Как правильно рассчитать зарплату: пошаговая инструкция для бухгалтера

01 May 2025

Расчет заработной платы остается одной из ключевых задач для бухгалтеров, кадровиков и предпринимателей. Меняются минимальные социальные гарантии, размеры налогов и требования к отчетности, а значит, каждая ошибка может стоить компании дорого.

Правильный расчет заработной платы требует учета налогов, ЕСВ, отпусков, больничных и других выплат работникам. Если вам необходима профессиональная помощь с начислением зарплаты и ведением учета, воспользуйтесь услугами бухгалтера.

Заказать звонок

Эта статья поможет вам сориентироваться в актуальных правилах начисления зарплаты: какие ставки налогов действуют, как правильно исчислять ЕСВ, НДФЛ и военный сбор, и что учесть во избежание штрафов.
Мы разберемся в нюансах налогообложения, дадим формулы с примерами и подскажем, как автоматизировать процесс.

Будьте уверены в каждом расчете – пользуйтесь проверенной информацией!

• Ведомости начисления и выплаты заработной платы бланк
• Ведомости начисления заработной платы образец
• Расчетное письмо по заработной плате образец
• Платежная ведомость на выплату заработной платы образец

Снижение окладов: что разрешено работодателю во время войны

В период войны многие работодатели вынуждены пересматривать расходы, в том числе сокращать зарплатные расходы. Часто это выражается в уменьшении окладов или установлении минимальной заработной платы для работников. Однако такие действия могут обернуться проверками и штрафами от Гоструда.

Чтобы не нарушить трудовое законодательство, изменять условия оплаты труда во время военного положения разрешено только законным способом. Существует два варианта уменьшения оклада:

• по согласованию с работником (подписание дополнительного соглашения к трудовому договору);
• по процедуре изменения существенных условий труда с предупреждением не позднее 2 месяцев (ст. 32 КЗоТ).

При этом следует помнить о нормах оплаты труда в условиях действия военного положения и сохранять документальное подтверждение всех изменений.

Структура заработной платы: из чего состоит зарплата 

Не все выплаты, получаемые работником, относятся к заработной плате в понимании законодательства. Для правильного расчета зарплаты в 2025 году следует ориентироваться на:

• Закон Украины «Об оплате труда» №108 от 24.03.1995;
• Инструкцию по статистике заработной платы №5 от 13.01.2004, утвержденную Госкомстатом.

Согласно этим нормативам, структура заработной платы включает три основных составляющих:

1. Основная заработная плата — это оплата за фактически проделанную работу. Она устанавливается посредством оклада, тарифной ставки или сдельной расценки. К ней также относится оплата времени командировок на основе среднего заработка.
2. Дополнительная заработная плата — это вознаграждения за перевыполнение норм, достижение высоких результатов, работу в сложных условиях. Сюда входят премии, отпускные, индексация и т.п.
3. Прочие поощрительные и компенсационные выплаты – это годовые премии, материальная помощь, премии по внутренним положениям предприятия, а также другие выплаты, не предусмотренные законами, но утвержденные работодателем.

Почему важно правильно классифицировать выплаты

От правильной идентификации выплат зависит не только учет, но и налоговые обязательства и отчетность:

• Для ЕСВ: не все выплаты являются базой для начисления единого социального взноса Следует учитывать Список № 1170 (постановление КМУ от 22.12.2010), определяющего выплаты, не облагаемые ЕСВ.
• Для отчетности: правильная классификация поможет корректно заполнить раздел III отчета по форме 1-ПВ (квартальная форма отчета о труде).
• Для внутренней документации: структура зарплаты должна отражаться в формах П-6 (расчетно-платежная ведомость работника) и П-7 (сводная форма), утвержденные приказом Госстата № 489 от 05.12.2008. Хотя эти формы не являются обязательными, многие предприятия используют их для внутреннего учета.

Структура выплат работнику: из чего состоит заработная плата

Заработная плата работника состоит из нескольких компонентов, отражающих не только оплату за проделанную работу, но и поощрения, компенсации и другие дополнительные выплаты. В таблице ниже — примеры начислений по трем основным составляющим зарплаты (полный список приведен в Инструкции № 5).

Примеры выплат по трем составляющим заработной платы:

Составляющая зарплаты	Что включает
Основная зарплата	- тарифная ставка, должностной оклад - комиссионные от реализации - авторское вознаграждение штатным работникам - оплата времени командировок (без суточных) - оплата профобучения других работников - стоимость продукции при натуральной оплате - прочие регулярные выплаты
Дополнительная зарплата	- премии, процентные вознаграждения - оплата сверхурочных, праздничных, ночных смен - отпускные, индексация, компенсация отпусков - доплата до минзарплаты - совмещение, расширение обязанностей - работа во вредных условиях - классность, знание языков, научная степень - другие надбавки по законодательству
Прочие компенсационные и поощрительные выплаты	- годовые премии, вознаграждения за важные задачи - материальная помощь на оздоровление (для госслужащих, педагогов и т.п.) - оплата страхования, питания, путевок - другие выплаты социального характера

Что не входит в состав заработной платы: важные исключения

Кроме стандартных выплат, работники могут получать другие начисления, которые не считаются заработной платой. Они не включаются в фонд оплаты труда и имеют другой учетный подход. Согласно пункту 3 Инструкции № 5, к таким выплатам относятся:

• Больничные, оплачиваемые за счет Пенсионного фонда (с 6-го дня нетрудоспособности), декретные, помощь на детей.
• Оплата за первые 5 дней нетрудоспособности за счет предприятия.
• Выплаты из прибыли: дивиденды, проценты, паевые выплаты.
• Командировочные расходы: суточные, проезд, отель.
• Разовая материальная помощь (по заявлению работника) в связи с болезнью, затруднительным положением, семейными обстоятельствами и т.д.
• Выходная помощь при увольнении.
• Взносы работодателя на медицинское и пенсионное страхование, ЕСВ.
• Прочие выплаты, не связанные с трудовой деятельностью.

ЕСВ и выплаты, не входящие в зарплату: когда начисляется взнос

Разграничение между зарплатными и незарплатными выплатами имеет важное практическое значение — в частности, для начисления единого социального взноса (ЕСВ). Общее правило: на незарплатные выплаты ЕСВ не начисляется, о чем идет речь в Перечне № 1170. Но есть важные исключения.

Больничные да декретные выплаты (помощь по временной нетрудоспособности и по беременности и родам) приравниваются к заработной плате для целей налогообложения.

• В отчетности они имеют тот же признак дохода, что и обычная зарплата — «101» в приложении 4ДФ.
• ЕСВ также обязательно начисляется на такие выплаты в соответствии с Законом № 2464-VI, в частности, согласно п. 1 ст. 7.

Итак, бухгалтерам важно знать: хотя большинство социальных и разовых пособий не облагаются ЕСВ, больничные и декретные – исключение из этого правила.

График выплат зарплаты: что нужно учесть работодателю

Выплата заработной платы должна производиться регулярно и своевременно, согласно требованиям законодательства. Основные правила:

• Не реже двух раз в месяц.
• Интервал между выплатами – не более 16 календарных дней.
• Если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, зарплата должна быть выдана накануне.

Эти правила одинаковы для всех работодателей как для юридических лиц, так и для ФЛПов.

В коллективном договоре или внутреннем распорядительном документе следует фиксировать конкретные даты выплат, а не временные диапазоны. Например:

Варианты фиксированных дат выплат

1-го и 16-го числа

2-го и 17-го

3-го и 18-го

4-го и 19-го

5-го и 20-го

6-го и 21-го

7-го и 22-го

Важно: если зарплатный день совпадает с нерабочим, обязательно произведите выплату изо дня в день до этого.

Минимальная заработная плата на предприятии: что нужно знать

Минимальная зарплата определяется законом как минимальный размер оплаты труда за выполненную работником месячную или часовую норму труда (ст. 3 Закона №108). Государством также гарантирован минимальный должностной оклад, равный прожиточному минимуму для трудоспособного лица на 1 января. Важно обращать внимание на таблицу ниже для текущих данных.

Минимальные гарантии в оплате труда

Период	Минимальный должностной оклад	Минимальная зарплата	Лунно	Часовая
Январь - декабрь	3028 грн	8000 грн	48 грн/час

Если зарплата, начисленная за месячную норму, не достигает минимального уровня, необходимо произвести доплату до минимального размера.

Насчет: даже при выплате минимальной заработной платы нужно удерживать налоги и другие обязательные платежи. Однако возможно применение налоговой социальной льготы (НСЛ), снижающей налоговую нагрузку.

Заработная плата во время военного положения: особенности начислений

Военное положение не является основанием отказа от выплаты зарплаты работникам или ее задержки. Согласно частям 1 и 2 статьи 10 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (от 15.03.2022 № 2136-IX), заработная плата должна выплачиваться в соответствии с условиями трудового договора, и работодатель обязан обеспечить своевременную выплату.

Однако есть определенные послабления:

• Освобождение от ответственности за нарушение сроков оплаты, если задержка вызвана боевыми действиями или другими форс-мажорными обстоятельствами. Закон не уточняет конкретные требования к доказательствам этого обстоятельства, а перечень территорий, где ведутся боевые действия, еще не утвержден.
• Если невозможно произвести выплату из-за боевых действий, срок ее выплаты переносится до возобновления работы предприятия.

Работодатель имеет несколько вариантов для оптимизации затрат на оплату труда:

• объявление о простом;
• неполное рабочее время;
• отпуск за свой счет;
• приостановление действия трудового контракта.

Как производится расчет заработной платы

Для корректного начисления заработной платы на предприятии нужно вести табель учета рабочего времени работников. Этот документ является основой для расчета зарплаты и определяет количество отработанных дней или часов, а также дней отпуска, больничных и командировок.

Расчет зарплаты производится в ведомости начисления зарплаты. Это первичный документ, содержащий обобщенные сведения о:

• начисление зарплаты (оклады, премии, отпускные, больничные);
• Удержание по зарплате;
• Начисление ЕСВ на фонд оплаты труда.

Ведомость является основным бухгалтерским документом, отражающим всю информацию о начислениях и удержаниях. Вспомогательные таблицы, такие как для расчета отпускных или командировочных оплат, могут использоваться для точного вычисления.

Пример начисления заработной платы: как это работает

Рассмотрим пример начисления заработной платы за месяц. В январе 2025 года работник оклад 8000 грн и премию 3000 грн. Всего работник отработал 22 рабочих дня или 176 часов. Однако с 06.01.2025 он взял отпуск за свой счет. Всего в январе 2025 года было 23 рабочих дня или 184 часа (без праздничных дней из-за военного положения).

Расчет заработной платы

Показатель	Сумма, грн
Оплата за оклад (8000 грн ÷ 176 ч × 184 ч)	7652,17
Общая зарплата (вместе с премией)	7652,17 + 3000 = 10652,17
При полной отработке: зарплата	11000 (8000 + 3000)

Как быстро рассчитать "чистую" зарплату

Если работник не имеет налоговой социальной льготы (НСП), то из его зарплаты удерживается 23% налогов и сборов (18% НДФЛ + 5% военный сбор). С 1 декабря 2024 по 31 декабря года, когда будет завершено военное положение, ставка военного сбора увеличена до 5% вместо предыдущих 1,5%.

Для быстрого вычисления "чистой" зарплаты можно применить коэффициент 0,77 (1 - 23%/100%). Например, если зарплата "грязными" составляет 8500 грн, то:

Зарплата брутто	Чистая зарплата (грн)
8500 грн × 0,77	6545,00 грн

Пример бухгалтерских проводок при начислении зарплаты

Рассмотрим пример начисления зарплаты бухгалтером на предприятии в январе 2025 года. Оклад работника – 8000 грн, премия за интенсивность работы – 30% оклада.

Бухгалтерские проводки

Хозяйственная операция	Дт	Кт	Сумма, грн
Выплата аванса за январь (0,5×8000)	661	311	4000,00
Уплаченный НДФЛ при выплате аванса (4000 × 18%)	641	311	720,00
Уплаченный ВЗ при выплате аванса (4000 × 5%)	642	311	200,00
Уплаченный ЕСВ при выплате аванса (4000 × 22%)	651	311	880,00
Начисление зарплаты за январь (8000+8000×30%)	92	661	10400,00
Начислен ЕСВ на зарплату (10400 × 22%)	92	651	2288,00
Удержан НДФЛ по зарплате (10400 × 18%)	661	641	1872,00
Удержанный ВЗ за январь (10400 × 5%)	661	642	520,00
Выплата зарплаты за 2-ю половину января (10400 – 4000 – 1872 – 156)	661	311	4372,00
Уплаченный НДФЛ за 2-ю половину января (1872 – 720)	641	311	1152,00
Уплаченный ВЗ за 2-ю половину января (520 – 200)	642	311	320,00
Уплаченный ЕСВ за 2-ю половину января (2288 – 880)	651	311	1408,00

Отметим, что законодательных требований по расчету НДФЛ, ВС и ЕСВ при выплате аванса нет. Однако важно, чтобы сумма налогов и сборов за первую и вторую половину месяца совпадала с итоговыми начислениями по месяцу, поскольку суммы выплат указываются в Приложении 4ДФ Налогового расчета за месяц.

Начисление и выплата зарплаты: какая ответственность за нарушение сроков

Нарушение установленных сроков выплаты зарплаты более чем на один месяц или неполная выплата может привести к финансовым санкциям согласно статье 265 Кодекса законов о труде Украины. Размер штрафа в таких случаях составляет трижды больше минимальной зарплаты, установленной на момент выявления нарушения. В 2025 году эта сумма составляет 24 000 грн.

Кроме того, нарушение сроков выплаты зарплаты может привести к административной ответственности должностных лиц предприятия. За первое нарушение штраф составляет от 510 до 1700 грн., а за повторное — от 1700 до 5100 грн. Высшие штрафы применяются, если нарушение касается определенных категорий работников, таких как несовершеннолетние, беременные женщины, одинокие матери или родители, воспитывающие ребенка до 14 лет или ребенка с инвалидностью.

Также существует уголовная ответственность за умышленное невыплата зарплаты работникам более чем за один месяц. Это может привести к штрафу от 8500 до 17 000 грн, исправительных работ до 2 лет или лишению свободы сроком до 2 лет, с лишением права занимать определенные должности или заниматься деятельностью до 3 лет. Такая ответственность предусмотрена статьей 175 Уголовного кодекса.

Таблица штрафов за нарушение сроков выплаты зарплаты

Тип нарушения	Штраф
Нарушение сроков выплаты более чем на 1 месяц	3-кратный размер минимальной зарплаты (24 000 грн. в 2025 году)
Административный штраф за первое нарушение	510 – 1700 грн
Административный штраф за повторное нарушение	1700 – 5100 грн
Нарушения по определенным категориям работников (например, несовершеннолетние, беременные женщины)	Штрафы в пределах 1700 – 5100 грн
Уголовная ответственность за умышленное невыплачение зарплаты свыше 1 месяца	Штраф от 8500 до 17 000 грн, исправительные работы до 2 лет или лишение свободы до 2 лет

Нарушение порядка начисления и выплаты зарплаты может привести к серьезным финансовым и юридическим последствиям для работодателей.

Заказать звонок