Как рассчитать декретные выплаты в 2025 году: примеры и пояснения
24 April 2025
Планируя выход в декрет, важно заранее понимать, как рассчитываются выплаты по беременности и родам. В 2025 году правила остаются знакомыми, однако есть некоторые нюансы, на которые следует обратить внимание.
В этой статье мы рассмотрим, по какой формуле рассчитываются декретные, какие доходы учитываются для расчета среднедневной зарплаты, а также на конкретных примерах покажем, как правильно определить сумму выплат. Материал будет полезен как для работников, так и для бухгалтеров, оформляющих соответствующие документы.
Переходите к обзору во избежание ошибок и заранее спланировать свои финансы во время декретного отпуска.
- Заявление работницы на предоставление декретного отпуска
- Приказ на декретный отпуск
- Заявление-расчет в Фонд
- Уведомление о выплате средств
- Приложение 4 ГФ по НДФЛ и ВЗ к Налоговому расчету (зарплата + декретные)
- Декретные в Приложении Д1 Налогового расчета
Какие документы необходимы для начисления декретных в 2025 году
Чтобы работнице было начислено пособие по беременности и родам (декретные), нужно подготовить следующие документы:
- электронный листок нетрудоспособности (е-больничный), открытый по беременности и родам;
- заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- приказ предприятия о предоставлении такого отпуска;
- заявление-расчет, поданную в Пенсионный фонд Украины (ПФУ).
После выплаты пособия предприятие обязано прислать в ПФУ уведомление о выплате средств. Все эти документы оформляются в соответствии с действующим законодательством и служат основой для правильного расчета декретных.
Какие нормативные акты регулируют расчет декретных выплат
Перед тем как приступить к исчислению суммы декретных, следует внимательно ознакомиться с основными нормативными актами, регламентирующими этот процесс. К ним относятся:
- Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.1999 г. №1105 (Закон №1105);
- Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного довольствия) для начисления выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. №1266 (Порядок №1266).
Эти документы содержат подробные правила исчисления средней зарплаты и определение суммы пособия для беременных работниц.
Как оформить документы для начисления декретных в 2025 году
Первым шагом для получения декретных является оформление листка нетрудоспособности, который обычно открывают на 30 неделе беременности. После открытия больничного работница имеет:
- сообщить бухгалтеру о наличии е-больничного для проверки его в Электронной системе здравоохранения (ЕСОЗ);
- подать заявление на отпуск по беременности и родам;
- указать в заявлении дату начала декретного отпуска, который может быть раньше дать открытие больничного.
После этого руководитель предприятия выдает соответствующий приказ о предоставлении отпуска.
Пошаговая инструкция оформления и выплаты декретных
Далее порядок действий таков:
- дождаться, когда электронный листок нетрудоспособности получит статус «Готов к оплате». Для декретных больничных (с кодом причины 2) этот статус присваивается через 7 дней после открытия листа (согласно п. 1 раздела ІІІ Порядка Минздрава № 1234);
- уполномоченные лица предприятия (или комиссия по соцстрахованию) должны принять решение о назначении помощи в течение трех дней после изменения статуса больничного;
- бухгалтер формирует и подает заявление-расчет через электронный кабинет Пенсионного фонда Украины. В пределах одного представления можно включать до 200 больничных;
- после представления нужно дождаться поступления средств из ПФУ на специально открытый банковский счет страхователя – обычно это происходит в течение трех рабочих дней.
Важно помнить: расчет суммы пособия производится с даты начала отпуска, указанного в приказе, а не с момента открытия листка нетрудоспособности.
Как правильно отсчитывать 7 дней после открытия е-больничного
Семидневный срок, необходимый для изменения статуса электронного листа нетрудоспособности в ЕСОЗ, исчисляется не со дня открытия больничного, а со следующего календарного дня. Например, если е-больничный открыт 28 апреля 2025, отсчет начинается с 29 апреля 2025 года. В таком случае статус «Готов к оплате» листок должен получить 6 мая 2025 года, то есть на восьмой день от начала отсчета.
Важно: в случаях беременности и родов продление срока из-за внесения изменений в медицинское заключение маловероятно. Именно с момента обретения статуса «Готов к оплате» листок нетрудоспособности считается официально выданным.
Продолжительность декретного отпуска в зависимости от обстоятельств
Расчет выплат по больничному из-за беременности и родов зависит от продолжительности декретного отпуска, определяемого в зависимости от особенностей каждого случая.
Если работница оформляет отпуск с даты, указанной в листке нетрудоспособности, его продолжительность обычно составляет:
- 126 календарных дней - стандартная продолжительность: 70 дней до родов и 56 дней после;
- 140 календарных дней — в случае осложненных родов или рождения нескольких детей (прибавляется еще 14 дней к стандартным 126);
- 180 календарных дней — для женщин, относящихся к пострадавшим от Чернобыльской катастрофы.
Все декретные выплаты возмещаются Пенсионным фондом Украины. Подробную информацию о продолжительности декретного отпуска смотрите в таблице:
|
Страховой случай |
Продолжительность отпуска, к. дней |
Основание |
|
Беременность и роды |
126 (70 до родов + 56 после) |
ч. 1 ст. 18 Закона №1105; п. 6.1 Инструкции №455 |
|
Роды для женщин, пострадавших в результате ЧАЭС (I–III категории) |
180 (90 до родов + 90 после) |
ч. 1 ст. 18 Закона №1105; п. 6.3 Инструкции №455 |
|
Осложнения во время родов или многоплодная беременность |
140 (70 до родов + 70 после) |
ч. 1 ст. 18 Закона №1105; п. 6.2 Инструкции №455 |
|
Несвоевременное обращение за медицинской помощью (до родов не наблюдалось) |
56 |
п. 6.4 Инструкции №455 |
|
При осложнениях без присмотра во время беременности |
70 |
п. 6.4 Инструкции №455 |
|
Женщины, пострадавшие в результате ЧАЭС, без медицинского сопровождения беременности |
90 |
п. 6.4 Инструкции №455 |
|
Преждевременные роды (до 30 недель): рождение живого ребенка |
140 |
п. 6.5 Инструкции №455 |
|
Преждевременные роды (мертворождение) |
70 |
п. 6.5 Инструкции №455 |
|
Усыновление одного ребенка |
56 |
ч. 2 ст. 18 Закона №1105; п. 6.11 Инструкции №455 |
|
Усыновление двух и более детей |
70 |
ч. 2 ст. 18 Закона №1105; п. 6.11 Инструкции №455 |
|
Усыновление женщиной (пострадавшей от ЧАЭС) |
90 |
ч. 2 ст. 18 Закона №1105; п. 6.11 Инструкции №455 |
|
Искусственное прерывание беременности без осложнений |
3 |
п. 6.7 Инструкции №455 |
|
Искусственное прерывание беременности с осложнениями или по медпоказаниям |
Весь период нетрудоспособности |
п. 6.8 Инструкции №455 |
Примечания:
- Инструкция №455 – это документ Минздрава от 13.11.2001 г. №455, регулирующий порядок выдачи листков нетрудоспособности.
- При усыновлении вместо листка нетрудоспособности подается копия судебного решения об усыновлении. Заявление нужно подать не позднее трех месяцев со дня вступления в законную силу решения. При пропуске срока право на отпуск теряется.
Как рассчитываются декретные выплаты в 2025 году
Пособие по беременности и родам в 2025 году начисляется в размере 100% средней заработной платы (дохода) работницы. То есть сумма дневной выплаты будет равна ее среднедневному заработку. Порядок расчета таких выплат регламентируется Порядком №1266.
Формула для определения суммы декретных выглядит следующим образом:
сумма декретных = продолжительность декретного отпуска (календарные дни) × среднедневная заработная плата
Чтобы вычислить среднедневную заработную плату, используется формула:
среднедневная зарплата = сумма выплат за расчетный период / (количество календарных дней расчетного периода – исключаемые дни)
Размер среднедневной зарплаты зависит от выплат, начисленных за месяцы расчетного периода, и фактического количества учитываемых дней.
Как определяется расчетный период для начисления декретных
Расчетным периодом является 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала декретного отпуска. Он исчисляется в календарных днях, но за исключением определенных периодов:
- дней временной нетрудоспособности (больничных);
- периода отпуска по беременности и родам;
- отпуска по уходу за ребенком до 3-х или 6 лет;
- дней отпуска без сохранения заработной платы;
- времени приостановки трудовых отношений из-за военной агрессии.
Пример:
Если работница идет в декрет 28 апреля 2025, ее расчетный период — с апреля 2024 по март 2025 года. Если дата выхода в декрет — 28 мая 2025, расчетным периодом будет май 2024 — апрель 2025 года. Базовая продолжительность – 365 дней.
Однако если в этот период работница была, например, 6 дней на больничном и 10 дней в отпуске без сохранения зарплаты, расчетный период уменьшается до 349 дней (365 – 6 – 10).
Особенности учета праздничных и нерабочих дней:
- При расчете выплат по беременности и родам праздничные дни учитываются и оплачиваются.
- При усыновлении праздничные дни исключаются из расчетного периода (согласно ст. 181 Закона «Об отпусках»).
Если работница работает менее 12 месяцев, расчет производится за фактически отработанные полные календарные месяцы. Если же меньше месяца – расчетным периодом будет фактическое отработанное время.
Обратите внимание: дни минувших больничных и отпусков без сохранения зарплаты в расчет средней зарплаты для декретных не включаются.
Какие выплаты учитываются при расчете декретных в 2025 году
Для правильного начисления пособия по беременности и родам необходимо четко знать, какие именно выплаты можно учитывать при исчислении среднедневного заработка. Порядок определения суммы выплат регулируется Порядком №1266.
В расчет среднедневной зарплаты включаются только выплаты за месяцы расчетного периода, на которые начислен единый социальный взнос (ЕСВ). Однако существуют исключения — некоторые выплаты не учитываются. В частности, не учитываются:
- оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности (больничных за счет работодателя);
помощь по временной нетрудоспособности (оплачиваемая на средства ПФУ); - пособие по беременности и родам (декретные);
- любые выплаты (например, премии или отпускные), начисленные за месяц, полностью исключенный из расчетного периода (например, месяц больничного или отпуска без сохранения зарплаты);
- материальная помощь разового характера, не облагаемая ЕСВ (на лечение, оздоровление детей, захоронение или другие социально-бытовые нужды).
Таким образом, для расчета декретных берутся только выплаты, которые были начислены за фактически отработанное время и являются базой для начисления ЕСВ.
Минимальный размер среднедневной зарплаты для вычисления декретных в 2025 году
При расчете пособия по беременности и родам важно помнить: сумма выплат за месяц не может быть меньше суммы, исчисленной исходя из минимальной заработной платы на момент наступления страхового случая (п. 2 Порядка №1266).
Если фактическая средняя зарплата работницы ниже этого минимума, расчет среднедневной выплаты производится по формуле с использованием коэффициента «30,44» — среднего количества календарных дней в месяце:
среднедневная выплата = минимальная зарплата ÷ 30,44
В 2025 году минимальная заработная плата установлена на уровне 8000 грн. Соответственно, минимальная среднедневная зарплата равна:
8000 ÷ 30,44 ≈ 262,81 грн
Таким образом, минимальная сумма пособия за 126 календарных дней декретного отпуска составит:
262,81×126 = 33 114,06 грн.
Важно! Если в 2025 году минимальная зарплата повысится, уже начисленные декретные перечислять не нужно. Также нет обязанности дотягивать ежемесячные выплаты до минимальной зарплаты. Минимальное ограничение применяется на уровне среднедневной выплаты.
Однако в некоторые месяцы может возникать разница для начисления ЕСВ — когда фактическая база меньше минимальной. Это касается месяцев с 28 или 30 календарными днями. Детальнее — в таблице:
Минимальная помощь по беременности и родам в 2025 году
|
Луна |
Количество дней |
Минимальная среднедневная зарплата, грн. |
Минимальная сумма пособия, грн |
Минимальная база ЕСВ, грн |
ЕСВ-разница, грн |
|
Январь |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Февраль |
28 |
262,81 |
7358,68 |
8000 |
641,32 |
|
Март |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Апрель |
30 |
262,81 |
7884,30 |
8000 |
115,70 |
|
Май |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Июнь |
30 |
262,81 |
7884,30 |
8000 |
115,70 |
|
Июль |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Август |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Сентябрь |
30 |
262,81 |
7884,30 |
8000 |
115,70 |
|
Октябрь |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
|
Ноябрь |
30 |
262,81 |
7884,30 |
8000 |
115,70 |
|
Декабрь |
31 |
262,81 |
8147,11 |
8000 |
– |
Максимальные ограничения среднедневной зарплаты для расчета декретных в 2025 году
Ограничение из-за недостаточного страхового стажа
Если работница за 12 месяцев до выхода в декрет имеет страховой стаж менее 6 месяцев, ее среднедневная зарплата ограничивается. Для расчета используется двойной размер минимальной зарплаты, разделенный на среднее количество календарных дней в месяце (30,44):
среднедневная зарплата ≤ (минимальная зарплата × 2) ÷ 30,44
Для 2025 года расчет выглядит следующим образом:
|
Луна страхового случая |
Максимальная среднедневная зарплата, грн. |
Максимальные декретные за 126 дней, грн |
|
Январь-декабрь |
525,62 |
66228,12 |
(расчет: 8000 грн × 2÷30,44 = 525,62 грн; 525,62 × 126 = 66228,12 грн)
Общие ограничения для всех работниц
Кроме ограничения для недостаточного стажа, для всех работниц также действуют следующие правила:
- среднедневная зарплата не может превышать сумму, определяемую путем деления максимальной базы начисления ЕСВ за последний месяц расчетного периода на 30,44;
- сумма пособия в расчете за месяц не должна быть больше максимальной базы ЕСВ для соответствующего месяца.
В 2025 году максимальная база для начисления ЕСВ равна 20 минимальным зарплатам, т.е.
8000×20 = 160000 грн
Такое ограничение касается каждого месяца отдельно, и наиболее актуально для месяцев с 31 календарным днем.
Максимальная помощь по беременности и родам в 2025 году
|
Луна |
Количество дней |
Максимальная среднедневная зарплата, грн. |
Расчет пособия за месяц, грн |
Максимальная база ЕСВ, грн |
|
Январь |
31 |
3942,18 |
122207,58 |
160000 |
|
Февраль |
28 |
5256,24 |
147174,72 |
160000 |
|
Март |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
|
Апрель |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
|
Май |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
|
Июнь |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
|
Июль |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
|
Август |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
|
Сентябрь |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
|
Октябрь |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
|
Ноябрь |
30 |
5256,24 |
157687,20 |
160000 |
|
Декабрь |
31 |
5256,24 |
162943,44 |
160000 |
Примечания:
- Расчет среднедневной зарплаты:
- 3942,18 грн = (8000 × 15) ÷ 30,44
- 5256,24 грн = (8000 × 20) ÷ 30,44
- Максимальная база ЕСВ в 2025 году: 160 000 грн (8000 × 20)
Пример расчета декретных выплат в 2025 году
Условия задачи
Сотрудница заключила трудовой договор 25 ноября 2024 года. 28 апреля 2025 года был оформлен е-больничный с причиной «Беременности и роды» (код нетрудоспособности «2»), продолжительность — 126 календарных дней.
Расчетный период: декабрь 2024 - март 2025 года (ноябрь 2024 исключается, поскольку это неполный месяц работы).
Выплаты за расчетный период представлены в таблице:
|
Месяц расчетного периода |
Фактический заработок, грн |
Количество к. дней |
Отсутствие по уважительным причинам, дней |
|
Декабрь 2024 |
8000,00 |
31 |
– |
|
Январь 2025 |
5721,00 |
31 |
4* |
|
Февраль 2025 |
8000,00 |
28 |
– |
|
Март 2025 |
8000,00 |
31 |
– |
|
Итого |
29721,00 |
121 |
4 |
*В январе был отпуск за свой счет.
Расчет среднедневной зарплаты
Среднедневная зарплата:
29721 грн ÷ (121 – 4) дня = 29721 ÷ 117 =254,03 грн
Поскольку стаж работницы за последние 12 месяцев меньше 6 месяцев, применяются ограничения:
- Максимальное ограничение: 525,62 грн — ограничение соблюдено, поскольку 254,03 грн ˂ 525,62 грн.
- Минимальное ограничение: 262,81 грн.не соблюдено, потому что 254,03 грн ˂ 262,81 грн.
Поэтому для расчета декретных необходимо использовать минимальную среднедневную зарплату апреля 2025 года.262,81 грн.
Сумма пособия по беременности и родам
Расчет общей суммы:
262,81 грн × 126 дней =33114,06 грн
Распределение декретных по месяцам и начисление ЕСВ
|
Луна |
Количество дней |
Сумма пособия (грн) |
Зарплата за месяц (грн) |
ЕСВ по сумме пособия и зарплаты (грн) |
ЕСВ-разница (грн) |
ЕСВ по разнице (грн) |
Общий ЕСВ за месяц (грн) |
|
Апрель |
3 |
788,43 |
8200 |
1977,45 |
– |
– |
1977,45 |
|
Май |
31 |
8147,11 |
– |
1792,36 |
– |
– |
1792,36 |
|
Июнь |
30 |
7884,30 |
– |
1734,55 |
115,70 |
25,45 |
1760,00 |
|
Июль |
31 |
8147,11 |
– |
1792,36 |
– |
– |
1792,36 |
|
Август |
31 |
8147,11 |
– |
1792,36 |
–** |
–** |
1792,36 |
|
Итого |
126 |
33114,06 |
8200 |
9089,08 |
115,70 |
25,45 |
9114,53 |
Примечания:
- ЕСВ-разница применяется, если сумма пособия и зарплаты в месяце меньше минимальной зарплаты (8000 грн).
- В августе минимальная база ЕСВ не применяется, поскольку работница планирует вернуться на работу.
- Общая сумма ЕСВ включает 7310,53 грн ЕСВ по самым декретным выплатам.
Порядок документального оформления декретных выплат через ПФУ
Для оформления выплаты декретных используются те же документы, что и для больничных. Для оформления решения уполномоченного лица или комиссии можно использовать документ произвольной формы, взяв за основу протокол из постановления ФСС от 19.07.2018 г. №13.
Далее, в кратчайшие сроки, подается в ПФУ заявление-расчет специальной формы, который можно подать через электронный кабинет ПФУ.
Ниже представлена таблица, демонстрирующая сроки прохождения каждого этапа оформления декретных выплат.
СРОКИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕКРЕТНЫХ ВЫПЛАТ
|
Этап |
Срок оформления |
|
Решение уполномоченных лиц о назначении соцвыплат |
3 рабочих дня* (со дня обретения е-больничного «беременность и роды» статуса «Готов к оплате») |
|
Представление заявления-расчета |
5 рабочих дней (со дня принятия решения уполномоченными лицами или комиссией по соцстрахованию) |
|
Зачисление средств ПФУ на спецсчет страхователя |
3 рабочих дня |
|
Выплата декретных |
В ближайший день выплаты зарплаты (аванса или за вторую половину месяца), которая наступает после получения соцвыплаты по ПФУ |
|
Уведомление о выплате средств |
1 месяц со дня выплаты |
*Или со дня подачи бумажного листка нетрудоспособности на рассмотрение уполномоченных лиц.
Образец заполненного заявления-расчета, составленного на основе ранее рассмотренного примера, приведен ниже.
ЕСВ и декретные выплаты в Приложении Д1
На сумму декретных начисляется ЕСВ по ставке 22% (для лиц с инвалидностью – 8,41%).
Все декретные выплаты отражаются в Приложении Д1 к Налоговому расчету за тот месяц, в котором они были начислены, независимо от количества дней (месяцев) пребывания работницы в декретном отпуске.
Начисление декретных: бухгалтерские проводки
Бухгалтерские проводки для начисления декретных выплат бюджетным учреждением приведены в таблице ниже.
УЧЕТ ДЕКРЕТНЫХ В БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОВЕДЕНИЯХ
|
№ |
Хозяйственная операция |
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
|
1 |
Подано заявление-расчет в ПФУ для получения декретных выплат |
2114 |
6511 |
33114,06 |
|
2 |
Начислено ЕСВ на сумму декретных (по расчету) |
8012 |
6313 |
7310,53 |
|
3 |
Получены декретные выплаты на спецсчет |
2314 |
2114 |
33114,06 |
|
4 |
Выплачены декретные работницы |
6511 |
2314 |
33114,06 |
|
5 |
Уплачен ЕСВ по декретным выплатам |
6313 |
2313 |
7310,53 |
|
6 |
Расходы отнесены на финансовый результат выполнения сметы |
5511 |
8012 |
7310,53 |
