Электронный больничный лист: инструкция для бухгалтера 2024

• Алгоритм заполнения заявления-расчета на получение больничных, декретных и других соцвыплат ЗАГРУЗИТЬ

• Алгоритм заполнения заявления-расчета - ПАМЯТКА ЗАГРУЗИТЬ

• Алгоритм заполнения заявления-расчета - ПАМЯТКА ЗАГРУЗИТЬ

• Алгоритм заполнения сообщения - ПАМЯТКА ЗАГРУЗИТЬ

Для каких социальных выплат нужны электронные больничные (или е-больничные)?

Е-больничные – это документы, выдаваемые учреждениями здравоохранения (ЗОЗ) и являющиеся основанием для выплат работникам в таких случаях

• Временная нетрудоспособность вследствие заболевания или общей травмы (больничный).
• Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск).
• Больничный по уходу за больным ребенком.
• Больничный по уходу за больным членом семьи.
• Больничный по уходу за ребенком, когда лицо, ухаживающее за ребенком, болеет.
• Карантин.
• Обсервация и самоизоляция во время карантина для предотвращения распространения COVID-19.
• Реабилитационное лечение в санаторно-курортных и оздоровительных учреждениях.
• Ортопедическое протезирование.

eПравовые основания для предоставления больничных изложены в пункте 16 статьи 1 Закона № 1105 от 23 сентября 1999 года "Об общеобязательном государственном социальном страховании". Согласно этому закону листки нетрудоспособности могут быть выданы только с помощью электронного регистрационного программного обеспечения. Кроме того, врач отображает в электронном больничном актуальный код, что указывает на причину временной нетрудоспособности.

Важно отметить, что информация о том, что медицинское учреждение выдало работнику электронный больничный, автоматически отображается в кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Однако в условиях периода чрезвычайного положения, когда часто случаются перебои с электроснабжением, могут потребоваться бумажные листки нетрудоспособности.

Оставить заявку 067 341 76 94

Можно ли использовать бумажные больничные в 2024 году во время введенного чрезвычайного положения?

Пока нет, однако эта возможность может появиться в ближайшее время. Ситуация на середину февраля 2024 года такова:

1. Действие бумажных больничных было продлено до 01 января 2024 из-за обстоятельств чрезвычайного положения, как это указано в приказе Министерства здравоохранения от 25.03.2022 года № 522.
2. Начиная с 01 января 2024 г. действует новая редакция Закона «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23 сентября 1999 г. № 1105, которая предусматривает использование только электронных больничных. Министерство здравоохранения не выдавало никаких приказов о продлении срока использования бумажных больничных. Итак, с 01 января 2024 года применяется только электронный больничный.
3. Однако существует проект приказа «О внесении изменений в некоторые нормативно-правовые акты Министерства здравоохранения Украины», предусматривающий возможность использования бумажных больничных во время чрезвычайного положения и последующих трех месяцев:

• • для продления и закрытия больничных, выданные лицам до 01 октября 2021 года;
  • когда истекает срок для внесения изменений в медвывод о временной нетрудоспособности в Реестре медвыводов в электронной системе;
  • на основании свидетельства и решения суда об усыновлении ребенка;
  • при технических проблемах или ошибках в передаче данных между Электронным реестром больничных и Реестром медвыводов в электронной системе, если это препятствует формированию электронного больничного в течение 7 дней с момента создания медвывода о временной нетрудоспособности;
  • когда в период чрезвычайного положения доступ пользователей электронной системы к центральной базе заблокирован.

Итак, хотя единственным вариантом является электронный больничный, существует возможность, что бумажные больничные снова станут доступны в отдельных ситуациях, если упомянутый проект приказа будет принят и опубликован. В настоящее время на 11 февраля 2024 года этот проект приказа еще не существует.

На какой срок действует е-больничный и когда возможны страховые выплаты?

Страховые выплаты возможны в соответствии с частью 5 статьи 24 Закона № 1105 с утвержденным электронным больничным не позднее чем через 6 календарных месяцев от следующих событий:

1. Восстановление работоспособности.
2. Окончание отпуска по беременности и родам.
3. Смерть застрахованного лица или его члена семьи.

Как определить день выдачи е-больничного?

Правильно определить день выдачи е-больничного важно, поскольку оплата больничных возможна только после того, как они получат статус "готов к оплате (выдан)". Здесь следует учесть отличия между обычными больничными и декретными.

В случае обычного е-больничного день выдачи определяется следующим образом:

1. По временной нетрудоспособности - через 7 дней после закрытия листка нетрудоспособности (см. пункт 3 Раздела II Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздрава от 17.06.2021 № 1234).
2. С беременности и родов - через 7 дней с даты открытия листка нетрудоспособности (см. пункт 1 Раздела III Порядка № 1234).

Но из-за технических ограничений больничный может не получить статус "Готов к оплате" в системе. В этом случае бухгалтер должен самостоятельно учитывать 7 дней после закрытия для обычного е-больничного или 7 дней после открытия для е-больничного "Беременность и роды". Схема расчета для последнего приведена ниже

Почему семь дней? Потому что врач может вносить изменения в электронный больничный только семь дней с момента его создания. Поэтому на восьмой день информация в таком больничном становится окончательной и работодатель может начать выплачивать пособие.

Оставить заявку 067 341 76 94

Сроки обработки е-больничного 2024

После того, как е-талон получил статус "готов к оплате (выдан)", он должен быть обработан в сроки, указанные в таблице ниже; некоторые из этих сроков изменились с 1 января 2023 года в связи с передачей выплат от прекратившего свое существование Фонда социального страхования (ФСС) в Пенсионный фонд (далее - "Фонд").

Что изменилось в сроках обработки электронных больничных с 2024 года?

Обратим внимание на обновленные сроки обработки электронных больничных, которые вступили в силу с 1 января 2024:

1. Уменьшилась продолжительность рассмотрения ответственным лицом страхователя вопросов, связанных с больничными в отпуске по беременности и родам с 10 дней до 3 рабочих дней.
2. Определено, что срок рассмотрения вопросов, связанных с обычными больничными составляет 10 рабочих дней, а для больничных в отпуске по беременности и родам установлен отдельный срок (детали приведены выше).
3. Уменьшилась продолжительность выплат средств из Фонда социального страхования – с 10 дней до 3 рабочих дней.

Кроме того, согласно изменениям в законодательстве с 1 января 2023 г. было прекращено упоминание о комиссиях по социальному страхованию, которые регулировались Законом № 1105. Теперь решение может быть принято руководителем учреждения или уполномоченными лицами (группами лиц) без образования отдельных комиссий. Процедуру регулирует упрощенный порядок, который может включать меньше лиц, например, 2 человека или назначение главного бухгалтера учреждения или заместителя руководителя.

С 1 января 2023 года форма электронного заявления-расчета переместилась на веб-портал Пенсионного фонда, где она стала доступна в электронном кабинете. Там же можно найти электронную форму сообщения о выплате денежных средств. Важно отметить, что формы этих документов остались неизменными, согласно ранее утвержденным Фондом социального страхования Украины и Порядка финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в отпуске при временной потере трудоспособности и отдельных выплат потерпевшим на производстве. Этот порядок продолжает действовать несмотря на ликвидацию Фонда социального страхования Украины и до разработки Пенсионным фондом Украины нового порядка (детали указаны в постановлении правления Пенсионного фонда Украины от 21 декабря 2022 года № 28-3)

Оставить заявку 067 341 76 94

Всегда ли нужно подавать заявление-расчет при проработке электронных больничных?

Представление заявления-расчета и уведомления не являются обязательными во всех случаях. Относительно заявления-расчета в Фонд следует учитывать следующее:

1. Заявление-расчет подается только в случае, если нужно получить выплаты из Фонда по обычным больничным, когда отсутствие на работе длится 6 календарных дней и более. Если срок больничного не превышает 5 календарных дней, заявление-расчет не подается, поскольку не требуется финансовая поддержка от Фонда. Для таких больничных также не нужно посылать уведомления о выплате средств, поскольку нет финансирования от Фонда, о котором нужно сообщать.
2. Относительно декретных отпусков, больничных по уходу за ребенком или больным членом семьи, заявление-расчет всегда подается, поскольку выплаты за эти виды больничных производятся с первого дня за счет Фонда. В этих случаях необходимо также готовить уведомление Фонда о выплате средств.

Важно отметить, что действующими остались формы заявления-расчета и сообщения о выплате средств, разработанных бывшим Фондом социального страхования. Возможно, в будущем Пенсионный фонд разработает свои формы.

Что бухгалтер должен учитывать при обработке электронных больничных в 2024 году

Когда бухгалтер получает информацию об открытии электронного больничного, он может приступить к подготовке к его оплате и определить следующие аспекты:

1. Страховой стаж работника, включая общий стаж и стаж за последние 12 месяцев перед страховым случаем (согласно статье 12 и статье 14 Закона № 1105).
2. Расчетный период для исчисления среднедневного заработка (согласно пунктам 25-28 Порядка № 1266).
3. Дни и месяцы, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам в расчетном периоде (согласно пункту 3 Порядка № 1266). Важно отметить, что с 01 января 2024 г. приостановление трудового договора в связи с агрессией РФ также считается уважительным обстоятельством, и эти дни не учитываются при расчете продолжительности расчетного периода.
4. Размер заработной платы, полученной работником в течение расчетного периода (согласно пункту 32 Порядка № 1266).

Эти данные необходимы для исчисления среднедневного заработка работника при расчете как обычных больничных, так и декретных. Эти сведения также используются при заполнении заявления-расчета при получении выплат из Фонда.

Как обрабатывать е-больничный для сотрудника, работающего по совместительству

Работники, работающие по совместительству или внутренние совместители, также имеют право на оплату больничного отсутствия и пособия по беременности и родам. Другими словами, электронный больничный, зарегистрированный в системе, может являться основанием для получения выплат как от основного места работы, так и от совместного места. В этом случае работодатель, где работник работает как совместитель, может воспользоваться электронными данными из веб-портала Пенсионного фонда без необходимости в физическом больничном листе. Важно отметить, что работодатель, где работает работник по совместительству, имеет доступ к цифровой копии больничного с номером "ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1", где последний символ обозначает порядковый номер копии. В заявлении-расчете работодатель все равно указывает только уникальный номер больничного без расширения после точки, то есть "ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х".

Однако если бумажный больничный лист используется в связи с обстоятельствами чрезвычайного положения, действует предварительный порядок – работник должен сделать копию бумажного больничного и получить ее подтверждение на основном месте работы.

При обработке больничного отсутствия совместителя, включая электронный больничный, необходимо требовать от работника представления справки о средней заработной плате на основном месте работы. Эта справка необходима для вычисления максимального ограничения доходов, учитываемых в расчетном периоде:

• доходы за месяц в расчетном периоде по всем местам работы не могут превышать максимальную базу ЕСВ (эквивалент 15 минимальных заработных плат в месяц);
• среднедневный доход не может превышать расчетный доход, исчисленный как максимальная база ЕСВ за последний месяц расчетного периода, разделенная на среднемесячное количество календарных дней (30,44).

При оплате больничного совместителя в заявлении-расчете следует четко указывать информацию о получателе, основание для оплаты и сумму начисленной помощи отдельными строками

Оставить заявку 067 341 76 94