Налоговые накладные в 2025 году: когда и как регистрировать без ошибок
15 May 2025
В 2025 году правила регистрации налоговых накладных остаются критически важными как для бухгалтеров, так и для предпринимателей. Своевременная регистрация — это не только обязанность, предусмотренная Налоговым кодексом, но и залог избегания штрафных санкций и сохранение налогового кредита у контрагентов.
В статье рассмотрим, какие изменения ожидают плательщиков НДС в 2025 году, который сроки подачи и регистрации налоговых накладных установлены, что угрожает за нарушение и как не попасть в налоговую ловушку.
Материал будет полезен не только бухгалтерам, но и ФЛПам, которые являются плательщиками НДС, — читайте, чтобы держать руку на пульсе изменений и избежать проблем с налоговой.
- Налоговая наложена: новая форма 2025
- Расчет корректировки: новая форма 2025
- Налоговая накладная образец заполнения
Хто обязан регистрировать налоговые накладные
Регистрация налоговых накладных (НН) осуществляет лицо, которое их составило. Если НН создало учреждение-поставщик, именно оно и представляет документ в Единый реестр налоговых накладных (ЕРНН).
Но есть исключения. Например, в случае получения товаров или услуг от нерезидента обязанность регистрации НН возлагается не на поставщика, а на покупателя — плательщика НДС.
Что касается расчетов корректировки (РК), то право на их регистрацию имеют как поставщики, так и покупатели в зависимости от ситуации. Приводим детали в таблице:
|
Обстоятельства |
Кто регистрирует РК |
|
Увеличивается сумма компенсации |
Поставщик |
|
Уменьшается сумма компенсации |
Покупатель (после получения ЖК от поставщика) |
|
РК не изменяет сумму компенсации ("нулевые") |
Поставщик или покупатель |
|
Услуги от нерезидента на территории Украины |
Получатель услуг |
|
ЖК к НН, которая не выдается покупателю |
Поставщик |
Условия регистрации налоговых накладных в 2025 году
НН и РК могут быть зарегистрированы только при наличии достаточного лимита регистрации, который исчисляется по формуле, приведенной в п. 2001.3 НКУ.
Если сумма НДС в НН/РК превышает лимит, необходимо пополнить электронный счет в системе СЕА НДС на соответствующую сумму. Только после этого возможно завершение регистрации.
Конечные сроки регистрации НН и РК в 2025 году
Сроки регистрации НН и ЖК зависят от даты их составления или получения. С 08.02.2023 года действуют временные сроки, установленные Законом №2876. Приводим сравнительную таблицу сроков:
|
Период сборки |
Тип документа |
Временные сроки (с 08.02.2023)* |
Обычные сроки** |
|
1–15 число месяца |
Обычные НН и ЖК*** |
до 5-го числа следующего месяца |
до последнего дня текущего месяца |
|
16–конец месяца |
Обычные НН и ЖК*** |
до 18 числа следующего месяца |
до 15 числа следующего месяца |
|
В течение месяца |
Уменьшающие ЖК**** |
в течение 18 к. дней с момента получения |
в течение 15 к. дней с момента получения |
|
В течение месяца |
Компенсирующие сводные НН/РК |
20 к. дней после окончания месяца |
20 к. дней после окончания месяца |
* Временные сроки действуют в период военного положения и 6 месяцев после его завершения.
** Обычные сроки будут действовать после завершения переходного периода.
*** Также применяются к НН/РК с нулевой ставкой, операциям, освобожденным от НДС, и НН с типом причины «15».
**** ЖК составляются поставщиком, но регистрируются покупателем.
График работы ЕРНН в 2025 году: как подать НН вовремя
В 2025 году регистрация налоговых накладных (НН) и расчетов корректировки (РК) происходит по временным нормам, установленным на время действия военного или чрезвычайного положения (п. 69.18 подраздел. 10 Переходных положений НКУ).
Единый реестр налоговых накладных (ЕРНН) работает исключительно в рабочие дни с 08:00 до 20:00. В дни, когда истекает предельный срок регистрации НН или РК, операционный день расширяется на круглосуточный режим - с 00:00 до 24:00.
В выходные дни подача документов через ЕРНН невозможна, ведь система не работает. Обратите внимание: во время действия военного положения праздничные и нерабочие дни официально не определяются — рассчитывайте сроки только по календарю рабочих дней.
Нарушение сроков регистрации НН: что может сделать покупатель
Если продавец вовремя не зарегистрировал налоговую накладную, покупатель — плательщик НДС. теряет право отразить налоговый кредит по соответствующей операции. Если же НН не будет зарегистрирована в течение 1095 календарных дней, это право аннулируется до конца.
В случае если НН все же регистрируется с опозданием, налоговый кредит покупатель сможет включить только в том отчетном периоде, когда состоялась регистрация, а не в периоде приобретения.
Что может сделать клиент в случае задержки? Он имеет право подать жалобу в налоговую - через Приложение 7 в декларацию по НДС. В результате налоговый орган может инициировать внеплановую документальную проверку поставщика в течение 90 календарных дней с момента получения жалобы (п. 201.10 НКУ).
Важно! Если задержка регистрации произошла из-за остановку НН/РК по решению ГНС (так называемая «блокировка» по п. 201.16 НКУ), подать жалобу нельзя.
Отдельно следует отметить, что жалобу можно подать не только в случае отсутствия НН, но и если в ней есть существенные ошибки. Покупатель имеет право сделать это в течение 365 календарных дней после предельного срока подачи декларации за соответствующий отчетный период. Этот срок не продлевается, даже если он приходится на период действия карантина через COVID-19.
Автоматическая блокировка ПН и ЖК в 2025 году: как работает система
В 2025 году налоговые накладные (НН) и расчеты корректировки (РК) могут быть приостановлены в регистрации через автоматизированную систему мониторинга – это явление часто называют «блокировкой».
Работа системы основывается на постановлении Кабинета Министров Украины от 11.12.2019 г. №1165, которая определяет порядок приостановления регистрации НН/РК в Едином реестре налоговых накладных Блокировка происходит, если документ не проходит по установленным критериям, в частности, относительно рисковости плательщика или операции.
Штрафы за нарушение сроков регистрации налоговых накладных
Плательщик налога на добавленную стоимость несет финансовую ответственность за несвоевременную регистрацию НН или РК. Размер штрафа определяется процентом от суммы НДС, указанной в документе, и зависит от продолжительности просрочки - считая со следующего дня после предельного срока представления до дня фактической регистрации.
Штрафы применяются только после регистрации ПН или ЖК, когда можно точно определить количество дней просрочки. В таблице ниже приведены актуальные размеры штрафов для «обычных» и «особых» НН/РК.
Штрафы за несвоевременную регистрацию НН/РК в 2025 году
Для стандартных НН и ЖК:
|
Срок просрочки |
Временный штраф* |
Обычный штраф** |
|
До 15 календарных дней |
2% |
10% |
|
16–30 календарных дней |
5% |
20% |
|
31–60 календарных дней |
10% |
30% |
|
61–365 календарных дней |
15% |
40% |
|
366 и более дней |
25% |
50% |
Для «особых» налоговых накладных:
|
Тип ПН/РК |
Размер штрафа |
|
«Компенсирующие» НН (п. 198.5 и п. 199.1 НКУ) и РК к ним |
2% от объема поставки без НДС, но не больше 1020 грн |
|
НН с минимальной базой (тип причины «15») и ЖК к ним |
Как выше |
|
НН и РК на освобожденные от НДС операции |
Как выше |
|
НН и РК на операции по поставке по ставке 0% |
Как выше |
* Временные штрафы действуют с 8 февраля 2023 — на период действия военного положения и еще 6 месяцев после его отмены (п. 90 подраздел. 2 Переходных положений НКУ).
** Обычные (базовые) штрафы действовали до 08.02.2023 года и возобновятся через 6 месяцев после отмены военного положения (п. 1201.1 НКУ).
Дополнительные санкции: что будет, если НН или РК не зарегистрированы вовсе
Если факт незарегистрированной НН или РК будет обнаружен во время налоговой проверки, налагается отдельный штраф в размере 50% суммы НДС (пп. 120¹.2 НКУ и 120².2 НКУ).
Что касается «особых» налоговых накладных (например, «компенсирующих»), в таком случае действует другая санкция. 5% от объема поставок без НДС, но не больше 3400 грн.
