Книги учета доходов физических лиц-предпринимателей (ФЛП) 2025
12 September 2023
Что такое книга учета доходов ФЛП
Книга учета доходов для ФЛП и юридических лиц является стандартной формой с определенным количеством разделов и строк для заполнения и обязательна для ведения в электронном или бумажном формате, согласно пункту 177.10 Налогового Кодекса Украины.
Ранее до 2021 года существовал обязательный формат книги учета доходов для плательщиков единого налога, но эта обязанность была отменена согласно пункту 296.1 Налогового Кодекса Украины. Начиная с 2021 года, ФЛП-единщики 1-2 групп и 3 группы, не являющиеся плательщиками НДС, имеют право вести учет доходов в произвольной форме, фиксируя ежемесячно полученные доходы. ФЛП-единщики 3 группы, являющиеся плательщиками НДС, также ведут учет в произвольной форме, включая доходы и расходы.
Главная цель книги учета доходов состоит в сохранении информации, необходимой для исчисления налогооблагаемой части доходов. Эта книга выполняет несколько важных функций, включая:
- Определение основания для расчета налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
- Заполнение ежегодной налоговой декларации.
- Внедрение налоговыми органами для контроля за деятельностью бизнесмена.
- Оприходование наличных, полученных ФЛП, не использующих кассовый аппарат.
Актуальный формат книги учета доходов ФЛП был утвержден Министерством Финансов 13.05.2021 г. и включает разделы для учета амортизации нематериальных активов и основных средств
Особенности отражения доходов в Книге учета с учетом банковской комиссии
Кроме того, если на счет предпринимателя поступает сумма за вычетом банковской комиссии (через платежные системы типа LiqPay), доход в Книге учета должна быть зафиксирована полная сумма ("brutto"), указанная в счете к оплате клиентом. например:
- Клиент заплатил 10 000 грн, из которых 300 грн - комиссия платформы.
- В Книгу вносится 10 000 грн., а не 9700 грн.
Это правило подтверждено официальным разъяснением ГФС (письмо №4435/Д/99-99-13-01-02-14/ИПК от 16.10.2018). Также при таких условиях возникают вопросы использования РРО — его необходимо от вида операции.
Штрафы за отсутствие Книги учета дохода ФЛП
Если предприниматель не ведет Книгу учета или потерял ее, это может привести к:
- Штрафа 1020 грн (ч. 121.1 Налогового кодекса) - за нарушение строк хранения учетных документов.
Срок хранения Книги – 3 года (1095 календарных дней) после подачи налоговой декларации за соответствующий период.
Как хранить бумажную версию
При заполнении бумажной версии следует соблюдать следующие правила:
- используйте шариковую ручку темно-синего или черного цвета;
- сохраняйте запись разборчивой;
- вносите изменения новой записью, сопровождая ее подписью владельца.
.jpg)
Как заполнить электронную версию
Удобным форматом является документ Excel. В будущем ожидается, что на сайте Государственной налоговой администрации будут созданы индивидуальные кабинеты, позволяющие предпринимателям вносить налоговую информацию.
При этом налогоплательщик должен получить электронную подпись. При подготовке отчетов в Excel налоговые органы могут потребовать бумажную копию должным образом заверенной книги учета. Поскольку нет конкретных рекомендаций по форматированию, считается приемлемым использовать распечатанные документы с датой, подписью и пометкой копия верная. Желательно согласовать этот вопрос заранее.
Правила ведения книги учета доходов и расходов для ФЛП на общей системе
Правила ведения книги учета доходов и расходов для ФЛП на общей системе включают следующие требования:
- Валюта заполнения книги – гривны и копейки.
- Документацию и книгу учета следует хранить в течение 3 лет, охватывающих период с 2021 по 2024 годы.
- Каждая запись должна быть подтверждена официальным документом.
- Корректировки вносятся отдельной строкой и подтверждаются подписью предпринимателя.
- В случае отсутствия сделок, строку следует оставить пустой.
- Наемные работники имеют ограниченные права на ведение записей.
- Итоги следует уточнять за год, квартал и месяц.
- Для подтверждения расходов используются следующие документы: акт приемки-передачи выполненных услуг и платежное поручение.
- Указанные расходы должны быть оплачены.
- Важно правильно указать дату предоставления услуги.
- Кроме указанных документов можно подать выписку с банковского счета
Книги учета доходов для плательщиков единого налога.
Книгу учета доходов для плательщиков единого налога можно вести в наиболее подходящей форме предпринимателю: это могут быть электронные таблицы, документы в формате Word, обычная тетрадь, журнал и т.д. То есть не обязательно соблюдать стандартный формат документа. Лица, желающие продолжить использование классической формы книги, могут это делать на равных. Обязательная регистрация учетной книги была отменена.
В будущем рассматривается возможность внедрения электронного кабинета для отчетности предпринимателей на единой системе налогообложения, но эта возможность пока не реализована. Независимо от этого правила другие обязательные документы, касающиеся проведенных хозяйственных операций, все еще обязательно подлежат хранению
Срок хранения книг учета доходов.
Изменения, внесенные Законом Украины от 14.07.2020 г. № 786-IX и действующие с 01.01.2021 года, не приводят к отмене обязанности плательщиков единого налога с 1-й до 3-й группы ведения книги учета доходов. Они обязаны представлять налоговую декларацию плательщика единого налога (ФЛП) на основании первичных документов, которые контролирующие органы имеют право проверять и изучать при проведении различных видов проверок.
В случае, если книга учета доходов не восстановлена, считается, что она отсутствовала у плательщика единого налога на момент составления налоговой декларации. Срок хранения этой книги составляет не менее 1095 дней со дня представления налоговой декларации, на основании которой она использовалась. В случае ликвидации плательщика документы за период его деятельности также должны храниться не менее 1095 дней, предшествующих дате его ликвидации.
Книга учета доходов ФЛП 1 группы
Книга учета доходов ФЛП 1 группы используется физическими лицами-предпринимателями 1 группы, которые оказывают услуги бытового характера или занимаются торговлей на рынке и не нанимают персонал.
Эти частные предприниматели имеют возможность выбора между налогообложением по общей системе или упрощенной системе. В случае выбора общей системы, книга учета доходов ФЛП 1 группы обязательна и должна быть заполнена в определенной форме. В отношении лиц, уплачивающих единый налог, они могут не пользоваться стандартной книгой, но обязаны вести записи о поступлениях средств и расходов в произвольной форме.
Важно отметить, что если годовой объем выручки превысит 1 млн гривен, предприниматель автоматически перейдет на общую систему налогообложения.
Книга учета доходов и расходов для частных предпринимателей Тип 2
Частный предприниматель, как бакалавры и обычные налогоплательщики, может заниматься производством продуктов питания и напитков, изготовлением и продажей товаров, а также предоставлением услуг юридическим и физическим лицам. Количество наемных работников ограничено до 10 человек. Предприниматель платит единый налог и взнос на социальное страхование за себя и каждого наемного работника.
Физические лица-предприниматели 2-й группы могут также выбрать упрощенную или общую систему налогообложения. Предприниматель 2 группы должен заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с выбранным вариантом.
Важно: если доход представителя этой группы превышает 5 млн. грн., необходимо выбрать следующую категорию или перейти на общую систему.
Книга учета доходов ФЛП 3 группа 2025
Книгу учета доходов для физических лиц-предпринимателей 3-й группы на 2025 год могут вести представители этой категории, занимающиеся любыми видами предпринимательской деятельности, за исключением запрещенных видов. В этой группе нет ограничений по количеству работников и оплата социального взноса и единого налога производится за каждого работника отдельно.
Заполнение книги учета доходов ФЛП 3 группы в 2025 году может происходить в соответствии с установленным форматом на ОСН (Личном сельском хозяйстве) или произвольно на ЕСН (Едином социальном взносе).
Важно помнить, что максимально допустимый годовой доход этой группы составляет 5 млн гривен. При превышении этого лимита можно выбрать между оставлением на предыдущей системе с уплатой НДС или переходом на стандартный вариант, при котором единый налог снизится до 3%.
