Как исправить ошибки в Приложении 4ДФ: пошаговая инструкция
27 March 2025
Основные принципы исправления ошибок в Приложении 4ДФ
Приложение 4ДФ к Налоговому расчету содержит информацию о персонифицированных данных по:
- доходов работников (заработной платы, выплат по гражданско-правовым договорам и другим доходам);
- налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
- военного сбора (ВЗ)
При корректировке ошибок в Приложении 4ДФ следует руководствоваться положениями Порядка № 4, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.Настоящий документ регулирует заполнение и представление Налогового расчета налоговыми агентами.
Как исправить ошибки в Приложении 4ДФ
Существует два основных способа корректировки данных в Налоговом расчете:
- Представление «Отчетного нового» или «Уточняющего» расчета (см. примеры 1-4). Это наиболее универсальный метод, подходящий для большинства случаев.
- Корректировка через текущий Налоговый расчет (см. пример 5). Этот вариант используется только для перерасчета НДФЛ, в частности, как добровольного, так и обязательного (например, годового перерасчета). Использование этого метода позволяет избежать штрафов согласно п. 119.1 НКУ.
Далее рассмотрим оба варианта подробнее, с конкретными примерами.
При использовании Приложения 4ДФ «Отчетный новый» и «Уточняющий»
В таблицах ниже приведены подходы к устранению ошибок в зависимости от сроков представления корректирующего Налогового расчета:
- «Отчетный новый» применяется, если корректировка производится до окончания окончательного срока отчетности. В заголовке документа указывается отчетный год, квартал и месяц, за который подается исправление.
- «Уточняющий» используется по истечении срока подачи отчетности. В заглавной части указываются данные периода, подлежащего корректировке (год, квартал, месяц).
Оба метода имеют общий порядок внесения изменений, что отличает их от процедуры устранения ошибок в Приложении Д1. Информация в Приложении 4ДФ вносится только по строкам, подлежащим уточнению.
Устранение ошибок через представление Приложений 4ДФ «Отчетный новый» или «Уточняющий»
В отличие от Приложения Д1, в Приложении 4ДФ обоих типов – «Отчетный новый» и «Уточняющий» – применяется единый механизм исправления как расчетных, так и нерасчетных ошибок.
- Расчетные (суммовые) ошибки — касаются некорректного отражения сумм доходов, налогов (НДФЛ), а также сумм процентов, выигрышей и их налогообложения. Такие ошибки могут привести к штрафам на схеме ниже.
- Нерасчетные ошибки - не влияют на размер налоговых обязательств. На схеме эти ошибки отмечены зеленым цветом.
Среди нерасчетных ошибок можно выделить две категории:
- Табличные ошибки — включают некорректные данные в налоговом номере, признаке дохода, НСЛ, датах принятия и увольнения. К примеру, ошибка в налоговом номере может привести к штрафу, если ее не исправить самостоятельно в течение 30 дней после получения уведомления от налоговой (п. 119.3 НК).
- Нетабличные ошибки — это неверные данные, указанные в верхней части формы, например код территориальной единицы (стр. 032) или количество работников (стр. 04, 05). Такие неточности обычно не приводят к штрафам, поэтому исправлять их или нет — остается на усмотрение бухгалтера.
На схеме ниже указаны поля Приложения 4ДФ, в которых могут быть как расчетные, так и нерасчетные ошибки. Серым цветом выделены используемые для их исправления.
Таблица: Правила устранения ошибок в Приложении 4ДФ
|
Вид ошибки |
Способ исправления |
Как исправить |
|
Раздел I (расчетные и табличные нерасчетные ошибки) |
||
|
Ложная (лишняя) строка |
«1»/«0» |
Удаляется ошибочная строка путем повторного заполнения, но в колонке 10 указывается код «1» (извлечение). Часто используется вместе с добавлением новой строки. |
|
Пропущенная строчка |
«1»/«0» |
Добавляется новая строка с необходимыми данными. В колонке 10 указывается код "0" (включение новой строки). |
|
Строка с ошибкой |
«1»/«0» |
Сначала создается строка для исключения (код 1), а затем новая строка с правильными данными (код 0). |
|
Раздел II (расчетные ошибки) |
||
|
Ошибка по процентам |
Корректирующий |
Используются две строки: одна для добавления правильных данных, другая для извлечения ошибочных. |
|
Ошибка выигрышей в лотерею |
Корректирующий |
Аналогично: одна строка для корректных данных, вторая – для исключения неправильных. |
|
Ошибка по военному сбору (до 2021 года) |
Корректирующий |
Используются две строки – одна для добавления правильных данных, другая для исключения ошибочных. |
|
Нетабличные нерасчетные ошибки |
||
|
Ошибка в заголовке |
«1»/«0» |
Отдельного механизма для устранения таких ошибок нет, но их можно исправить вместе с другими ошибками в Приложении 4ДФ. Если других ошибок нет, то следует подать два уточняющих отчета: один на исключение старых данных (код «1»), второй — на добавление правильных (код «0»). |
Важные нюансы
Как в разделе I, так и в разделе II Приложения 4ДФ применяется корректирующий подход: неправильные данные представляются строкой на исключение («1»), а правильные – строкой на добавление («0»). Важно, что перед числовыми значениями в удалённых строках не проставляются «минусы».
Корректировка сумм доходов прошлых периодов в текущем Налоговом расчете
Внести изменения в данные предыдущих месяцев можно через текущее Приложение 4ДФ в Налоговом расчете типа «Отчетное».
- ошибка касается неправильного расчета НДФЛ, например, из-за отсутствия конечных данных о больничных, отпускных или ошибочном применении ПСП;
- данные исправленного Приложения 4ДФ совпадают с бухгалтерским учетом.
Эта ситуация не является типичной ошибкой бухгалтера, а скорее вынужденной необходимостью, возникающей из-за неполных исходных данных на момент расчета зарплаты. Например, после корректировки больничных или отпускных оказывается, что НСЛ должно применяться или, наоборот, не должно было использоваться.
Однако этот метод не применяется в следующих случаях:
- если данные Приложения 4ДФ за предыдущие месяцы не соответствуют бухгалтерскому учету;
- при исправлении сумм доходов;
- при корректировке сумм военного сбора (ВЗ).
В таких ситуациях следует подавать Налоговый расчет «Отчетный новый» или «Уточняющий» по правилам устранения ошибок через механизм «1»/«0».
Результаты такой корректировки отражаются в Приложении 4ДФ за месяц, в котором перерасчет фактически выполнен. Отдельные графы или специальные механизмы исправления для таких случаев не предусмотрены. Поэтому ошибка исправляется следующим образом (согласно разъяснению ДПС 103.25 ЗИР):
- в графах 3а и 3 отражается доход работника за месяц;
- в графах 4а и 4 указывается скорректированная сумма НДФЛ, с учетом недоплаты или переплаты. НДФЛ (со знаком «минус»), если удержание налога в этом периоде не производилось.
Примеры корректировки ошибок в Приложении 4ДФ («Отчетный новый» или «Уточняющий»)
Если крайний срок подачи отчетности за март 2025 (21 апреля 2025) еще не наступил, можно подать Налоговый расчет вместе с Приложением 4ДФ в формате «Отчетный новый» (месяц «3», год «2025»).
Когда ошибки обнаружены после 21 апреля 2025 года, подается Налоговый расчет с Приложением 4ДФ в формате «Уточняющий». Форма остается такой же, как и для «Отчетного нового», только прилагается соответствующая отметка в верхнем правом углу.
Как исправлять ошибки?
Корректировка расчетных и нерасчетных ошибок в Приложении 4ДФ «Отчетный новый» или «Уточняющий» осуществляется с помощью кодов в графе 10:
- 1 – удаление строки;
- 0 – добавление новой строки.
Важные нюансы при заполнении
- В начальных реквизитах Налогового расчета производится отметка в строке 064.
- В Приложении 4ДФ заполняются только строящиеся строки – дублировать правильные строки не нужно.
- Итоговая строка «Всего» (графы 3а, 3, 4а, 5а и 5 раздела I) не заполняется при внесении поправок в «Отчетный новый» или «Уточняющий».
- Нумерация Налоговых расчетов должна быть корректной.
- Если другие приложения не содержат ошибок, их не следует подавать. Впрочем, если изменения затрагивают Приложение Д1 (например, не учли доход нового работника), его также следует представить вместе с корректирующими данными.
Корректировка ошибок через текущее Приложение 4ДФ (перерасчет НДФЛ)
⚠ Важно! Исправление через текущий Налоговый расчет возможно только в случае перерасчета НДФЛ.
Пример («Уточняющий», годовой перерасчет)
При представлении Налогового расчета за ІІІ квартал 2024 года:
- В декабре 2025 года работнику было начислено и выплачено 10 000 грн зарплаты (НДФЛ – 1 800 грн, ВЗ – 500 грн).
- По результатам годового перерасчета сумма НДФЛ должна увеличиться на 300 грн.
В заполненном Приложении 4ДФ («Отчетный») в графах 4а и 4 указывается 2 100 грн вместо 1800 грн (1800 + 300). Однако следует помнить о возможных ограничениях по удержанию из заработной платы.
