Как правильно списать основные средства: правила, документы и учет

16 April 2025

 

Списание основных средств — это привычная, но не такая уж простая процедура в работе бухгалтера. Независимо от причины списания (износ, потеря, непригодность для дальнейшего использования или модернизация) необходимо соблюдать четкие требования к оформлению документов, а также правильно отразить операцию в учете.

В статье рассмотрим полный порядок действий: от подготовки акта списания до внесения изменений в бухгалтерский и налоговый учет. Поясним, как влияет списание на налоговые обязательства, в том числе — на НДС, и какие нюансы важно учесть, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Материал будет полезным бухгалтерам, финансовым специалистам и предпринимателям, желающим быть уверены в правильности ведения учета при списании основных средств.

• Акт на списание основных средств (Приказ №818)
• Акт на списание основных средств

Виды списания основных средств: по собственной инициативе или вынужденно

Списание (ликвидация) основных средств может происходить в двух основных случаях:

• Добровольное списание - когда предприятие самостоятельно принимает решение о выводе объекта из эксплуатации. Это может быть обусловлено физическим или моральным износом, отсутствием экономической целесообразности ремонта, модернизации или последующего использования, невозможностью реализации.
• Вынужденное списание — происходит из-за непредвиденных обстоятельств, не зависящих от предприятия. Сюда относятся стихийные бедствия, пожары, военные действия, воровство, полное уничтожение объекта и т.д.

Аналогичные правила применяются и к малоценных внеоборотных материальных активов (МНМА), ведь они входят в состав основных средств Порядок оформления, бухгалтерский и налоговый учет в этих случаях практически одинаков.

Каждый тип списания имеет свои нюансы в оформлении и отражении в учете — их важно учесть во избежание нарушений и недоразумений с налоговыми органами.

• Бухгалтерские и налоговые последствия видов ликвидации

Сравнение бухгалтерского и налогового учета: добровольное vs вынужденное списание ОС

Показатель	Добровольное списание (по инициативе предприятия)	Вынужденное списание (через форс-мажор)
Бухгалтерский учет	Используется субсчет 976 «Списание внеоборотных активов». Проводки: – Остаточная стоимость: Дт 976 Кт 10 – Накопленный износ: Дт 131 Кт 10 Другие ситуации: – НДС на остаточную стоимость: Дт 976 Кт 6432 → Дт 6432 Кт 6411 – Полностью изношенное имущество: Дт 131 Кт 10 – Списание дооценки: Дт 411 Кт 441 – Безвозмездно полученное имущество: Дт 424 Кт 745	Схема учета аналогична. Однако списание обычно оформляется без НДС. Необходимо иметь подтверждение: акты, справки полиции, выводы о форс-мажоре
Налог на прибыль (малодоходчики)	Налоговые последствия совпадают с бухгалтерскими. Расходы уменьшают финрезультат	То же самое
Налог на прибыль (крупнодоходники)	Финрезультат: + остаточная стоимость по бухучету (п.138.1 НКУ) – налоговая остаточная стоимость (п.138.2 НКУ, только для производственных ОС) Если ОС был непроизводственным — уменьшение не производится	Применяются те же правила, однако возможны исключения при уничтожении имущества
Единый налог	Нет специфики. Учет аналогичен общей системе	То же самое
НДС	Ликвидация приравнивается к продаже (п.189.9 НКУ). НДС начисляется на обычную цену, но не ниже остаточной стоимости	НДС не начисляется, если есть документы, подтверждающие форс-мажор или воровство

На что обратить внимание

• При добровольном списании практически постоянно необходимо начислять НДС по остаточной стоимости.
• При вынужденном списании (пожар, кража, военные действия) - налоговые обязательства по НДС не возникают, но обязательно требуются подтверждающие документы.

Оставить заявку 067 341 76 94

Процедура добровольного списания основных средств в 2025 году

Добровольное списание (ликвидация) основного средства – это решение предприятия, когда имущество уже не пригодно к использованию, не подлежит ремонту или продаже. Чтобы оформить такую ​​операцию, следует соблюсти определенный порядок:

1. Создать комиссию — по приказу руководителя формируется постоянно действующая комиссия (обычно та, что принимает ОС в эксплуатацию).
2. Проанализировать состояние объекта — комиссия должна выяснить, почему объект больше не отвечает критериям актива (износ, поломка, моральное старение и т.п.).
3. Оформить Акт списания ОС — в документе указываются заключения комиссии, причины списания, техническое состояние имущества.
4. Обосновать нецелесообразность восстановления — в том же акте или отдельным документом следует зафиксировать, почему ремонт или модернизация экономически невыгодны.
5. Добавить инвентарную карту – ее приобщают к акту как приложение.
6. Подписать документы - акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем предприятия. Один остается у бухгалтера, другой – у материально ответственного лица.

Обратите внимание: отдельный приказ на списание ОС не обязателен — достаточно утвержденного акта. Однако в случае добровольной ликвидации плательщики НДС обязаны начислять налог независимо от причин списания. Если же хотите избежать НДС — оформляйте как вынужденное списание с подтверждением.

НДС при добровольном списании основных средств: что нужно знать

Если предприятие является плательщиком НДС, то при добровольном списании ОС возникает обязанность начислить налоговые обязательства. Чтобы правильно все оформить, соблюдайте следующий алгоритм:

1. Оценка стоимости объекта
   Определите обычную (рыночную) цену имущества. Это можно сделать:
• с участием независимого оценщика;
• самостоятельно (на основе данных о ценах на аналогичные объекты: скрины с сайтов, вырезки из печатных СМИ и т.п.).
  
  
2. Сравнение обычной и остаточной стоимости
• Если ЗЦ ≤ ЗВ, базой для НДС будет остаточная стоимость.
• Если ЗЦ > ЗВ, НДС начисляется с обычной цены.
  
  
3. Начисление НДС
• Налоговые обязательства формируются в отчетном периоде, когда осуществляется ликвидация.
• Составляется налоговая накладная с типом причины «05» и условным ИНН 400000000000. Поставщик и получатель — одно и то же предприятие.
• Табличная часть накладной заполняется в обычном порядке.
• НДС начисляется только один раз – согласно п. 189.9 НКУ.
  
  
4. Сроки регистрации налоговой накладной
• Если ликвидация произошла с 1 по 15 число месяца - накладная регистрируется с 16 до конца месяца.
  Если событие случилось после 15 числа - регистрация происходит с 1 по 15 число следующего месяца.

Важно: при добровольном списании избежать начисления НДС нельзя. Даже если объект полностью изношен, долг по НДС все равно возникает.

Оставить заявку 067 341 76 94

Почему налоговую накладную при списании основных средств регистрируют в общие сроки

При списании основных средств налоговую накладную (НН) рекомендуется регистрировать в общие сроки, поскольку:

1. Основания для сборки НН
   Списание ОС классифицируется как условное снабжение в соответствии с пунктом 189.9 НК. В связи с этим, регистрация НН должна происходить по аналогии с НН при продаже ОС, где применяются общие сроки.
2. Несоответствие условиям альтернативного срока
   Подпункт 201.10 ТК предусматривает регистрацию НН в течение 20 календарных дней после последнего дня месяца, в котором она была составлена, но этот срок касается только сводных НН по пунктам 198.5 и 199.1 ТК. Операция по списанию ОС не подпадает под эти пункты, поскольку не соответствует их условиям – списание является использованием ОС в нехозяйственной деятельности.
3. Объяснение для регистрации НН в общие сроки
   НН на списание ОС не охватывается требованиями альтернативного срока регистрации. Поэтому регистрация НН должна происходить согласно общим правилам, предусмотренным для НН при продаже.
4. Консультация и страхование
   Если возникают сомнения по поводу сроков регистрации, можно обратиться за индивидуальной консультацией в ГНС через электронный кабинет. В случае сомнений рекомендуется регистрировать НН в ближайшие сроки во избежание возможных ошибок.

Обратите внимание: ликвидация ОС является условным снабжением, что подтверждает необходимость начисления НДС согласно п. 189.9 НК.

Какой акт использовать для списания основных средств

Акт списания основных средств необходим для документального оформления как добровольного, так и вынужденного списания ОС. Для этого предприятия могут выбрать один из следующих вариантов:

1. Акт списания основных средств (частичная ликвидация)
   Эту форму можно найти в приказе Минфина от 13.09.2016 №818 (Приказ №818).
2. Акт списания группы основных средств
   Также утвержден Приказом № 818.
3. Акт списания транспортных средств
   Также на основе Приказа №818.
4. Акт на списание основных средств ОС-3
   Этот бланк был утвержден приказом Минстата от 29.12.1995 №352 (Приказ №352). Хотя этот приказ уже утратил силу, формы документации, утвержденные им, до сих пор можно использовать.
5. Собственный бланк
   Можно создать собственную форму акта, взяв за основу один из приведенных вариантов, но при этом следует соблюдать требования, указанные в части 2 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Какой бланк лучше использовать?

Наиболее актуальными для списания основных средств являются формы ОС-3 и ОС-4, широко используемые в бухгалтерских программах. Они удовлетворяют современным требованиям учета, и их можно применять в работе.

Что касается Приказа № 818, то его бланки были созданы для государственного сектора, однако их можно использовать и коммерческими предприятиями. Приказ № 818 соответствует современным стандартам бухгалтерского учета и является более новым, поэтому его бланки более соответствующие.

По сравнению с бланками ОЗ-3 да ОЗ-4 из Приказа №352, новые формы из Приказа №818 имеют несколько преимуществ:

• Они не содержат лишних неиспользуемых реквизитов (например, код нормы амортизации).
• В бланках Приказа № 818 есть графа для стоимости остающихся после списания ценностей, чего нет в старых бланках.
• Обновленные бланки отвечают современным стандартам и используют гривны вместо рублей.

Обратите внимание: хотя формы ОС-3 и ОС-4 из Приказа № 352 еще не могут быть использованы, бланки Приказа № 818 являются более актуальными и отвечают требованиям современного бухгалтерского учета.

Оставить заявку 067 341 76 94

Списание основных средств с нулевой остаточной стоимостью

Как правильно оформить списание основных средств, имеющих нулевую остаточную стоимость? Плательщикам НДС выгоднее иметь меньшую остаточную стоимость на момент списания, поскольку это позволяет снизить налоговую нагрузку. Однако нужно соблюдать осторожность с разницей между остаточной стоимостью (ЗВ) и рыночной ценой. Если эта разница становится очевидной, то возрастает риск доначисления НДС налоговыми органами. Доказывать, что и обычная цена, и ЗВ равны нулю, не стоит, поскольку даже в случае ликвидации актива на момент списания его стоимость не равна нулю.

Обратите внимание: нулевая ОВ не является основанием для отсутствия НДС при списании основных средств или малоценных внеоборотных активов (МНМА).

Безопаснее для списания именно МНМА, амортизация которых начисляется по методу 100%. Для таких активов не нужно определять ликвидационную стоимость, и поэтому их ОВ может быть равной нулю. Однако и в этом случае налоговые органы могут обратить внимание на нормальную цену. Поэтому важно правильно обосновать необходимость ликвидации такого актива.

Проводки для списания основных средств

• Пример списания основных средств 1

Пример 1 (НДС на остаточную стоимость)

Предприятие списывает станок как морально устаревший, не подлежащий восстановлению.

• Первоначальная стоимость: 120 000 грн
• Дооценка: не проводилась
• Ликвидационная стоимость: не определялась
• Накопленная амортизация: 100 000 грн
• Остаточная стоимость (ЗВ): 120 000 – 100 000 = 20 000 грн

Рыночную стоимость подобного оборудования нельзя достоверно определить, потому как база для начисления НДС выбрана остаточная стоимость. Составлены следующие документы:

• Акт списания ОС (в двух вариантах – по форме ОС-3 и по Приказу № 818)
• Налоговая накладная на условные поставки ОС

Таблица проводок

№	Хозяйственная операция	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана стоимость станка по начисленному износу (амортизации)	131	104	100 000,00	Акт списания ОС, расчет бухгалтерии
2	Списана остаточная стоимость станка	976	104	20 000,00
3	Начисленное налоговое обязательство по НДС по п. 189.9 ТК (условная поставка) исходя из ЗВ: 20 000 × 0,2 = 4 000	976	6432	4 000,00	Налоговая накладная
4	Зарегистрированная налоговая накладная на условные поставки ОС	6432	6413*	4 000,00	Налоговая накладная
5	Расходы от списания отнесены на финансовый результат другой деятельности	793	976	24 000,00	Бухгалтерская справка

Первичные документы для этой ситуации

На основе приведенных проводок предприятие должно составить необходимые первичные документы для оформления списания основных средств, учитывая все соответствующие начисления и налоговые обязательства.

Оставить заявку 067 341 76 94

Вынужденное списание основных средств (ливидация)

Списание основных средств с НДС при форс-мажорных обстоятельствах – это ситуация, где правильное документальное оформление может помочь избежать начисления НДС. Чтобы это стало возможным, нужно грамотно подготовить документы. Определение правил для таких случаев содержится в Обобщающей налоговой консультации, утвержденной приказом Минфина от 03.08.2018 № 673 (далее – УПК № 673), где указано:

• Перечень необходимых документов во избежание НДС.
• Условия, при которых НДС не начисляется при наличии всех необходимых документов.

Обратите внимание: надлежащее оформление документов при вынужденной ликвидации ОС поможет избежать НДС и штрафных санкций за его неначисление.

Если ликвидация происходит без согласия налогоплательщика (например, похищение, уничтожение или разрушение по непреодолимой силе), и есть соответствующий документ, подтверждающий факт уничтожения (или другой способ ликвидации), то такая операция не рассматривается как поставка основных средств (п. 189.9 ТК). В этом случае не применяется и п. 198.5 НК о начислении компенсационного обязательства по НДС.

Документы для вынужденного списания основных средств

УПК №673 определяет следующие документы для подтверждения вынужденной ликвидации основных средств:

• Сертификат от Торгово-промышленной палаты (ТПП) об обстоятельствах непреодолимой силы.
• Выписка из реестра о прекращении права собственности на основные средства из-за их полного уничтожения.
• Акт о факте пожара, составленный ГСЧС.
• Выписка из Единого реестра досудебных расследований о похищении основных средств.
• Другие документы, подтверждающие факт уничтожения, разрушения или угона основных средств в соответствии с действующим законодательством.

В случае уничтожения основных средств в результате военных обстоятельств можно воспользоваться рекомендациями из письма Минфина от 10.10.2022 № 41010-06-62/23254 о порядке списания уничтоженного или испорченного имущества из-за российской вооруженной агрессии.

Как избежать НДС при списании основных средств

Еще одним способом избежать начисления НДС является подтверждение того, что основные средства были уничтожены, разобраны или изменены таким образом, что их уже нельзя использовать по первоначальному назначению. В таком случае для оформления списания достаточно решения постоянно действующей комиссии предприятия и акта на списание основных средств (по форме ОС-3 или произвольной форме со всеми обязательными реквизитами).

Однако важно помнить, что оформление любого списания актом по форме ОС-3 не автоматически освобождает от НДС. Следует обосновать именно факт уничтожения основных средств как актива. Например:

• Промышленный износ здания: путем подрыва или сожжения, когда не остаются материалы или детали, которые можно использовать в будущем.
• Разбор основных средств: необходимо подтвердить, что все части основных средств были оприходованы как запасные части, а не исчезли при разборке. В случае отсутствия детального акта об оприходовании запасов налоговики могут не признать акт списания, что приведет к начислению НДС.

Иногда безопаснее продать основные средства неплательщику НДС, а затем купить детали у него, чем составлять акты на списание и рисковать штрафными санкциями за "ликвидационный" НДС.

Обратите внимание: один только акт на списание основных средств не обеспечивает освобождения от НДС. Следует четко подтвердить факт уничтожения или изменения статуса актива.

Оставить заявку 067 341 76 94

Порядок списания основных средств в случае форс-мажора

Если основные средства списываются через форс-мажор и этот факт может быть подтвержден, порядок действий будет выглядеть следующим образом:

1. Создать комиссию для списания основных средств или использовать постоянную комиссию (которая уже существует при приобретении и вводе ОС в эксплуатацию).
2. Провести инвентаризацию и составить инвентаризационное описание с указанием причин их уничтожения или исчезновения.
3. Собрать все необходимые документы, подтверждающие наличие форс-мажора.
4. Составить акт на списание ОС по любой форме.
5. Оценить размер ущерба.

Бухгалтерские проводки при списании основных средств

• Пример 2: Пожар (НДС не начисляется)

Пример списания основных средств 2

На предприятии из-за пожара в цехе сгорел станок. Комиссия признала невозможность его обновления. Есть акт от ГСЧС, а также инвентаризационное описание. Как правильно оформить списание основных средств?

• Первоначальная стоимость станка: 80 000 грн.
• Накопленная амортизация: 30 000 грн.

Поскольку есть необходимые документы, НДС не начисляется.

№	Хозяйственная операция	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана стоимость станка в части начисленного износа (амортизации)	131	104	30 000	Акт списания ОС, расчет бухгалтерии
2	Списана остаточная стоимость станка (= 80 000 – 30 000)	976	104	50 000
3	Расходы от списания отнесены на финансовый результат другой деятельности	793	976	50 000	Бухгалтерская справка

Пример 3: Кража (НДС не начисляется)

• Пример списания основных средств 3

На предприятии произошла кража компьютера (из-за разбитого окна). Виновные не установлены. Есть акт от МВД и инвентаризационное описание.

• Первоначальная стоимость компьютера: 30 000 грн.
• Накопленная амортизация: 10 000 грн.

Поскольку есть необходимые документы, НДС не начисляется.

№	Хозяйственная операция	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана стоимость компьютера в части начисленного износа	131	104	10 000	Акт списания ОС, расчет бухгалтерии
2	Списана остаточная стоимость компьютера (= 30 000 – 10 000)	976	104	20 000
3	Отражена на внебалансовом счете стоимость компьютера до завершения уголовного расследования	072		20 000	Инвентаризационное описание
4	Расходы от списания отнесены на финансовый результат другой деятельности	793	976	20 000	Бухгалтерская справка

Таким образом, для каждого случая списания основных средств необходимо правильно оформить документы и осуществить соответствующие бухгалтерские проводки во избежание проблем с налоговыми органами.

Заказать звонок