Уведомление о выплатах работникам: когда и как подается в ПФУ
08 May 2025
С 2023 года сообщение о выплате средств застрахованным лицам приобрело особую важность — Пенсионный фонд Украины теперь осуществляет функции проверки соответствия страховых выплат. Работодатели обязаны своевременно информировать ПФУ о каждой выплате заработной платы или больничных.
Этот документ является частью обновленной системы взаимодействия между работодателем и государственными органами и должен представляться не только для соблюдения формальностей, но и во избежание штрафов и недоразумений со стороны проверяющих органов.
В этой статье рассмотрим, кто, когда и как должен подавать уведомление о выплате средств работникам, какие формы используются, и что может угрожать в случае нарушения сроков представления.
- Бланк уведомления о выплате средств застрахованным лицам
- Образец уведомления о выплате средств застрахованным лицам
- Как на вебпортале ПФУ подать уведомление о выплате средств застрахованным лицам
Отчет о предоставленной финансовой помощи работникам проходит через представление в Пенсионный фонд Украины (далее — ПФУ или Фонд) специального сообщения. По сути это документ-отчет об использовании средств, предоставленных учреждению для выплат работникам.
Уведомление о выплате средств застрахованным лицам (далее — Сообщение) содержит таблицу, в которой указываются:
- перечень работников, которым выплачены средства;
- их идентификационные коды;
- реквизиты листков нетрудоспособности;
- дать фактические выплаты;
- суммы, перечисленные.
Документ имеет установленную форму, которую следует обязательно соблюдать.
Какую форму сообщения используют в 2025 году?
Хотя функции Фонда социального страхования переданы Пенсионному фонду, новая форма сообщения еще не утверждена. Поэтому на практике в 2025 году страхователи продолжают пользоваться действующим Порядком №12, утвержденным постановлением ФСС от 19.07.2018 №12
Настоящий Порядок регламентирует правила финансирования страхователей по оказанию помощи в связи с временной нетрудоспособностью, беременностью и родами, а также отдельных компенсаций потерпевшим на производстве.
Соответственно, бланк сообщения о выплатах работникам, предоставляемым за счет ПФУ, базируется именно на положениях Порядка №12.
Когда нужно подавать сообщения в ПФУ?
Подать уведомление нужно в течение одного месяца с даты фактической выплаты средств работнику, а не с момента получения их на спецсчет (согласно п.10 Порядка №12). Это важно для правильного расчета предельного срока.
Если дата подачи приходится на выходной, лучше подать документ заранее — в Порядке нет четкого разъяснения по поводу переноса сроков.
Важные сроки, которые следует помнить
|
Событие |
Срок |
|
Поступление средств на спецсчет |
До 3 рабочих дней после подачи заявления-расчета (ст. 26 Закона №1105) |
|
Выплата работникам |
В ближайший зарплатный день (аванс или основная выплата) – ст. 24 Закона №1105 |
|
Представление сообщения |
В течение одного месяца с даты выплаты средств работнику |
Пример:
Получили средства из ПФУ - 20.02.2025
Выплатили их работникам - 25.02.2025
Предельная дата подачи сообщения 25.03.2025
Последствия несвоевременного представления сообщения
Хотя штраф за просрочку подачи сообщения не предусмотрен, Фонд имеет право инициировать проверку. Если страхователь не предоставляет информацию о выплатах в течение трех месяцев, ПФУ может проверить, как именно использовались полученные средства (п. 11 Порядка №12).
Способы подачи уведомления о выплате средств в 2025 году
В 2025 году страхователи имеют три варианта представления Уведомление о выплате средств застрахованным лицам:
- Лично подать документ в орган ПФУ.
- Отправить по почте — заказным письмом с описанием вложения.
- Подать онлайн через электронный кабинет страхователя на вебпортале Пенсионного фонда Украины, используя квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Для удобства пользователей предоставляются две инструкции:
Расширена с иллюстрациями (можно скачать ниже)
Краткая инструкция онлайн-подачи через кабинет ПФУ:
- Войдите в электронного кабинета страхователя на портале ПФУ.
- В левом меню выберите:
"Заявления-расчеты и создание сообщений о выплате средств застрахованным лицам". - Установите параметры поиска нужного заявления - по периоду или номеру больничного.
- Нажмите кнопку «Поиск».
- В списке найдите заявление со статусом «Оплачено», нажмите на номер.
- В поле «Приложение о временной нетрудоспособности» выберите нужный больничный — нажмите «Создать сообщение».
- Перейдите к блоку «Данные по выплате» — нажмите на карандашный значок, чтобы отредактировать.
- Система автоматически подтянет сумму выплаты – проверьте и заполните другие обязательные поля.
- Нажмите «Продолжить», далее «Сформировать сообщение».
- Подпишите документ КЭПом и нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».
Как правильно заполнить Сообщения о выплате: главные правила
При внесении данных в Сообщение необходимо соблюдать четкие требования, чтобы избежать возврата документа или проверки со стороны Фонда:
- Сумма указывается фактическая, то есть та, которую реально перечислили работнику. Если часть средств не выплачена, она остается на счету.
- В Сообщения включаются только страховые выплаты, профинансированные ПФУ Оплата первых 5 дней больничного, которую осуществляет работодатель за собственные средства, не включается.
- Сумма выплаты указывается полной, включая налоги (НДФЛ, военный сбор). Это означает, что в отчете фиксируются все израсходованные средства Фонда, независимо от того, куда они были направлены — работнику или на налоги.
Обратите внимание: Уведомление не должно содержать выплаты, осуществленные за счет учреждения — только те, что профинансированы Фондом социального страхования / ПФУ.
Образец заполнения формы сообщения о выплате больничных Фонда
Ниже представлен пример заполненного сообщения о выплате средств застрахованным лицам на бланке Фонда.
