Приказ об отмене командировки
01 December 2023
Образец приказа об отмене командировки
Процесс отмены командировки
Шаг 1. Подтверждаем основания для аннулирования служебной поездки:
- Введение карантинных ограничений и угроза распространения эпидемии коронавируса, включая закрытие въезда в страну или город, другие ограничительные меры и учет личной безопасности.
- Заболевание работника.
- Отсутствие экономической необходимости в осуществлении командировки.
- Отмена транспортного средства (авиарейса, поезда и т.п.).
- Стремительные изменения в погодных условиях, такие как снегопад, дождь, ураган.
- Аннулирование конференции или приема от принимающей стороны.
- Иные обоснованные обстоятельства.
Шаг 2. Осуществляем оценку необходимости составления докладной (должностной) записки от работника. Хотя это не обязательно, важно учесть этот этап во всех случаях, когда причиной отмены командировки является:
- Личные проблемы работника, такие как болезнь, особенно в случаях, когда нет медицинского заключения (хотя он не является обязательным для отмены командировки). Противоставление участия в поездке может быть обусловлено опасностью заражения или необходимостью самоизоляции и т.д.
- Объективные факторы, которые стали известны самому работнику, например, отмена транспортного средства (авиарейса, поезда), неготовность автомобиля к зимним условиям из-за неблагоприятных погодных условий, аннулирования конференции или приема.
Записку может составить непосредственный руководитель отдела, где работает отправитель. Однако, в случаях, когда причина отмены командировки является внешней, такой как карантин, стихийное бедствие или вынесенное личным решением директора, представление докладной (служебной) записки не обязательно. В таких случаях рекомендуется составить приказ об отмене командировки.
Шаг 3. Определяем необходимость предоставления авансового отчета работником. Решение принимается следующим образом:
- Авансовый отчет обязателен, если работник получил средства наличными, перечислен на его личную банковскую карточку или снял/использовал средства с корпоративной банковской карты.
- Авансовый отчет НЕ нужно подавать, если работник не получал аванса на командировку и не пользовался корпоративной банковской картой (не снимал/не использовал деньги с нее).
Шаг 4. Подготовка приказа об аннулировании командировки и извещении работника об этом. В случае отсутствия работника на рабочем месте, достаточно сообщить его по телефону или отправить электронную копию приказа.
Шаг 5. В случае необходимости получения авансового отчета, ждем его представления работником вместе с сопроводительными документами. В случае непредставления отчета все суммы, которые не были отчитаны, рассматриваются как дополнительный доход, подлежащий налогообложению (согласно пп. 170.9.1 Налогового кодекса Украины и признаку дохода «118» в Приложении 4 Декларации о доходах):
- НДФЛ в размере 18% с использованием натурального коэффициента (1,21951);
- Военный сбор в размере 1,5%.
Приказ об отмене командировки
После тщательного изучения всех обстоятельств готовим текст приказа, в котором следует отметить следующее:
1. Информация о отменяемом приказе о командировке.
2. Наличие докладной (служебной) записки работника, если таковая была составлена.
3. Обоснование причин отмены.
4. Уведомление работника об обязанности отчитываться. При отсутствии полученного аванса необходимо не представлять отчет.
5. Установление сроков отчетности, которое может быть до конца месяца, в который приходится третий банковский день со дня отмены командировки.
6. Определение вопросов возмещения работнику понесенных расходов, в том числе затрат на возврат билетов и аннулирование гостиничных бронирований (в зависимости от конкретной ситуации).
Отчет об авансе от работника, связанный с отмененной командировкой
Отчет об использовании аванса, стандартно оформленный, должен быть дополнен дополнительными документами, которые могут увеличить их количество. В частности, возврат билетов и отмена бронирования отеля может включать содержание конкретных сумм, а также компенсацию за бронирование. Все эти операции требуют подтверждающих документов, таких как:
1. Акт (счет, справка) по удержанной сумме за бронирование.
2. Акт (письмо, справка) по возвращению авиабилета, билета на автобус.
3. Вспомогательные документы по возвращению билетов на поезд, особенно, если билеты были электронными – формируется электронный документ на возврат, который следует распечатать.
4. Расчетные документы (расчетные квитанции, фискальные чеки из кассового аппарата, выписка с карточного счета), подтверждающие получение работником средств от гостиницы, железной дороги, авиакомпании, автовокзала и т.д.
Запись отмены командировки в бухгалтерском учете
Расходы, связанные с отмененной командировкой, отражаются на субсчете 949 "Прочие расходы операционной деятельности" (см. письмо Минфина от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183). Это логично, поскольку отнесение их на счета 92, 91 будет неправомерным, поскольку запланированная цель командировки не была достигнута.
Например, из-за сложной эпидемической ситуации в г. Одесса, предприятие приняло решение отменить командировку заместителю директора. Перед этим он уже оплатил корпоративную банковскую карту бронирования гостиницы на сумму 1200 грн, включая НДС. Отель вернул 240 грн из этих средств, включая НДС. Остальные суммы, то есть 960 грн с НДС, были удержаны гостиницей как штраф за отмену бронирования. Командировка должна включать использование служебного автомобиля, поэтому возвращение билетов не производилось.
Важно отметить, что налоговый кредит по НДС рассчитывается по гостиничному счету, а не по фискальному чеку (пункт "а" п. 201.11 НКУ).
