Приказ об отмене командировки: образец

15 November 2023

Отказ от командировки может возникнуть по разным причинам, таким как заболевания работника, сложные семейные обстоятельства, перенос сроков переговоров или отмена рейса самолета. В консультации рассмотрим, как правильно оформить отмену командировки и провести ее в учете. Для быстрого и безошибочного решения этого процесса можно воспользоваться образцом приказа об отмене командировки, отвечающего требованиям ДСТУ 4163:2020.

• Приказ об отмене командировки ОБРАЗЕЦ

Инструкция по отмене командировки

Шаг 1. Обосновываем причины отказа от командировки:

• Карантинные меры и угроза распространения эпидемии коронавируса, такие как закрытие въезда в страну, ограничительные меры и обоснование собственной безопасности.
• Болезнь работника.
• Отпала хозяйственная потребность в командировке.
• Отмена авиарейса, поезда и т.д.
• Сложные погодные условия, такие как снег, ливень, ураган.
• Отмена конференции, встречи принимающей стороной.
• Иные причины.

Шаг 2. Решаем необходимость докладной (служебной) записки работника. Это желательно во всех случаях, особенно если причиной отказа являются субъективные или объективные проблемы, такие как болезнь или отмена транспорта.

Шаг 3. Определяем необходимость авансового отчета. Решение зависит от того, был ли получен аванс и использован ли его работник.

Шаг 4. Готовим приказ об отказе от командировки и сообщаем работнику об этом, если он уже отправился в путь.

Шаг 5. Если требуется авансовый отчет, ждем его от работника вместе с сопроводительными документами. Неотчетные суммы подлежат налогообложению, если отчет не подан до окончания месяца.

Срок представления авансового отчета при отмене командировки

Сроки представления авансового отчета при отмене командировки не определены законодательством. Единственный документ, который дает указания по этому вопросу, - это "бюджетная" Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, приказ Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59). Даже для обычных предприятий эта инструкция рекомендована налоговиками.

Согласно п. 11 раздела II и п. 18 раздела III Инструкции № 59, работник должен подать авансовый отчет в течение 3 банковских дней с момента издания приказа об отмене командировки. Этот термин также совпадает с определенным в пп. "а" пп. 170.9.3 НКУ, где установлен срок возврата средств, полученных на банковские карты.

Следует заметить, что несвоевременная подача авансового отчета может привести к начислению налогов на работника, если это вызвано дополнительным благом.

Осложнения могут возникнуть в случаях, когда работник должен:

• отменить бронирование гостиницы и вернуть средства;
• вернуть средства за авиабилет, поезд, автобус и т.д., что может занять до 7-10 дней.

Например, своевременная подача авансового отчета при отмене командировки обязательна до конца месяца, в который приходится 3-й банковский день после даты отмены командировочного приказа, если средства выдавались наличными.

В случае если работник не готов выложить собственные средства, возможны варианты:

• работник ожидает расчетов, однако не может задерживать подачу отчета, поскольку это может привести к налогообложению всей суммы заработка;
• выписывается премия для компенсации удержаний НДФЛ и военного сбора в качестве компенсации за задержку возмещения.

Оставить заявку 067 341 76 94

Приказ об отмене командировки

После тщательного изучения всех обстоятельств готовим текст распоряжения, в котором желательно учесть следующее:

1. Указать предварительный приказ о командировке, подлежащий отмене.
2. Учесть наличие докладной (служебной) записки от работника, если таковая была предоставлена.
3. Указать обоснование причин отмены. Особенно относительно карантинных мер, можно использовать следующее сформулированное выражение: "Командировка отменяется в связи с реализацией карантинных мер, которые продлены согласно Постановлению Кабинета Министров Украины от 25 марта 2020 года № 239, а также для предотвращения заболевания, вызванного коронавирусной инфекцией COVID- . Дополнительно может быть указано соответствующее решение органа местного самоуправления."
4. Записать обязанность работника по отчетности. Если аванс не выплачивался, работник не обязан представлять отчет.
5. Установить сроки представления отчета. Рекомендуется определить их до конца месяца, на который приходится 3-й банковский день со дня отмены командировки.
6. Рассмотреть возможность возмещения работнику понесенных расходов, включая расходы по возврату билетов и отмену бронирования гостиницы и прочее, в зависимости от конкретной ситуации.

Приказ об отмене командировки образец

ЗАГРУЗИТЬ ОБРАЗЕЦ

Авансовый отчет работника по отмененной командировке

Отчет об использовании командировочного аванса подается по стандартной форме, но дополняется необходимыми подтверждающими документами, которые могут быть разнообразными. Возврат билетов и отмена бронирования отеля может сопровождаться удержанием определенных сумм или компенсацией за бронирование, для чего требуются соответствующие подтверждающие документы. Среди них могут быть:

1. Акт (счет, справка) о сумме, удержанной с работника за бронирование.
2. Акт (письмо, справка) о возвращении авиабилета, билет на автобус.
3. Вспомогательные документы на возврат билетов на поезд. Если это были электронные билеты, то вокзал формирует электронный документ на их возврат, который нужно распечатать.
4. Расчетные документы (расчетные квитанции, фискальные чеки из кассового аппарата, выписка с карточного счета), подтверждающие получение работником средств от гостиницы, стальной дороги, авиакомпании, автовокзала и остальных.

Отражение отмены командировки в бухгалтерском учете

Учет расходов по отмененной командировке следует проводить на субсчет 949 "Прочие расходы операционной деятельности", согласно письму Минфина от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183. Это обосновано, поскольку относить их на счета 92, 91 будет нецелевым, поскольку цель запланированной командировки не была достигнута.

К примеру, в связи с усложненной эпидемической ситуацией в г. Одесса, компания приняла решение отменить командировку заместителю директора. Перед этим он уже оплатил с корпоративной банковской карты бронирование гостиницы на сумму 1200 грн, в т.ч. НДС. Отель вернул 240 грн из этих средств, в т.ч. НДС. Остальные суммы (960 грн с НДС) были удержаны отелем как штраф за отмену бронирования. Командировка планировалась на служебном автомобиле, поэтому возвращать билеты не нужно.

Обращаем внимание, что налоговый кредит по НДС рассчитывается по гостиничному счету, а не по фискальному чеку (пп. «а» п. 201.11 НКУ).

• Отображение отмены командировки в учете

Оставить заявку 067 341 76 94