Учет недостач и излишков при инвентаризации

23 January 2025

Инвентаризация – важный этап в финансовом управлении компании. Недостатки и излишки могут повлиять на ваш бизнес. Доверьтесь нашим экспертам в бухгалтерском учете, чтобы получить точные данные и избежать финансовых потерь. Закажите бухгалтерские услуги уже сегодня!

Заказать звонок

Документирование недостатка, избытка и пересортицы запасов и внеоборотных активов

Общие сведения об инвентаризации

Инвентаризация внеоборотных активов, таких как основные средства и МНМА, текуща во время ежегодной инвентаризации. Запасы или товарно-материальные ценности (ТМЦ) проверяются чаще — ежеквартально или даже ежемесячно. Основным документом для бухгалтеров, отражающим результаты инвентаризации, является Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное постановлением КМУ от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879).

Фиксация разногласий

Процесс фиксации разногласий по запасам и внеоборотным активам включает несколько этапов:

1. Инвентаризационное описание: Инвентаризационная комиссия фиксирует фактическое количество ТМЦ в инвентаризационном описании, сравнивая его с данными бухгалтерского учета. Описание передается в бухгалтерию, где необходимо проверить подписи материально ответственных лиц на росписи и заявления.
2. Сверительная отчетность: При участии бухгалтерии составляется сверочная отчетность, где указываются только те ТМЦ, которые имеют избыток или недостаток. Если данные совпадают, они пропускаются. Отмечается также наличие пересортицы и возможность ее зачисления.
3. Протокол инвентаризационной комиссии: Оформлен протокол, содержащий предложения по урегулированию разногласий. На основе сверочных сведений комиссия определяет, есть ли окончательная нехватка или избыток, а также причины разногласий.
4. Протокол утверждения: Протокол передается руководителю предприятия на утверждение в течение 5 рабочих дней с момента завершения инвентаризации. Для этого руководителя поставить резолюцию на протокол, дату и подпись. Необходимо также издать приказ об урегулировании инвентарных разниц.

Количество документов

Инвентаризационные описания и сверочные сведения могут быть несколько, если есть несколько материально ответственных лиц. Также может быть несколько протоколов, если работают несколько инвентаризационных комиссий.

Обратите внимание: протокол и приказ основаны для учета инвентаризационных разниц.

Таким образом, бухгалтеру для проведения учета результатов инвентаризации достаточно:

• Протокол инвентаризационной комиссии утвержден руководителем.
• Приказ руководителя об урегулировании инвентарных разниц.

Формы документов для инвентаризации запасов и внеоборотных активов

Готовые и произвольные формы документов

При подготовке инвентаризационных документов можно использовать как стандартные, так и самостоятельно разработанные формы. Если Вы выбираете последний вариант, важно, чтобы документы соответствовали части 2 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996.

Типовые формы от Минфина

Основой для формы документов может служить приказ Министерства финансов Украины от 17.06.2015 № 572 «Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» (далее – Приказ № 572). Согласно пункту 2 этого приказа, указанные формы могут использоваться не только бюджетные учреждения, но и коммерческие предприятия.

Специализированные формы

Есть также специализированные формы документов для инвентаризации определенных видов активов, к примеру, для горючего. Они будут рассмотрены в конце этой консультации.

Рекомендации по разработке документов

Рекомендуется создавать все инвентаризационные документы в соответствии со спецификой вашего бизнеса и утверждать их как внутренние документы. Можно использовать формы, разработанные для бюджетных учреждений, как основу собственных документов.

Заказать звонок

Различия между инвентаризационными описаниями и сверочными сведениями

Общие черты

Оба документа содержат информацию о наименовании материальных ценностей, но на этом их сходство заканчивается. Рассмотрим разницу на примере инвентаризации запасов.

Инвентаризационное описание

Инвентаризационное описание включает в себя полный список всех товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Однако он не отражает разницу между фактическими и бухгалтерскими данными.

Сверочная ведомость

Сверочная ведомость формируется с помощью ТМЦ, где зафиксировано отклонение между фактическими и учетными данными. Следовательно, в этой ведомости содержатся только те ТМЦ, в отношении которых обнаружены разногласия. Она не содержит данных о количестве ТМЦ, но привести только цифры отклонений, распределенные на избыток и недостаток, а также информацию о пересортице.

Соединение документов

Можно объединить эти два документа, но в условиях большого количества отклонения ТМЦ может "потеряться" среди других данных. В отдельных сверочных сведениях эти отклонения выделены и более легки для анализа.

Выявление отклонений

Для обнаружения отклонений используем:

• Инвентаризационное описание: фиксируем только количество (фактическое и учетное).
• Зверительная ведомость: приводим рассчитанные отклонения.

Разница в внеоборотных активах

Подобная разница своими и между инвентаризационным описанием внеоборотных активов и сверочной ведомостью для них. Основное отличие по сравнению с запасами образовалось в нескольких пересортицах, а также в наличии более подробной информации о продуктах и ​​сроках полезного использования.

Дата отображения инвентарных разниц в учете

Включение результатов инвентаризации

Бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском и бухгалтерском учете финансовой отчетности за тот отчетный период, когда инвентаризация была завершена, а не на дату подписания протокола или приказа руководителя об урегулировании выявленных инвентаризационных разниц.

Пример отображения

К примеру, если инвентаризация включается в конце I квартала 2025 года, скажем, 31 марта 2025 года, а протокол подписывается в апреле 2025 года, результат все еще следует отразить на 31 марта 2025 года идти в финансовую отчетность за I квартал, если таковая будет получена. Это обусловлено тем, что основная цель инвентаризации будет подтверждена достоверностью финансовых данных, поэтому результаты должны быть отражены в соответствующей отчетности.
До срока предоставления финансовой отчетности государственным органам остается достаточно времени.

Важность термина

Необходимо помнить, что результаты инвентаризации должны быть включены в финансовую отчетность того периода, в который есть возможность провести инвентаризацию.

Причины излишков по результатам инвентаризации

Что такое излишки?

Излишки представляют собой обычный срок для учета. Они могут возникать в запасах или внеоборотных активах по разным причинам.

Основные причины возникновения излишков

1. Недостаточное оприходование : Излишки могут возникнуть из-за ошибок или небрежности бухгалтера или материально-ответственного лица, если активы не были оприходованы.
2. Отсутствие первичных документов: Это может произойти, если документы были утрачены или не поступали. Например, актив может остаться от бывшего сотрудника, который отказывается его забрать, или поставщик не отправил документы вовремя.
3. Ошибочное списание: Активы могут быть списаны, считая их потерянными, но затем оказывается, что они все еще имеются. Это также может произойти при передаче на производство, когда актив физически остается на складе.
4. Чрезмерное списание: Это часто случается при отпуске запасов, например, горючего. Если топливо списывается по нормам, но фактическое потребление меньше, наблюдается избыток.
5. Ликвидация активов : Активы могут быть записаны, но физически их еще не ликвидировали или остались части от уже записанных объектов, которые не оприходованы.
6. Неучтенный избыточный продукт: Может быть произведено больше продукции, чем оприходовано. Причинами могут быть как сознательные действия (например, сбыт продукции за черную готовку), так и случайные ошибки, особенно в пищевой промышленности.
7. Дополнительная пересортица: Это ситуация, когда из-за ошибок в аккаунте наблюдается избыток.
8. Закупки за "черные" наличные: В таких случаях документов нет на активе, что усложняет их учет.
9. Использование складов другими субъектами: Когда складские помещения используются без заключения договора о соответствующем хранении, это может привести к излишкам, если у посторонних лиц отсутствуют документы на имущественные ценности.

Определение причин излишков является задачей инвентаризационной комиссии. Если излишки могут считаться доходом предприятия, их выявление оказывает непосредственное влияние на налогообложение. Это особенно критично во время налоговых проверок.

Внимание! Излишки могут возникать из-за ошибок, неотфактурированных поставок, несовершенных норм списания товарно-материальных ценностей, а также из-за "теневых" операций.

Причины недостатков по результатам инвентаризации

Недостатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) достаточно расширенным явлением, которое можно возникать как при хранении, так и в процессе транспортировки. Основные причины их возникновения включают в себя:

1. Хищение ТМЦ. Одной из наиболее распространенных причин нехватка является кража, которая может быть совершена как работниками предприятия, так и посторонними лицами, имеющими доступ в состав или магазин. В розничной торговле часто случаются случаи, когда покупатели воруют небольшие ТМЦ. При этом настоящие виновники могут быть сложно обнаружены, или же ситуация может сводиться к банальному "исчезновению".
2. Порча ценностей. Инвентаризация также вызвана ценностями, утратившими свои свойства. Это может произойти по истечении срока годности, физического износа, брака, повреждения при ремонте или влиянии погодных условий.
3. Бухгалтерские ошибки. Неправильный учет, возникший в завышении суммы или двукратной обработке, может привести к недостатку.
4. Отрицательная пересортица. Суммовая разница, возникающая вследствие пересортицы, наблюдается недостатком, если норма естественной убыли (согласно п. 5 раздела IV Положения № 879).
5. Ликвидация объекта. Если объекты ликвидируются без надлежащего документального оформления, это также может привести к недостаткам.
6. Естественные катастрофы. Стихийные бедствия, такие как пожары или другие природные явления, могут привести к потере ТМЦ.
7. Естественная убыль. Недостаток вследствие естественной убыли может возникать в пределах нормальных потерь, таких как усушка, выветривание или утечка при перекачивании. Например, вес муки, сахара или песка может изменяться в зависимости от влажности.

Следует отметить, что недостаток из-за естественной убыли только содержит запасов, и в сверочной информации необходимо отдельно указать сумму недостатка, связанную с естественной убылью, и превышающую ее пределы. Этот вопрос требует детального разбирательства.

Особенности инвентаризации в условиях военного положения

В случае если товарно-материальные ценности (ТМЦ) находятся в зонах боевых действий или на временно оккупированных территориях, необходимо добавить пункт 8 раздела I Положения № 879, предусматривающий следующие правила:

1. Условия проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации важно, чтобы доступ к ТМЦ, первичным документам и бухгалтерским реестрам был безопасным и беспрепятственным.

2. Проведение инвентаризации при наличии информации об утрате

Если у вас есть сведения о похищении, недостаче или уничтожении имущества, инвентаризацию можно (но не обязательно) провести в день этих фактов.

3. Инвентаризация после прекращения боевых действий

После окончания боевых действий и освобождения территории при устранении препятствий для доступа к ТМЦ инвентаризацию провести следует на 1 число месяца, следующего после происшествия. Результаты инвентаризации должны отражаться в бухгалтерском учете за соответствующий отчетный период.

4. Оккупированные территории

Территории, временно оккупированные или на которых продолжаются боевые действия, официально начаты Министерством реинтеграции.

5. Документирование причин непроведения инвентаризации

Все причины, по которым нельзя провести инвентаризацию ТМЦ, к которым нет безопасного доступа, должны быть зафиксированы во внутреннем приказе. Необходимо указать, какие ТМЦ не подлежат инвентаризации и почему. В финансовой отчетности такие ТМЦ отображаются в соответствии с имеющимися данными учета, но в примечаниях следует указать все элементы, которые можно включить в их создание, в частности, информацию о возможном уничтожении из открытых источников или собственных данных.

6. Документы при инвентаризации уничтоженных ТМЦ

При проведении инвентаризации уничтоженных ТМЦ состоят:

• Инвентаризационные описания – для основных средств (ОС), малоценных необоротных материальных активов (МНМА), не подлежащих восстановлению, а также для ставших непригодными запасов.
• Сверительные сведения – для отражения разногласий между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризации.
• Протоколы инвентаризационных комиссий для документирования списания уничтоженных ценностей.

Заказать звонок