На что следует обратить внимание при использовании электронных трудовых книг

18 September 2023

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой аналог классической бумажной трудовой книжки. Внедрение электронных трудовых книг приводит к следующим преимуществам:

1. Постепенная замена бумажного документооборота происходит вследствие развития цифровых технологий. Этот процесс, безусловно, станет стандартом в будущем.
   
   
2. Уменьшение временных затрат на обработку бумажных документов. Электронный формат удобнее и быстрее.
   
   
3. Обеспечение легкого доступа к информации как для работодателя, так и работников. У физических лиц уже есть возможность проверять данные по своему страховому стажу в базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
   
   
4. Минимизация риска утраты бумажной трудовой книжки и дальнейшего восстановления. Это особенно актуально, если данные в электронной базе ПФУ отличаются от записей в бумажной трудовой книжке.
   
   
5. Создание условий автоматического начисления пенсий. В электронной трудовой книжке будет храниться полная информация о стаже, включая записи о приеме на работу, переводе и увольнении.

Электронные трудовые книжки стали возможны после утверждения Порядка учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, самостоятельно обеспечивающего себя работой, в электронной форме, согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 27 ноября 2019 года № 1084 (далее - Порядок № 1084 ).

Однако сейчас учет трудовой деятельности рекомендуется вести в электронных трудовых книжках, поскольку Закон Украины от 5 февраля 2021 года № 1217-IX вступил в силу с 10 июня 2021 года. У вас есть пять лет для полного перехода на электронные трудовые книжки. Закон позволяет использовать как бумажные, так и электронные трудовые книжки в течение переходного периода. По желанию работника, бумажную трудовую книжку можно вести и по истечении этого пятилетнего периода

Все ли данные по стажу находятся в Реестре Пенсионного фонда?

Нет, может быть, не все данные там содержатся. Поэтому рекомендуется регулярно проверять и вести мониторинг информации о вашем страховом стаже и правильности данных в электронных трудовых книжках на портале ПФУ. Ошибки могут возникать из-за:

1. Неверно внесены данные работодателем при регистрации и прекращении трудовых отношений и другие схожие ситуации.
   
   
2. Ошибки, возникающие при обработке скан-копий работниками Пенсионного фонда.

Кроме того, информация о некоторых годах может отсутствовать по техническим причинам, особенно это касается данных до 2011 года. Будьте внимательны и следите за актуальностью данных в электронных трудовых книжках.

Также важно отметить, что вы можете отказаться от автоматических пенсий, подав сообщение о своей нежелательности получать пенсию до достижения пенсионного возраста или просто не предоставляя данные о способе получения пенсии в Пенсионный фонд после назначения пенсии.

Годы, которые могут не попасть в электронный реестр занятости

Электронный реестр занятости может не включать данные до 2011 года, поскольку с 1 января 2011 введены индивидуальные счета для пенсионных фондов и начисление страхового стажа. Также есть проблемы до 1998 года.

Обратите внимание, что пенсионный фонд может не иметь данных о страховых взносах за этот год. Примечание: Проверьте данные в электронных трудовых книжках, особенно до 2011 года.

Оставить заявку 067 341 76 94

Кто представляет информацию из бумажных трудовых книжек для электронного внесения данных

Работодатель или работник представляет сканированные или оцифрованные копии документов, заверенные КЭВ, через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Внесение данных работниками

Внесение данных работодателем

После того, как работодатель или физическое лицо заполнили анкету и добавили отсканированные документы, специалисты пенсионного фонда переводят их в цифровой формат и сопоставляют записи в трудовой книжке с данными, уже содержащимися в карточке застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.

Таким образом, создается окончательная версия электронной трудовой книжки. После оцифровки информацию о трудовом и страховом стаже можно просмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

Подготовка к передаче сканкопий электронных трудовых книжек на предприятии требует обязательного аудита документов

Вот перечень шагов и элементов для проверки:

1. Проверка титульного листа:
   
   
   • Сравните паспортные данные:
     • Фамилия, имя и отчество работника.
     • Дата рождения.
   • Учтите также следующее:
     • Наличие подписи владельца трудовой книжки, которым он подтверждает правильность внесенных данных.
     • Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
     • Печать заведения, где была заполнена трудовая книжка впервые.
2. Проверка записей об изменениях ФИО:

• • В случае смены фамилии, имени или отчества работника, работодатель должен сделать соответствующие записи в трудовой книжке. Это требует документов, подтверждающих изменения, таких как паспорт, свидетельство о браке, свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества и т.п.
    
    
  • Изменения вносятся на первой странице трудовой книги:
    • Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и записывается новая.
    • Внутренняя сторона обложки содержит информацию о документе, на основании которого сделана запись, с его реквизитами.
    • Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью компании.

Эти шаги помогут обеспечить точность и актуальность информации в электронных трудовых книжках вашего предприятия.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как исправить найденные ошибки

Неправильно указано имя или дата рождения. Такая трудовая книжка считается испорченной и законодательство предусматривает ее списание и выдачу трудовой книжки другого образца. Если предыдущий работодатель совершил ошибку, работник должен обратиться к этому работодателю для исправления ошибки. Если прежнее место работы ликвидировано, ситуацию следует исправлять в судебном порядке.

Отсутствие записи об изменении фамилии. Работник сейчас является последним работодателем и должен внести соответствующие изменения.

Сканирование трудовой книжки для Пенсионного фонда: подготовка и процесс

Перед отправкой скан-копий трудовых книжек на портал Пенсионного фонда необходимо соблюдать определенные шаги и подготовить необходимые документы. Вот последовательность действий:

1. Тщательный аудит трудовой книги:
   
   
   • Перед сканированием обязательно проверьте трудовую книжку.
   • Начните с первой страницы (титульного листа).
2. Обратите внимание на следующее на первой странице:
   
   
   • Сравните паспортные данные работника, такие как фамилия, имя и отчество, и дату рождения.
   • Убедитесь, что есть подписи владельца трудовой книжки, лица, ответственного за выдачу, и печати предприятия.
3. Проверка записей об изменениях ФИО:
   • Если работник имел изменения в фамилии, имени или отчестве, убедитесь, что соответствующие записи сделаны и подтверждены документами, такими как паспорт, свидетельство о браке и т.д.
4. Сканирование документов:
   • Сканирование требует только заполненных страниц из разделов "Сведения о работе", "Сведения о награждении" и вкладышей трудовой книжки. Пустые страницы не нужно сканировать.
5. Документ согласия на обработку данных:
   
   
   • Если работодатель вносит данные, подготовьте отдельный документ на обработку данных работника. Этот документ подается в любой форме и сканируется.
6. Получение электронной цифровой подписи:
   
   
   • Если работник вносит данные самостоятельно, он должен иметь электронную цифровую подпись. Его можно получить бесплатно в КНЭДП ИДД ДПС или в банке.
7. Отправление данных:

• • После подготовки скан-копий отправьте их на сайт Пенсионного фонда через соответствующую форму.

После отправки работники Пенсионного фонда обработают данные и внесут их в базу. Не забудьте проверить данные о себе во избежание возможных ошибок. Теперь, заходя на портал ПФУ, вы можете использовать электронные трудовые книжки.

В появившемся окне введите данные и электронную подпись лица (юридического/физического), выполняющего регистрационную операцию.

Оставить заявку 067 341 76 94

Затем выберите меню с левой стороны. Для физических лиц, например "Мой страховой стаж" или "Электронная трудовая книжка". Проверьте данные.

В случае необходимости скан-копии документов отправляем через меню «Коммуникации по ПФУ» – «Предоставление скан-копий трудовой книжки».

Прикрепив все документы, нажимаем «Отправить в ПФУ».

Требования к скан-копиям трудовой книжки для Пенсионного фонда

При подготовке скан-копий трудовой книжки для последующей отправки в Пенсионный фонд необходимо соблюдать определенные стандарты. Вот список требований, которые следует учитывать:

1. Цветовое сканирование: Важно сканировать трудовую книжку в цвете, а не в черно-белом режиме.
2. Разрешение 300 dpi: Сканер должен иметь разрешение 300 точек на дюйм для обеспечения качества и четкости сканирования.
3. Формат файла: Скан копии можно хранить в формате jpg (отдельно для каждой страницы) или в формате pdf (все страницы в едином файле).
4. Размер файла: Каждый файл должен иметь размер, не превышающий 1 Мб, для удобства обработки и передачи.
5. Четкость сканирования: Скан-копии должны быть очень четкими. Все данные, такие как название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати и подписи, должны быть легко читаемыми.
6. Название файла: Название файла должно включать идентификационный код застрахованного лица (регистрационный номер учетной карты налогоплательщика) и номера страниц трудовой книжки. Например, формат названия файла должен быть следующим: ННННННННННН_ЛС_ПС.jpg, где ННННННННННН – идентификационный код, ЛС – номер левой страницы трудовой книжки (начиная с 02), ПС – номер правой страницы трудовой книжки (начиная с 03).
7. Первый разворот: Первый разворот, где находятся ФИО работника, должен иметь значение "ЛС_ПС", которое соответствует "00_01"

Оставить заявку 067 341 76 94

Эти требования установлены Пенсионным фондом Украины и следует придерживаться их для корректного представления скан-копий трудовой книжки.

• Рекомендации по работе со сканированными копиями трудовой книжки согласно Постановлению Кабинета Министров Украины от 27 ноября 2019 г. №108

Примеры заглавий файлов со страницами трудовой книжки смотрятся так:

• 7680032573_00_01.jpg – это скан первой страницы трудовой книги (первый разворот с ФИО застрахованного лица).
• 7680032573_10_11.jpg – это страницы 10 и 11 трудовой книги (пятый разворот).

Если вы подаете скан трудовой книги в формате pdf, то название файла должно быть в формате НННННННННН.pdf, например, 7680032573.pdf.

В случае, если трудовая книга была потеряна, также можно отсканировать документы, подтверждающие трудовой стаж. Требования к этим документам можно найти в соответствующем порядке, установленном постановлением Кабинета Министров Украины от 12.08.1993 № 637.

Как уменьшить размер файла сканирования

Чтобы уменьшить размер файла (до 1 МБ) и установить разрешение 300 dpi:

• в разделе Сохранить документ как выберите формат файла и параметры сохранения;

• В параметрах сохранения необходимо выбрать качество изображения «Небольшой размер (300 dpi)».

Трудовые книги стали электронными: что делать с бумажными трудовыми книжками?

После перевода трудовой книжки в электронную форму оригинал бумажной трудовой книжки следует выдать работнику и запросить его подпись.

Если работник требует, чтобы бумажная трудовая книжка хранилась вместе с электронной версией, работодатель обязан это сделать.

Запись в электронную трудовую книжку ФЛП

Запись в электронную трудовую книжку физических лиц-предпринимателей (ФЛП) рассматривается как обязательная, только если ФЛП намерена нанимать работников. Но следует учитывать рекомендации Пенсионного фонда Украины, касающиеся ФЛПов и заключающиеся в представлении в электронном виде через личный кабинет скан-копий следующих документов:

1. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований, свидетельствующая о государственной регистрации ФЛП.

Ведомости от Государственной налоговой службы по их учету как субъектов предпринимательской деятельности.

Эти рекомендации позволяют ФЛП должным образом оформить свою деятельность в электронной трудовой книжке.

Как введение электронных трудовых книжек изменяет процедуру выхода на пенсию

С введением электронных трудовых книжек пенсии по возрасту будут выплачиваться автоматически при достижении пенсионного возраста, что избавляет от необходимости самостоятельно подавать заявление или посещать пенсионный фонд. Если работник хочет выйти на пенсию, он должен уведомить об этом пенсионный фонд до достижения пенсионного возраста.

Если лицо продолжает работать или если бумажная трудовая книжка не была оцифрована, а сообщение не было сделано в течение трех месяцев после достижения пенсионного возраста, считается, что лицо изъявило желание выйти на пенсию в более позднем возрасте.

Если лицо не уведомило государство о своем желании по времени выплаты пенсии, а страховой стаж застрахованного лица занесен в реестр застрахованных лиц, пенсия автоматически выплачивается со следующего дня после даты выхода на пенсию.

Оставить заявку 067 341 76 94