Декретные в налоговом расчете 2025: пример

26 March 2025

Как правильно отразить декретные выплаты в месячном Налоговом расчете доходов, ЕСВ, НДФЛ и ВС: примеры расчета декретных и образцы заполнения Приложений Д1, Д5 и 4ДФ для декретных – в этой статье.

Скачать файлы:

Отражение декретных выплат в Налоговом расчете 2025 года

Раздел I основной части (сводный ЕСВ)

Первый раздел основной части Налогового расчета (также известный как Зарплатный отчет или объединенный отчет) формируется на основе данных из Приложения Д1, что упрощает его заполнение. Здесь содержится персонифицированная информация о доходах и сумме уплаченного ЕСВ, переносимая в раздел I Налогового отчета.

Декретные выплаты - Приложение Д1 (Единый социальный взнос)

В Приложении Д1 Налогового расчета декретный отпуск распределяется по месяцам, на которые он приходится, и по которым была начислена помощь. Количество строк в документе соответствует количеству месяцев декретного отпуска. Сумма декретных выплат распределяется пропорционально дням отпуска, выпадающим на каждый месяц. В графах Приложения Д1 указывается:

• графа 08 — обычно при применении ставки ЕСВ 22% указывается код «42» (помощь в связи с беременностью и родами). Если женщина имеет инвалидность, может быть код «43» со ставкой 8,41%. Для декретниц с инвалидностью также могут использоваться коды 44 или 45, если они являются членами УТОГ, УТОС или общественных организаций лиц с инвалидностью;
• графа 10 - указывается месяц и год, на которые приходится период отпуска по беременности и родам;
• графа 14 – указывается общее количество дней пребывания в трудовых отношениях за месяц;
• графа 15 – указывается количество календарных дней декретного отпуска за соответствующий месяц.

Обратите внимание на нюансы заполнения данных о количестве дней пребывания в трудовых отношениях (графа 14) и в декретном отпуске (графа 15) по:

1. Первый месяц декрета: В месяце, когда работница уходит в отпуск, графа 14 не заполняется, если вышеуказанная информация о зарплате есть. Количество дней трудовой деятельности указывается в графе 14 строчки с зарплатой. Исключение – если декрет начинается с 1 числа месяца и зарплата отсутствует, тогда графа 14 должна быть заполнена.
2. Каждый месяц: Для этих месяцев графы 14 и 15 заполняются и соответствуют друг другу. Это касается месяцев, когда работница находилась в отпуске с 1 до последнего дня месяца без зарплатных выплат.
3. Последний месяц декрета: В графе 14 указывается количество календарных дней этого месяца. Если декретный отпуск завершается в середине месяца, все еще отмечается полное количество дней в месяце, независимо от возможного увольнения работницы после отпуска.

Остальные графы Приложения Д1 заполняются в соответствии с общими правилами.

Пример отражения декретных выплат в Приложении Д1 Объединенной отчетности

Сотрудница организации с 24 марта 2025 года уходит в декретный отпуск сроком на 126 календарных дней. Завершение декретного отпуска намечено на 27 июля 2025 года. Заработная плата за период с марта 2024 по февраль 2025 года составляет 184500 грн. Среднедневный размер пособия по беременности и родам рассчитывается так:

184 500 грн ÷ 365 к. дн. = 505,48 грн

Сумма пособия по беременности и родам не может превышать:

1. Двукратный размер минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая (пункт 2 части 4 статьи 12 Закона «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.1999 г. № 1105). В марте 2025 г. это ограничение составляет 262,81 грн (8000 грн ÷ 30,44);
2. Минимальная зарплата, установленная на момент наступления страхового случая (часть 2 статьи 12 Закона № 1105). В марте 2025 года это ограничение составляет 525,62 грн (2×8000 грн ÷ 30,44).

Проверка соблюдения указанных ограничений выглядит следующим образом:

262,81 грн < 505,48 грн < 525,62 грн

Следовательно, сумма декретных выплат составит:

505,48 грн × 126 к. дн. = 63690,48 грн

Помесячный расчет декретных выплат представлен в таблице ниже.

Работнице была начислена зарплата за рабочие дни марта 2025 года в размере 5300,00 грн, а ЕСВ составил 1166,00 грн (5300 грн × 0,22).

В течение всех месяцев декретного отпуска доходы работницы превышали минимальную базу ЕСВ, равную минимальной зарплате соответствующего месяца (март-июль 2025 — 8000 грн).

Пример заполненного Приложения Д1, учитывающий указанные ранее особенности, приведен ниже.

Заказать звонок

Действует ли минимальная база ЕСВ в последний месяц декретного отпуска?

Да, минимальная база ЕСВ применяется в соответствии с общими правилами, но не в месяце начисления декретных. После распределения суммы декретных по месяцам пребывания в отпуске по беременности и родам, в некоторых месяцах декретные могут быть ниже минимальной зарплаты. В таком случае к работнице применяются общие правила доначисления минимальной базы ЕСВ. Специальных правил по декретщицам в этом контексте нет. Однако в последнем месяце отпуска могут возникнуть определенные трудности, поскольку к моменту начисления декретных еще не известно, какой доход работница получит за этот месяц.

При заполнении Приложения Д1 на время декрета бухгалтер располагает информацией только о части дохода — распределены декретные. Доначисление ЕСВ на разницу между минимальной и фактической базой ЕСВ, если таковая возникает, на этом этапе не производится. В будущем могут возникнуть разные ситуации, связанные с последним месяцем декрета:

1. Минимальная база ЕСВ может не применяться. К примеру, если работница увольняется в этом месяце, поскольку условием для применения минимальной базы является пребывание в трудовых отношениях в течение полного календарного месяца.
2. Минимальная база ЕСВ может применяться. Это возможно либо при составлении текущего Приложения Д1, либо путем представления уточняющего Приложения Д1 за месяц, когда начислялись декретные. К примеру, если работница возвращается на работу после декрета и, кроме распределенных декретных, получает еще и зарплату. В таком случае следует сравнить минимальную базу ЕСВ (минимальную зарплату за соответствующий месяц) с фактической суммой начислений (распределены декретные и другие выплаты, если таковые имеются). Если минимальная зарплата превышает фактическую сумму, нужно доначислить ЕСВ на разницу. Минимальная база ЕСВ в 2025 году составляет 8000 грн (январь-декабрь).

Правила применения минимальной базы определены в подпункте «6» части 2 раздела III Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденное приказом Минфина от 20.04.2015 г. №449.

Как отразить декретные выплаты в Приложении 4ДФ

Пособие по беременности и родам не учитывается в общем месячном налогооблагаемом доходе налогоплательщика и не подлежит налогообложению НДФЛ и военным сбором (ВС). Однако это не освобождает от необходимости отражать данную помощь в Приложении 4ДФ Налогового расчета. Все доходы, выплаченные физическим лицам налоговым агентом, должны быть указаны независимо от их налогообложения. Следовательно, сумма декретных выплат вносится в Приложение 4ДФ под признаком дохода "128". Эти правила изложены в Порядке заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, а также сумм удержанного налога и начисленного единого взноса, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 г. №4.

Поскольку НДФЛ и ВС не применяются, графы 4а, 4, 5а и 5 в строке с декретными выплатами должны оставаться пустыми. Пример заполнения Приложения 4ДФ представлен ниже.

Декретные выплаты 2025 — Приложение Д5

В Приложении Д5 фиксируется дата начала и окончания декретного отпуска. Графы этого приложения заполняются следующим образом:

• Графа 07 — указывается категория «5», свидетельствующая о том, что лицу предоставлен отпуск по беременности и родам.
• Графа 10 – указывается дата начала/окончания отпуска. Важно отметить, что эти даты не указываются одновременно. В Приложении Д5 за месяц ухода в отпуск указывается дата начала, а в Приложении Д5 за месяц возвращения — дата окончания.
• Графы 11-12 – заполняются в соответствии со стандартными требованиями.
• Графа 16 - вносится информация о приказе (распоряжение) о предоставлении декретного отпуска.

Графы 13-15 не заполняются, поскольку декретница продолжает состоять в трудовых отношениях с учреждением.

Пример заполненного Приложения Д5 Налогового расчета представлен ниже.

Заказать звонок