Электронная подпись
16 November 2023
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) – это зашифрованные электронные данные, которые подписчик добавляет или логически связывает с другими электронными данными, например электронными документами или отчетами, вместо реальной личной подписи. Электронная подпись предназначена для использования при создании электронных документов в соответствии со статьей 6 Закона № 851 от 22 мая 2003 года "Об электронных документах и электронном документообороте".
Альтернативой электронной подписи в организации подписей между документами является передача документов по факсу. Возможности электронной подписи гораздо шире. В большинстве случаев электронная подпись необходима для налоговых деклараций. Поэтому Налоговый кодекс Украины неоднократно ссылается на использование электронной подписи.
Закон №2155 от 5 октября 2017 года "Об электронных доверительных услугах" создает основу для использования электронных подписей. Закон определяет два вида ЭП, которые рассматриваются здесь.
Виды электронной подписи
Существует два вида электронной подписи:
- Надежный ЭП, созданный по результату криптографического преобразования электронных данных с использованием личного ключа, однозначно связанного с подписчиком;
- Квалифицированная электронная подпись. Это усовершенствованная версия усиленного ЭП, созданная с помощью КЭП на основе квалифицированного сертификата открытого ключа.
Таким образом, при использовании ЭП доступны два ключа: частный и публичный. Открытый ключ используется налоговой службой или другими органами, которым подписчик представляет отчет, для считывания закрытого ключа. Личный ключ можно хранить на USB-накопителе или аналогичном носителе.
Усовершенствованные и квалифицированные электронные подписи: в чем разница?
Разница между усовершенствованными и квалифицированными электронными подписями заключается в степени защиты и доверия к личному ключу электронной подписи. Да, в случае с ЭП ключ размещается на защищенном носителе; при использовании ЭП проверяются оба ЭП, но при использовании КЭП, кроме проверки целостности кода ЭП, также проверяется, действительно ли ключ хранится на соответствующем носителе, например, на флеш-накопителе токенов. Например, если ключ сохраняется на другом носителе в результате копирования с оригинального соответствующего носителя ЭП, система должна сообщить, что ей неизвестно, что личный ключ хранится на соответствующем носителе ЭП.
Примечание: Личные ключи КЭП должны храниться в безопасном месте.
Если для хранения личных ключей используется обычная флешка, то это не КЭП, а только усиленный ЭП. Такие ключи больше не принимаются для целей налогообложения (см. ниже). Устройства-носители КЭП должны соответствовать пункту 2 Порядка использования электронных доверительных услуг в государственных органах, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 19 сентября 2018 года.
Электронные подписи и электронный документооборот
Прежде чем использовать электронные подписи, отношения между участниками электронного документооборота, например между двумя компаниями, должны быть скреплены соглашением об утверждении электронных документов.
Поток электронных документов обеспечивается путем подачи заявления о присоединении к Соглашению о признании электронных документов (Заявление о присоединении к Соглашению). Этот способ описан в определении электронного документа в пункте 2 главы 1 приказа Казначейства № 557от 6 июня 2017 под названием "Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами".
Типы носителей квалифицированной электронной подписи
Законодательство не содержит конкретных требований к носителю, на котором должны храниться личные ключи КЭП. На практике используются разные типы носителей:
- КЭП хранится на защищенных физических носителях, называемых "токенами"; токены выглядят как обычные флеш-накопители. На самом деле это именно то, на что он похож. Он напоминает зашифрованную USB-флешку, но имеет свои уникальные особенности;
- КЭП на смарт-картах; по существу, это вариант предварительного варианта на основе токенов;
- КЭП использует сертифицированные облачные услуги. Это означает, что доступ к носителе КЭП осуществляется через Интернет. Одним из его преимуществ является то, что доступ к нему можно получить из любой точки мира, даже за пределами Украины, и не возникает вопроса физического уничтожения носителя КЭП, который сейчас важен во время спорных ситуаций. Больше информации об облачных электронных подписях можно найти на сайте Дія;
- КЭП в идентификационных карточках; чип в идентификационной карте используется как носитель и считывается с помощью технологии NFC. С этой технологией знаком каждый, кто использует банковскую карту для оплаты с помощью смартфона. Особенностью этого метода является то, что документы можно подписывать с помощью пользовательского смартфона, например, с помощью приложения Действие. Однако этот тип КЭП подходит для личного частного использования и физических лиц-предпринимателей. Для получения дополнительной информации об этом типе КЭП посетите веб-сайт Департамента по иммиграции.
КЭП: особенности
На примере токенов флеш-накопителей носители КЭП имеют следующие характеристики:
- Невозможно скопировать информацию с таких инструментов и перенести ее на другой USB-накопитель или компьютер;
- Использование личного ключа требует ввода пароля, который можно ввести только семь раз;
- Личный ключ хранится в памяти устройства, и пользователь не может манипулировать личным ключом (изменять, удалять и т.п.), не повредив токен. Только аккредитованный центр сертификации ключей (АЦСК), выдавший токен, может признать такой ключ недействительным. Флэш-токен все еще остается носителем многократного использования, но оказывается, что пользователи не могут ничего с ним поделать.
Лица, обязанные иметь электронную цифровую подпись
Обязательно использовать только защищенные носители личных ключей:
- Национальные органы;
- Органы местного самоуправления;
- Государственные хозяйственные компании и учреждения;
- Государственный регистратор;
- Нотариусы.
Почему использование КЭП может быть проблематичным?
Проблема с КЭП в безопасной среде состоит в стоимости токенов. Если они нужны в вашей компании, вам нужно не менее двух:
- для главбуха;
- для директора.
Если компания также использует печать, требуется третий токен. Если меняется лицо, ответственное за бухгалтерию или управление, необходимо изменить частный ключ. То же касается смены фамилии бухгалтера или руководителя. Однако носитель токена может оставаться прежним. Как уже отмечалось выше, сервисный центр также может его заменить.
Кроме того, существует еще одна проблема с превращением обычного (расширенного) ЭП в КЭП. Если все будут одновременно обращаться в АЦСК, будут образовываться очереди. Это особенно неудобно во время карантина и чрезвычайного положения. По этим причинам начало обязательного введения КЭП несколько раз переносилось, тогда как использование усовершенствованной ЭП для целей налогообложения разрешено.
Почему КЭП является обязательным для целей налогообложения?
Использование КЭП обязательно для целей налогообложения в соответствии со статьей 17 Закона 851. Соответственно, электронные обмены между юридическими и физическими лицами, предусматривающие отправку, получение и хранение электронных данных, требующих наложения собственноручной подписи на бумажные носители и аутентификации в электронных системах органов государственной власти должны осуществляться с использованием квалифицированного электронного доверителя. услуги должны производиться с использованием сервиса.
Следовательно, для целей налогообложения КЭП следует использовать для следующих целей:
- Работа в электронных кабинетах (п. 42.5 НКУ);
- Регистрация налоговых накладных в ЕРНН и расчетов корректировки (п. 201.1 НКУ);
- Представление налоговой отчетности (пп. 48.5.1 НКУ).
Порядок применения электронной подписи
Электронные подписи налагаются на электронные документы в следующем порядке:
- Первый: подпись главного бухгалтера;
- Второй: подпись ответственного лица;
- Третья – электронная печать (при использовании печати).
Электронные печати по существу являются разновидностью ЭП, и требования к ним такие же. Если закон требует использования КЭП, электронная печать также должна удовлетворять этим требованиям.
Использование электронной подписи в налоговых накладных
Подпись руководителя на налоговой накладной требуется только в случае, если у поставщика (продавца) нет бухгалтера. Поэтому для компаний, имеющих бухгалтера или только бухгалтера, достаточно электронной подписи руководителя бухгалтерии (бухгалтера).
Использование КЭП для РРО
Предприятия имеют право использовать усиленную электронную подпись вместо КЭП при применении программно-кассовых аппаратов (РРО). Это разрешение действует независимо от чрезвычайного положения или карантина. На самом деле, статья 3 Закона об РРО предусматривает, что использование усиленной электронной подписи достаточно для использования РРО.
Как получить электронную подпись?
Электронную подпись можно получить в любом АЦСК; за получение и поддержку электронной подписи в АЦСК выплачивается плата. Однако вы также можете получить электронную подпись бесплатно, например через налоговую инспекцию (ЭЦП ИДД налоговой инспекции) или признанный сервис Приват24. Вы можете также выбрать другие АЦСК. На сайте налоговой службы есть информация о том, как получить ЭЦП.
Услуги получения электронной подписи называются электронными доверительными услугами. Все поставщики ЭЦП должны быть включены в специальный перечень, который называется Доверительный список Центрального удостоверяющего органа Минцифры (Закон 2155, статья 1, пункт 6).
На какой срок выдается квалифицированная электронная подпись?
Как правило, КЭП выдается максимум на два года. Однако некоторые из них издаются на один год. Срок действия КЭП можно продлить, если он не истек и нет изменений в регистрационных данных. Эту процедуру можно осуществить посредством соединения с налоговой службой. Если срок действия ключа истек, необходимо лично посетить АЦСК.
Как проверить электронную подпись?
Проверить услуги можно на официальном сайте Центрального удостоверяющего органа, в разделе "Доверительные услуги" вы найдете опцию "Проверить подпись". Загрузите файл электронного документа с цифровой подписью и нажмите кнопку "Проверить".
Может ли один человек иметь две или более электронных подписей из разных АЦСК?
Да это возможно. Налоговые органы отмечают, что предприятие может одновременно использовать два ЭЦП от различных квалифицированных предоставлятелей электронных доверительных услуг. Но при уведомлении АЦСК информации о получении таких ключей (см. разъяснение в межрегиональной налоговой консультации по взаимодействию АЦСК с КЭП).
Процедура смены КЭП при смене бухгалтера, директора или других данных
Если меняется бухгалтер или другое лицо, ответственное за бухгалтерский учет, использующее КЭВ, например, когда бухгалтер увольняется, необходимо выполнить следующую процедуру:
- Компания должна послать запрос на аннулирование КЭП в АЦСК, выданный КЭП. Отмена должна быть произведена в течение двух часов;
- Кроме заполненного свидетельства о регистрации компании (если нужно получить более одного КЭП), новый работник должен предоставить оригинал или нотариально заверенную копию устава компании и копию паспорта заявителя.
Если такое лицо подписывает налоговую декларацию или налоговую накладную, об изменении данных необходимо уведомить налоговую. Например, если изменилось лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Для этого информацию о КЭП нового подписчика нужно сообщить в электронном виде в ГНС по месту регистрации.
