Командировки по Украине

07 November 2023

Бухгалтеру несет на себе ответственность за правильное документальное оформление командировок. Для избежания ошибок необходимо хорошо разбираться в процедуре командировки, определении кандидатов для направления в командировку, знать трудовые права командированных, правила учета и оформления их времени, а также процедуру расчета суточных. Кроме того, существуют особенности, связанные с командировками в выходные дни, командировками на собственном или служебном автомобиле. Весь этот аспект командировок в Украине рассматривается в данном обзоре.

Командировка: официальный выезд в другой город или населенный пункт

Командировка представляет собой поездку сотрудника предприятия в другой населенный пункт, отличный от места его постоянной работы, с целью выполнения служебного поручения.

Эта поездка подчиняется следующим условиям:

1. Она должна осуществляться по распоряжению руководителя, и сотрудник не имеет права отправиться в командировку по собственной инициативе. Для этого обязательно выдается приказ от руководителя.

2. Командировка всегда имеет ограниченный срок и никогда не является бессрочной. Сроки устанавливаются в приказе о командировке и могут соответствовать трудовому контракту.

3. Каждая командировка обязательно имеет четко определенную цель, которая связана с выполнением служебного задания. Не предусматривается командировка без конкретной цели, и эта цель всегда указывается в приказе о командировке.

4. Командировка должна быть документально подтверждена.

5. Она должна быть связана с основной (хозяйственной) деятельностью предприятия, должностной инструкцией командированного сотрудника и его определенными трудовыми функциями. Нельзя отправлять сотрудника на заключение договоров или сделки, не связанные с его рабочими обязанностями.

Организация командировок и оплата их расходов регулируются законами Украины о труде и налоговым законодательством. Для уточнения норм и правил, связанных с командировками, можно обратиться к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за её пределами (приказ Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59, далее - Инструкция № 59). Следует отметить, что Инструкция № 59 применима в основном к бюджетным учреждениям и предприятиям, получающим финансирование из государственного бюджета, а также регулирует командировки государственных служащих. Однако для обычных коммерческих предприятий и некоммерческих организаций она представляет собой лишь рекомендации.

Важно отметить, что Инструкция № 59 имеет рекомендательный характер для предприятий.

Что не рассматривается как служебная командировка

Из перечисленных выше критериев следует, что не каждая поездка может быть рассматриваема как командировка. Фактически, не являются командировкой следующие случаи:

1. Поездки в пределах одного населенного пункта. Например, выезд на поручение руководителя внутри города, такие как поездка из офиса на склад и обратно или для заключения договора с другим предприятием в этом же городе.

2. Постоянная работа сотрудника вне населенного пункта. Например, если сотрудник проживает в городе, а офис предприятия находится в городе, но рабочий цех находится за его пределами, и сотрудники туда доставляются ежедневно. В этом случае их работа вне города не считается командировкой.

3. Работа по вахтовому методу. Это похоже на предыдущий случай, но развозка не ежедневная. Например, рабочих отправили на работу на 2 недели, после чего они возвращаются обратно. Обычно такие рабочие получают доплату за работу по вахтовому методу в соответствии с условиями коллективного договора.

4. Поездки сотрудников, чья работа связана с разъездом или передвижением. Примерами могут служить торговые представители, супервайзеры и водители. Однако такая форма работы должна быть прописана в трудовом договоре, и сотрудникам не выплачиваются суточные. Однако возможны доплаты, оговоренные в трудовом контракте, за работу, требующую разъезда. Подробности оформления таких сотрудников можно найти в письмах Минфина от 16 февраля 2017 года № 31-08030-16-10/4313 и Минтруда от 13 сентября 2006 года № 905/13/84-06.

5. Поездки сотрудника в другой населенный пункт без соответствующего приказа руководителя компании.

6. Поездка сотрудника для выполнения задачи, не входящей в его трудовые функции согласно трудовому законодательству. Например, отправка рабочего на закупку сырья, хотя закупка не входит в его трудовые обязанности, а его работа связана только с его последующей обработкой.

7. Поездка, не связанная с основной хозяйственной деятельностью компании. Цель командировки должна всегда соответствовать трудовым функциям сотрудника и должна быть явно прописана.

Важно отметить, что постоянная работа в другом населенном пункте, работа по вахтовому методу и работа с разъездным характером не рассматриваются как командировки.

Оставить заявку 067 341 76 94

Поездка на учебные мероприятия или семинар не считается командировкой

Важно отметить, что следующие случаи также не рассматриваются как командировки:

1. Поездки, связанные с обучением сотрудника и повышением его квалификации. В таких случаях работнику выплачивают компенсации в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 28 июня 1997 года № 695 (далее — Постановление № 695).

2. Поездки на семинары.

Что касается семинаров, здесь существуют разные точки зрения государственных органов:

• Согласно письму Министерства финансов Украины от 20 мая 2013 года № 31-07230-16-27/15177, поездка на семинар рассматривается как аналог обучения, и к таким работникам применяются нормы Постановления № 695.

• Согласно письму Министерства социальной политики Украины от 13 сентября 2019 года № 1318/0/206-19, поездка на семинар может рассматриваться как командировка или как обучение на удаленном месте, в зависимости от цели семинара, места его проведения, выдачи документов о образовании и других факторов.

Как определить статус семинара? Важно проанализировать цель и содержание самого семинара. Например, если цель семинара заключается в презентации продукции предприятия, то его можно оформить как командировку, при условии, что эта цель будет четко прописана в приказе о командировке. Важно, чтобы цель поездки имела хозяйственную направленность, а не учебную.

Тем не менее, следует помнить, что нельзя оформлять командировки на цели повышения квалификации.

Ограничения для отправки работников в командировку, у которых есть дети

Не каждая поездка сотрудников является командировкой, однако законодательство позволяет направлять в командировку практически всех работников предприятия, включая временных работников, сезонных работников и работников с неполным рабочим временем. Также учредителей и членов руководящих органов компании можно отправлять в командировки.

Временные рамки командировок желательно устанавливать в трудовых договорах, хотя законодательно они не ограничены для небюджетных организаций. Однако каждый работник обычно соглашается на командировку, имея в виду конкретные сроки.

Следует учесть, что существует абсолютный запрет на направление в командировку следующих категорий работников:

• Беременные женщины (согласно статье 176 Трудового кодекса Украины).
• Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (согласно статье 176 Трудового кодекса Украины).
• Отцы, имеющие детей в возрасте до 3 лет и воспитывающие их в отсутствие матери. Эта ситуация считается аналогичной длительной госпитализации матери (согласно статье 186 Трудового кодекса Украины).
• Опекуны, попечители, приемные родители и родители-воспитатели детей в возрасте до 3 лет (согласно статье 186 Трудового кодекса Украины).

Эти категории работников считаются защищенными и направление их в командировку является нарушением трудового законодательства, подлежащим штрафу. В соответствии с пунктом 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях, административный штраф на должностных лиц составляет от 510 до 1700 гривен за каждое такое нарушение. Также предусмотрен финансовый штраф согласно статье 265 Трудового кодекса Украины, который составляет одну минимальную зарплату на предприятии за каждое нарушение.

Следует отметить, что командировка беременных женщин и женщин, имеющих детей до 3-х лет, а также отцов, имеющих детей в том же возрасте и воспитывающих их без матерей, а также опекунов, попечителей, приемных родителей и родителей-воспитателей детей до 3 лет запрещена законом.

Однако есть и категории работников, которых можно направить в командировку при определенных условиях:

• Женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью (согласно статье 177 Трудового кодекса Украины).
• Отцы, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей с инвалидностью и воспитывающие их без матерей или находящиеся на длительном лечении (согласно статье 186 Трудового кодекса Украины).

Для отправки таких работников в командировку необходимо:

• Предварительное уведомление путем направления сообщения.
• Ознакомление с правом отказа, которое обязан осуществить работодатель. Это может быть оформлено в командировочном приказе, который работник подписывает, как отдельный пункт.

Работник должен дать письменное согласие на командировку, которое также можно оформить в командировочном приказе или как отдельный документ.

Однако в условиях чрезвычйного положения или в случае согласия со стороны работника, работодатель может отправить в командировку работников, у которых есть дети. Исключение сделано в соответствии со статьей 8 и статьей 9 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях чрезвычайного положения» от 15 мая 2022 года № 2136 и касается беременных женщин и женщин с детьми до одного года.

Оставить заявку 067 341 76 94

Ограничения для направления работников в командировку во время отпуска, больничного и государственных праздников

Отправка сотрудника в командировку в период его отпуска возможна при условии его отзыва из отпуска, согласно части 3 статьи 12 Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504.

Однако существует полный запрет на направление в командировку:

• Работников в период их временной нетрудоспособности, согласно письму Министерства социальной политики Украины от 15 ноября 2013 года № 656/18/99-13.
• Лиц, работающих на основе гражданско-правовых договоров (они по определению не могут быть отправлены в командировку, и в таких договорах категорически запрещено использовать термин «командировка»).

Штрафы за отправку таких работников в командировку аналогичны.

Процедура документального оформления командировки в Украине

Документальное оформление командировок в Украине требует внимательного следования определенным этапам. Один из обязательных документов, который необходимо составить при направлении работника в командировку, - это приказ о командировке. Приказ связывает командировку с конкретной хозяйственной целью. В общем, процедура документального оформления командировки состоит из трех основных этапов:

Давайте рассмотрим эти этапы более подробно.

1. Приказ о командировке

В приказе о командировке необходимо обязательно указать следующую информацию:

• Цель поездки.
• Задачи (при необходимости).
• Пункт назначения, включая город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия или учреждения, в которое направляется работник.
• Сроки - дата начала и окончания командировки.
• Источник финансирования расходов - этот пункт применим только к бюджетным учреждениям.
• Другие ключевые моменты, такие как вид транспорта, информация о возможных ограничениях относительно сумм и целей использования командировочных средств, если они применимы (см. пункт 1 раздела II и пункт 1 раздела III Инструкции № 59).

Если командировка осуществляется по приглашению другой стороны, приказу о командировке следует приложить копию приглашения и программу мероприятий.

Важно отметить, что транспортные билеты должны соответствовать маршруту, указанному в приказе о командировке.

2. Документы и удостоверение личности

Копия приказа о командировке и документ, подтверждающий личность, обязательно должны находиться у работника во время командировки, особенно если командировка предполагает проживание в гостинице.

3. Авансовый отчет

После возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, который также называется "Отчет об использовании командировочных средств" или "Под отчет". Этот отчет составляется только в письменной форме.

Важно отметить, что без представления авансового отчета, весь полученный аванс работником становится для него дополнительным доходом.

Если работник получил деньги, но не путешествовал по какой-либо причине, он обязан вернуть средства в течение трех банковских дней после принятия приказа об отмене командировки (см. пункт 11 раздела II Инструкции № 59 и разъяснение Государственной налоговой службы).

Если аванс выдавался на банковскую карту, то работнику предоставляется три дня на возврат средств после завершения командировки.

Оставить заявку 067 341 76 94

Ограничения на максимальный срок командировки в Украине

Максимальный срок командировки в Украине не ограничен для коммерческих предприятий, что означает, что длительные командировки, превышающие 30 дней, допустимы. Однако, для более длительных командировок рекомендуется урегулировать условия в трудовом договоре. Пример командировочного приказа представлен ниже.

                                                              ЗАГРУЗИТЬ ОБРАЗЕЦ

Если во время командировки работник должен отправиться в другую командировку, например, из Львова в Ивано-Франковск, тогда можно выпустить дополнительный приказ о внесении изменений в предыдущий приказ о командировке и указать новый маршрут. Важно уведомить работника об этом по факсу или по электронной почте и предоставить ему копию приказа.

Командировки: предоставление аванса и форма его оформления

Инструкция № 59 рекомендует предоставлять авансы на командировку исключительно в безналичной форме, перечисляя средства на карточные счета работников или через корпоративные платежные карты. Также неиспользованные средства следует возвращать на соответствующий счет.

Это требование является обязательным для бюджетных учреждений и представляется как рекомендация для коммерческих предприятий. Эти изменения вступили в силу 12 мая 2020 года.

Сумма аванса может быть произвольной. Даже если аванс выдается наличными, ограничение на сумму в 50 тысяч гривен для расчетов между юридическими лицами и физическими лицами не действует. Эту информацию подтверждают налоговые органы в Инструкции по применению налогового законодательства. Однако, рекомендуется осторожность при возврате сумм более 50 тысяч гривен. В таких случаях лучше воспользоваться банковскими счетами через кассу банка, поскольку исключение касается только выдачи командировочных средств, а не их возврата.

Отсутствие аванса при отправке в командировку

Отправка работника в командировку без предоставления аванса является нарушением трудового законодательства, основанного на ст. 121 КЗоТ и п. 170.9 ТК. В случае командировки работнику следует выплачивать суточные, которые должны покрывать расходы на питание, проезд и аренду жилья в соответствии с законом (ст. 121 КЗоТ). Хотя закон не предусматривает прямое указание на предоставление аванса для этих расходов, существует разъяснение от Минсоцполитики, которое указывает на возможное наложение штрафа за отправку работника в командировку без предоставления аванса (письмо от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). В случаях, когда выданный аванс оказывается недостаточным, работнику может быть предоставлена компенсация по возвращении.

Аванс может быть предоставлен наличными из кассы предприятия или перечислен на карточный счет работника (корпоративная, зарплатная или личная карточка).

Оставить заявку 067 341 76 94

Процесс табелирования в командировке

В табеле учета рабочего времени следует отмечать дни командировки с помощью кодов "ВД" или "07". Если сотрудник заболел во время командировки, то такие дни следует отмечать как "ТН" или "26".

В разделе табеля "Отработано за месяц" необходимо указывать рабочие дни (часы) в соответствии с рабочим графиком предприятия на период командировки. Например, если на предприятии установлен 8-часовой рабочий день, то дни командировки следует учитывать как 8-часовые рабочие дни.

Если дни командировки приходятся на выходной день, то следует использовать следующие обозначения:

• "ВД" в общем случае;
• "НУ" (или код "05") в случае, если сотрудник превысил норму рабочего времени за месяц и выполнил сверхурочную работу.

Командировки в выходные дни

Если сотрудник находится в командировке в дни, которые, согласно графику предприятия, должны быть для него выходными, следует соблюдать следующие правила:

1. В общем случае предполагается, что в такие дни сотрудник отдыхает, и поэтому будет оплачиваться только рабочее время во время командировки. Исключение составляют суточные, так как они представляют компенсацию расходов на питание и личные потребности, и, следовательно, начисляются за каждые сутки, включая выходные дни.

2. Если сотрудник фактически выполнил работу в выходной день, то все условия могут быть решены по взаимному согласию сторон. Например, можно предоставить другой день отдыха или оплатить работу в выходной день в двойном размере, согласно статье 72 Кодекса Законов о Труде (КЗоТ). Важно отметить, что сотрудник должен иметь документальные подтверждения своей работы в выходной день, такие как подписанный договор, акт выполненных работ в указанный день, накладная на получение товарно-материальных ценностей и другие доказательства (согласно письму Министерства труда от 19.06.2008 г. № 154/13 / 116-08).

3. Если обязанность сотрудника работать в выходной день во время командировки явно прописана в приказе о командировке, то дополнительных доказательств не требуется. Считается, что сотрудник выполнил работу в указанный выходной день.

Отдых после выезда или возвращения из командировки

Считается, что в такие дни работники также имеют право на отдых. Конкретные требования Кодекса законов о труде по этому вопросу не устанавливают. Обычно решение о предоставлении дня отдыха в таких ситуациях принимается в соответствии с рекомендациями, изложенными в Инструкции 59:

1. При отправке работника в командировку в выходной день, после его возвращения предоставляется дополнительный день отдыха (согласно пункту 10 раздела I Инструкции 59).
2. По возвращении из командировки в выходной день, предоставление дня отдыха зависит от усмотрения руководителя или требований, установленных в коллективном договоре (согласно пункту 11 раздела I Инструкции 59).

Расходы на командировки в Украине: ставки на проживание и питание

Суточные представляют собой средства, выделяемые для покрытия личных потребностей работника в командировке, такие как питание, и не требуют документального подтверждения, за исключением приказа о командировке.

Размер суточных для коммерческих предприятий не ограничен и может быть любой суммы. В случае бюджетных учреждений размер суточных для командировки в Украине в 2022 году составляет 300 гривен. Часто предприятия ориентируются на эту сумму, когда рассматривают вопрос о суточных для своих сотрудников.

Однако существует налоговое ограничение, связанное с понятием "дополнительного блага" для работника. Это ограничение составляет 0,1 минимальной зарплаты (в 2022 году суточные во время командировки в Украине не должны превышать 650,00 гривен). Суммы суточных, меньшие этой цифры, не облагаются налогом на доход физических лиц и ВС. Если суточные превышают 650,00 гривен, сумма излишка облагается налогом как "дополнительное благо" с использованием натурального коэффициента (как указано в разъяснении ГНС). Другие налоги, такие как налог на прибыль и налоговые разницы, не зависят от этой цифры.

Например, если сумма суточных составляет 750 гривен в 2022 году, излишек составит 100 гривен. На эту сумму необходимо уплатить:

• Налог на доход физических лиц (НДФЛ): 100,00 грн × 1,2195 × 0,18 = 21,95 гривен, где 1,2195 - натуральный коэффициент, 18% - ставка НДФЛ;
• ВС: 100,00 грн × 0,015 = 1,5 гривен. Согласно разъяснениям налоговых органов, натуральный коэффициент не применяется при расчете ВС.

Единый взнос на социальное страхование с суммы излишка суточных не уплачивается, так как суточные не являются частью оплаты труда. При заполнении Приложения 4ДФ для таких выплат используется признак дохода "118" (излишне израсходованные и не возвращенные средства) в соответствии с разъяснением ГНС в 103.02 ЗІР. Если сумма суточных не превышает 650,00 гривен в 2022 году, они не отображаются в Приложении 4ДФ.

Оставить заявку 067 341 76 94

Методы подсчета продолжительности командировки

Суточные выплаты во время командировки практически неотъемлемая часть процесса. Если командировка продолжается менее суток, работник имеет право на полную сумму суточных.

Если сотрудник уезжает в командировку вечером, то день начала командировки рассматривается в соответствии с принципом "24:00". Даже если поезд отправился в 23:55 12 июня, день начала командировки будет 12 июня с начислением суточных, несмотря на то, что работник был в нем всего 5 минут. Аналогичные правила применяются при возвращении.

Важно помнить, что "24:00" является временем разделения суток в командировке и определения суточных.

Сумму суточных можно установить во внутренних правилах командировок предприятия или определить каждый раз в приказе о командировке. Рекомендуется придерживаться стандартной суммы суточных, независимо от должности сотрудника. Единственным возможным отличием могут быть различия в размере суточных в зависимости от географического местоположения (например, расходы на питание и личные нужды могут быть выше в столице по сравнению с командировками в пределах области). Однако суточные для руководителей предприятия не должны существенно отличаться от тех, которые выплачиваются обычным менеджерам.

Важно отметить, что командировка всегда сопровождается выплатой суточных. Для коммерческих компаний размер суточных не ограничен.

При определении суммы суточных для сотрудника в командировке учитывается количество суток, указанных в приказе, а также даты на билетах. В этом случае начисляются суточные за каждый полный день, даже если сотрудник уезжает, к примеру, в 23:55, и возвращает в 04:00 – каждый из этих дней рассматривается как отдельный день с начислением суточных (в данном случае, как два разных дня).

Расчет суточных и выплат в командировке

По возвращению с командировки работнику должны быть начислены следующие компенсации:

1. Суточные за 2023 год.
2. Компенсация документально подтвержденных расходов.
3. Заработная плата за дни нахождения в командировке. Расчет осуществляется на основе наибольшего показателя: средней заработной платы за два предыдущих месяца или среднедневного заработка работника за месяц командировки.

Для определения средней заработной платы используйте Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины № 100 от 08.02.1995.

Компенсация затрат в период командировки

Согласно требованиям Кодекса законов о труде (КЗоТ), работодатель обязан компенсировать командированным сотрудникам расходы на проезд и аренду жилья. Кроме того, работники имеют право на возмещение других расходов. Важно отметить, что бухгалтерам бюджетных учреждений следует быть осторожными, так как в случае командировок в бюджетных учреждениях действуют ограничения согласно Постановлению № 98, включая ограничения по статьям гостиничных счетов и сокращение суммы суточных в случае предоставления питания в отеле и др. Эти ограничения не применимы к коммерческим предприятиям.

Расходы, которые компенсируются работнику, не облагаются налогом на доход физических лиц, если они не относятся к понятию "дополнительное благо". В частности, считаются недополнительным благом следующие расходы (пункт "а" подпункт 170.9.1 ПК):

• Проезд, включая бронирование билетов на поездку и обратно, а также на месте командировки, включая аренду транспорта.
• Оплата стоимости проживания в гостиницах, включая расходы на питание и бытовые услуги, включенные в гостиничные счета.
• Аренда жилых помещений.
• Оплата телефонных разговоров.

Однако, если сотруднику компенсируются расходы, которые не входят в перечисленные категории (или не подтверждаются соответствующими документами), на них должны быть уплачены налог на доход физических лиц (НДФЛ) и ВС. В случае таких выплат также требуется уплата единого взноса на социальное страхование (ЕСВ), так как такие расходы рассматриваются как "другие выплаты, имеющие индивидуальный характер" в соответствии с пунктом 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.02.2004 № 5.

Если сумма, выделенная для командировки, не хватает, работник может использовать свои собственные средства. При последующей компенсации таких расходов нет необходимости уплачивать налоги (согласно обобщающей налоговой консультации, утвержденной приказом Минфина от 26.04.2019 № 181).

Оставить заявку 067 341 76 94

Бухгалтерский учет расходов во время командировок в Украине

Бухгалтерские записи во время командировки оформляются следующим образом, как показано в таблице ниже.

Сложности и возможные проблемы, связанные с командировками

Рассмотрим аспекты исключительных ситуаций, которые могут вызвать затруднения, в представленной таблице.

• РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ВОПРОСЫ О КОМАНДИРОВКАХ

Оставить заявку 067 341 76 94