для:

• начисления зарплаты;
• контроля отработанных дней;
• подтверждения простоев;
• учета отпусков;
• учета больничных;
• подтверждения работы в выходные или праздничные дни;
• проверки соблюдения режима труда.

На практике можно использовать типовую форму или собственную форму, если она содержит необходимые данные для учета рабочего времени.

Должностные и рабочие инструкции

Должностные или рабочие инструкции помогают определить, что именно должен выполнять работник.

В таких инструкциях целесообразно указать:

• название должности;
• основные обязанности;
• права работника;
• ответственность;
• подчинение;
• требования к квалификации;
• порядок взаимодействия с другими работниками.

Для ФЛП такие инструкции особенно полезны, если работники выполняют разные функции: продавец, администратор, бухгалтер, менеджер, водитель, мастер, оператор и т.д.

Личная карточка П-2 и личное дело

Личная карточка П-2 сейчас не является безусловно обязательным документом для всех работодателей, но ее ведение может быть удобным.

В П-2 обычно фиксируют:

• данные работника;
• прием на работу;
• перевод;
• отпуска;
• другие кадровые изменения.

Если ФЛП не ведет личную карточку П-2, нужно иметь другой документ или систему, где ведется учет отпусков и кадровых изменений.

Личное дело для ФЛП не всегда является обязательным в том виде, как для предприятий, но его желательно формировать на каждого работника.

В личном деле можно хранить:

• копии документов работника;
• заявление о приеме;
• трудовой договор;
• приказы;
• документы об отпусках;
• заявления работника;
• документы об увольнении.

Книга учета движения трудовых книжек

ФЛП-работодатели не принимают бумажные трудовые книжки на хранение так, как это делали предприятия. Поэтому книга учета движения трудовых книжек для ФЛП обычно не ведется.

В то же время ФЛП должен правильно оформлять информацию о трудовых отношениях и обеспечивать подачу необходимых сведений в установленном порядке.

Кадровые документы при отпуске

Для оформления ежегодного отпуска обычно нужны:

• график отпусков;
• уведомление работника о дате начала отпуска;
• заявление работника, если нужно уточнить даты;
• приказ о предоставлении отпуска;
• запись в учете отпусков;
• отражение в табеле рабочего времени.

Если отпуск предоставляется вне графика или это отпуск без сохранения зарплаты, достаточно заявления работника и приказа работодателя.

Кадровые документы при увольнении

В день увольнения ФЛП должен правильно оформить прекращение трудовых отношений.

Обычно нужны:

• заявление работника или другое основание для увольнения;
• приказ об увольнении;
• копия приказа для работника;
• окончательный расчет;
• уведомление о начисленных и выплаченных суммах;
• отражение увольнения в отчетности;
• хранение документов в кадровом деле.

Ошибки при увольнении часто становятся причиной трудовых споров, поэтому этот этап нужно оформлять особенно внимательно.

Оставить заявку 067 939 40 12

Какие кадровые документы желательно иметь ФЛП

Для ФЛП-работодателя минимальный комплект кадровых документов может включать:

• трудовые договоры с работниками;
• приказы о приеме на работу;
• уведомления в ГНС;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• приказы об отпусках;
• приказы о переводе;
• приказы об увольнении;
• документы по выплате зарплаты;
• учет отпусков;
• личные дела работников;
• должностные или рабочие инструкции.

Типичные ошибки ФЛП в кадровом учете

Чаще всего предприниматели допускают такие ошибки:

• допускают работника к работе без оформления;
• не подают уведомление в налоговую;
• не заключают письменный трудовой договор;
• не ведут табель рабочего времени;
• не оформляют приказы;
• не составляют график отпусков;
• не ведут учет отпусков;
• не выдают работнику копию приказа об увольнении;
• не хранят кадровые документы;
• путают трудовой договор и гражданско-правовой договор.

Кадровый учет у ФЛП должен быть системным, даже если работников всего один или два.

Почему ФЛП стоит обратиться к бухгалтеру или кадровому специалисту

Кадровый учет связан не только с документами, но и с зарплатой, налогами, ЕСВ, отчетностью и трудовыми гарантиями.

Профессиональное сопровождение помогает:

• правильно оформить работников;
• подготовить трудовые договоры;
• составить кадровые приказы;
• разработать локальные положения;
• вести табель рабочего времени;
• оформлять отпуска;
• правильно оформлять увольнение;
• избегать штрафов;
• подготовить документы к проверке.

MOGOL ALFA помогает ФЛП организовать кадровый учет, оформить работников и подготовить необходимые документы в соответствии с законодательством Украины.

Вывод

Кадровый учет у ФЛП - это не формальность, а обязательная часть работы предпринимателя, который имеет наемных работников. Правильно оформленные трудовые договоры, приказы, табели, график отпусков и локальные документы помогают избежать споров с работниками и претензий контролирующих органов.

ФЛП стоит заранее подготовить кадровую систему, даже если работников немного. Это позволяет работать спокойно, правильно начислять зарплату и иметь документы на случай проверки.