Как правильно отразить простой и отпуск без сохранения заработной платы в объединенном отчете по НДФЛ, ВЗ и ЕСВ
01 May 2025
В процессе ведения кадрового учета и составления отчетности в Украине важным аспектом является правильное отражение простоя и отпуска за свой счет в объединенном отчете по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), военного сбора (ВЗ) и единого социального взноса (ЕСВ). Кажется, что эти моменты не оказывают значительного влияния на финансовые результаты предприятия, но неправильное отражение таких периодов в отчетности может привести к штрафам и недоразумениям с налоговыми органами.
В этой статье мы рассмотрим, как правильно указать простой и отпуск без сохранения заработной платы в соответствующих отчетах, что нужно учесть при заполнении каждого из полей и какие нюансы следует знать во избежание ошибок. Если вы не хотите, чтобы ваша отчетность стала причиной неприятностей с контролирующими органами, эта инструкция будет полезна вам.
- Простой в Приложении Д1 Налогового расчета пример заполнения
- Отпуск за свой счет в Приложении Д1 пример заполнения
Отражение простоя в объединенном отчете по НДФЛ, ВС и ЕСВ в 2025 году
При составлении Налогового расчета (объединенного отчета) важно учесть все последствия простоя. В частности, необходимо правильно отразить:
- оплата простоя – ее показывают в приложениях Д1, 4ДФ и основной части Налогового расчета;
- минимальную базу ЕСВ – отмечают в Приложении Д1;
- возможное применение налоговой социальной льготы (НСП) — это указывается в Приложении 4ДФ.
Остановимся на деталях, касающихся оплаты простоя и начисления ЕСВ.
Как показать оплату простоя и начисление ЕСВ
Оплата труда при простое, если это произошло не по вине работника, относится к составу дополнительной заработной платы и является выплатой за неотработанное время (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы от 13.01.2004 № 5). Следовательно, на сумму оплаты простоя нужно начислять ЕСВ.
Однако начисление ЕСВ зависит не от наличия простоя, а от суммы заработной платы за месяц, в котором был простой. Если общий доход за этот месяц меньше минимальной зарплаты, то нужно провести доплату ЕСВ.
Простой не по вине работника, например по обстоятельствам военного положения или карантина, должен быть оплачен хотя бы на уровне 2/3 оклада (ст. 113 КЗоТ). Это означает, что кроме этой части оклада работник может не получить других доплат или премий, и зарплата может быть меньше минимальной. В 2025 году минимальная зарплата составляет 8000 грн., и если сумма зарплаты работника меньше 8000 грн., необходимо провести доплату к минимальной базе и начислить ЕСВ на эту разницу (ч. 5 ст. 8 Закона № 2464). Поэтому ЕСВ за месяц не может быть менее 1760 грн (8000 грн × 0,22).
Внимание: если в результате простоя зарплата за месяц составляет менее 8000 грн, нужно провести доплату ЕСВ до уровня 1760 грн.
В случае, когда простой длился целый месяц, применяются следующие правила:
- не нужно доплачивать до минимальной зарплаты;
- необходимо доначислить ЕСВ, если фактическая сумма меньше минимальной, но были другие выплаты.
Далее рассмотрим, как отразить разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ в Приложении Д1, а также как заполнить Приложение 4ДФ с помощью конкретного примера. Однако перед заполнением объединенного отчета следует убедиться, что простой правильно отражен в табеле учета рабочего времени.
Как табелировать простой в учете рабочего времени
Простой в табеле учета рабочего времени следует обозначить количеством часов, как и обычный рабочий день, используя букву «П» вместо «Р».
Пример 1 (зарплата, простой, ЕСВ по минимальной базе, Налоговый расчет)
Работник работает на предприятии, где с 07.04.2025 по 25.04.2025 оформлен простой. Оклад работника равен минимальной заработной плате – 8000 грн. Также он получал 50 процентов премии. В апреле 2025 года начислено 22 рабочих дня (или 176 рабочих часов). Однако работник отработал всего 7 рабочих дней, то есть 56 рабочих часов. На простой пришлось 15 рабочих дней, что составляет 120 рабочих часов (15×8 часов).
Данные для расчетов:
- Зарплата по окладу за отработанные дни: 8000 × 56÷176 = 2545,45 грн;
- Оплата простоя в апреле 2025 года: 8000 × (2/3) × 120 ÷ 176 = 3636,36 грн;
- Премия 50% работнику за время простоя и работы в апреле не начислялась.
В таком случае важно проверить, нужно ли начислять доплату к минимальной заработной плате. Поскольку оплата за 7 рабочих дней была произведена на уровне минимальной зарплаты, дополнительных доплат не требуется. Оплата простоя не учитывается при расчете доплаты до минимальной зарплаты, поскольку это выплата за неотработанное время (пп. 2.2.12 Инструкции № 5).
Суммарная зарплата в месяц: 2545,45 + 3636,36 = 6181,81 грн. Это фактическая база для начисления ЕСВ.
Проверка минимальной базы ЕСВ: 6181,81<8000.
Разница между минимальной и фактической базой ЕСВ: 8000 – 6181,81 = 1818,19 грн
Расчет ЕСВ:
- ЕСВ по фактической базе: 6181,81 × 0,22 = 1360,00 грн;
- ЕСВ разницу между минимальной и фактической базой: 1818,19 × 0,22 = 400,00 грн.
Общая сумма ЕСВ: 1360,00 + 400,00 = 1760 грн
Простой не имеет отдельного отражения в Налоговом расчете, поскольку оплата за время простоя является частью заработной платы. Однако может возникнуть необходимость отразить разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ, как показано в примере.
Отражение минимальной базы ЕСВ в Налоговом расчете
При доначислении ЕСВ до минимальной базы в основной части Налогового расчета нужно отразить:
- в ряд. 2.5 – разницу между минимальной и фактической базой начисления ЕСВ (по всем работникам);
- в ряд. 3.5 – начислен ЕСВ на сумму этой разницы (по всем работникам).
В Приложении Д1 Налогового расчета зарплата работника и дополнительная база ЕСВ отражаются в отдельных строках:
- в графе 09 – код КТН «13», что означает начисление ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой;
- в графе 18 – сумму разницы между минимальной и фактической базой ЕСВ;
- в графе 20 – сумму ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой.
На основе данных из Примера 1 можно подать образец заполнения Приложения Д1 в Налоговый расчет.
Простой в Приложении 4ДФ Налогового расчета
Приложение 4ДФ не предусматривает отдельных правил для отражения начисленной зарплаты в месяце, когда было просто. Однако следует обратить внимание на общий доход работника за месяц, ведь он может быть меньше размера, что дает право на применение налоговой социальной льготы (НСП). В 2025 году этот предел составляет 4240 грн. Если у работника двое и более детей, размер НСЛ увеличивается. Для двоих детей предельный уровень дохода составляет 8480 грн (4240×2) и так далее.
Расчет налогов в примере 1:
- НДФЛ: 6181,81 × 0,18 = 1112,73 грн;
- Военный сбор (ВЗ): 6181,81×0,05 = 309,09 грн.
Зарплата к выплате (справочно, поскольку в Приложении 4ДФ эта сумма не отображается):
6181,81 – 1112,73 – 309,09 = 4759,99 грн.
Как правильно заполнить Приложение 4ДФ для этого примера, можно увидеть в Приложении 2.
Отражение отпуска без сохранения заработной платы в Налоговом расчете 2025
Отпуск за свой счет необходимо отражать в Приложении Д1 так же, как и простой. Важно учитывать минимальную базу ЕСВ, которая составляет 8000 грн. в 2025 году. В зависимости от ситуации есть два варианта начисления ЕСВ:
Вариант 1: ЕСВ начисляется по минимальной базе, если отпуск за свой счет не покрывает весь месяц, а работник имеет заработок. В таком случае следует сравнить сумму заработка с минимальной базой. Даже если работник отработал всего один день, необходимо начислить ЕСВ на разницу.
Вариант 2: ЕСВ не начисляется, если отпуск за свой счет длится весь месяц и работник не получал доходы (премии, оплаты за ежегодные отпуска, компенсации и т.п.). В этом случае ЕСВ не начисляется, поскольку база для начисления равна нулю, а в Налоговом расчете следует указать нулевые суммы ЕСВ.
Внимание: Если у работника отсутствуют все доходы за месяц (если он не работал и не получал других выплат), то ЕСВ не начисляется.
Отпуска без сохранения заработной платы, предоставленные по согласованию сторон в условиях военного положения, могут превышать ограничение в 30 календарных дней в год, действующее для обычных отпусков. Такие отпуска могут длиться полнолуние и больше.
Относительно НДФЛ ситуация аналогична простою: может быть применена НСП, если доход работника очень низок или отсутствует.
Исключение из применения минимальной базы ЕСВ
Минимальная база ЕСВ не применяется для зарплаты:
- Совместителей – ЕСВ начисляется на их фактический доход;
- новых работников, которые начали работать в середине месяца или уволены в том же месяце;
- Работников с инвалидностью – для которых применяется пониженная ставка ЕСВ – 8,41%.
Военное положение или карантин не добавляют новых исключений к применению минимальной базы ЕСВ.
Остальные исключения можно найти в пп. «6» раздела III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденное приказом Минфина от 20.04.2015 № 449.
