Компенсация за неиспользованный отпуск: расчет, оформление, налогообложение и учет

26 September 2023

• Заявление о компенсации за неиспользованный отпуск ОБРАЗЕЦ ЗАГРУЗИТЬ

Общий порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Порядок оплаты предоставления отпусков регулируется Законом "Об отпусках" от 15 ноября 1996 г. № 504 (далее - Закон об отпусках) и Кодексом законов о труде.

Полностью заменить отпуск компенсацией за неиспользованный отпуск без увольнения работника нельзя в соответствии со статьей 2 Закона об отпусках. Это возможно лишь частично и только при следующих условиях (согласно статье 24 Закона об отпусках):

1. Это должно быть исключительно желанием сотрудника, а не решением работодателя. Иными словами, работник должен подать заявление о компенсации за неиспользованный отпуск.
2. Сотрудник должен быть старше 18 лет. Если ему 18 лет или менее, он должен полностью использовать свой годовой отпуск, а не заменять его компенсацией (согласно абзацу 5 статьи 24 Закона об отпусках).
3. Сотрудник должен использовать минимальную продолжительность ежегодного и дополнительного отпуска, которая составляет 24 календарных дня.
4. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения возможна только за ежегодный отпуск (основной и дополнительный). На социальный дополнительный отпуск на детей, если работница продолжает работать, компенсация "по заявлению" НЕ предусмотрена. Причины этого рассмотрим позже.
5. Право на компенсацию отпуска имеют как главные работники, так и совместители.

Особенности выплаты компенсации за неиспользованный отпуск во время чрезвычайного положения

Особенности выплаты компенсации за неиспользованный отпуск во время чрезвычайного положения имеют свои особенности, указанные в абзаце 3 части 1 статьи 12 Закона "Об организации трудовых отношений в условиях чрезвычайного положения" от 15 марта 2022 г. № 2136 (далее - Закон № 2136):

1. Во время действия чрезвычайного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска, то есть не предоставлять работнику отпуск на эти дни.
2. Не действует норма, предусматривающая обязательное разделение ежегодных отпусков на части любой продолжительности с условием существования непрерывной части в 14 календарных дней. Это означает, что отпуск можно разделить на части, каждая из которых может быть короче 14 календарных дней, или вообще не делить на части, даже если работник выразил желание это сделать.

Важно отметить, что даже в случае увольнения работника во время действия чрезвычайного положения ему все равно принадлежит денежная компенсация, предусмотренная статьей 24 Закона об отпусках (смотрите выше). Следовательно, работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска во время чрезвычайного положения, но обязан оплатить эти дни, если работник решит уволиться.

Дополнительные особенности расчета отпусков во время чрезвычайного положения будут рассмотрены позже.

Необходимо подчеркнуть, что во время чрезвычайного положения компенсация отпусков остается в силе и не отменяется.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как составляется заявление на получение компенсации за неиспользованный отпуск?

Образец заявления на получение компенсации за неиспользованный отпуск (компенсация в случае отсутствия увольнения):

• СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

В случае, если работник планирует уволиться, он должен определить в своем заявлении об увольнении, желает ли он воспользоваться ежегодным отпуском перед выходом из работы. В случае, если работник решает уволиться без использования отпуска, компенсация за неиспользованные дни отпуска выплачивается ему независимо от того, было ли это указано в его заявлении. Окончательный расчет с работником, включающий компенсацию за неиспользованные дни отпуска (если такие дни есть), возлагается на плечи работодателя. Более подробную информацию по этому вопросу можно найти в материале о "Порядке начисления расчетных сумм при увольнении"

Как рассчитать количество неиспользованных дней ежегодного отпуска

Количество неиспользованных дней ежегодного отпуска зависит от количества отработанных дней исходя из формулы расчета отпускных. Чтобы понять этот расчет, давайте вспомним, что такое рабочий год. Он начинается со дня заключения трудового договора (ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках) и после этого дата начала рабочего года остается неизменной. Например, если работник принят на работу 15 мая 2022, его рабочий год будет 15 мая 2022 - 14 мая 2023, 15 мая 2023 - 14 мая 2024 и так далее.

Примеры определения количества дней для компенсации отпуска могут быть:

Пример 1: Неиспользованный ежегодный отпуск продолжительностью 31 день. В этом случае работник должен взять отпуск на 24 дня, и компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена за оставшиеся 7 дней.

Важно отметить, что 24 дня – это стандартное количество календарных дней для расчета отпускных, которое отсчитывается за каждый рабочий год. Если сотрудник накопил значительное количество дней отпуска в течение нескольких лет, он должен использовать 24 дня на каждый рабочий год.

Внимание: рабочий год начинается с первого дня работы на предприятии и не совпадает с начинающимся 1 января календарным годом. Каждый работник "рабочий год" определяется индивидуально.

Пример 2: Неиспользованный ежегодный отпуск минимальной продолжительности. В течение 2 рабочих лет работник накопил 48 календарных дней отпуска и хочет получить компенсацию за часть из них. В этом случае следует отказать, поскольку работник уже получил 24 дня на каждый рабочий год, и общее количество дней отпуска (2×24=48) не превышает этот предел.

Важно отметить, что ситуация, описанная в примере 2, нарушает законодательство о труде, поскольку отказ в предоставлении полноценного ежегодного отпуска продолжительностью 24 дня в течение 2 лет подряд запрещен (согласно статье 80 КЗоТ).

Оставить заявку 067 341 76 94

Ответственность за нарушение порядка компенсации неиспользованных дней отпуска

Ответственность за нарушение порядка компенсации неиспользованных дней отпуска серьезна и предусматривает следующие последствия:

1. Даже в случае настояний сотрудника на денежной компенсации отпуска, бухгалтеру и руководителю следует отказать ему, поскольку сотрудник не имеет на это права, за исключением одного варианта – это отпуск при увольнении (подробности ниже).
2. Если вы соглашаетесь по просьбе сотрудника и компенсируете его отпуск деньгами, то рискуете получить штрафы от Гоструда за неправомерную денежную компенсацию отпуска:

• • Финансовая ответственность: нарушение других требований трудового законодательства (ст. 265 КЗоТ) может привести к штрафу в размере одной минимальной зарплаты на момент выявления нарушения в целом по всем работникам (в январе-декабре 2023 года это 6700 гривен).
  • Административная ответственность: нарушение требований законодательства о труде (абз. 2 ст. 41 КУоАП) может привести к штрафу в размере от 510 до 1700 гривен за первый раз и от 1700 до 5100 гривен за повторное нарушение в течение года.

Важно соблюдать соответствующие нормы и правила в производстве отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск, поскольку нарушение может привести к значительным финансовым и административным последствиям на предприятии.

Как выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении является обязанностью работодателя и регулируется законодательством. В этом контексте производятся расчеты для неиспользованных дней отпуска, включая:

1. Ежегодный основной и дополнительный отпуск. В этом случае компенсируется весь остаток неиспользованных дней отпуска независимо от лимита "24 дня".
2. Дополнительный отпуск для детей. Если работник имел накопленный неиспользованный дополнительный отпуск на детей, то этот отпуск также подлежит компенсации при увольнении.

При увольнении сотрудник имеет право решить, каким образом он желает решить вопрос отпуска:

• Он может взять отпуск перед увольнением и быть уволен в последний день его продолжительности. В этом случае он получает оплату отпуска перед его началом в соответствии со стандартными правилами.
• Если у сотрудника есть накопившиеся дни отпуска за прошедшие годы, он может "отгулять" их перед увольнением и получить отпуск в полном объеме.

Важно учитывать, что право на отпуск перед увольнением принадлежит только работнику, и этот отпуск предоставляется по его требованию. Что касается увольнения за нарушение трудовой дисциплины, то в этом случае компенсация отпуска является единственным вариантом и его обязательно выплачивает работодатель.

Компенсация за неиспользованный отпуск на детей имеет свои особенности в зависимости от обстоятельств и правовых норм

Ниже приведена важная информация по этому вопросу:

1. Право на дополнительный отпуск на детей:
   • Предоставляется матерям, имеющим двое или более детей младше 15 лет или детей с инвалидностью.
   • Одинокие матери имеют право на этот отпуск независимо от количества принадлежащих им детей, а также от их возраста.
2. Компенсация за дополнительный отпуск на детей:
   • Если сотрудница увольняется, ей начисляется компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск на детей.
   • Если сотрудница продолжает работать, она не имеет права на компенсацию за этот отпуск.
3. Различия в расчетах:
   • Дополнительный отпуск на детей имеет другой порядок расчета. Она не учитывается по рабочему году, а по календарному. Поэтому расчеты для нее производятся иначе.
   • Продолжительность дополнительного отпуска на детей зависит от количества оснований для его предоставления и может составлять 10 дней или 17 дней (если есть более одного основания).
4. Документальное подтверждение:

• • При выплате компенсации за дополнительный отпуск на детей работодатель может потребовать от сотрудницы справку, в которой указано, что другой отец детей не воспользовался правом на этот отпуск и не получал компенсацию за этот период.

В целом компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск на детей возможна при увольнении сотрудницы, но не предоставляется, если она продолжает работать. Важно соблюдать требования законодательства и требовать сотрудницы соответствующие документы для компенсации за этот отпуск.

Оставить заявку 067 341 76 94

Примеры расчета количества дней компенсации отпуска на детей 2024

Пример 3. Неиспользованный дополнительный социальный отпуск на детей. Сотрудница приступила к работе на предприятии 15 июля 2021 года. У неё двое детей младше 15 лет. В 2021 году ей не предоставляли отпуск на детей, так как она использовала его на предыдущем месте работы (согласно письму Минсоцполитики от 31 июля 2014 года № 292/13/133-14). В период с 2022 по 2024 годы она не подавала заявление на "детский" отпуск. 9 октября 2024 года она увольняется.

При увольнении сотруднице следует компенсировать 30 дней отпуска на детей (10+10+10) за 2022, 2023 и 2024 годы соответственно. Даже если год 2024 не отработан полностью, все 10 дней отпуска на детей будут компенсированы. Однако на новом месте работы в 2024 году уже не будет доступа к социальному отпуску "на детей". Что касается 2021 года, считаем, что отпуск на детей был использован на предыдущем месте работы, если нет доказательств обратного.

Обратите внимание: дополнительный социальный отпуск на детей рассматривается за календарный год, а не за рабочий.

Пример 4. Когда накопились и ежегодный, и отпуск на детей. Сотрудница имеет 24 неиспользованных дня основного ежегодного отпуска и 10 дней отпуска на детей. Она хочет:

• взять основной отпуск на 14 дней;
• использовать 10 дней отпуска на детей;
• заменить оставшиеся 10 дней основного отпуска компенсацией.

Можно ли в этом случае получить компенсацию за неиспользованный отпуск?

На первый взгляд, сумма "24 дня" соблюдается:

основной отпуск (14 дней) + отпуск на детей (10 дней) = 24 дня

Однако так делать нельзя (согласно письму Минсоцполитики № 132). В этом случае сотрудница, продолжая работать, не имеет права на компенсацию отпуска. Даже если она уйдет в отпуск на 24 дня, у неё останутся 10 дней отпуска на детей, которые нельзя заменить на денежную компенсацию. Однако при увольнении денежная компенсация должна быть начислена за все 34 дня.

Компенсируются ли другие отпуска

Нет, другие отпуска, не относящиеся к ежегодным, не компенсируются. Вот перечень таких отпусков, не подлежащих компенсации:

1. Учебные отпуска: Они предоставляются работникам для повышения квалификации или получения образования, и их продолжительность и условия определяются отдельно. Эти отпуска не компенсируются, поскольку они назначаются для обучения, а не для отдыха.
2. Творческие отпуска: Это отпуска, предоставляемые работникам для осуществления творческой деятельности, например для написания книги или создания произведения искусства. Их тоже не компенсируют.
3. Отпуски для подготовки к соревнованиям: Если работник принимает участие в спортивных соревнованиях и получает отпуск для подготовки, этот отпуск также не подлежит компенсации.
4. Дополнительные отпуска для участников боевых действий, включая участников АТО/ООС: Эти отпуска предоставляются лицам, участвовавшим в военных операциях или спорной ситуациих. Они имеют особый статус и не компенсируются.
5. "Чернобыльские" отпуска: Эта категория отпусков предоставляется лицам, имеющим право на льготы в связи с событиями на Чернобыльской АЭС. Они также не подлежат компенсации.

Компенсация отпусков применяется только к ежегодным и некоторым другим специфическим отпускам, согласно трудовому законодательству и правилам компании.

Оставить заявку 067 341 76 94

Другие правила по отпускным

В дополнение к общим правилам, упомянутым выше, есть несколько нюансов в этой ситуации:

• Работодатель не может перечислить отпускные новому работодателю работника. Так было раньше. Сегодня разрешается только окончательный и полный расчет с работником;
• Работник не может отказаться от компенсации при увольнении и сразу получить отпускные на новом месте работы. Это тоже было раньше в законе об отпусках, но уже нет. Этот аспект вытекает из вышесказанного. Однако, как уже отмечалось выше, работники имеют право взять отпуск перед увольнением (это право может быть ограничено работодателем во время чрезвычайного положения).
• Размер компенсации за неиспользованный отпуск должен быть поставлен в известность работнику так же, как и любые другие выплаты, начисляемые при увольнении (ч. 1 ст. 47 Кодекса законов о труде Украины). Это означает, что сумма компенсации, а также общая сумма неиспользованного отпуска, должны быть указаны отдельно;
• В случае смерти работника семья, оставшаяся в живых, может получить компенсацию за неиспользованный отпуск вместе с другими выплатами (КЗоТ, ст. 83, п. 6; Закон об отпусках, ст. 24, п. 6). Только в случае отсутствия эти суммы становятся частью наследства. Определение семьи содержится в статье 3 Семейного кодекса.

Сроки выплаты компенсации за неиспользованный отпуск зависят от ситуации:

Без увольнения: Если компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику без увольнения, то выплата может произойти в любой момент, который должен быть указан в приказе о предоставлении отпуска. Например, это может быть единовременная выплата отпускных или непосредственно после использования отпуска (согласно письму Минсоцполитики от 07.12.2016 № 731/13/116-16).

При увольнении: Компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена работнику в день его увольнения. Если сотрудник не работал в этот день, то выплата должна произойти не позднее следующего рабочего дня после предъявления работником требования о расчете (согласно статье 116 КЗоТ).

Работодатель должен соблюдать установленные сроки выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, поскольку нарушение этих сроков может привести к начислению штрафов согласно статье 265 КЗоТ.

Процедура выплаты компенсации за неиспользованный отпуск выглядит следующим образом:

• Без увольнения: Выплата компенсации производится на основании заявления работника и приказа работодателя.
• При увольнении: Заявление работника не обязательно, поскольку это обязанность работодателя. Основанием для начисления компенсации является приказ об увольнении.

Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный ежегодный отпуск

Для расчета суммы компенсации за неиспользованный ежегодный отпуск используют аналогичные правила, что и при расчете отпускных. Процедура расчета компенсации за неиспользованный отпуск включает следующие этапы:

1. Определение количества неиспользованных дней отпуска: Количество дней для ежегодных отпусков определяется за рабочий год, а для отпусков на детей – за календарный год.
2. Расчетный период: Избирается равным 12 месяцам до месяца начисления компенсации.
3. Исключение праздничных и нерабочих дней: Из расчетного периода исключаются праздничные и нерабочие дни.
4. Расчет среднедневной заработной платы: Вычисляется среднее значение заработной платы за расчетный период.
5. Учет выплат за период: Учитываются любые другие выплаты, полученные работником в течение расчетного периода, равно как и при расчете отпускных.

Следовательно, расчет компенсации за неиспользованный ежегодный отпуск производится с соблюдением вышеуказанных шагов.

Пример 5. Расчет количества дней компенсации ежегодного отпуска.

Работник увольняется 02.06.2023 года (последний рабочий день). День принятия на работу – 05.09.2021 года. Работник имеет 24 календарных дня основного отпуска и 7 календарных дней ежегодного дополнительного отпуска за вредные условия. В течение этого периода работник не воспользовался отпуском.

Следовательно, за рабочий год с 05.09.2021 по 04.09.2022 он имеет неиспользованные 24 + 7 дней отпуска.

В текущем рабочем году (с 05.09.2022 по 01.06.2023) работник отработал 270 календарных дней. Количество праздничных и нерабочих дней за этот период составляет 0 дней (дни, пришедшиеся на чрезвычайное положение, начиная с 24.03.2022, не учитываются, то есть с даты вступления в силу Закона № 2136). Однако в прошлом рабочем году (с 05.09.2021 по 04.09.2022) было 365 календарных дней и 5 праздничных и нерабочих дней.

Расчет количества дней неиспользованного ежегодного отпуска за текущий рабочий год выглядит следующим образом:

Для ежегодного основного отпуска: 24×(270 – 0)/(365 – 0) = 17,75 ≈ 18 календарных дней.

Для ежегодного дополнительного отпуска за вредные условия: 7×(270 – 0)/(365 – 0) = 5,18 ≈ 5 календарных дней.

Итак, общая сумма компенсации за неиспользованный ежегодный отпуск состоит из 54 календарных дней.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск

Правильно рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск поможет следующая формула

Пример 6: Расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск Предположим, что работнику из примера 5 за расчетный период начислена заработная плата в размере 156 000 грн, больничные – 7 000 грн и 10 дней больничного. Расчетный период – июнь 2022 – май 2023 года. Расчет отпускных осуществляется следующим образом: Среднедневная заработная плата = (156000+7000)/(365 – 0) = 446,58 грн. (для целей расчета 0 дней – это количество праздничных дней, не предоставляемых в связи с военным положением (Закон № 2136)); Компенсация за неиспользованный отпуск = 446,58 х 54 = 24115,32 грн. Таким образом, расчет компенсации за неиспользованный отпуск производится так же, как и для отпускных.

Как облагаются налогом неиспользованные отпускные

Порядок налогообложения компенсации за неиспользованный отпуск не отличается от порядка налогообложения обычного отпуска. Налог на доходы физических лиц и военный сбор

Налог на доходы физических лиц и военный сбор с отпускных уплачивается на общих основаниях по заработной плате (ч. 2 ст. 164 Налогового кодекса). Социальные льготы для целей налогообложения определяются также, как и для расчета обычных отпускных. В приложении 4ДФ к налоговому расчету помощь при увольнении отражается под кодом "101". Налог на заработную плату также должен быть задекларирован в разделе I Приложения 4ДФ.

Единый вклад в общеобязательное государственное социальное страхование. Отпускные являются частью заработной платы, поэтому начисляются так же, как и заработная плата.

Как отразить компенсацию за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете

Для отражения компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете используются те же проводки, что и для отпускных. Если предприятие использует резерв отпускных, то компенсацию можно отразить за счет этого резерва, в частности посредством субсчета 471 "Обеспечение оплаты отпусков". Вот пример бухгалтерских проводок на основе данных примера 6:

Оставить заявку 067 341 76 94