Начисление и учет переходных отпускных
04 December 2023
Переходные отпускные в Приложении 1
Переходные отпускные в Приложении 4ДФ
Переходные отпуска определяются как отпуска, начинающиеся в одном месяце и завершающиеся в другом. Например, отпуск, начавшийся в июне 2023 года и завершившийся в июле 2023 года, является примером переходного отпуска. Основные аспекты возникающих в связи с такими отпусками сосредоточены вокруг вопросов отчетности. Если объединенный отчет по единому социальному взносу (ЕСВ), налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и военного сбора (ВЗ) станет ежемесячным или снова будет распределен на два отдельных отчета, возможно увеличение количества вопросов, связанных с отчетностью по переходным отпусками.
Вычисление и выплата отпускных, охватывающих период перехода
Расчет и выплата переходных отпускных имеют несколько особенностей:
1. Выплата отпускных должна быть произведена до начала отпуска работника, то есть в месяце его начала (см. абз. 5 ст. 115 КЗоТ).
2. При расчете отпускных используется одинаковая среднедневная заработная плата как первого месяца отпуска, так и последующих. Расчетный период определяется по первому месяцу. Например, если работник отправляется в переходный отпуск в конце июня 2023 года, то расчетным периодом будет июнь 2022 – май 2023, и средний рассчитывается именно за этот период, без пересчета на июль 2023 года.
3. В случае выплаты отпускных следует уплатить все налоги, такие как НДФЛ, ЕСВ и военный сбор (ВЗ), с полной суммы начисленных и уплаченных отпускных.
4. Расчет отпускных должен включать в себя помесячные части. Даже если оплата производится одним платежом, помесячная разбивка необходима для бухгалтера для правильного расчета НДФЛ и ЕСВ за каждый месяц.
Переходные отпускные отображаются в Приложении 1 и Приложении 4ДФ Налогового расчета
Кроме того, при составлении Приложений Д1 и 4ДФ в Налоговый расчет переходные отпускные имеют свои особенности. Эти особенности состоят в следующем:
1. Приложение 4ДФ: Общая сумма отпускных, НДФЛ и ВЗ полностью отражается в месяце начисления отпускных как единая цифра без помесячной разбивки. Признак дохода – «101».
2. Приложение Д1: Отпускные также отображаются в месяце ухода в отпуск, но с разбивкой помесячно. То есть, если отпуск задел два месяца, они указываются в двух строках. При этом отпускные должны быть отдельно отмечены от заработной платы, поскольку у них есть свой код типа начисления (КТН) – «10».
3. Основная часть Налогового расчета: Отпускные и ЕСВ указываются в колонке, которая относится к тому месяцу квартала, в котором они были начислены, то есть к тому, каким было составлено Приложение Д1 с отпускными. При этом отпуск и зарплата объединяются в одну сумму.
Следовательно, проще всего заполнить Приложение 4ДФ по переходным отпускным, поскольку его заполнение аналогично непереходным отпускным. Однако в случае наличия налоговой социальной льготы (НСЛ) ситуация может стать более сложной.
Переходные отпускные и Налоговая социальная льгота (НСП) в 2023 году
Если работник воспользовался Налоговой социальной льготой, ему может грозить потеря этой льготы в месяце начисления переходных отпускных. Это может произойти из-за увеличения суммы дохода, указанной в Приложении 4ДФ по сравнению с предыдущими месяцами.
Например, если ежемесячно в 2023 году работник получал 6700 грн, имеет двоих детей и воспользовался НСЛ, поскольку его доход не превышал 7520 грн (3760 грн на каждого ребенка), то ежемесячно с его дохода удерживали 722,88 грн (0,18 от разницы между доходом и двойным лимитом для ПСП). В месяц ухода в отпуск ему насчитали 7600 грн, при этом сумма НДФЛ составляла 1368 грн (0,18 от суммы дохода без применения НСП). Таким образом, из-за отсутствия НСЛ с работника удержали почти вдвое больше НДФЛ, чем в предыдущие месяцы.
Учитывая эти обстоятельства, рекомендуется перечислить НДФЛ, например, в следующем квартале, в конце года или при увольнении работника. Важно отметить, что данная ситуация не касается военного сбора, поскольку НСЛ при его расчете не применяется.
Альтернативный вариант начисления переходных отпускных
Рассмотренный ранее вариант предусматривал включение переходных отпусков в Налоговый расчет только на месяц выхода работника в отпуск. Тем не менее, существует альтернативный подход, включающий в себя представление информации о переходных отпусках в двух месяцах Налогового расчета (или больше, если продолжительность отпуска превышает 2 месяца). Обычно это может потребовать даже представление двух отдельных налоговых расчетов в случае, если переходный отпуск охватывает разные месяцы квартала. Согласно этому подходу:
1. Отпускные исчисляются и выплачиваются в месяце ухода работника в отпуск.
2. В бухгалтерском учете и отчетности показывается начисление отпускных частями – поначалу в месяце ухода в отпуск, а потом в следующем месяце (либо в месяцах, включая месяц возвращения).
Этот подход позволяет более гибко учитывать переходные отпуска в финансовом учете и упрощает отчетность по налоговым обязательствам за этот период.
Например, если работник отдыхает в июне 2023 года и возвращается в июле 2023 года, в соответствии с Налоговым расчетом учитывается следующее:
1. В Приложении 4ДФ и Приложении Д1 за июнь 2023 (II квартал) указывается сумма отпускных, начисленных за июнь. Тем не менее, выплата отпускных и уплата НДФЛ, ОС в Приложении 4ДФ за июнь 2023 г. отражаются на полную сумму – с учетом фактической выплаты.
2. В Приложении 4ДФ и Приложении Д1 за июль 2023 года указывается сумма отпускных, начисленных за июль 2023 года.
Однако такой альтернативный подход не дает никаких преимуществ. К примеру, он не позволяет избежать перерасчета НСЛ, поскольку в июне 2023 года следует уплатить НДФЛ с полной суммы выплаты работнику. Конечно, можно попытаться уменьшить сумму уплаты НДФЛ, но бухгалтер не может точно предусмотреть доход работника за следующий месяц – июль 2023 года. Например, в июле 2023 года может измениться сумма НСП, если работник получит премию, увеличит оклад, перейдет в новый отпуск или будет на больничном. Выбор между подходами зависит от удобства бухгалтера. Однако такой подход может быть обоснован в случае, когда предприятие не использует обеспечение (резерв) отпусков (субсчет 471 "Обеспечение выплат отпусков") и составляет упрощенную финансовую отчетность по формам 1-мс, 2-мс (микропредприятия, непредпринимательские общества). В таком случае для обеспечения принципа соответствия доходов и расходов рекомендуется распределить отпускные между месяцами, чтобы альтернативный подход отражения в Налоговом расчете совпадал с начислением расходов по отпускным в бухгалтерском учете.
Исчисление и начисление Единого взноса на социальное страхование (ЕСВ) в период переходных отпусков
Помимо вопросов, связанных с перерасчетом НДФЛ для решения проблемы с ПСП, переходные отпуска могут породить ситуацию, когда фактический доход за определенный месяц после распределения отпускных оказывается меньше минимальной базы Единого взноса на социальное страхование (ЕСВ) за январь-декабрь 2023 года, которая составляет 6700 гривен.
Это может стать известным в более поздний срок, в частности в месяце выхода работника из отпуска, когда становятся окончательно известны его доходы за:
- месяц начала отпуска;
- месяц выхода из отпуска.
При сравнении доходов работника с минимальной базой Единого взноса на социальное страхование (ЕСВ) переходные отпускные учитываются как месяцы, за которые они начислены, согласно письму Государственной фискальной службы Украины от 11.03.2015 года № 5084/6/99-99-17- 03-03-15.
В этом случае в Приложении Д1 Налогового расчета в любой месяц указывается доначисленная разница в отношении ЕСВ. Для этого выполняются следующие действия:
1. Внести рассчитанную сумму разницы в графу 18.
2. Проставить код типа начисления (КТН) "13" в графе 09.
3. Указать месяц и год, к которому относится начисленная разница ЕСВ (графа 10).
4. Заполнить другие данные стандартно, оставив графы 12-15 пустыми.
Переходные отпускные и премии
Премии исчисляются в соответствии с общими правилами, осуществляя перерасчет «вперед» на основе отработанных рабочих дней, как определено в пункте 3 подпункта 3 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Кабинета Министров от 08.02.1995 г. № 100(далее – Порядок № 1) . В случае, когда работник переходит в переходный отпуск в июне 2023 г. и завершает его в июле 2023 г., возникает ситуация с премиями, которая иллюстрируется в таблице ниже.
Доплата к минимальной зарплате и переходные отпускные
Доплата к минимальной зарплате исчисляется на основе оплаты за отработанное время и не учитывает отпуск, поскольку это выплаты за неотработанное время.
Например, если работник войдет в отпуск с 23 июня 2023 и получит начисление в размере 4500 грн (без отпускных) и 3500 грн (переходные отпускные), мы проверяем соответствие минимальной зарплаты с помощью следующих шагов:
- Количество отработанных дней в июне 2023 года – 16 рабочих дней.
- Общее количество рабочих дней по норме в июне 2023 года – 22 рабочих дня.
- Минимальная оплата за 16 рабочих дней = (6700 грн × 16)/22 = 4872,73 грн, где 6700 грн – минимальная зарплата для июня 2023 года.
Следовательно, необходимая доплата к минимальной зарплате составляется, хотя общая сумма выплаты составляет 8000 грн (=4500+3500). Расчет доплаты к минимальной зарплате выглядит следующим образом:
4872,73 – 4500 = 372,73 грн.
В результате работник должен получить всего 8372,73 грн (=8000 + 372,73) в июне 2023 года.
Переходные отпускные: проводки
Заканчивая, рассмотрим бухгалтерские проводки при начислении переходных отпусков. Для нашего анализа возьмем пример, который мы рассматривали раньше. При начислении отпусков предприятие использует обеспечение (резерв) отпусков – субсчет 471 "Обеспечение выплат отпусков". С учетом этого обстоятельства, разбивка отпусков помесячно при начислении не необходима.
Подробности бухгалтерских проводок представлены в таблице ниже.
