Как правильно исправить ошибки в налоговом отчете: ЕСВ, НДФЛ и ВС с советами эксперта

16 April 2025

Ошибки в налоговых отчетах – это не редкость, и даже наиболее опытные бухгалтеры могут столкнуться с ситуацией, когда в документах появляются неточности. Отчетность с ЕСВ, НДФЛ и ОС требует особой внимательности, ведь любая ошибка может привести к серьезным последствиям, включая штрафы или проблемы с налоговыми органами.

Если вы обнаружили ошибку в своем отчете, важно быстро и правильно исправить ее, не дожидаясь налоговой проверки. В этом материале мы рассмотрим основные этапы исправления ошибок в отчетности по ЕСВ, НДФЛ и ВС, а также дадим советы от опытного налогового эксперта, как избежать распространенных ошибок и обеспечить корректное представление отчетов в будущем.

• Пример исправления ошибки в Приложении Д1 «Отчетный новый»
• Пример исправления ошибки в Приложении Д1 «Уточняющий»
• Пример исправления ошибки в Приложении 4ДФ
• Пример исправления ошибки в Приложении Д5

Ошибки в отчетности по ЕСВ, НДФЛ и военному сбору могут привести к штрафам и лишним проверкам. Если вы хотите быть уверенными в правильности предоставления отчетности, воспользуйтесь бухгалтерскими услугами.

Заказать звонок

Способы корректировки ошибок в налоговом расчете: новые правила

Исправление ошибок в Налоговом расчете (который также известен как Объединенный отчет, Зарплатный отчет или Налоговый отчет по ЕСВ и НДФЛ/ВС) осуществляется корректирующим методом, отличающимся от большинства налоговых деклараций. Здесь не нужно просто заменять старые цифры новыми. Вместо этой корректировки происходит путем представления корректирующих (исправляющих) Налоговых расчетов — «Отчетной новой» или «Уточняющей», что предполагает увеличение («+») или уменьшение («–») показателей неправильных строк.

Это существенно отличается от деклараций по единому налогу и налогу на прибыль, где при подаче «Отчетной новой» или «Уточняющей» декларации вся информация из предыдущей декларации заменяется новыми цифрами, причем заполняется вся декларация, а не только строки с ошибками.

При корректировке ошибок в Налоговом расчете следует руководствоваться Порядком заполнения и предоставления налоговыми агентами расчетов дохода, начисленного и уплаченного в пользу физических лиц, а также сумм удержанного налога и начисленного единого взноса, утвержденного приказом Минфина № 4 от 13.01.2015.

Примечание: Для исправления ошибок используются корректирующие расчеты «Отчетный новый» и «Уточняющий».

Разница между корректирующими расчетами «Отчетный новый» и «Уточняющий»

В Налоговом расчете ошибки исправляются посредством подачи корректирующих расчетов. Важно знать, когда и какой тип расчета нужно представить:

• «Отчетный новый» — подается, если последний день отчета еще не прошел (это 20-й день месяца, следующего за отчетным).
• «Уточняющий» — кажется, если последний день отчета уже прошел.

Эти два типа расчетов имеют существенные отличия в последствиях. К примеру, подача «Отчетного нового» не влечет за собой штрафы и пени. Подача «Уточняющего» расчета может привести к начислению пени в отношении ЕСВ в случае его занижения. Что касается НДФЛ/ВС, в случае ошибок может быть начислен штраф и пеня, но это происходит из-за налогового уведомления-решения (ППР), которое пришлют налоговики, поскольку «самоштраф» в Приложении 4ДФ не предусмотрен.

Примечание: Налоговый расчет «Отчетный» остается в базе ГНС даже после подачи исправляющих отчетов – эти отчеты только корректируют данные.

Сейчас корректирующий способ применяется как для Приложения 4ДФ, так и для Приложения Д1, позволяющего добиться унификации в исправлении ошибок для НДФЛ/ВС и ЕСВ. Такой подход также применяется и для Приложения Д5, касающегося трудовых отношений.

Разрешается ли вносить уточнения в Налоговый расчет без представления корректирующих отчетов

Исправить настоящие ошибки без подачи корректирующих Налоговых расчетов невозможно. Текущий Налоговый расчет за отчетный квартал не позволяет одновременно внести изменения в предыдущие периоды, поскольку не предусматривает отдельное приложение для корректировки таких данных. Следовательно, все ошибки в отчетности исправляются исключительно через представление отдельных исправляющих форм.

Однако в редких случаях допускается уточнение данных в рамках текущего отчета — не по ошибке бухгалтера, а в связи с появлением новых или обновленных расчетных данных. В частности, это касается перерасчета НДФЛ в Приложениях 4ДФ да Д1.

Когда возможно уточнение в Приложении 4ДФ:

• Если речь идет о технической или расчетной неточности, возникшей из-за отсутствия полной информации в момент расчета, например:
• перерасчет НДФЛ после уточнения суммы больничных или переходных отпускных;
• отмена примененного НСЛ в связи с помесячным уточнением дохода.
• Если данные в 4ДФ полностью соответствуют отраженному в бухгалтерском учете к моменту составления отчета. То есть бухгалтер не допустил ошибки, а просто не имел всей информации при расчете.

Это те ситуации, когда налог был удержан больше или меньше надлежащего не по ошибке, а из-за неполноты исходных данных.

Когда можно уточнить информацию в Приложении Д1:

Если изменения касаются расчета ЕСВ — в частности, пересмотра суммы дохода в результате перерасчета зарплаты за месяц, когда работник:

• болел;
• находился в отпуске;
• получал больничные или декретные выплаты.

Такие ситуации не являются классическими ошибками, а скорее техническими уточнениями, что обусловлены отсутствием всех документов или информации на момент начисления зарплаты, например — незакрытое больничное письмо.

Как правильно оформлять корректирующие Налоговые расчеты

Налоговые расчеты типа «Отчетный новый» и «Уточняющий» не заменяют предварительный отчет, а только дополняют его, внося изменения. Они служат для корректировки отдельных строк: одни — изымаются, другие — прилагаются. Соответственно, в таких расчетах заполняется только необходимая часть информации, а не весь отчет полностью.

Что именно нужно заполнять в корректирующих формах:

• Обязательные реквизиты (строки 01–05 в заглавной части). Без них отчет считается некорректным.
• Только те приложения, которые корректируются. Если определенное приложение не содержит ошибок, его повторно подавать не нужно, даже если оно было частью оригинального отчета. В строке 06 основной части Налогового расчета указывается количество и тип приложений.
• Лишь скорректированные строки в приложениях – те, что нужно удалить или добавить. Строки без ошибок не включаются повторно.
• Раздел I (итоговая часть отчета) заполняется только в случае изменений в Приложении Д1 (связанном с ЕСВ). Если это приложение не редактировалось – раздел I оставляют пустым.

Напоминание: Исправление осуществляется путем добавление или извлечение строк, а не полной заменой старых данных.

Два подхода к устранению ошибок в Налоговом расчете: как выбрать правильный

В Налоговом расчете предусмотрены два способа внесения корректировок:

• Способ "1"/"0" — используется специальная отметка «1» (извлечение) или «0» (сложение).
• Способ КТН "2"/"3" — применяются коды типа начислений: «2» — сложение, «3» — извлечение.

Эти методы не взаимозаменяемы и используются в разных случаях. Особенно это касается данных по ЕСВ, где КТН имеет особое, специфическое применение. В таблице ниже – суть обоих подходов:

Способы корректировки данных в Налоговом расчете

Задание корректировки	Способ "1"/"0"	Способ КТН "2"/"3"	Что указывается в строке	Результат
Удаление (–)	1	3	Повтор значений из неправильной строки (без знаков «–»)	Строка считается удаленной
Добавление (+)	0	2	Новые (правильные) значения	Добавляется новая строка

Алгоритм действий для замены неправильных данных:
Сначала изымаем старую строчку (ставим «1» или КТН «3»),
Затем добавляем новый с правильными значениями (ставим "0" или КТН "2").

В каких случаях использовать способ «1»/«0» или КТН «2»/«3»

Эти два способа имеют разную область применения в зависимости от типа ошибки, формы отчета и типа корректирующего Налогового расчета.

Применение способов по типу отчета и ошибки

Параметр	Способ "1"/"0"	КТН "2"/"3"
Где используется	Приложения: Д1 (гр. 25), Д5 (гр. 20), 4ДФ (гр. 10)	Только Приложение Д1 (гр. 09)
Тип отчета «Отчетный новый»	Можно исправить любые ошибки	Не используется
Тип отчета «Уточняющий»	- В Приложении 4DF — все типы ошибок - В Приложениях Д1 и Д5 - только нерасчетные	Только расчетные ошибки
Типы ошибок	- Расчетные: суммы НДФЛ, ВС, ЕСВ и т.п. - Нерасчетные: персональные данные и т.п.	Только расчетные ошибки по ЕСВ

Если нужно исправить и расчетные, и нерасчетные ошибки в Приложении Д1, необходимо представить два отдельных расчета типа «Уточняющий».

Когда обязательно применять КТН «2»/«3»

Метод КТН используется исключительно в отчете типа «Уточняющий» для исправления:

• ошибок в базе начисления ЕСВ (зарплата, ЦПД, дополнительная база),
• сумм самого ЕСВ, если обнаружено занижение.

Такая корректировка влияет на раздел I Налогового расчета (строки 4–6), где может быть начислена пеня за недоплату ЕСВ.

Важно:
Если ошибка касается начислений по ЕСВ разрешено использовать только КТН,
способ «1»/«0» не подходит, соответствующая графа должна оставаться пустой.

Можно ли исправлять один и тот же период несколько раз?

Так, исправлять один период можно неоднократно. Количество поданных Налоговых расчетов, исправляющих отчет за определенный период, не ограничивается. Вы можете подавать:

• несколько расчетов типа «Отчетный новый» - пока длится отчетный период;
• столько, сколько нужно «уточняющих» расчетов даже после завершения отчетного периода.

Важно: исправление ограничивается сроком налоговой давности, который составляет 1095 календарных дней (три года) с даты предельного срока представления отчета. После этого периода вносить изменения уже нет смысла.

Как правильно нумеровать Налоговые расчеты при исправлении ошибок

Вопрос о нумерацию Налоговых расчетов предстает практически сразу при первой поправке. Основные правила следующие:

Основные принципы нумерации:

1. Нумерация всегда хронологическая - по факту представления расчетов.
2. Тип расчета не влияет на номер — независимо от того, это «Отчетный», «Отчетный новый» или «Уточняющий».

Это правило прописано в разъяснениях к заполнению строки 02 Налоговый расчет (раздел III Порядка № 4).

Пример 1 – исправление в пределах отчетного периода:

Представленный расчет	Тип расчета	Порядковый номер
Первый (основной)	Отчетный	№1
Исправление №1	Отчетный новый	№2
Еще одна поправка (до конца срока)	Отчетный новый	№3
Исправление после завершения периода	Уточняющий	№4

Пример 2 – исправление после окончания отчетного срока:

Представленный расчет	Тип расчета	Порядковый номер
Первый	Отчетный	№1
Исправление по истечении срока	Уточняющий	№2
Дополнительная поправка (в тот же период)	Уточняющий	№3

Совет: ведите отдельный журнал представленных Налоговых расчетов с указанным типом, периодом и номером – это поможет избежать путаницы при последующих представлениях.

Как заполнять основную часть Налогового расчета и Приложения при исправлениях

В любом случае основная часть Налогового расчета должна содержать реквизиты (строки 01–05) и информацию о наличии приложений (строка 06). Однако при исправлении данных в Приложениях 4ДФ или Д5 строка 06 остаётся пустой, ведь исправление не касается Раздела I.

Раздел I заполняется только в случае исправления через Приложение Д1, при этом способ заполнения зависит от типа Налогового расчета:

Для отчета типа «Отчетный новый»:

• Заполняются группы строк 1, 2, 3 и 7.
• Эти данные формируются на основании строк из Приложения Д1 (например, 1.1, 1.2).
• Применяется метод сложения/вычитания значений («1»/«0»), допускающий как положительные, да и отрицательные значение в разделе I (со знаком «−»).

Для отчета типа «Уточняющий»:

• Заполняются строки:
• строка 4 – если произошло доначисление ЕСВ (согласно Д1 с КТН «2»),
• строка 6 – если произошло уменьшение ЕСВ (согласно КТН «3»).
• Если есть доначисления, рассчитывается пеня — в строке 5. Она составляет 0,1% на день от суммы в строке 4
• Пеня начисляется с 1-го дня возникновения обязательства до дня уплаты, за исключением периода карантина (с 01.03.2020 по 01.08.2023) - в это время пеня и штрафы не применялись.

Обратите внимание: заполнение раздела I отличается для типов Отчетный и Уточняющий.

Как правильно заполнять Приложения при исправлении

Приложение Д1:

• Заполняем все реквизиты в шапке (строки 01-034).
• В графе 10 обязательно указываем месяц и год, к которым относится ошибка
• Особое внимание обращаем на КТН, особенно при поправках, охватывающих разные месяцы (например, при больничных или отпусках).

Приложение D5:

• Заполняем шапку (строки 01-031).

Приложение 4ДФ:

• Реквизиты шапки (строки 01–05) должны соответствовать тем, что были в исправляемом отчете.
• Если ошибка была именно в реквизитах, указываем уже исправленные данные.

Как исправлять отчеты за 2021-2024 годы

В случае ошибок в отчетности с 2021 года, когда форма стала лунной, уточнение осуществляется именно через месяц, в котором возникла ошибка

• Если ошибка допущена только в одном месяце квартала — подается один уточняющий отчет за этот месяц.
• Если ошибки есть в каждом месяце квартала – нужно подать три отдельных уточнения.

Пример:

Не отражена возвратная помощь во 2 квартале 2023 года. Если она была предоставлена ​​в мае, подается уточняющий расчет именно по май.

• Номер расчета: 2 (второй в перечне).
• Луна: 5 (май).

Исправление отчетов, представленных до 2021 года

Для старых отчетов к 01.01.2021 также употребляется текущая форма Налогового расчета. В ней предусмотрена возможность корректировки, в частности, относительно военного сбора (ВС), ставший персонифицированным.

Как исправить данные по ВС в новой форме:

В Приложении 4ДФ, раздел II, оставлены две специальные строки для корректировки ОС по старой форме:

• «Военный сбор» - корректировка в сторону увеличения (указываем правильную строку).
• «Военный сбор – исключение» — уменьшение, повторяем ошибочную строку.

Эти строки предназначены только для исправлений отчетов до 2021 года.

Если же нужно исправить данные в рамках новой формы (после 2021 г.):

• Применяется стандартный подход "1"/"0".
• Военный сбор теперь заполняется в разделе I, как персонифицированный.

Как определить месяц уточнения для старых квартальных отчетов

Поскольку старая форма 1ДФ была квартальной, исправление производится одним обобщенным уточнением за квартал, с указанием месяца:

Квартал	Луна, которая указывается в исправлении
I квартал	Март
II квартал	Июнь
III квартал	Сентябрь
IV квартал	Декабрь

Таблица соответствия старой и новой отчетности

Новое приложение	Соответствует старой форме
Приложение Д1	Таблица 6 отчета по ЕСВ
Приложение D5	Таблица 5 отчета по ЕСВ
Приложение 4ДФ	Бывшая форма 1ДФ

Когда изменения в Приложении Д1 не считаются ошибками

Не все корректировки в отчетности за прошедшие периоды следует воспринимать как ошибки, требующие представления Налогового расчета типа «Отчетный новый» или «Уточняющий». Некоторые изменения есть обычной практикой учета и оформляются в текущей отчетности без поправок.

Пример с больничными:

Если после распределения больничных в следующих месяцах появляется дополнительная база ЕСВ за предыдущие периоды - это не ошибка. В таких случаях:

• Используется КТН «13» (а не «2» или «3», применяемые для исправлений).
• Данные вносятся в отчет типа «Отчетный» за период, когда стало известно о сумме больничных.

Обязательно отмечается:

• Код категории застрахованного лица «29» — для работников, которым начислена помощь по временной нетрудоспособности.
• Уточняется, что строка касается именно больничных.

Аналогично:

Это же правило применяется в случаях помесячного распределения:

• декретных выплат;
• переходных отпусков когда отпускные распределяются между несколькими месяцами.

Заказать звонок