Как правильно рассчитать зарплату в 2025 году: пошаговая инструкция для бухгалтера

01 May 2025

В 2025 году расчет заработной платы остается одной из ключевых задач для бухгалтеров, кадровиков и предпринимателей. Меняются минимальные социальные гарантии, размеры налогов и требования к отчетности, а значит, каждая ошибка может стоить компании дорого.

Эта статья поможет вам сориентироваться в актуальных правилах начисления зарплаты: какие ставки налогов действуют, как правильно исчислять ЕСВ, НДФЛ и военный сбор, и что учесть во избежание штрафов.
Мы разберемся в нюансах налогообложения, дадим формулы с примерами и подскажем, как автоматизировать процесс.

Будьте уверены в каждом расчете – пользуйтесь проверенной информацией!

• Ведомости начисления и выплаты заработной платы бланк
• Ведомости начисления заработной платы образец
• Расчетное письмо по заработной плате образец
• Платежная ведомость на выплату заработной платы образец

Снижение окладов в 2025 году: что разрешено работодателю во время войны

В период войны многие работодатели вынуждены пересматривать расходы, в том числе сокращать зарплатные расходы. Часто это выражается в уменьшении окладов или установлении минимальной заработной платы для работников. Однако такие действия могут обернуться проверками и штрафами от Гоструда.

Чтобы не нарушить трудовое законодательство, изменять условия оплаты труда во время военного положения разрешено только законным способом. Существует два варианта уменьшения оклада:

• по согласованию с работником (подписание дополнительного соглашения к трудовому договору);
• по процедуре изменения существенных условий труда с предупреждением не позднее 2 месяцев (ст. 32 КЗоТ).

При этом следует помнить о нормах оплаты труда в условиях действия военного положения и сохранять документальное подтверждение всех изменений.

Оставить заявку 067 341 76 94

Структура заработной платы: из чего состоит зарплата в 2025 году

Не все выплаты, получаемые работником, относятся к заработной плате в понимании законодательства. Для правильного расчета зарплаты в 2025 году следует ориентироваться на:

• Закон Украины «Об оплате труда» №108 от 24.03.1995;
• Инструкцию по статистике заработной платы №5 от 13.01.2004, утвержденную Госкомстатом.

Согласно этим нормативам, структура заработной платы включает три основных составляющих:

1. Основная заработная плата — это оплата за фактически проделанную работу. Она устанавливается посредством оклада, тарифной ставки или сдельной расценки. К ней также относится оплата времени командировок на основе среднего заработка.
2. Дополнительная заработная плата — это вознаграждения за перевыполнение норм, достижение высоких результатов, работу в сложных условиях. Сюда входят премии, отпускные, индексация и т.п.
3. Прочие поощрительные и компенсационные выплаты – это годовые премии, материальная помощь, премии по внутренним положениям предприятия, а также другие выплаты, не предусмотренные законами, но утвержденные работодателем.

Почему важно правильно классифицировать выплаты

От правильной идентификации выплат зависит не только учет, но и налоговые обязательства и отчетность:

• Для ЕСВ: не все выплаты являются базой для начисления единого социального взноса Следует учитывать Список № 1170 (постановление КМУ от 22.12.2010), определяющего выплаты, не облагаемые ЕСВ.
• Для отчетности: правильная классификация поможет корректно заполнить раздел III отчета по форме 1-ПВ (квартальная форма отчета о труде).
• Для внутренней документации: структура зарплаты должна отражаться в формах П-6 (расчетно-платежная ведомость работника) и П-7 (сводная форма), утвержденные приказом Госстата № 489 от 05.12.2008. Хотя эти формы не являются обязательными, многие предприятия используют их для внутреннего учета.

Оставить заявку 067 341 76 94

Структура выплат работнику: из чего состоит заработная плата

Заработная плата работника состоит из нескольких компонентов, отражающих не только оплату за проделанную работу, но и поощрения, компенсации и другие дополнительные выплаты. В таблице ниже — примеры начислений по трем основным составляющим зарплаты (полный список приведен в Инструкции № 5).

Примеры выплат по трем составляющим заработной платы:

Составляющая зарплаты	Что включает
Основная зарплата	- тарифная ставка, должностной оклад - комиссионные от реализации - авторское вознаграждение штатным работникам - оплата времени командировок (без суточных) - оплата профобучения других работников - стоимость продукции при натуральной оплате - прочие регулярные выплаты
Дополнительная зарплата	- премии, процентные вознаграждения - оплата сверхурочных, праздничных, ночных смен - отпускные, индексация, компенсация отпусков - доплата до минзарплаты - совмещение, расширение обязанностей - работа во вредных условиях - классность, знание языков, научная степень - другие надбавки по законодательству
Прочие компенсационные и поощрительные выплаты	- годовые премии, вознаграждения за важные задачи - материальная помощь на оздоровление (для госслужащих, педагогов и т.п.) - оплата страхования, питания, путевок - другие выплаты социального характера

Что не входит в состав заработной платы: важные исключения

Кроме стандартных выплат, работники могут получать другие начисления, которые не считаются заработной платой. Они не включаются в фонд оплаты труда и имеют другой учетный подход. Согласно пункту 3 Инструкции № 5, к таким выплатам относятся:

• Больничные, оплачиваемые за счет Пенсионного фонда (с 6-го дня нетрудоспособности), декретные, помощь на детей.
• Оплата за первые 5 дней нетрудоспособности за счет предприятия.
• Выплаты из прибыли: дивиденды, проценты, паевые выплаты.
• Командировочные расходы: суточные, проезд, отель.
• Разовая материальная помощь (по заявлению работника) в связи с болезнью, затруднительным положением, семейными обстоятельствами и т.д.
• Выходная помощь при увольнении.
• Взносы работодателя на медицинское и пенсионное страхование, ЕСВ.
• Прочие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью.

Оставить заявку 067 341 76 94

ЕСВ и выплаты, не входящие в зарплату: когда начисляется взнос

Разграничение между зарплатными и незарплатными выплатами имеет важное практическое значение — в частности, для начисления единого социального взноса (ЕСВ). Общее правило: на незарплатные выплаты ЕСВ не начисляется, о чем идет речь в Перечне № 1170. Но есть важные исключения.

Больничные да декретные выплаты (помощь по временной нетрудоспособности и по беременности и родам) приравниваются к заработной плате для целей налогообложения.

• В отчетности они имеют тот же признак дохода, что и обычная зарплата — «101» в приложении 4ДФ.
• ЕСВ также обязательно начисляется на такие выплаты в соответствии с Законом № 2464-VI, в частности, согласно п. 1 ст. 7.

Итак, бухгалтерам важно знать: хотя большинство социальных и разовых пособий не облагаются ЕСВ, больничные и декретные – исключение из этого правила.

График выплат зарплаты: что нужно учесть работодателю

Выплата заработной платы должна производиться регулярно и своевременно, согласно требованиям законодательства. Основные правила:

• Не реже двух раз в месяц.
• Интервал между выплатами – не более 16 календарных дней.
• Если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, зарплата должна быть выдана накануне.

Эти правила одинаковы для всех работодателей как для юридических лиц, так и для ФЛПов.

В коллективном договоре или внутреннем распорядительном документе следует фиксировать конкретные даты выплат, а не временные диапазоны. Например:

Варианты фиксированных дат выплат

1-го и 16-го числа

2-го и 17-го

3-го и 18-го

4-го и 19-го

5-го и 20-го

6-го и 21-го

7-го и 22-го

Важно: если зарплатный день совпадает с нерабочим, обязательно произведите выплату изо дня в день до этого.

Оставить заявку 067 341 76 94

Минимальная заработная плата на предприятии: что нужно знать

Минимальная зарплата определяется законом как минимальный размер оплаты труда за выполненную работником месячную или часовую норму труда (ст. 3 Закона №108). Государством также гарантирован минимальный должностной оклад, равный прожиточному минимуму для трудоспособного лица на 1 января. Важно обращать внимание на таблицу ниже для текущих данных.

Минимальные гарантии в оплате труда на 2025 год

Период	Минимальный должностной оклад	Минимальная зарплата	Лунно	Часовая
Январь - декабрь	3028 грн	8000 грн	48 грн/час

Если зарплата, начисленная за месячную норму, не достигает минимального уровня, необходимо произвести доплату до минимального размера.

Насчет: даже при выплате минимальной заработной платы нужно удерживать налоги и другие обязательные платежи. Однако возможно применение налоговой социальной льготы (НСЛ), снижающей налоговую нагрузку.

Заработная плата во время военного положения: особенности начислений

Военное положение не является основанием отказа от выплаты зарплаты работникам или ее задержки. Согласно частям 1 и 2 статьи 10 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (от 15.03.2022 № 2136-IX), заработная плата должна выплачиваться в соответствии с условиями трудового договора, и работодатель обязан обеспечить своевременную выплату.

Однако есть определенные послабления:

• Освобождение от ответственности за нарушение сроков оплаты, если задержка вызвана боевыми действиями или другими форс-мажорными обстоятельствами. Закон не уточняет конкретные требования к доказательствам этого обстоятельства, а перечень территорий, где ведутся боевые действия, еще не утвержден.
• Если невозможно произвести выплату из-за боевых действий, срок ее выплаты переносится до возобновления работы предприятия.

Работодатель имеет несколько вариантов для оптимизации затрат на оплату труда:

• объявление о простом;
• неполное рабочее время;
• отпуск за свой счет;
• приостановление действия трудового контракта.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как производится расчет заработной платы

Для корректного начисления заработной платы на предприятии нужно вести табель учета рабочего времени работников. Этот документ является основой для расчета зарплаты и определяет количество отработанных дней или часов, а также дней отпуска, больничных и командировок.

Расчет зарплаты производится в ведомости начисления зарплаты. Это первичный документ, содержащий обобщенные сведения о:

• начисление зарплаты (оклады, премии, отпускные, больничные);
• Удержание по зарплате;
• Начисление ЕСВ на фонд оплаты труда.

Ведомость является основным бухгалтерским документом, отражающим всю информацию о начислениях и удержаниях. Вспомогательные таблицы, такие как для расчета отпускных или командировочных оплат, могут использоваться для точного вычисления.

Пример начисления заработной платы: как это работает

Рассмотрим пример начисления заработной платы за месяц. В январе 2025 года работник оклад 8000 грн и премию 3000 грн. Всего работник отработал 22 рабочих дня или 176 часов. Однако с 06.01.2025 он взял отпуск за свой счет. Всего в январе 2025 года было 23 рабочих дня или 184 часа (без праздничных дней из-за военного положения).

Расчет заработной платы

Показатель	Сумма, грн
Оплата за оклад (8000 грн ÷ 176 ч × 184 ч)	7652,17
Общая зарплата (вместе с премией)	7652,17 + 3000 = 10652,17
При полной отработке: зарплата	11000 (8000 + 3000)

Оставить заявку 067 341 76 94

Как быстро рассчитать "чистую" зарплату

Если работник не имеет налоговой социальной льготы (НСП), то из его зарплаты удерживается 23% налогов и сборов (18% НДФЛ + 5% военный сбор). С 1 декабря 2024 по 31 декабря года, когда будет завершено военное положение, ставка военного сбора увеличена до 5% вместо предыдущих 1,5%.

Для быстрого вычисления "чистой" зарплаты можно применить коэффициент 0,77 (1 - 23%/100%). Например, если зарплата "грязными" составляет 8500 грн, то:

Зарплата брутто	Чистая зарплата (грн)
8500 грн × 0,77	6545,00 грн

Пример бухгалтерских проводок при начислении зарплаты

Рассмотрим пример начисления зарплаты бухгалтером на предприятии в январе 2025 года. Оклад работника – 8000 грн, премия за интенсивность работы – 30% оклада.

Бухгалтерские проводки

Хозяйственная операция	Дт	Кт	Сумма, грн
Выплата аванса за январь (0,5×8000)	661	311	4000,00
Уплаченный НДФЛ при выплате аванса (4000 × 18%)	641	311	720,00
Уплаченный ВЗ при выплате аванса (4000 × 5%)	642	311	200,00
Уплаченный ЕСВ при выплате аванса (4000 × 22%)	651	311	880,00
Начисление зарплаты за январь (8000+8000×30%)	92	661	10400,00
Начислен ЕСВ на зарплату (10400 × 22%)	92	651	2288,00
Удержан НДФЛ по зарплате (10400 × 18%)	661	641	1872,00
Удержанный ВЗ за январь (10400 × 5%)	661	642	520,00
Выплата зарплаты за 2-ю половину января (10400 – 4000 – 1872 – 156)	661	311	4372,00
Уплаченный НДФЛ за 2-ю половину января (1872 – 720)	641	311	1152,00
Уплаченный ВЗ за 2-ю половину января (520 – 200)	642	311	320,00
Уплаченный ЕСВ за 2-ю половину января (2288 – 880)	651	311	1408,00

Отметим, что законодательных требований по расчету НДФЛ, ВС и ЕСВ при выплате аванса нет. Однако важно, чтобы сумма налогов и сборов за первую и вторую половину месяца совпадала с итоговыми начислениями по месяцу, поскольку суммы выплат указываются в Приложении 4ДФ Налогового расчета за месяц.

Оставить заявку 067 341 76 94

Начисление и выплата зарплаты в 2025 году: какая ответственность за нарушение сроков

Нарушение установленных сроков выплаты зарплаты более чем на один месяц или неполная выплата может привести к финансовым санкциям согласно статье 265 Кодекса законов о труде Украины. Размер штрафа в таких случаях составляет трижды больше минимальной зарплаты, установленной на момент выявления нарушения. В 2025 году эта сумма составляет 24 000 грн.

Кроме того, нарушение сроков выплаты зарплаты может привести к административной ответственности должностных лиц предприятия. За первое нарушение штраф составляет от 510 до 1700 грн., а за повторное — от 1700 до 5100 грн. Высшие штрафы применяются, если нарушение касается определенных категорий работников, таких как несовершеннолетние, беременные женщины, одинокие матери или родители, воспитывающие ребенка до 14 лет или ребенка с инвалидностью.

Также существует уголовная ответственность за умышленное невыплата зарплаты работникам более чем за один месяц. Это может привести к штрафу от 8500 до 17 000 грн, исправительных работ до 2 лет или лишению свободы сроком до 2 лет, с лишением права занимать определенные должности или заниматься деятельностью до 3 лет. Такая ответственность предусмотрена статьей 175 Уголовного кодекса.

Таблица штрафов за нарушение сроков выплаты зарплаты

Тип нарушения	Штраф
Нарушение сроков выплаты более чем на 1 месяц	3-кратный размер минимальной зарплаты (24 000 грн. в 2025 году)
Административный штраф за первое нарушение	510 – 1700 грн
Административный штраф за повторное нарушение	1700 – 5100 грн
Нарушения по определенным категориям работников (например, несовершеннолетние, беременные женщины)	Штрафы в пределах 1700 – 5100 грн
Уголовная ответственность за умышленное невыплачение зарплаты свыше 1 месяца	Штраф от 8500 до 17 000 грн, исправительные работы до 2 лет или лишение свободы до 2 лет

Нарушение порядка начисления и выплаты зарплаты может привести к серьезным финансовым и юридическим последствиям для работодателей.

Заказать звонок