Как заверить копию документа

В быту часто говорят “заверить копию”, но юридически правильнее - удостоверить верность копии документа. Это может сделать нотариус, должностное лицо органа, предприятие, учреждение или сам заявитель - в зависимости от того, куда именно подается документ.

Самый надежный вариант - нотариально заверенная копия документа, поскольку она имеет официальное подтверждение нотариуса и принимается в большинстве случаев.

Оставить заявку 067 939 40 12

Что такое заверенная копия документа

Заверенная копия документа - это копия, на которой есть подтверждение, что она соответствует оригиналу.

Такое подтверждение может быть сделано:

✅ нотариусом;

✅ должностным лицом предприятия или учреждения;

✅ органом, который выдал документ;

✅ адвокатом в отдельных случаях;

✅ самим заявителем, если орган принимает копию с надписью “Согласно оригиналу”;

✅ переводчиком или нотариусом, если документ подается вместе с переводом.

Нотариальная копия имеет более высокий уровень официального подтверждения, чем обычная копия с подписью заявителя.

Когда нужно заверять копию документа

Заверенная копия может понадобиться в разных жизненных и юридических ситуациях.

Чаще всего копии заверяют для:

✅ подачи документов в государственные органы;

✅ оформления наследства;

✅ заключения договоров;

✅ подачи документов в суд;

✅ оформления доверенности;

✅ подачи документов в банк;

✅ оформления на работу;

✅ поступления в учебное заведение;

✅ подачи документов за границу;

✅ оформления апостиля и перевода;

✅ подтверждения личности или родственных связей;

✅ подачи документов в консульство;

✅ оформления пенсии, субсидий или социальных выплат.

Перед заверением нужно уточнить, какой именно вид копии требует учреждение: обычную копию, копию с надписью “Согласно оригиналу” или нотариально удостоверенную копию.

Какие документы можно заверить у нотариуса

Нотариус может удостоверить копии многих официальных документов, если они соответствуют требованиям закона.

Чаще всего удостоверяют копии таких документов:

✅ паспорт гражданина Украины;

✅ ID-карта;

✅ паспорт для выезда за границу;

✅ свидетельство о рождении;

✅ свидетельство о браке;

✅ свидетельство о расторжении брака;

✅ свидетельство о смерти;

✅ свидетельство о смене имени;

✅ диплом;

✅ приложение к диплому;

✅ аттестат;

✅ документы об образовании;

✅ доверенность;

✅ договор;

✅ решение суда;

✅ выписка из реестра;

✅ документы на недвижимость;

✅ документы на юридическое лицо;

✅ устав;

✅ протокол;

✅ приказ;

✅ справка или выписка, если документ оформлен надлежащим образом.

Если документ поврежден, содержит исправления или вызывает сомнения в происхождении, нотариус может отказать в удостоверении копии.

Оставить заявку 067 939 40 12

Какие документы нотариус может не заверить

Нотариус не всегда может удостоверить копию документа. Есть случаи, когда это невозможно или требует дополнительной проверки.

Отказ возможен, если:

✅ документ поврежден;

✅ текст документа невозможно прочитать;

✅ документ имеет подчистки или исправления;

✅ нет подписи или печати, если они обязательны;

✅ документ не имеет юридической силы;

✅ документ выдан ненадлежащим органом;

✅ документ составлен на иностранном языке без перевода;

✅ документ невозможно идентифицировать;

✅ копия изготовлена с копии, а не с оригинала;

✅ оригинал вызывает сомнения в подлинности;

✅ законом запрещено удостоверять копию конкретного документа.

Перед обращением к нотариусу желательно проверить состояние документа и наличие всех реквизитов.

Чем отличается нотариально заверенная копия от обычной копии

Обычная копия - это просто ксерокопия или скан документа. Она не подтверждает, что копия действительно соответствует оригиналу.

Нотариально заверенная копия содержит удостоверительную надпись нотариуса, подпись, печать и регистрационные данные нотариального действия.

Разница заключается в том, что:

✅ обычную копию можно сделать самостоятельно;

✅ обычная копия не имеет официального подтверждения;

✅ нотариальная копия подтверждает соответствие оригиналу;

✅ нотариальная копия имеет юридическую силу;

✅ нотариальная копия чаще принимается государственными органами и иностранными учреждениями.

Если документ подается в важное учреждение, лучше сразу уточнить, нужно ли именно нотариальное удостоверение.

Что означает надпись “Согласно оригиналу”

Надпись “Согласно оригиналу” используется, когда копию удостоверяет не нотариус, а лицо, предприятие или учреждение.

Обычно на копии указывают:

Согласно оригиналу
Должность
Подпись
ФИО
Дата
При наличии - печать

Такой способ часто применяется в кадровых документах, внутреннем документообороте, при подаче копий в отдельные учреждения или организации.

Но важно понимать: копия с надписью “Согласно оригиналу” не всегда заменяет нотариально заверенную копию.

Как правильно заверить копию документа самостоятельно

Если учреждение разрешает подавать копию, удостоверенную заявителем самостоятельно, можно оформить ее так:

1. Сделать качественную копию документа.
2. Убедиться, что все страницы читаются.
3. На копии написать: “Согласно оригиналу”.
4. Поставить личную подпись.
5. Указать ФИО.
6. Указать дату удостоверения.

Например:

Согласно оригиналу
Подпись: ____________
ФИО: Иваненко Иван Иванович
Дата: 08.06.2026

Такой вариант подходит не всегда. Если документ подается нотариусу, в суд, консульство или за границу, часто требуется именно нотариальное удостоверение.

Оставить заявку 067 939 40 12

Как нотариально заверить копию документа

Процедура нотариального удостоверения копии обычно простая.

Порядок действий:

1. Подготовить оригинал документа.
2. Обратиться к нотариусу.
3. Предоставить документ для проверки.
4. Нотариус проверяет реквизиты документа.
5. Изготавливается копия документа.
6. Нотариус удостоверяет соответствие копии оригиналу.
7. На копии проставляется удостоверительная надпись, подпись и печать.

После этого копия считается нотариально удостоверенной.

Какие документы нужны для нотариального заверения копии

Для нотариального удостоверения копии обычно нужно иметь:

✅ оригинал документа;

✅ паспорт лица, которое обращается;

✅ РНОКПП, если он нужен нотариусу;

✅ перевод документа, если документ на иностранном языке;

✅ дополнительные документы, если нотариус должен проверить полномочия заявителя.

Главное условие - предоставить именно оригинал документа. Нотариус обычно не удостоверяет копию с копии, если нет специальных оснований.

Можно ли заверить копию паспорта

Да, копию паспорта можно заверить у нотариуса, но порядок зависит от типа паспорта.

Для паспорта-книжечки могут копироваться страницы с персональными данными, местом регистрации и другими необходимыми отметками.

Для ID-карты обычно делается копия лицевой и обратной стороны. Иногда также добавляется выписка о месте проживания или другой документ, если этого требует учреждение.

Копия паспорта часто нужна для:

✅ нотариальных действий;

✅ банка;

✅ договоров;

✅ подачи документов за границу;

✅ оформления наследства;

✅ юридических процедур.

Можно ли заверить копию свидетельства о рождении, браке или смерти

Да, копии документов ДРАЦС часто удостоверяются нотариально.

Это может быть нужно для:

✅ оформления наследства;

✅ подтверждения родственных связей;

✅ подачи документов за границу;

✅ оформления гражданства;

✅ заключения брака за границей;

✅ воссоединения семьи;

✅ судебных дел;

✅ апостиля и перевода.

Если документ старого образца, поврежден или плохо читается, лучше получить повторное свидетельство или выписку из ДРАЦС.

Можно ли заверить копию диплома

Да, копию диплома и приложения к диплому можно заверить.

Такие копии часто нужны для:

✅ трудоустройства;

✅ обучения за границей;

✅ подтверждения квалификации;

✅ поступления в учебное заведение;

✅ нострификации;

✅ подачи документов работодателю;

✅ перевода и апостиля.

Если документ подается за границу, может понадобиться не только нотариальная копия, но и апостиль, перевод или нотариальное удостоверение перевода.

Можно ли заверить копию иностранного документа

Копию иностранного документа можно удостоверить, но процедура зависит от языка документа, страны выдачи и наличия легализации или апостиля.

Может понадобиться:

✅ апостиль;

✅ консульская легализация;

✅ нотариальный перевод;

✅ удостоверение подписи переводчика;

✅ проверка подлинности документа.

Если документ на иностранном языке, нотариус может потребовать перевод на украинский язык.

Оставить заявку 067 939 40 12

Сколько действует нотариально заверенная копия документа

Обычно нотариально заверенная копия не имеет отдельного срока действия. Она подтверждает соответствие копии оригиналу на момент удостоверения.

Но учреждение, которое принимает документ, может требовать “свежую” копию, сделанную не ранее определенного срока.

Например:

✅ не старше 1 месяца;

✅ не старше 3 месяцев;

✅ не старше 6 месяцев;

✅ выданную после определенной даты.

Поэтому перед подачей документов лучше уточнить требования конкретного органа или учреждения.

Сколько стоит заверить копию документа

Стоимость зависит от нескольких факторов:

✅ количество страниц;

✅ вид документа;

✅ срочность;

✅ нотариальный тариф;

✅ необходимость перевода;

✅ необходимость апостиля;

✅ количество экземпляров;

✅ город и нотариус.

Если нужно заверить копию для подачи за границу, общая стоимость может включать нотариальное удостоверение, перевод, апостиль или другие дополнительные действия.

Когда нужен перевод заверенной копии

Перевод может понадобиться, если документ подается в иностранное учреждение или документ составлен на иностранном языке.

Возможные варианты:

✅ перевод оригинала документа;

✅ перевод нотариально заверенной копии;

✅ нотариальное удостоверение подписи переводчика;

✅ присяжный перевод для отдельных стран;

✅ апостиль на оригинал и перевод;

✅ двойной апостиль в предусмотренных случаях.

Перед оформлением нужно уточнить требования страны или органа, куда подается документ.

Нужен ли апостиль на заверенную копию

Апостиль может понадобиться, если заверенная копия или нотариальный документ подается за границу.

Чаще всего порядок такой:

1. Удостоверяется копия документа у нотариуса.
2. При необходимости выполняется перевод.
3. Документ подается на апостиль или легализацию, если это нужно для конкретной страны.

Но порядок может отличаться в зависимости от страны подачи. Для некоторых стран апостиль ставится на оригинал, для других - на нотариально заверенную копию или перевод.

Причины отказа в принятии заверенной копии

Даже заверенную копию могут не принять, если она не соответствует требованиям конкретного учреждения.

Причины могут быть такими:

✅ нужен оригинал, а не копия;

✅ нужна нотариальная копия, а подана обычная;

✅ копия заверена неправильно;

✅ документ устарел;

✅ нужен апостиль;

✅ нужен перевод;

✅ перевод выполнен неправильно;

✅ копия плохо читается;

✅ не все страницы документа скопированы;

✅ отсутствует печать или подпись;

✅ копия сделана с недействительного документа.

Чтобы избежать отказа, нужно заранее уточнять требования органа, куда подается документ.

Как помогает юридическая компания «Могол Альфа»

Юридическая компания «Могол Альфа» помогает клиентам правильно оформить копии документов для подачи в Украине и за границу.

Мы помогаем с такими вопросами:

✅ консультация по заверению копии документа;

✅ проверка документа перед нотариальным удостоверением;

✅ нотариальное удостоверение копий;

✅ подготовка копий для государственных органов;

✅ подготовка документов для суда;

✅ копии документов для наследства;

✅ копии документов для банка;

✅ копии документов для подачи за границу;

✅ нотариальный перевод;

✅ апостиль;

✅ двойной апостиль;

✅ истребование повторных документов ДРАЦС;

✅ подготовка пакета документов для консульства.

Вывод

Заверить копию документа можно самостоятельно, на предприятии, в учреждении или у нотариуса - в зависимости от того, куда именно подается документ. Самым универсальным вариантом является нотариально заверенная копия, которая подтверждает соответствие копии оригиналу.

Для нотариального удостоверения нужно предоставить оригинал документа, а нотариус проверяет его реквизиты и удостоверяет копию.

Перед оформлением важно уточнить требования учреждения, которое будет принимать документ: нужна ли обычная копия, копия “Согласно оригиналу”, нотариальная копия, перевод или апостиль.

Юридическая компания «Могол Альфа» поможет правильно заверить копию документа, оформить перевод, апостиль и подготовить документы для подачи в Украине или за границу.

Оставить заявку 067 939 40 12

SEO-блок

Что такое заверенная копия документа

Когда нужно заверять копию документа

Какие документы можно заверить у нотариуса

Чем отличается нотариально заверенная копия от обычной копии

Что означает надпись “Согласно оригиналу”

Как нотариально заверить копию документа

Какие документы нужны для нотариального заверения копии

Сколько действует нотариально заверенная копия документа

Когда нужен перевод или апостиль

Как помогает юридическая компания «Могол Альфа»

Контакты юридической компании «Могол Альфа»

Киев: 02157, г. Киев, ул. Владимира Сосюры, 5, офис 215
Львов: 79011, г. Львов, ул. Тютюнников, 55, офис 71
Телефон: 067 939 40 12
График работы: Пн-Пт, 09:00–18:00