Больничные в 2025 году: как правильно начислить и оплатить
26 June 2025
Временная нетрудоспособность работника – распространенная ситуация, с которой сталкивается почти каждое учреждение. В 2025 году действуют обновленные правила по электронным больничным, срокам подачи заявлений-расчетов и механизму выплаты пособия.
Правильное оформление больничного, исчисление средней заработной платы, а также соблюдение сроков и процедур критически важны для получения финансирования из ПФУ без задержек. Работодатели должны знать, какие действия совершать на каждом этапе: от получения е-больничного до выплаты работнику компенсации за дни отсутствия.
В этой статье собраны главные правила, примеры расчетов и пояснения, которые помогут избежать типичных ошибок при начислении больничных в 2025 году.
- Заявление-расчет больничных – пример
- Образец уведомления о выплате средств застрахованным лицам
- Образец заполнения Приложения Д1 Налогового расчета
Кто оплачивает больничные: работодатель или ПФУ?
Работник имеет право на оплату всех календарных дней временной нетрудоспособности. Первые 5 дней больничного обычно покрывает работодатель. Начиная с 6-го дня выплаты осуществляет Пенсионный фонд Украины (ПФУ) за счет страховых взносов.
В то же время есть исключения: если работник ухаживает за больным ребенком в возрасте до 14 лет, то больничный оплачивается ПФУ с первого дня.
Нормативная база для расчета больничных
Перед тем как произвести расчет больничных, следует ознакомиться со следующими документами:
- Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» (№ 1105);
- Постановление КМУ №1266 (Порядок исчисления средней зарплаты);
- Постановление КМУ №440 (Порядок оплаты первых пяти дней нетрудоспособности).
Пошаговый расчет больничных
Чтобы правильно вычислить больничные:
- Определите расчетный период;
- Установите его время в календарных днях;
- Просуммируйте все учитываемые выплаты;
- Вычислите среднедневную заработную плату;
- Умножьте на количество оплачиваемых дней больничного.
Правила едины как для дней, оплачиваемых работодателем, так и для компенсируемых ПФУ. Исключение составляет оформление документов: для получения средств от ПФУ подается заявление-расчет и уведомление о выплате.
Что учитывать в 2025 году
В 2025 году действуют следующие особенности:
- Расчетный период за год - 365 дней (февраль 2025 - не високосный);
- Повышено предельное ограничение среднедневного заработка (макс. база еСВ выросла с 15 до 20 минзарплат);
- Военный сбор составляет 5%.
Как определить расчетный период
Варианты определения:
- 12 месяцев до начала болезни - если стаж работы более года;
- Количество полных месяцев - если работник работает меньше года;
- Фактически отработанные дни - если стаж меньше одного месяца.
В случае заболевания в первый рабочий день, расчет базируется на должностном окладе.
Как считать календарные дни периода
Общее количество дней в периоде обычно составляет 365. Высокосный год прибавляет еще один день. Праздничные и нерабочие дни не исключаются из подсчета.
Исключаемые дни из периода
Согласно Порядку № 1266, с периода не учитываются:
- дни отпуска без сохранения заработной платы;
- период больничного (в т.ч. уход за ребенком до 14 лет);
- декретный отпуск;
- отпуск по уходу за ребенком до 3 или 6 лет;
- приостановление трудового договора из-за войны войны;
- срок военной службы, если зарплату хранили.
Если период < 12 месяцев
Примеры:
- Работник с 05.12.2024, заболел 07.04.2025: Период: январь-март 2025 г. (31 + 28 + 31 = 90 к. дней).
- Работник с 17.03.2025, заболел 13.04.2025: Период: 17.03.2025–12.04.2025 (15 + 12 = 27 к. дней).
В этих случаях из числа дней также следует исключать дни, не отработанные по уважительным причинам (см. выше).
Учитываемые выплаты при вычислении больничных
Для расчета суммы больничных необходимо учитывать только выплаты, на которые начислялся ЕСВ, и которые приходятся на расчетный период. Если месяц исключен из расчетного периода, то и выплаты за этот месяц также не учитываются. Ориентиром в определении правильности начисления является графа 10 Приложения Д1, указывающая месяц, за который была произведена выплата (согласно п. 32 Порядка № 1266 и письма ПФУ № 13488-15877/Р-03/8-2800/23 от 0230).
Что не учитывается при расчете:
- оплата первых 5 дней нетрудоспособности (за счет работодателя);
- пособие по временной нетрудоспособности (выплачивается ПФУ);
- выплаты по беременности и родам;
- выплаты за исключенные из расчета месяцы;
- начисления, не облагаемые ЕСВ (например, соцпомощь).
Особого внимания заслуживают переходные отпускные: если часть отпуска приходится на месяц за пределами расчетного периода, он не учитывается.
Вычисление больничных с переходными отпускными: пример
Расчетный период: апрель 2024 – март 2025
Работник имел отпуска:
- сентябрь – октябрь 2024: 4000 грн (сентябрь), 3500 грн (октябрь)
- март – апрель 2025: 5000 грн (март), 3000 грн (апрель)
В расчет включаются:
- 4000+3500=7500 грн (сентябрь и октябрь)
- 5000 грн (март)
Итого: 12 500 грн
Как рассчитать среднедневную зарплату
Стандарт формулы:
Среднедневная = сумма выплат за расчетный период ÷ количество календарных дней
В случае отсутствия расчетного периода:
Среднедневная = должностной оклад ÷ 30,44
Число 30,44 используется согласно п. 5 Порядка №1266 как среднемесячное количество дней.
Минимальный предел не установлен, а вот максимальные ограничения существуют:
- для работников со страховым стажем < 6 месяцев;
- по размеру наибольшей базы ЕСВ.
Ограничение среднедневного из-за нехватки страхового стажа
Если страховой стаж < 6 месяцев за последний год, среднедневная не может превышать:
8000÷30,44 = 262,81 грн (для апреля 2025 г., при минимальной зарплате 8000 грн)
Это касается именно больничных, не декретных выплат.
Максимальный предел среднедневной зарплаты
Предельное значение определяется максимальной базой ЕСВ за последний месяц расчетного периода. В 2025 году она равняется 20 минимальным зарплатам.
Пример для апреля 2025 года:
8000×20 = 160000 грн, следовательно среднедневная не больше 160000÷30,44=5256,24 грн
Если реальная среднедневная превышает эту сумму, в расчет больничных берется только максимально допустимое значение.
Формула расчета больничных
Общая сумма больничных исчисляется по формуле:
Больничные = Среднедневная зарплата × Количество дней нетрудоспособности × Коэффициент страхового стажа
Коэффициент зависит от продолжительности страхового стажа согласно ч. 1 ст. 17 Закона № 1105. Вот соответствующие значения:
|
Страховой стаж |
Коэффициент |
|
До 3 лет |
0,5 |
|
От 3 до 5 лет |
0,6 |
|
От 5 до 8 лет |
0,7 |
|
Более 8 лет |
1,0 |
|
Льготные категории лиц (независимо от стажа) |
1,0 |
К льготным категориям относятся:
- пострадавшие от Чернобыльской катастрофы (кат. 1-3);
- родители, ухаживающие за больным ребенком до 14 лет, пострадавшим от ЧАЭС;
- ветераны войны, участники Революции Достоинства, семьи погибших;
- жертвы нацистских преследований;
- доноры с правом на льготы (Закон №931).
Когда больничные не начисляются
Не оплачиваются дни, если:
- зафиксированное нарушение режима лечения;
- предоставлена только медицинская справка, а не листок нетрудоспособности;
- болезнь пришлась на отпуск без сохранения зарплаты;
- болезнь при уходе за ребенком до 3 или 6 лет;
- действие трудового договора приостановлено из-за войны войны;
- работник ухаживает за хронически больным в период ремиссии или здоровым ребенком на карантине.
Оплачиваются дни болезни, пришедшиеся на ежегодный отпуск, она продолжается на соответствующий период.
Кто платит больничные
- Первые 5 календарных дней — на средства учреждения;
- С 6-го дня – за счет ПФУ.
В случае нескольких е-больничных следует проверить, это ли один страховой случай. Если разные – учреждение снова платит первые 5 дней.
Для ухода за больным ребенком до 14 лет – все дни платит ПФУ.
Кто имеет право выдавать больничные
Могут выдавать:
- врачи государственных, коммунальных и частных ЗОЗ;
- врачи протезно-ортопедических заведений;
- фельдшеры (при отсутствии врача).
Не могут выдавать:
- врачи скорой помощи;
- врачи судмедэкспертизы;
- врачи курортов, косметологий, туристических баз;
- стоматологи, работающие без показаний.
Сроки оформления больничных
|
Этап оформления |
Предельный срок |
|
Решение комиссии о назначении выплат |
10 рабочих дней после статуса "готов" |
|
Представление заявления-расчета |
5 рабочих дней после решения |
|
Зачисление средств от ПФУ |
3 рабочих дня после подачи заявления |
|
Выплата работнику |
в ближайший день выплаты зарплаты |
|
Уведомление о выплате |
до 1 месяца с момента выплаты |
Для "декретных" - сроки более короткие: решение - 3 рабочих дня.
Когда е-больничный считается "готовым к оплате"
Электронный листок нетрудоспособности приобретает статус «готов к оплате» через 7 дней после даты его закрытия. Например:
- Дата открытия: 14.04
- Дата закрытия: 21.04
- Дата готовности к оплате: 29.04
С этой даты отчисляются сроки подачи документов.
Для больничных по беременности и родам дата готовности определяется другим порядком.
Назначение больничных: как оформить решение
Теперь больничные могут назначаться не только комиссиями по социальному страхованию, но и непосредственно работодателем или уполномоченным лицом (ч. 3 ст. 22 Закона № 1105). Важно, чтобы в заведении находился внутренний приказ или положение о такой комиссии или порядке действий уполномоченных лиц.
Для оформления решения можно использовать документ произвольной формы – например, аналог протокола заседания комиссии по соцстраху (по постановлению ФСС № 13 от 19.07.2018 г.). Хотя ПФУ официально не обновлял форму, она остается актуальной.
Если решение положительное — бухгалтерия производит начисления. Для первых 5 дней больничного (за счет учреждения) достаточно бухгалтерской справки. Если больничный длится более 5 дней, подается заявление-расчет в ПФУ через электронный кабинет. После рассмотрения денежные средства перечисляются на специальный счет учреждения для последующей выплаты работникам.
Бухгалтерский учет больничных: особенности
В учете следует разделять расходы за счет учреждения и за счет ПФУ. Ниже приведен пример бухгалтерских проводок в бюджетном учреждении:
|
Операция |
Дт |
Кт |
Сумма (грн) |
|
Оплата первых 5 дней |
8011, 8111 |
6511 |
5000 |
|
Помощь за счет ПФУ |
2114 |
— |
3000 |
|
ЕСВ (22% от 8000) |
8012, 8112 |
6313 |
1760 |
|
Содержание НДФЛ (18%) из 5000 |
6511 |
6311/1 |
900 |
|
Содержание ВЗ (5%) из 5000 |
— |
6311/2 |
250 |
|
Поступления от ПФУ |
2314 |
2114 |
3000 |
|
НДФЛ (18%) с 3000 |
6511 |
6311/1 |
540 |
|
ВЗ (5%) из 3000 |
— |
6311/2 |
150 |
|
Уплата ЕСВ |
6313 |
2313 |
1760 |
|
Уплата НДФЛ из бюджета |
6311/1 |
2313 |
900 |
|
Уплата НДФЛ из средств НФУ |
— |
2314 |
540 |
|
Оплата ВЗ из бюджета |
6311/2 |
2313 |
250 |
|
Уплата ВЗ из средств ПФУ |
— |
2314 |
150 |
|
Выплата работнику (5000 – 900 – 250) |
6511 |
2313 |
3850 |
|
Выплата с ПФУ (3000 – 540 – 150) |
— |
2314 |
2310 |
Налогообложение больничных: НДФЛ, ВЗ, ЕСВ
Больничные облагаются налогами по тем же правилам, что и зарплата. Применяются ставки:
- НДФЛ - 18%;
- военный сбор (ВЗ) – 5%;
- ЕСВ – 22% (или 8,41% для лиц с инвалидностью).
ЕСВ уплачивается за счет расходов учреждения. Налоговая социальная льгота (НСЛ) может применяться, как и к зарплате.
Отражение больничных в отчетности: Приложение Д1
В Приложении Д1 больничные отображаются отдельно каждый месяц:
|
Категория застрахованного лица |
Код |
|
Работник без инвалидности |
29 |
|
Работник с инвалидностью |
36 |
В графе 10 указывается месяц в формате ММРРРР, за который начислены больничные.
Отражение переходных больничных в отчетности
При переходных больничных:
- Суммы распределяются между месяцами пропорционально дням;
- Указываются в месяце начисления;
- В Приложении Д1 формируются отдельные строчки для каждого месяца;
- Если доход минимальной зарплаты — доначисляется ЕСВ к минимальной базе.
Для распределения снова используется среднедневная зарплата, которую раньше определили для расчета пособия.
Отображение больничных в Приложении 4ДФ: что нужно знать
В Налоговом расчете по форме №4ДФ отражаются все начисления, приравненные к заработной плате, включая больничные. Это касается как первых 5 дней, оплачиваемых учреждением, так и дней, финансируемых за счет ПФУ.
Больничные имеют признак дохода «101», как и обычная зарплата Поэтому они не выделяются отдельно в Приложении 4ДФ, а включаются в общую сумму дохода работника за соответствующий месяц. Никакие специальные коды или дополнительные отметки для больничных не предусмотрены — они «сливаются» с зарплатой в одну строку.
Пример отображения в Приложении 4ДФ
В апреле 2025 года работницы начислены:
- зарплата - 7500 грн
- больничные - 8000 грн
- общая сумма дохода - 15500 грн
- НДФЛ: 15500 × 18% = 2790 грн
- военный сбор (ВЗ): 15500 × 5% = 775 грн
Эти суммы указываются единой строкой в таблице Приложения 4ДФ за соответствующий отчетный месяц.
