Как правильно исправить ошибки в налоговом отчете: ЕСВ, НДФЛ и ВЗ с советами эксперта

16 April 2025

Ошибки в налоговых отчетах – это не редкость, и даже наиболее опытные бухгалтеры могут столкнуться с ситуацией, когда в документах появляются неточности. Отчетность с ЕСВ, НДФЛ и ОС требует особой внимательности, ведь любая ошибка может привести к серьезным последствиям, включая штрафы или проблемы с налоговыми органами.

Если вы обнаружили ошибку в своем отчете, важно быстро и правильно исправить ее, не дожидаясь налоговой проверки. В этом материале мы рассмотрим основные этапы исправления ошибок в отчетности по ЕСВ, НДФЛ и ВЗ, а также дадим советы от опытного налогового эксперта, как избежать распространенных ошибок и обеспечить корректное представление отчетов в будущем.

• Пример исправления ошибки в Приложении Д1 «Отчетный новый»
• Пример исправления ошибки в Приложении Д1 «Уточняющий»
• Пример исправления ошибки в Приложении 4ДФ
• Пример исправления ошибки в Приложении Д5

Способы корректировки ошибок в налоговом расчете: новые правила

Исправление ошибок в Налоговом расчете (который также известен как Объединенный отчет, Зарплатный отчет или Налоговый отчет по ЕСВ и НДФЛ/ВЗ) осуществляется корректирующим методом, отличающимся от большинства налоговых деклараций. Здесь не нужно просто заменять старые цифры новыми. Вместо этой корректировки происходит путем представления корректирующих (исправляющих) Налоговых расчетов — «Отчетной новой» или «Уточняющей», что предполагает увеличение («+») или уменьшение («–») показателей неправильных строк.

Это существенно отличается от деклараций по единому налогу и налогу на прибыль, где при подаче «Отчетной новой» или «Уточняющей» декларации вся информация из предыдущей декларации заменяется новыми цифрами, причем заполняется вся декларация, а не только строки с ошибками.

При корректировке ошибок в Налоговом расчете следует руководствоваться Порядком заполнения и предоставления налоговыми агентами расчетов дохода, начисленного и уплаченного в пользу физических лиц, а также сумм удержанного налога и начисленного единого взноса, утвержденного приказом Минфина № 4 от 13.01.2015.

Примечание: Для исправления ошибок используются корректирующие расчеты «Отчетный новый» и «Уточняющий».

Разница между корректирующими расчетами «Отчетный новый» и «Уточняющий»

В Налоговом расчете ошибки исправляются посредством подачи корректирующих расчетов. Важно знать, когда и какой тип расчета нужно представить:

• «Отчетный новый» — подается, если последний день отчета еще не прошел (это 20-й день месяца, следующего за отчетным).
• «Уточняющий» — кажется, если последний день отчета уже прошел.

Эти два типа расчетов имеют существенные отличия в последствиях. К примеру, подача «Отчетного нового» не влечет за собой штрафы и пени. Подача «Уточняющего» расчета может привести к начислению пени в отношении ЕСВ в случае его занижения. Что касается НДФЛ/ВЗ, в случае ошибок может быть начислен штраф и пеня, но это происходит из-за налогового уведомления-решения (ППР), которое пришлют налоговики, поскольку «самоштраф» в Приложении 4ДФ не предусмотрен.

Примечание: Налоговый расчет «Отчетный» остается в базе ГНС даже после подачи исправляющих отчетов – эти отчеты только корректируют данные.

Сейчас корректирующий способ применяется как для Приложения 4ДФ, так и для Приложения Д1, позволяющего добиться унификации в исправлении ошибок для НДФЛ/ВЗ и ЕСВ. Такой подход также применяется и для Приложения Д5, касающегося трудовых отношений.

Оставить заявку 067 939 40 12

Разрешается ли вносить уточнения в Налоговый расчет без представления корректирующих отчетов

Исправить настоящие ошибки без подачи корректирующих Налоговых расчетов невозможно. Текущий Налоговый расчет за отчетный квартал не позволяет одновременно внести изменения в предыдущие периоды, поскольку не предусматривает отдельное приложение для корректировки таких данных. Следовательно, все ошибки в отчетности исправляются исключительно через представление отдельных исправляющих форм.

Однако в редких случаях допускается уточнение данных в рамках текущего отчета — не по ошибке бухгалтера, а в связи с появлением новых или обновленных расчетных данных. В частности, это касается перерасчета НДФЛ в Приложениях 4ДФ да Д1.

Когда возможно уточнение в Приложении 4ДФ:

• Если речь идет о технической или расчетной неточности, возникшей из-за отсутствия полной информации в момент расчета, например:
• перерасчет НДФЛ после уточнения суммы больничных или переходных отпускных;
• отмена примененного НСЛ в связи с помесячным уточнением дохода.
• Если данные в 4ДФ полностью соответствуют отраженному в бухгалтерском учете к моменту составления отчета. То есть бухгалтер не допустил ошибки, а просто не имел всей информации при расчете.

Это те ситуации, когда налог был удержан больше или меньше надлежащего не по ошибке, а из-за неполноты исходных данных.

Когда можно уточнить информацию в Приложении Д1:

Если изменения касаются расчета ЕСВ — в частности, пересмотра суммы дохода в результате перерасчета зарплаты за месяц, когда работник:

• болел;
• находился в отпуске;
• получал больничные или декретные выплаты.

Такие ситуации не являются классическими ошибками, а скорее техническими уточнениями, что обусловлены отсутствием всех документов или информации на момент начисления зарплаты, например — незакрытое больничное письмо.

Как правильно оформлять корректирующие Налоговые расчеты

Налоговые расчеты типа «Отчетный новый» и «Уточняющий» не заменяют предварительный отчет, а только дополняют его, внося изменения. Они служат для корректировки отдельных строк: одни — изымаются, другие — прилагаются. Соответственно, в таких расчетах заполняется только необходимая часть информации, а не весь отчет полностью.

Что именно нужно заполнять в корректирующих формах:

• Обязательные реквизиты (строки 01–05 в заглавной части). Без них отчет считается некорректным.
• Только те приложения, которые корректируются. Если определенное приложение не содержит ошибок, его повторно подавать не нужно, даже если оно было частью оригинального отчета. В строке 06 основной части Налогового расчета указывается количество и тип приложений.
• Лишь скорректированные строки в приложениях – те, что нужно удалить или добавить. Строки без ошибок не включаются повторно.
• Раздел I (итоговая часть отчета) заполняется только в случае изменений в Приложении Д1 (связанном с ЕСВ). Если это приложение не редактировалось – раздел I оставляют пустым.

Напоминание: Исправление осуществляется путем добавление или извлечение строк, а не полной заменой старых данных.

Два подхода к устранению ошибок в Налоговом расчете: как выбрать правильный

В Налоговом расчете предусмотрены два способа внесения корректировок:

• Способ "1"/"0" — используется специальная отметка «1» (извлечение) или «0» (сложение).
• Способ КТН "2"/"3" — применяются коды типа начислений: «2» — сложение, «3» — извлечение.

Эти методы не взаимозаменяемы и используются в разных случаях. Особенно это касается данных по ЕСВ, где КТН имеет особое, специфическое применение. В таблице ниже – суть обоих подходов:

Способы корректировки данных в Налоговом расчете

Задание корректировки	Способ "1"/"0"	Способ КТН "2"/"3"	Что указывается в строке	Результат
Удаление (–)	1	3	Повтор значений из неправильной строки (без знаков «–»)	Строка считается удаленной
Добавление (+)	0	2	Новые (правильные) значения	Добавляется новая строка

Алгоритм действий для замены неправильных данных:
Сначала изымаем старую строчку (ставим «1» или КТН «3»),
Затем добавляем новый с правильными значениями (ставим "0" или КТН "2").

Оставить заявку 067 939 40 12

В каких случаях использовать способ «1»/«0» или КТН «2»/«3»

Эти два способа имеют разную область применения в зависимости от типа ошибки, формы отчета и типа корректирующего Налогового расчета.

Применение способов по типу отчета и ошибки

Параметр	Способ "1"/"0"	КТН "2"/"3"
Где используется	Приложения: Д1 (гр. 25), Д5 (гр. 20), 4ДФ (гр. 10)	Только Приложение Д1 (гр. 09)
Тип отчета «Отчетный новый»	Можно исправить любые ошибки	Не используется
Тип отчета «Уточняющий»	- В Приложении 4DF — все типы ошибок - В Приложениях Д1 и Д5 - только нерасчетные	Только расчетные ошибки
Типы ошибок	- Расчетные: суммы НДФЛ, ВС, ЕСВ и т.п. - Нерасчетные: персональные данные и т.п.	Только расчетные ошибки по ЕСВ

Если нужно исправить и расчетные, и нерасчетные ошибки в Приложении Д1, необходимо представить два отдельных расчета типа «Уточняющий».

Когда обязательно применять КТН «2»/«3»

Метод КТН используется исключительно в отчете типа «Уточняющий» для исправления:

• ошибок в базе начисления ЕСВ (зарплата, ЦПД, дополнительная база),
• сумм самого ЕСВ, если обнаружено занижение.

Такая корректировка влияет на раздел I Налогового расчета (строки 4–6), где может быть начислена пеня за недоплату ЕСВ.

Важно:
Если ошибка касается начислений по ЕСВ разрешено использовать только КТН,
способ «1»/«0» не подходит, соответствующая графа должна оставаться пустой.

Можно ли исправлять один и тот же период несколько раз?

Так, исправлять один период можно неоднократно. Количество поданных Налоговых расчетов, исправляющих отчет за определенный период, не ограничивается. Вы можете подавать:

• несколько расчетов типа «Отчетный новый» - пока длится отчетный период;
• столько, сколько нужно «уточняющих» расчетов даже после завершения отчетного периода.

Важно: исправление ограничивается сроком налоговой давности, который составляет 1095 календарных дней (три года) с даты предельного срока представления отчета. После этого периода вносить изменения уже нет смысла.

Оставить заявку 067 939 40 12

Как правильно нумеровать Налоговые расчеты при исправлении ошибок

Вопрос о нумерацию Налоговых расчетов предстает практически сразу при первой поправке. Основные правила следующие:

Основные принципы нумерации:

1. Нумерация всегда хронологическая - по факту представления расчетов.
2. Тип расчета не влияет на номер — независимо от того, это «Отчетный», «Отчетный новый» или «Уточняющий».

Это правило прописано в разъяснениях к заполнению строки 02 Налоговый расчет (раздел III Порядка № 4).

Пример 1 – исправление в пределах отчетного периода:

Представленный расчет	Тип расчета	Порядковый номер
Первый (основной)	Отчетный	№1
Исправление №1	Отчетный новый	№2
Еще одна поправка (до конца срока)	Отчетный новый	№3
Исправление после завершения периода	Уточняющий	№4

Пример 2 – исправление после окончания отчетного срока:

Представленный расчет	Тип расчета	Порядковый номер
Первый	Отчетный	№1
Исправление по истечении срока	Уточняющий	№2
Дополнительная поправка (в тот же период)	Уточняющий	№3

Совет: ведите отдельный журнал представленных Налоговых расчетов с указанным типом, периодом и номером – это поможет избежать путаницы при последующих представлениях.

Как заполнять основную часть Налогового расчета и Приложения при исправлениях

В любом случае основная часть Налогового расчета должна содержать реквизиты (строки 01–05) и информацию о наличии приложений (строка 06). Однако при исправлении данных в Приложениях 4ДФ или Д5 строка 06 остаётся пустой, ведь исправление не касается Раздела I.

Раздел I заполняется только в случае исправления через Приложение Д1, при этом способ заполнения зависит от типа Налогового расчета:

Для отчета типа «Отчетный новый»:

• Заполняются группы строк 1, 2, 3 и 7.
• Эти данные формируются на основании строк из Приложения Д1 (например, 1.1, 1.2).
• Применяется метод сложения/вычитания значений («1»/«0»), допускающий как положительные, да и отрицательные значение в разделе I (со знаком «−»).

Для отчета типа «Уточняющий»:

• Заполняются строки:
• строка 4 – если произошло доначисление ЕСВ (согласно Д1 с КТН «2»),
• строка 6 – если произошло уменьшение ЕСВ (согласно КТН «3»).
• Если есть доначисления, рассчитывается пеня — в строке 5. Она составляет 0,1% на день от суммы в строке 4
• Пеня начисляется с 1-го дня возникновения обязательства до дня уплаты, за исключением периода карантина (с 01.03.2020 по 01.08.2023) - в это время пеня и штрафы не применялись.

Обратите внимание: заполнение раздела I отличается для типов Отчетный и Уточняющий.

Оставить заявку 067 939 40 12

Как правильно заполнять Приложения при исправлении

Приложение Д1:

• Заполняем все реквизиты в шапке (строки 01-034).
• В графе 10 обязательно указываем месяц и год, к которым относится ошибка
• Особое внимание обращаем на КТН, особенно при поправках, охватывающих разные месяцы (например, при больничных или отпусках).

Приложение D5:

• Заполняем шапку (строки 01-031).

Приложение 4ДФ:

• Реквизиты шапки (строки 01–05) должны соответствовать тем, что были в исправляемом отчете.
• Если ошибка была именно в реквизитах, указываем уже исправленные данные.

Как исправлять отчеты за 2021-2024 годы

В случае ошибок в отчетности с 2021 года, когда форма стала лунной, уточнение осуществляется именно через месяц, в котором возникла ошибка

• Если ошибка допущена только в одном месяце квартала — подается один уточняющий отчет за этот месяц.
• Если ошибки есть в каждом месяце квартала – нужно подать три отдельных уточнения.

Пример:

Не отражена возвратная помощь во 2 квартале 2023 года. Если она была предоставлена ​​в мае, подается уточняющий расчет именно по май.

• Номер расчета: 2 (второй в перечне).
• Луна: 5 (май).

Исправление отчетов, представленных до 2021 года

Для старых отчетов к 01.01.2021 также употребляется текущая форма Налогового расчета. В ней предусмотрена возможность корректировки, в частности, относительно военного сбора (ВЗ), ставший персонифицированным.

Как исправить данные по ВЗ в новой форме:

В Приложении 4ДФ, раздел II, оставлены две специальные строки для корректировки ОС по старой форме:

• «Военный сбор» - корректировка в сторону увеличения (указываем правильную строку).
• «Военный сбор – исключение» — уменьшение, повторяем ошибочную строку.

Эти строки предназначены только для исправлений отчетов до 2021 года.

Если же нужно исправить данные в рамках новой формы (после 2021 г.):

• Применяется стандартный подход "1"/"0".
• Военный сбор теперь заполняется в разделе I, как персонифицированный.

Оставить заявку 067 939 40 12

Как определить месяц уточнения для старых квартальных отчетов

Поскольку старая форма 1ДФ была квартальной, исправление производится одним обобщенным уточнением за квартал, с указанием месяца:

Квартал	Луна, которая указывается в исправлении
I квартал	Март
II квартал	Июнь
III квартал	Сентябрь
IV квартал	Декабрь

Таблица соответствия старой и новой отчетности

Новое приложение	Соответствует старой форме
Приложение Д1	Таблица 6 отчета по ЕСВ
Приложение D5	Таблица 5 отчета по ЕСВ
Приложение 4ДФ	Бывшая форма 1ДФ

Когда изменения в Приложении Д1 не считаются ошибками

Не все корректировки в отчетности за прошедшие периоды следует воспринимать как ошибки, требующие представления Налогового расчета типа «Отчетный новый» или «Уточняющий». Некоторые изменения есть обычной практикой учета и оформляются в текущей отчетности без поправок.

Пример с больничными:

Если после распределения больничных в следующих месяцах появляется дополнительная база ЕСВ за предыдущие периоды - это не ошибка. В таких случаях:

• Используется КТН «13» (а не «2» или «3», применяемые для исправлений).
• Данные вносятся в отчет типа «Отчетный» за период, когда стало известно о сумме больничных.

Обязательно отмечается:

• Код категории застрахованного лица «29» — для работников, которым начислена помощь по временной нетрудоспособности.
• Уточняется, что строка касается именно больничных.

Аналогично:

Это же правило применяется в случаях помесячного распределения:

• декретных выплат;
• переходных отпусков когда отпускные распределяются между несколькими месяцами.

Заказать звонок