Аренда авто

24 November 2023

Договор: Аренда автомобилей в физ. лица

Договоры аренды автомобилей с физическими лицами: каковы причины заключения этих договоров?

Компании заключают договоры аренды автомобилей по разным причинам:

• Отсутствие специализированного автомобиля необходимого типа;
• Дорогой автомобиль нужен для обычных целей;
• Государственным предприятиям и учреждениям может быть проще арендовать транспортное средство, чем покупать его;
• Покупка нежелательна, поскольку транспортное средство может быть часто заменено;
• Когда время, необходимое для этого, короткое, а аренда дешевле, чем покупка;
• Менеджеры компании или другие сотрудники хотят использовать свой автомобиль для деловых поездок или передвижения по городу. Это может быть одноразовое, регулярное или постоянное использование.

Предпосылки для этого, непременно, могут быть разными. Однако чаще возникает именно другая причина, а именно когда автомобиль занимается у работника компании, поэтому в этой консультации мы уделим больше внимания случаю заема автомобиля, например, у руководителя компании.

Аренда авто у сотрудника

При аренде автомобиля у офицера или другого сотрудника возникает простой и вполне логичный вопрос: Как компании избежать необходимости арендовать автомобиль у работника? Есть ли в этой, казалось бы, простой ситуации более простой способ избежать необходимости заключения договора найма? Ответ на этот вопрос зависит от вас, но это возможно посредством договоров аренды автомобилей с работниками:

• Расходы на горючее, приобретенное для транспортных средств, используемых работниками командировочной компании, местных поездок и грузовых перевозок, относятся к составу расходов.
• Договоры аренды автомобилей с физическими лицами связывают отнесение расходов на горючее к расходам с хозяйственной деятельностью компании и необходимы, в частности, для учета налогового кредита по НДС. Без договора доказать связь с хозяйственной деятельностью будет невозможно;
• Выплата не облагаемой налогом компенсации руководителям или другим работникам в качестве дополнительной льготы на горючее. При отсутствии договора аренды по такой компенсации необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и военный сбор (ВЗ), а также начислить взносы на общеобязательное государственное социальное страхование (ЕСВ);
• Налоговый кредит по НДС предоставляется при аренде физическими лицами-предпринимателями, являющимися плательщиками налога на добавленную стоимость.

Руководители, пользующиеся собственным автомобилем, могут возмещать расходы на топливо за счет премии. Однако в этом случае налогообложение почти идентично возмещению расходов на топливо, которое облагается налогом как дополнительное благо, поскольку заработная плата облагается налогом комбинированным социальным налогом и налогом на доходы физических лиц, а взносы на социальное страхование исчисляются у источника выплаты.

Еще одним преимуществом арендной платы по сравнению с премиями является то, что арендная плата не облагается единым социальным взносом, а значит, позволяет экономить на ЕСВ.

Примечание: необлагаемые налогом компенсации горючего и выплаты лицам, не уплачивающим ЕСВ, являются основными преимуществами договоров аренды автомобилей с работниками.

Оставить заявку 067 341 76 94

Правовые основания для аренды автомобиля

Согласно Гражданскому кодексу, аренда (также известная как аренда с выкупом) – это передача имущества во владение и пользование на определенный срок за плату (ч. 1 ст. 759 ГК). Статья 283 Хозяйственного кодекса также касается оплаты и сроков аренды. Статьи 798-805 ГК. Статьи 798-805 ГК рассматривают договоры проката автомобилей как отдельный вид договора аренды. На договоры проката автомобилей распространяется действие этих положений Гражданского кодекса.

Примечания:

• Договор является договором ссуды, а не договором аренды (статья 827 Гражданского кодекса);
• Если срок договора аренды не установлен, договор считается бессрочным (ч. 2 ст. 763 Гражданского кодекса). В таком случае одна из сторон может отказаться от договора в любое время, в письменном виде предупредив об этом другую сторону за один месяц или в срок, предусмотренный соответствующим договором аренды.

Содержание договора определяется его условиями, а не названием. Поэтому, если в договоре лизинга нет роялти, он считается договором ссуды, независимо от его названия.

При аренде транспортного средства арендатор имеет право самостоятельно использовать арендуемое имущество для собственной деятельности и может без согласия арендодателя заключить договор перевозки или другой договор об использовании арендованного имущества в собственных целях (статья 800 Гражданского кодекса). Теперь остановимся на особенностях аренды транспортного средства у частного лица в целом.

Согласно Налоговому кодексу, финансовый лизинг рассматривается как предоставление услуг. Таким образом, налоговый режим отличается от Гражданского кодекса, не рассматривающего аренду как исполнение обязательства или предоставления услуг. Это, в частности, влияет на расчет единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (см. ниже налогообложение лизинговых операций). Если компания арендует транспортное средство у физического лица и целью аренды является получение дохода (прибыли) от использования транспортного средства, это соответствует понятию хозяйственной деятельности.

Особенности договоров проката автомобилей с физическими лицами

При аренде автомобиля у физического лица обратите внимание на следующие моменты:

• Договор должен быть заключен в письменной форме (часть 1 статьи 799 Гражданского кодекса);
• Нотариально удостоверенный (ч. 2 ст. 799 Гражданского кодекса). Более подробную информацию о спецификации смотрите ниже;
• Содержание, цена и срок действия договора должны быть согласованы (ч. 3 ст. 180 Хозяйственного кодекса и ч. 1 ст. 759 Гражданского кодекса).

Что касается периодичности уплаты, то арендная плата уплачивается ежемесячно, если иное не установлено договором (ч. 5 ст. 762 Гражданского кодекса). Желательно определить в договоре периодичность и способ документального оформления результатов предоставления услуг. Обычно это акт приема-передачи оказанных услуг.

Кроме того, договор аренды автомобиля имеет и другие важные юридические особенности:

• Предмет договора, т.е. транспортное средство, должен быть идентифицирован по его индивидуальным признакам, например, по VIN (номеру кузова) или государственному регистрационному номеру;
• Транспортные средства не одноразовые. Это означает, что лизингополучатель не может разобрать такое транспортное средство на запчасти или использовать его для другого транспортного средства, независимо от того, является его владельцем или нет;
• Если в договоре указана перевозка из одного места в другое, но не указаны индивидуальные характеристики транспортного средства, то это договор перевозки, а не аренды. По такому договору исполнитель может предоставить любое транспортное средство, отвечающее определенным потребностям заказчика;
• Если арендатор не может пользоваться транспортным средством из-за обстоятельств, возникших не по его вине, он освобождается от арендной платы за весь период. К примеру, если транспортное средство вышло из строя из-за обстоятельств, не зависящих от арендатора, арендная плата за этот месяц не начисляется (ч. 6 ст. 762 Гражданского кодекса).

Также желательно обратить пристальное внимание на условия договора:

• страхование автотранспорта;
• Последствия попадания арендованного транспортного средства в ДТП;
• ремонт транспортного средства – текущий и капитальный; возможность лизингополучателя осуществлять улучшение транспортного средства. Кто может совершать такие действия и кто готов за них платить.

Оставить заявку 067 341 76 94

Продление договора аренды автомобиля

Сроком действия договора аренды срок, установленный в договоре (ч. 1 ст. 763 Гражданского кодекса). По истечении этого срока договор аренды может быть продлен по соглашению сторон. Например, такие положения, как "Если ни одна из сторон не заявит о намерении расторгнуть договор аренды за один календарный месяц до окончания срока аренды, предусмотренного настоящим договором, стороны считаются продлившими этот договор на тот же срок, на который был продлен срок аренды. по этому договору". Иными словами, если срок действия годового договора аренды автомобиля истекает, договор считается действительным еще на один календарный год на тех же условиях, если не будет подано уведомление о его расторжении. Таким образом, лизингополучатель вправе понести расходы, эквивалентные лизинговым платежам за следующий год, и несет ответственность за лизинговые платежи.

Нотариальное удостоверение договора аренды автомобиля

Нотариальное удостоверение договора аренды автомобиля с физическим лицом зависит от следующих моментов:

• Если вы арендуете транспортное средство у лица, не зарегистрированного в качестве субъекта предпринимательской деятельности, нотариальное удостоверение обязательно (Гражданский кодекс, статья 799, пункт 2). Без этого соглашение недействительно с момента его заключения (статья 215 Гражданского кодекса, часть 1 статьи 236 Гражданского кодекса). Как следствие, физическое лицо может лишиться лизинговых платежей;
• Лизинг автомобиля у физического лица-предпринимателя (ФЛП) также необходимо оформить нотариальный акт. Во-первых, Гражданский кодекс не содержит никаких исключений для физических лиц-предпринимателей. Во-вторых, транспортное средство может быть зарегистрировано как на физическое, так и на юридическое лицо. Для физических лиц-предпринимателей нет такого понятия, как регистрация.

Однако это может привести к возникновению юридических проблем, если договор аренды автомобиля с физическим лицом-предпринимателем не будет нотариально удостоверен. В действительности параграф 5 главы 30 раздела 6 Гражданского кодекса все еще содержит положения, регулирующие договоры аренды между коммерческими организациями, не требующими нотариального удостоверения. Этот аргумент подтверждается рядом судебных решений: Пункт 2.11 постановления пленума ВХСУ от 29.05.13 №12 "О практике применения законодательства об аренде недвижимого имущества"; решение ВХСУ от 14 ноября 2012 года по делу № 5009/1792/12 и решение ВХСУ от 26 апреля 2012 года по делу № 5015/225/11; а также решение Винизского апелляционного административного суда от 7 апреля 2015 г. № 822/59/15.

Договоры аренды транспортных средств руководителей

Арендуя транспортное средство у директора компании, обратите внимание, что директор не обязан подписывать договор аренды, если он является заинтересованным лицом, поскольку он не может подписывать договор от имени обеих сторон (ч. 3 ст. 238 Гражданского кодекса). То же касается и кредитных договоров. Руководитель должен делегировать право подписания договора другому работнику компании, например вице-президенту или работнику, уполномоченному руководителем (поскольку договоры аренды автомобилей с физическими лицами также должны быть нотариально заверены). Хотя подпись руководителя не делает договор автоматически недействительным, он создает юридический риск того, что договор может быть признан недействительным в суде, например по иску одного из владельцев компании.

Ремонт и аренда автомобилей

Желательно самостоятельно решать вопрос ремонта автомобиля:

• Кто отвечает за регулярный ремонт и замену расходных материалов (горюче-смазочных материалов, бензина, свечей зажигания, аккумулятора, тормозных колодок)? Как правило, за это отвечает арендатор (ст. 801 Гражданского кодекса). Пример "аварийной" ситуации: ремонт автомобиля после ДТП, когда страховой выплаты от автогражданки недостаточно. Желательно указать, кто будет нести эти расходы;
• Кто будет производить капитальный ремонт. Как правило, это лизингодатель;
• Улучшение транспортного средства. Улучшение не является ремонтом (ст. 778 Гражданского кодекса). Улучшение предоставляет транспортному средству некоторые новые характеристики (например, экономичность, дополнительные функции, безопасность и т.д.). При осуществлении улучшений стороны договариваются о том, как они будут осуществлены. Если улучшения являются отдельными, лизингополучатель имеет право забрать их обратно и оставить при возвращении транспортного средства (часть 2 статьи 778 Гражданского кодекса). Например, лизингополучатель хочет установить газобаллонное оборудование (ГБО). Должен ли лизингодатель нести расходы на ее установку и что будет сделано с ГБО по возвращении транспортного средства (будет демонтирован, передан лизингодателю или продан лизингодателю)? Другие примеры модернизации включают установку автомобильных камер и систем сигнализации.

Оставить заявку 067 341 76 94

Передача предмета аренды

Лизингодатель обязан передать транспортное средство лизингополучателю немедленно или в срок, установленный договором лизинга (ст. 765 ГК). В случае невыполнения лизингодателем этой обязанности лизингополучатель имеет право выбора (ст. 766 ГК):

• требовать от лизингодателя передать товар и возместить ущерб, причиненный просрочкой;
• может отказаться от договора лизинга и потребовать возмещения ущерба (ст. 766 ГК).

С налоговой точки зрения, передача транспортного средства лизингополучателю должна быть подтверждена актом приемки-передачи или, по крайней мере, соответствующим пунктом в договоре лизинга: "Подписанием настоящего договора лизингодатель подтверждает, что лизинговое имущество передано, а лизингополучатель принимает условия договора.

Акт приемки-передачи автотранспортных средств

Акты приемки-передачи могут быть составлены в произвольной форме с соблюдением обязательных требований к основным документам в соответствии со статьей 9 Закона Украины от 16 июля 1999 № 996 "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".Также можно использовать готовые формы:

• акты приемки-передачи основных средств по форме ОС-1 (Приказ Министерства статистики № 352 от 29 декабря 1995 года утратил силу, но использование этой формы не запрещено);
• акты приемки-передачи в соответствии с Приказом Министерства финансов № 818 от 13 сентября 2016 года. Хотя эта форма предназначена для государственного сектора (бюджетных учреждений), она может использоваться другими организациями.

Желательно использовать последнюю, поскольку она более "современная", или подготовить собственную форму на ее основе. Эта форма также может быть добавлена как приложение к договору.

Однако, какая бы форма документа о передаче/участии ни была выбрана, желательно включить следующие детали:

• Технические характеристики передаваемого транспортного средства;
• VIN-код или государственный регистрационный номер транспортного средства;
• Техническое и внешнее состояние транспортного средства. Во-первых, перед тем, как передавать транспортное средство взаймы, желательно посетить механика и получить соответствующий акт осмотра. Во-вторых, опишите состояние кузова, краски и стекла во избежание дальнейших вопросов. Есть царапины, сколы, трещины или вмятины. Также можно обрисовать состояние салона.
• Какие-либо дефекты должны быть описаны в акте. Подробные фотографии транспортного средства можно добавить как приложение к акту приемки-передачи;
• Газобаллонное оборудование (ГБО), видеорегистратор, сигнализация, датчики парковки, магнитола и т.п.;
• Удовлетворенность арендатора состоянием транспортного средства: "Претензий к техническому и внешнему состоянию транспортного средства, полученного по акту приемки-передачи, нет";
• Перечень документов, прилагаемых к транспортному средству: технический паспорт, свидетельство о страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств, свидетельство о страховании гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств (при наличии), акт осмотра станции технического обслуживания;
• Описание прилагаемых к транспортному средству: количество ключей, зимние шины, огнетушитель, запасное колесо и т.д.

Налогообложение аренды автомобиля у физического лица

Обложение дохода физического лица-арендатора; возможны две ситуации:

• Если аренда у обычного физического лица (не ФЛП), с арендной платы необходимо удержать НДФЛ (18%) и военный сбор. 2023 г. Аренда автомобиля у физического лица вносится в 4ДФ: как это отражается? Доход таких лиц должен быть указан в приложении 4ДФ к налоговому расчету под признаком дохода "127" (описание 103.25 ЗР ГНАУ). Еще один нюанс: если автомобиль возвращается с ранее не бывшими улучшениями, этот же доход следует облагать налогом как дополнительное благо по признаку "126". В этом случае НДФЛ и военный сбор взимаются повторно. База налогообложения определяется исходя из остаточной стоимости объекта улучшения, не меньше его обычной стоимости. В этом случае налогооблагаемая база также увеличивается на натуральный коэффициент (= 1/(1-0,18) = 1,21951, статья 164 Налогового кодекса);
• При аренде у частных предпринимателей не следует удерживать налог у источника выплаты, поскольку предприниматель платит свой налог самостоятельно.

Единый социальный вклад. Арендные платежи физическим лицам не подлежат налогообложению единым социальным взносом. Фактически, ЕСВ применяется только к выплатам, осуществляемым физическим лицам по гражданско-правовым договорам о выполнении работ или оказании услуг. Однако для целей Гражданского кодекса договор аренды не признается выполнением работ или предоставлением услуг. Соответствующие разъяснения можно также найти в ЗИР 201.03.

НДС. Этот налоговый кредит действует только в том случае, если транспортное средство арендуется у ФЛП, зарегистрированного плательщиком НДС (п. 198(6) Налогового кодекса). ФЛП должен зарегистрировать налоговую накладную в Едином реестре налоговых накладных. Передача транспортного средства от собственника к лизингополучателю сама по себе не является объектом налогообложения (п. 196(1) ст. 196 Налогового кодекса).

Однако, если автомобиль, который был улучшен лизингополучателем, возвращается, это безвозмездная передача имущества, подлежащего налогообложению НДС (ПК 14.1.191). Например, лизингополучатель не снимает самостоятельно установленное ГБО и безвозмездно возвращает его физическому лицу. Если физическое лицо оплачивает улучшение, это обычная продажа.

Оставить заявку 067 341 76 94

Учет арендованных транспортных средств

В бухгалтерском учете арендуемые транспортные средства отражаются на счете 01 "Арендованные основные средства". Улучшения, совершенные арендатором, отражаются на субсчете 117 "Прочие необоротные материальные активы". Для целей налогового учета это группа 9 "Другие основные средства" с минимальным сроком полезного использования 12 лет (описание ГНАУ 102.05 ЗІР). В этом случае объект возвращается арендодателю, и пятилетний период ускоренной амортизации не может быть использован (п. 431, п. 4 Временных положений Налогового кодекса). Однако эти налоговые периоды амортизации применяются только к налогоплательщикам с высокими доходами. Налогоплательщики с низким уровнем дохода и плательщики единого налога могут использовать любой период амортизации, например, тот же пятилетний период.

Улучшения списываются:

• Если арендодатель не возвращает денежные средства, признайте Дт 976 Кт 117 и отразите в составе других расходов;
• Если погашаются арендодателем, признать его как продажу главных средств.

Аренда автомобиля у физических лиц - проводки

В бухгалтерском учете аренда и лизинг транспортного средства у физического лица отражается следующим образом: