Все про инвойс

22 September 2023

Инвойс (или счет-фактура) – это официальный документ, подтверждающий факт предоставления услуг или продажи товаров. Он является неотъемлемой частью бизнес-операций, используется как для внутренней, так и для международной торговли, и играет немаловажную роль в финансовой отчетности.

В этой статье рассмотрим, что такое инвойс, для чего он нужен, и как правильно его сложить.

Что такое инвойс?

Инвойс (счет-фактура) – это документ, который продавец предоставляет покупателю для подтверждения сделки. В нем указываются все ключевые данные:

• название товаров или услуг,
• количество,
• цена,
• общая сумма к уплате,
• реквизиты продавца и покупателя.

Этот документ также служит основанием для осуществления платежа и является важнейшим доказательством финансовой операции.

Популярные услуги компании:

• Юридический адрес в Украине;
• Юридический адрес в Киеве и области;
• Услуги бухгалтера;
• Аутсорсинг бухгалтерии;
• Бухгалтерские услуги;
• Финансовая отчетность ФЛП.

Заказать звонок

Как выглядит инвойс?

Правильно составленный инвойс образец должен включать:

1. Название документа.
2. Дата оформления и уникальный номер.
3. Данные продавца и покупателя (название компании, адрес, реквизиты).
4. Список продуктов либо услуг с описанием.
5. Общая сумма к оплате.
6. Условия поставки и оплаты (при необходимости).

Для вашего удобства доступен счет-фактура инвойса бланк, который можно адаптировать под ваши потребности.

Инвойс в сфере услуг

Если ваша деятельность касается предоставления услуг, важно правильно составить инвойс на услуги образца. В нем указываются тип и размер услуг, сроки выполнения и цена.

Как сложить инвойс?

Для составления документа можно использовать готовые шаблоны или разработать свой формат. Шаблон инвойса доступен по многим бухгалтерским программам и онлайн-сервисам.

Пример инвойса может выглядеть так:

1. Логотип и название компании-продавца.
2. Таблица с подробным описанием товаров или услуг.
3. Поле для подписи сторон (при необходимости).

Почему важно использовать инвойс?

1. Юридическое подтверждение. Инвойс (расчет-фактура) обеспечивает прозрачность взаимоотношений между сторонами сделки.
   денежный учет. Документ помогает структурировать информацию о доходах и расходах.
2. Удобство интернациональных расчетов. Инвойс является обязательным документом для экспорта и импорта.

Мы предлагаем:

1. Помощь в создании инвойса образца или разработке индивидуального шаблона.
2. Консультации по правильному оформлению счетов-фактур в соответствии с действующим законодательством.
3. Автоматизация документооборота для вашего бизнеса.

Обращайтесь к нам, и мы обеспечим вам качественное сопровождение всех бухгалтерских процессов, включая создание инвойсов!

Заказать звонок

Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных документов (статья 9, часть I Закона № 996-XIV от 16 июля 1999 "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" ("Закон о бухгалтерском учете")).

Счет-фактура как первоначальный документ

Под первичным документом мы понимаем документ, содержащий информацию об определенной хозяйственной операции (согласно абзацу 11 части 1 статьи 1 Закона о бухгалтерском учете). Это относится как к электронным, так и к бумажным документам. Такой первичный документ, согласно части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, должен включать в себя обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (формы).
2. Дата составления.
3. Название предприятия, составляющего документ.
4. Содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции.
5. Должности лиц, ответственных за проведение и оформление хозяйственной операции.
6. Личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в проведении хозяйственной операции.

Перечень этих обязательных реквизитов также определен в пункте 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, одобренном приказом Министерства финансов от 24 мая 1995 года № 88.

Итак, вывод таков: счет-фактура (инвойс) приобретает статус первичного документа, если он включает в себя все обязательные реквизиты и информацию о хозяйственной операции. Хозяйственная операция определяется как действие или событие, которое приводит к изменениям в структуре активов, обязательств и собственного капитала предприятия (согласно абзацу 5 части 1 статьи 1 Закона о бухгалтерском учете).

Однако следует отметить, что оплату подтверждает не счет-фактура (инвойс), а платежное поручение, которое выдается обслуживающим банком. Это касается проведения Дт-31 "Счета в банках" и Кт-36 "Расчеты с покупателями и заказчиками", которое производится не на дату счета-фактуры, а на дату платежного поручения.

Этот подход подтвержден и контролерами (см. письма Минфина от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339 и ГУ ГФС в г. Киеве от 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04 22, в том числе письмо № 6964).

Счет-фактура, выдаваемая поставщиком, фактически информирует покупателя о сумме и реквизитах для оплаты товара или услуги. Однако он не является документом, подтверждающим факт оплаты и получения товара или услуги.

Инвойс: образец

• Образец инвойса ЗАГРУЗИТЬ

Заказать звонок

Может ли инвойс заменить накладную или акт?

Инвойс может заменить накладную/акт только в том случае, если он является гибридным документом. Кроме обязательных реквизитов первичного документа, он должен содержать информацию о том, что продавец отгрузил товар (оказал услугу), а покупатель (заказчик) получил (принял) его. На практике гибридные формы первичных документов часто имеют двойные названия. Примерами являются инвойс и инвойс акт.

Фиксация факта отгрузки товаров/получение услуг на счете-фактуре - это не прихоть, а необходимое предостережение. Позвольте объяснить почему.

Активы – это ресурсы, которые предприятие использует для получения экономических выгод (НП(С)БУ1 "Общие требования к финансовой отчетности", п. 3). Компания контролирует актив, пока не передаст его покупателю. Покупатель получает право собственности на актив, а также риски и выгоды, связанные с ним. Датой зачисления актива (инструмента) на баланс считается дата перехода к покупателю рисков и выгод, связанных с правом собственности на приобретенный (полученный) актив (Письмо Казначейства № 31-34000-20-27/11292 от 21.04.2009 г.). На дату стоимость инструмента отражается в бухгалтерском учете на основании соответствующей первичной документации.

Примечание: Обычные (негибридные) счета-фактуры не фиксируют передачу права собственности на товары или услуги.

Условия перехода права собственности на товар регулируются соответствующим договором. Обе стороны договора заинтересованы в том, чтобы правильно определить условия (в частности, дату) перехода права собственности на товар или получение услуг. От этого зависит, правильно ли признаются доходы и расходы, то есть применяется ли принцип осмотрительности. Согласно этому принципу, методы оценки, применяемые в бухгалтерском учете, должны предотвращать занижение оценки обязательств и расходов предприятия и завышение оценки его активов и доходов (пп. 9 п. 6 разд. ІІІ НП(С)БУ 1).

Наконец покупатель может не оплачивать счета, выставленные поставщиком. Ведь счет-фактура – это необязательный для выполнения документ. И даже если покупатель оплатит счет, он имеет право передумать и изменить назначение платежа. К примеру, он может использовать уплаченные средства на оплату услуг или вообще расторгнуть договор.

Поэтому классический (негибридный) инвойс не может документально подтвердить выполнение условий признания актива или дохода (расходов) от продажи (получения) товаров (услуг).

Однако, по мнению Минфина, хозяйственные операции по поставке товаров (работ, услуг) могут учитываться на основании счетов-фактур без необходимости оформления акта приемки-передачи товаров. Однако при условии, что оплата за товар подтверждается соответствующими платежными документами (письмо Минфина № 31-11410-06-5/4339 от 16.02.2017 г. и письмо Минфина № 35210-07/23-3364/2658 от 22.08.2017 ). Такой подход применим только к услугам. Это связано с тем, что, в отличие от поставок товаров, результат предоставления услуг не имеет овеществленного или объективного содержания. В этом случае продается не результат, а приведшее к нему действие.

В практике налоговых проверок к разъяснениям налоговых органов о статусе счета-фактуры следует относиться с осторожностью. Это связано с тем, что кроме счетов-фактур и таможенных деклараций налоговые органы требуют проведения действий, направленных на проверку реальности хозяйственной операции и даты получения дохода и оприходования запасов.

Согласно Письму № 6964, инвойсы входят в перечень документов, подтверждающих таможенную стоимость товаров в соответствии с частью 2 статьи 53 Таможенного кодекса Украины. Однако счет-фактура – это документ на оплату товара. Инвойс не фиксирует коммерческие сделки, заказы или разрешения, а только предоставляет информацию. Поэтому учет импортируемых товаров должен производиться на основании информации, содержащейся в таможенной декларации.

Кроме того, в письме ГФС от 14.11.2017 № 2608/О/99-99-13-01-02-14/ИПК отмечено, что счет-фактура не соответствует признакам первичного документа, а факт предоставления услуг должен быть подтвержден актом.

Языки, которыми состоят инвойсы

Предприятия, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, обычно готовят инвойсы на других языках, преимущественно на английском. Однако все основные документы составляются на украинском языке (Положение №88, п. 1.3). Налоговики отмечают, что документы, являющиеся основанием для бухгалтерских записей и составленные на иностранном языке, требуют упорядоченного и аутентичного перевода на указанный язык (ЗИР, категория 102.21).

Поэтому счета-фактуры нужно составлять сразу на двух языках (на украинском и, например, на английском) или предоставлять аутентичный перевод иноязычного документа на украинский язык.

Счет-фактура заменяет накладную или акт только в том случае, если он содержит информацию о передаче права собственности на товары или услуг и согласован с соответствующим договором.

Используя счет-фактуру как информационный документ в коммерческой деятельности, не забывайте составлять счет-фактуру в акт приемки-передачи товаров и услуг.

Заказать звонок