Штатное расписание в 2025 году: правила составления, образец и актуальные требования

12 June 2025

Штатное расписание — один из ключевых кадровых документов любого предприятия, учреждения или организации. Конкретно этот документ описывает структуру компании, наименования должностей, количество работников и размеры должностных окладов. Наличие штатного расписания является обязательным требованием как государственного, так и частного сектора.

В 2025 году действуют определенные обновления по оформлению и утверждению штатного расписания. Чтобы избежать ошибок и проблем с контролирующими органами, следует знать все актуальные правила и изменения.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить штатное расписание, приведем готовый образец и дадим полезные рекомендации по заполнению документа с учетом действующего законодательства.

• Типовая штатная роспись – бланк
• Штатное расписание – бланк
• Штатное расписание образец

Виды штатных расписаний и особенности их заполнения

Штатное расписание формируется в соответствии с формами, утвержденными приказом Минфина от 28.01.2002 № 57. Существует две основные формы:

• штатное расписание;
• типичное штатное расписание.

Штатное расписание применяют государственные органы и органы местного самоуправления (ОМС). Типовое штатное расписание — для бюджетных учреждений, подчиненных этим органам. Главная разница между этими формами – в отражении фонда оплаты труда. Госорганы и ОМС отмечают только фонд заработной платы по должностным окладам, бюджетные учреждения — весь фонд, включая основную, дополнительную зарплату, премии и компенсации.

Еще одно отличие – в графах для кодов. Госорганы обязаны указывать классификационный код должности государственной службы, а бюджетные учреждения могут добавить графу с кодом Классификатора профессий для удобства заполнения налоговой отчетности.

Перед составлением документа следует обратиться к главному распорядителю средств – он может утвердить отраслевую форму штатного расписания.

Штатное расписание — это внутренний документ, содержащий:

• структуру подразделений организации или учреждения;
• количество штатных единиц по каждой должности;
• должностные оклады;
• месячный фонд оплаты труда (только по окладам – для госорганов, полностью – для бюджетных учреждений).

Ответственность за составление штатного расписания несут бухгалтерия и кадровая служба. Бухгалтеры отвечают за цифры оплаты труда, кадровики - за правильность названий должностей и кодов в соответствии с:

• Классификатора профессий ДК 003:2010;
• квалификационных требований;
• должностных обязанностей.

Штатное расписание должно учитывать требования законодательства, специфику деятельности учреждения, нормативы численности, положения об оплате труда. Особенно важно соблюдать требования абзаца 4 пункта 28 Порядка № 228 — фонд оплаты труда должен соответствовать доказанным бюджетным ассигнованиям. Если финансирование изменится, придется пересматривать и саму роспись, и структуру учреждения.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как правильно заполнить штатное расписание: пошаговая инструкция

Вот что нужно отметить в штатном расписании:

1. Названия подразделений и должностей.
2. Классификационные коды должностей.
3. Количество штатных единиц.
4. Размеры должностных окладов.
5. Прибавки и доплаты (при необходимости).
6. Фонд заработной платы в месяц и год.

Названия подразделений оформляйте в соответствии с утвержденной структурой учреждения. Должности упорядочивайте по иерархии: сначала руководители, потом специалисты, дальше другой персонал. Названия должностей должны соответствовать Классификатору профессий и квалификационным справочникам.

В штатное расписание включайте и те подразделения, которые финансируются за счет собственных поступлений (согласно п. 37 Порядка № 228).

Для упрощения заполнения Налогового расчета (в частности, приложения Д5) учреждения могут добавить отдельную графу с кодом профессии или создать отдельный справочник должностей.

Графа с классификационным кодом обязательна для госорганов, которые провели классификацию должностей госслужбы.

Количество штатных единиц устанавливается на основе нормативов, но в условиях ограниченного финансирования следует руководствоваться абзацем 4 пункта 28 Порядка №228, чтобы не превысить объемы бюджетных ассигнований. В графе могут быть как целые, так и дробные значения (0,3; 0,5; 1,5).

Должностной оклад указывается в полном размере на одну штатную единицу. Для определения размеров окладов в 2025 году ориентируйтесь на следующие постановления Кабмина:

• № 1409 от 29.12.2023 – для госслужащих с классификацией должностей;
• № 1335 от 22.11.2024 – для сектора безопасности и обороны;
• № 15 от 18.01.2017 – для госслужащих без классификации должностей;
• № 268 от 09.03.2006 – для местного самоуправления;
• № 1298 от 30.08.2002 – для бюджетных учреждений.

Прибавки и доплаты указываются раздельно. Их список и размеры регулирует коллективный договор.

Фонд заработной платы в месяц определяют путём умножения должностного оклада (или суммы всех выплат) на количество штатных единиц. Для бюджетных учреждений учитываются все составляющие заработной платы.

Фонд заработной платы в год исчисляют умножением месячного фонда на количество месяцев работы.

В конце таблицы обязательно указывают общие итоги — количество должностей и общий фонд зарплаты, которые переносятся в гриф утверждения документа.

Оставить заявку 067 341 76 94

Кто подписывает и утверждает штатное расписание

Штатное расписание учреждения подписывают его руководитель вместе с руководителем финансового подразделения или бухгалтерской службы. Утверждает документ руководитель учреждения, уполномоченный это делать. Подпись скрепляется гербовой печатью с указанием даты.

Относительно бюджетных учреждений низшего уровня их штатное расписание утверждается одновременно со сметой главным распорядителем бюджетных средств (п. 37 Порядка № 228). Детальнее о том, кто утверждает сметы и штатные росписи разных учреждений — в таблице:

Кому	Кто утверждает
Секретариата Кабинета Министров Украины	Госсекретарь Кабмина по согласованию с Минфином
Министерствам: — по программе «Руководство и управление» — по другим программам, выполняемым аппаратом министерства	Госсекретарь министерства по согласованию с Минфином; Руководитель министерства
Территориальным органам министерств	Госсекретарь министерства
Другим центральным органам исполнительной власти	Руководитель органа по согласованию с Минфином; Руководитель органа
Территориальным органам этих органов	Руководитель органа
Областным, Киевской, Севастопольской городским госадминистрациям	Главы соответствующих госадминистраций
Президиумам национальных академий наук	Руководители по согласованию с Минфином; Руководители
Бюджетным учреждениям местного подчинения	Городские, поселковые, сельские головы или руководители исполнительных органов
Учреждениям, вовлеченным в меры военного положения	Их руководители (по предоставленным полномочиям)
Национальным ЗВО, которым предусмотрено назначение в бюджете	Руководители по согласованию с главным распорядителем, если иное не предусмотрено законом
Учреждениям профессионального высшего образования без статуса юрлица	Главный распорядитель, если иное не предусмотрено законом
Учреждениям без вышестоящей организации	Райгосадминистрации или исполкомы соответствующих советов

Главные распорядители могут устанавливать собственные порядки утверждения штатных расписаний, если это не противоречит законодательству.

Как изменить штатное расписание в течение года

Руководитель учреждения имеет право своим приказом вносить изменения в штатное расписание, если:

• изменена структура учреждения (создана или ликвидирована структурные подразделения);
• изменены условия оплаты труда (оклады, надбавки, доплаты);
• введены новые или ликвидированы существующие должности (профессии) или изменены их названия.

Законодательство не ограничивает количество или периодичность изменений. Они зависят только от потребностей учреждения.

Оставить заявку 067 341 76 94

Особенности утверждения штатного расписания для ЗДО

Например, приказом МОН от 27.01.2025 № 100 определены новые тарифные разряды для руководящих и педагогических работников заведений дошкольного образования, которые вступили в силу с 01.01.2025, хотя сам приказ вступил в силу только 03.03.2025. Поэтому в марте издали приказ об изменениях в штатное расписание задним числом — с 01.01.2025.

Этот приказ является основанием для бухгалтера провести перерасчет зарплаты за январь и февраль 2025, а с марта зарплата уже начисляется по новым окладам.

При сокращении должностей или ликвидации подразделений дату введения изменений необходимо выбрать так, чтобы соблюдать требования части третьей статьи 32 КЗоТ - предупредить работников об увольнении или изменении условий труда не менее двух месяцев. В период военного положения – до введения изменений.

Изменение минимальной зарплаты: нужно ли менять штатное расписание

Должностные оклады бюджетной сфере устанавливает Кабинет министров Украины. Изменение размера минимальной зарплаты автоматически не меняет должностные оклады, поэтому госорганы и органы местного самоуправления не обязаны утверждать новые штатные расписания только из-за роста минимальной зарплаты.

Однако если в штатном расписании предусмотрена доплата до уровня минимальной зарплаты, то ее размер следует пересмотреть. Также нужно скорректировать фонд заработной платы.

В таких случаях бюджетные учреждения утверждают новое штатное расписание или вносят изменения в действующее — с даты повышения минимальной зарплаты. При этом размеры должностных окладов остаются неизменными, меняется только сумма доплаты к «минималке» и соответственно фонд оплаты труда.

Заказать звонок