Как производятся выплаты после смерти работника: порядок и юридические нюансы
01 May 2025
Выплата заработной платы и других компенсаций после смерти работника является важным аспектом трудовых отношений, нуждающимся в тщательном юридическом регулировании. Каждый работодатель должен знать, какие именно суммы и в какой форме должны быть выплачены родственникам умершего работника во избежание нарушений законодательства.
В случае смерти работника важно произвести расчет за невыплаченную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также другие причитающиеся выплаты. Согласно украинскому законодательству есть определенные сроки для осуществления этих выплат, а также правила относительно того, кто имеет право получить эти средства. В статье мы рассмотрим ключевые моменты, которые помогут работодателям правильно выполнить свои обязанности в таких ситуациях.
Документальное подтверждение смерти работника
Официальное прекращение трудовых отношений при смерти работника возможно только после получения соответствующего подтверждения — документа, удостоверяющего факт смерти. Чаще всего это свидетельство о смерти, предоставляемое родственниками, заинтересованными в получении надлежащих выплат. Информацию о ближайших родственниках обычно содержит личная карточка работника (типичная форма № П-2).
Основным документом для оформления является свидетельство о смерти, выданное органами государственной регистрации актов гражданского состояния.
В случаях, когда работник пропал без вести, факт его смерти устанавливается исключительно на основании судебного решения (согласно ст. 46 Гражданского кодекса Украины). Стандартный срок для такого признания – 3 года. Однако он может быть сокращен в случае чрезвычайных обстоятельств:
- 6 месяцев - если есть основания считать человека погибшим;
- 1 месяц – после техногенных или природных катастроф;
- 2 года – после завершения военных действий.
Порядок увольнения умершего работника
После получения документа, подтверждающего смерть работника (свидетельства или решения суда), работодатель должен внести соответствующие записи в учетные документы: табель учета рабочего времени, приказ об увольнении, а также трудовую книжку.
Гражданско-трудовые отношения прекращаются в день смерти работника, однако в табеле учета необходимо зафиксировать период между фактической датой смерти и датой издания приказа:
- Код "I" (30) — используется, если известно о смерти, но свидетельство еще не предоставлено (другая причина неявки).
- Код "НЗ" (28) — если работник пропал без вести, а причина отсутствия не установлена.
После этого работодатель выдает приказ о прекращении трудовых отношений, в котором указывает формулировка:
«Работа (должность) прекращена (дата) в связи со смертью/признанием умершим по решению суда».
Как оформить трудовую книжку после смерти работника
После издания приказа об увольнении в трудовой книжке работника необходимо произвести соответствующую запись:
- в графе 2 указывается дата внесения записи (дата приказа);
- в графе 3 — формулировка: «Работа прекращена (дата) в связи со смертью», где указывается фактическая дата смерти;
- в графе 4 - дата и номер приказа об увольнении.
Передача трудовой книги осуществляется родственникам под расписку или посылается по почте по их требованию (в соответствии с п. 4.3 Инструкции № 58). Для этого родственники должны подать:
- заявление на имя руководителя предприятия;
- свидетельство о смерти;
- документы, подтверждающие родство.
Если за трудовой книжкой никто не обратился (отсутствуют родственники), предприятие обязано хранить ее в течение 50 лет. По истечении этого срока книгу можно утилизировать (согласно п. 6.2 Инструкции № 58).
Кто имеет право получить заработную плату и выплаты умершего работника
Право на получение причитающихся работнику выплат после его смерти имеют члены его семьи или наследники. Согласно ст. 1227 ГКУ и ч. 6 ст. 83 КЗоТ, к таким выплатам относятся:
- начисленная, но не выплаченная заработная плата;
- компенсация за ежегодный отпуск и дополнительный отпуск (например, при наличии несовершеннолетних детей или ребенка с инвалидностью);
- помощь по временной нетрудоспособности;
- компенсации за вред здоровью;
- другие социальные выплаты.
Выплаты могут получить наследники или члены семьи. Если наследник проживал вместе с умершим на день смерти, он считается принявшим наследство, если не отказался от него в течение шести месяцев (ст. 1270 ГКУ).
Основанием для выплат является:
- заявление родственника или наследника;
- документы, подтверждающие родство (паспорт, свидетельства о браке или рождении);
- свидетельство о смерти;
- при необходимости – справка о совместном проживании.
К ближайшим членам семьи относятся: супруг, несовершеннолетние дети (даже если не проживали вместе). Совершеннолетние дети или другие родственники — родители, братья, сестры, внуки, бабушки, дедушки, тети, дяди, племянники и т.д. — могут претендовать на выплаты только при совместном проживании или наличии завещания.
Обложение выплат умершему работнику
Начисленные суммы, подлежащие выплате после смерти работника, облагаются налогом на общих основаниях, поскольку касаются периода, когда лицо еще было правоспособным. Это означает, что содержатся:
- налог на доходы физических лиц (НДФЛ),
- военный сбор (ВЗ),
- единый социальный взнос (ЕСВ), если есть соответствующие основания.
Последним налоговым периодом считается день смерти работника. В Налоговом расчете эти выплаты отражаются в Приложение 4DF по признаку дохода «101», с использованием идентификационного номера умершего (ЗИР, категория 103.25).
Если работник имел право на налоговую социальную льготу (НПС), ее учитывают только до последнего месяца, в котором наступил факт смерти.
Начисляется ли больничный после смерти работника
В случае если листок нетрудоспособности был надлежащим образом оформлен, по нему могут быть произведены выплаты, даже если работник умер во время болезни. Если день смерти приходится на период действия больничного, оплата производится включительно до даты смерти (письмо ФСС от 14.08.2009 № 04-06/Н-152з-198).
Если больничный оформлен к моменту увольнения, он оплачивается на общих основаниях вместе с ЕСВ.
Если же больничный стал «готовым к оплате» уже после увольнения (т.е. смерти), то предприятие оплачивает все дни временной нетрудоспособности, но уже без начисления ЕСВ, ведь обязанности страхователя прекращаются после смерти
В Налоговом расчете такие выплаты также указываются под кодом дохода «101» с указанием идентификационного номера умершего.
Как поступить, если никто не обратился за выплатами
Бывают ситуации, когда родственники или наследники не обращаются за выплатами, причитающимися умершему. Но списать такую задолженность невозможно, поскольку срок исковой давности по заработной плате не ограничивается (ст. 225 КЗоТ).
В таком случае рекомендуется:
- Отправить рекомендованное письмо известным родственникам как доказательство предпринимаемых действий со стороны предприятия.
- Если результата нет - по истечении 6 месяцев с момента смерти, можно перечислить деньги на депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ). Услуга платная, нотариус предоставляет подтверждающий документ (письмо Минюста от 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1).
Если деньги уже были переведены на зарплатную карту, следует немедленно сообщить банк о смерти работника Банк должен закрыть счет во избежание неправомерного снятия средств лицами, не имеющими на это права.
Выплата пособия на погребение в 2025 году: кто может получить и как облагается налогом
Работодатель по последнему месту работы (в том числе перед выходом на пенсию) имеет право оказать помощь на погребение работника. Помощь может быть выплачена:
- деньгами непосредственно родственнику умершего;
- посредством оплаты услуг третьих лиц (например, ритуальных служб);
- в форме внутренних ресурсов компании (например транспорт для перевозки тела).
Для оформления выплаты требуется:
- заявление родственника;
- копия свидетельства смерти;
- приказ по предприятию об оказании помощи.
Налогообложение пособия на погребение
В соответствии с пп. "б" пп. 165.1.22 НКУ:
- Не подлежит налогообложению НДФЛ и ВЗ сумма пособия до 8480 грн (двойной размер налоговой социальной льготы - 2 × 4240 грн в 2025 году). В Налоговом расчете такая выплата указывается с признаком дохода "146";
- Облагается НДФЛ и ВЗ часть, превышающая 8480 грн — она считается дополнительным благом (признак дохода «126» в Приложении 4ДФ).
Начисляется ли ЕСВ?
Нет, на пособие на погребение ЕСВ не начисляется, поскольку эти выплаты не входят в фонд оплаты труда (п. 14 Перечня, постановление КМУ №1170 от 22.12.2010).
Пособие на погребение для родственников не работников: варианты налогообложения
Если обращается не родственник умершего работника, а работник предприятия, организующего погребение своего родственника, или если предприятие не было последним местом работы умершего — такая помощь облагается налогом на общих основаниях (признак «126»).
Однако лучше оформить ее как благотворительную нецелевую помощь — при наличии заявления от получателя она:
- не облагается НДФЛ и ВЗ, если не превышает 4240 грн на одного получателя в год;
- отражается в Налоговом расчете с кодом дохода "169".
Учет расходов, связанных с умершим работником:
Ниже приведены примеры типовых бухгалтерских производств, касающихся выплат и расходов, связанных со смертью работника:
|
Хозяйственная операция |
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
|
Перечисление зарплаты умершего работника на депозит нотариуса |
377 |
311 |
10 000,00 |
|
Начисление стоимости услуг нотариуса |
92 |
685 |
1 000,00 |
|
Списание задолженности по зарплате |
661 |
377 |
10 000,00 |
|
Оплата услуг нотариуса |
685 |
311 |
1 000,00 |
|
Отнесение административных расходов на финансовый результат |
791 |
92 |
1 000,00 |
