Ежемесячная отчетность по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору в 2025 году: обновленные правила
22 May 2025
В 2025 году налоговая отчетность за наемных работников остается обязательной для всех работодателей. Месячное представление отчета по единому социальному взносу (ЕСВ), налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и военному сбору требует особого внимания к срокам, правильности начислений и обновлений в формах.
Особую актуальность приобретают вопросы относительно корректного заполнения объединенной формы отчетности, которая объединяет данные обо всех трех платежах. Ошибки такой отчетности могут иметь серьезные последствия — от штрафов до блокирования налогового кредита у контрагента.
В этом материале рассмотрим, кто представляет ежемесячную отчетность, по каким формам и в какие сроки, а также как избежать наиболее распространенных ошибок в отчете за работников в 2025 году.
- Налоговый расчет 2025 (excel)
- Обновленный Налоговый расчет
- Приложение Д1
- Приложение Д2
- Приложение Д3
- Приложение 4ДФ
- Приложение Д5
- Приложение Д6
Актуальный бланк объединенной отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ в 2025 году
Действующая форма Налогового расчета (так называемой объединенной отчетности) утверждена приказом Минфина от 13.01.2015 № 4. В последний раз она была обновлена приказом Минфина от 24.01.2025 № 39, а изменения в этот приказ также были внесены еще одним документом — приказом3.
Подача по старой форме разрешалась только до 10 февраля 2025 года включительно для отчета за IV квартал 2024 года. Начиная с января 2025 г. действует обновленная форма Налогового расчета, которая подается ежемесячно. Заполнение происходит в соответствии с Порядком, утвержденным тем же приказом № 4
Что такое Налоговый расчет: кратко о сущности отчета
Налоговый расчет — это объединенная отчетность, заменившая сразу два документа: ежемесячный отчет по ЕСВ и квартальный отчет по НДФЛ и военному сбору (ВЗ). Такое объединение предусмотрено п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона №2464.
Полное название документа - "Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса".
Основная особенность — персонификация: данные в отчете представляются в разрезе физических лиц. Работодатель выступает налоговым агентом, отчитываясь и за НДФЛ, и за ЕСВ, и за ВЗ.
С 2025 года - ежемесячная зарплатная отчетность
Начиная с 1 января 2025 года Налоговый расчет подается ежемесячно. Такие изменения предусмотрены обновленной редакцией п.51.1 Налогового кодекса Украины. Причина — обеспечение своевременного поступления информации в Пенсионный фонд.
Ранее работодатели отчитывались ежеквартально, и если не подавали справочные отчеты, то данные могли поступать с задержкой до 2 месяцев.
Основные изменения в месячном Налоговом расчете
Переход к месячному отчету привел к исключению утративших актуальность ряда полей и реквизитов:
- Тип «Справочный» больше не применяется – исчезли соответствующие приложения Д1, Д5, Д6 с этим типом.
- Квартал отчетности больше не указывается – теперь в реквизите 2 указывается только год и месяц.
- Разбивка ЕСВ по месяцам в основной части отчета не применяется.
- Номера месяцев в квартале и номера приложений больше не используются.
- Внесено редакционные изменения к примечаниям и нумерации строк, например, в секции численности работников (новая нумерация - 101-108 вместо 101-110).
Пеня: что изменилось в отчете
В разделе III Налогового расчета обновлены поля, касающиеся пени:
- Поле 5: изменено название, теперь оно четко указывает на сумму пени, начисленную самостоятельно плательщиком.
- Поле 5.1: получило новое назначение — указывается номер предварительного расчета, где была допущена ошибка. Если исправляется пеня, значение в поле 5 подается со знаком минус.
Обновление в Приложении 4ДФ: изменения в КАТОТТГ
Уточнена формулировка по заполнению строки 32 в Приложении 4ДФ. Код КАТОТТГ указывается:
- по местонахождению основного налогового агента или обособленного подразделения;
- по адресу нотариуса (государственного или частного), если отчет представляется от их имени.
Новые правила представления Налогового расчета: кто отчитывается в 2025 году
В 2025 году Порядок № 4 дополнен положениями об обязанности подавать Налоговый расчет для новых категорий лиц:
- нотариусов;
- субъектов хозяйствования, заключающих или способствующих заключению биржевых сделок;
- органов/должностных лиц, присутствующих при заключении и оформлении гражданско-правовых договоров между физическими лицами (купли-продажи, мены, поставки и т.п.).
Нотариусыпо-прежнему ежемесячно подают информацию в ГНС по месту своей деятельности по:
- договоров купли-продажи (мены) между физлицами, удостоверенными в течение месяца (с указанием цены, суммы НДФЛ и военного сбора);
- свидетельств о праве на наследство;
- договоров дарения.
Новые коды для приложений в Налоговом расчете
В связи с обновлениями появились новые коды, которые следует использовать при заполнении приложений к Налоговому расчету.
Таблица 1. Коды застрахованных лиц (КЗО) - Приложение Д1
|
Код |
Описание |
|
82 |
Гиг-специалисты с инвалидностью |
|
83 |
Другие гиг-специалисты (ранее – код 26) |
Таблица 2. Признаки доходов - Приложение 4ДФ
|
Код |
Назначение |
|
124 |
Добровольные пенсионные и страховые взносы, уплаченные третьим лицом (кроме резидента-работодателя/Действие Сити) |
|
125 |
Пенсионные/медицинские взносы за счет резидента-работодателя |
|
204 |
Такие же взносы, но за счет резидента Дия Сити |
Таблица 3. Код в Приложении Д5
|
Код |
Назначение |
|
9 |
Гиг-специалисты по гиг-контракту (ранее – код 3) |
Календарь представления Налогового расчета в 2025 году
Единый Налоговый расчет в 2025 году, как и остальная месячная отчетность, подается до 20 числа (включительно) следующего месяца. Если дата выпадает на выходной, она переносится.
Таблица 4. Крайние сроки подачи
|
Отчетный период |
Конечная дата подачи |
|
Январь 2025 |
20.02.2025 (четверг) |
|
Февраль 2025 |
20.03.2025 (четверг) |
|
Март 2025 |
21.04.2025 (понедельник) |
|
Апрель 2025 |
20.05.2025 (вторник) |
|
Май 2025 |
20.06.2025 (пятница) |
Структура объединенного Налогового расчета
Объединенный Налоговый расчет имеет статус налоговой декларации и состоит из:
- основной части — содержит общие данные о работодателе, информацию о приложениях, статистику работников и обобщенные данные по ЕСВ (3 раздела);
- приложений — обязательные или факультативные в зависимости от наличия событий, подлежащих отражению.
Таблица 5. Самые распространенные приложения
|
Приложение |
Назначение |
Кто подает |
|
Д1 |
Сведения о начислении доходов застрахованным лицам |
Все |
|
4ДФ |
Данные по НДФЛ и военному сбору |
Все |
|
Д5 |
Данные о трудовых отношениях, военной службе |
При наличии событий* |
|
Д6 |
Учет спецстажа |
При необходимости (спецкатегории лиц) |
*Среди событий, обязывающих подать Д5: принятие/увольнение работника, перевод, декретный отпуск и т.д.
Внимание:
Повышение в должности, заключение или расторжение договора, выход из декрета – все это основания для представления Приложение D5.
Как подавать объединенную отчетность по ЕСВ и НДФЛ в 2025 году
Налоговый расчет (единую отчетность) представляют:
- В электронной форме - через Электронный кабинет с квалифицированной электронной подписью (идентификатор J0500110 - для юрлиц, F0500110 - для ФЛП).
- В бумажной форме - лично или по почте. Документ должен быть подписан, а при наличии и скреплен печатью.
При представлении в бумажном виде есть три варианта:
- Подать лично вместе с электронной формой на электронном носителе.
- Подать только в бумажном виде, если приложения содержат не более 5 строк.
- Отправка по почте с сообщением и описанием вложения — также при условии, что приложения имеют до 5 строк.
Расчет подается в налоговый орган по основному месту учета плательщика.
Представление отчетности в случае наличия филиалов или структурных подразделений
Если у предприятия есть филиалы, которые не ведут учет зарплаты и не платят НДФЛ/ВЗ, такие подразделения представляют отдельные расчеты за работников в своем составе:
- Представление осуществляется по основному месту учета головного предприятия.
- В строке 032 головной части указывают код КАТОТТГ подразделения.
- Составляется только Приложение 4ДФ за соответствующий месяц, в котором было начисление.
Пример: если есть два подразделения, подаются три расчета:
- Один от главного предприятия (весь ЕСВ и только НДФЛ/ВЗ за головной офис).
- Два – от каждого подразделения (только НДФЛ/ВЗ).
Уплата ЕСВ за филиалы осуществляет головная организация централизованно по своему местонахождению.
Какие выплаты отражаются в единой отчетности
В Налоговом расчете указывают не только зарплатные выплаты, но и:
- Вознаграждения по гражданско-правовым договорам (ЦПИ);
- Выплаты ФЛПам и самозанятым лицам (лишь доход);
- Социальные выплаты, в том числе пособия по уходу за детьми или людьми с инвалидностью.
Все выплаты физлицам, по которым субъект является налоговым агентом, подлежат включению в расчет, даже если они не облагаются налогом.
Нумерация Налогового расчета и приложений: как не ошибиться
Номер Налогового расчета указывается в строке 02 основной части и во всех приложениях. Нумерация ведется последовательно по количеству поданных расчетов за тот же месяц:
- Если только один «Отчетный» — номер 1.
- Если представлен «Отчетный» (№1), а затем «Уточняющий» получает №2, следующий — №3.
- Если филиал представляет еще один расчет — например, №3 (независимо от того, сколько «Отчетных» уже представлено).
Нумерация не зависит от месяца. За каждый месяц «Отчетный» расчет начинается с №1.
Ошибки в нумерации не исправляются, а дальше ведут корректный порядок.
У приложений нет собственного номера — только номер расчета.
Количество работников: какие показатели отчитываться
В Налоговом расчете представляются разные показатели количества работников с разными правилами подсчета. Разногласия касаются учета женщин в декрете, совместителей и т.д.
|
Показатель |
Место в отчете |
Включаются женщины в декрете |
Включаются работники на больничном |
Учитываются внешние совместители |
|
Учетное количество штатных работников |
строка 102 |
Так |
Так |
Нет |
|
Среднесписочное количество штатных работников |
строка 101 |
Нет |
Так |
Нет |
|
Количество застрахованных лиц, которым начислена зарплата |
строка 103 |
Нет |
Да (за начисление) |
Да (за начисление) |
|
Количество работников по трудовым договорам |
строка 04 Доп. 4ДФ |
Нет |
Да (если был доход по признаку «101») |
Да (если был доход по признаку «101») |
1 — Показатели определяются согласно Инструкции по статистике численности работников (приказ Госкомстата № 286 от 29.09.2005) и разъяснениям ГНС (ЗИР 201.04.01).
2 — Должно совпадать с данными в Приложении Д1.
3 - Если количество работников изменялось в месяце, берется максимальное фактическое количество.
Пример на предприятии с директором в декрете:
|
Показатель |
Значение |
|
Учетное количество |
1 |
|
Среднесписочная |
0 |
|
Застрахованные лица с начисленной зарплатой |
0 |
|
Работники по договорам |
0 |
Так заполняется отчет, если директор — единственная работница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком.
Когда не нужно подавать пустые приложения или отчет по НДФЛ и ЕСВ
Иногда случается ситуация, когда нечего декларировать — ни в приложениях, ни в самом Налоговом расчете. Как поступать в таких случаях? Вот что говорит законодательство: подпункт "б" п. 176.2 НКУ, Порядок № 4, а также письмо ГНС от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далее — Письмо № 2123).
Когда подавать приложения Д5 и Д6?
Эти приложения подаются только при наличии оснований:
- Приложение D5 — если в течение месяца было начало или завершение трудовых отношений. Подробно – в сноске к таблице приложений (п. 5 разд. IV Порядка № 4).
- Приложение Д6 — подается только при наличии рабочих мест, подпадающих под специальный стаж. Если таковых нет — приложение не формируется (п. 6 разд. IV Порядка № 4).
Пустые Д5 и Д6 подавать не нужно. Также их не следует отмечать на титульной странице расчета, если они не формируются.
Подавать ли сам Налоговый расчет?
Налоговый расчет подается только при наличии начисленных доходов в течение отчетного периода (п. 1 разд. II Порядка № 4, пп. «б» п. 176.2 НКУ). Если:
- нет работников;
- не было выплат по гражданско-правовым договорам (ЦПИ) – расчет не подается.
Но если работники есть, хотя и не работали (например, находились в отпуске за свой счет или приостановлены трудовые отношения во время военного положения) — ситуация становится спорной. Особенно в отношении Приложений Д1 и 4ДФ.
По Порядку № 4, Приложение Д1 не подается, если вообще не использовался труд физических лиц (п. 1 разд. IV). Однако формулировка «не использовался труд» оставляет простор для трактовок.
Что советует ГНС в письме №2123?
- Приложение 4ДФ—подавать всегдакогда подается Налоговый расчет, даже без показателей.
- Приложение Д1 — подавать, если были трудовые отношения или ЦПИ хотя бы один день. В противном случае — можно подать пустой.
Практическая таблица: когда представлять отчет и приложения
|
Хозяйственная ситуация (есть хотя бы 1 день в месяце) |
Налоговый расчет |
Приложение Д1 |
Приложение 4ДФ |
|
Вообще нет работников/ЦПИ/выплат |
❌ |
❌ |
❌ |
|
Есть ЦПИ, но без выплат |
✅ |
✅ (графа 14) |
✅ (нулевые) |
|
Есть работники или ЦПИ с выплатами |
✅ |
✅ |
✅ |
|
Есть только ЕСВ (например, больничные, декретные) |
✅ |
✅ |
✅ (произносится "128") |
Когда штрафуют за неподачу налогового расчета?
Объединенный Налоговый расчет по НДФЛ, ВЗ и ЕСВ – это налоговая декларация, поэтому к нему применяются типовые штрафы:
- 1020 грн - за первое нарушение;
- 2040 грн - При повторном в течение года (п. 119.1 НКУ).
Во время военного положения штрафы не применяются, если у плательщика нет возможности подать отчетность в срок (п. 69.1 подраздел. 10 Переходных положений НКУ).
Однако возможен административный штраф для должностных лиц:
- 34–51 грн за первое нарушение;
- 51–85 грн — при повторном (ст. 163⁴ КоАП).
Висновок
- Пустые Приложения Д5 и Д6 не подаются и не указываются.
- Приложение 4ДФ представляется всегда, если есть Налоговый расчет.
- Приложение Д1 подается при наличии трудовых/ЦПИ отношений или кажется пустым.
- Налоговый расчет не представляется, если нет ни работников, ни выплат.
Если сомневаетесь – подайте пустой расчет или обратитесь за индивидуальной консультацией в ГНС. За это штраф не будет.
