Организация перевозки работников к месту работы
31 October 2023
Учетные нюансы организации перевозок работников
Бухгалтер, ведущий учет развозок работников на работу и по работе, должен обращать внимание на несколько важных аспектов:
- Счет расходов: Следует четко определить счет расходов, на который будут внесены расходы, связанные с перевозкой работников. Это поможет правильно управлять финансами и включать эти расходы в учет.
- Обоснование хозяйственной цели: Для получения налогового кредита по НДС необходимо четко сформулировать хозяйственную цель. Расходы на перевозку работников должны быть связаны с этой целью и корректно обоснованы.
- Удержание НДФЛ и военного сбора: Важно помнить об обязанности удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и военного сбора с доходов работников, которые могут быть связаны с развозом. Этот аспект нужно учесть в финансовом планировании.
Важно отметить, что введение карантинных мер не влияет на решение этих вопросов. Также, не требуются специальные лицензии на развоз работников, поскольку эта услуга не является коммерческой и работники не платят за нее.
Счет расходов для учета перевозок
При учете расходов на перевозку работников можно применять несколько подходов для распределения этих расходов:
- По общим направлениям деятельности: расходы на перевозку можно назначить на те же счета, что и соответствующие зарплаты работников. Например, перевозка рабочих может быть отнесена к счету 91 "Общепроизводственные расходы." Однако счет 23 "Производство" не подходит для этих целей, поскольку он не имеет прямой связи с расчетами себестоимости.
- По видам расходов: Расходы на перевозку могут быть распределены по видам расходов, например:
- 92 "Административные расходы" для перевозки административного персонала.
- 93 "Расходы на сбыт" для перевозки сбытового персонала.
- На общий счет: В других случаях, когда развоз происходит общими средствами и не требует подробного распределения, можно использовать счет 949 "Прочие расходы операционной деятельности." Этот подход будет практичным, особенно если персонал разных отделов перевозится общими транспортными средствами, и специфического распределения расходов не требуется.
Выбор способа распределения издержек зависит от потребностей учета и практичности в конкретной ситуации.
Перевозка работников к месту работы: НДС
Получение налогового кредита по НДС для развоза работников требует определенных шагов и процедур. Ниже приведены переформулированные рекомендации:
- Приказ руководителя: Следует издать приказ руководителя, в котором четко указать, что развоз работников проводится с целью обеспечения бесперебойной работы предприятия в условиях карантинных мер, введенных правительством.
- Акты о предоставлении услуг: Если услуги предоставляются привлечением внешнего перевозчика, важно иметь соответствующие акты, подтверждающие факт предоставления этих услуг.
- Договор с перевозчиком и путевые листы: В случае, когда развоз осуществляется собственными силами, необходимо иметь договор с перевозчиком и использовать путевые листы для учета поездок. Эти документы также понадобятся для списания горючего, смазочных материалов и смазок (ГСМ).
- Запись в коллективном договоре: Желательно иметь соответствующую запись в коллективном договоре, подтверждающую, что предприятие предоставляет работникам дополнительные гарантии и социальные льготы, включая услуги перевозки, в случае производственной необходимости.
При выполнении этих условий и при надлежащем оформлении налоговой накладной не должно возникать проблем с получением налогового кредита по НДС. Это также подтверждено индивидуальной налоговой консультацией ГФС от 05.07.2017, № 971/6/99-99-15-03-02-15/ИПК.
Перевозка работников к месту работы: НДФЛ
Облагается ли налогом на доходы физических лиц развоз работников? В общем, налоговая служба считает, что да, облагается. Это также означает, что нужно уплатить военный сбор. Согласно последнему разъяснению ГНС от 18 сентября 2018 года № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ИПК, развоз работников - это не дополнительный определенный вид благосочетания и не часть заработной платы. Вместо этого это считается "другим доходом", с которого нужно уплачивать налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Ранее налоговая служба использовала последовательную логику, которая предполагала, что развоз работников как с работы, так и на работу должен облагаться НДФЛ как дополнительное благо. Налоговая служба требовала, чтобы эти услуги были идентифицированы с каждым конкретным сотрудником, воспользовавшимся этой услугой перевозки.
Однако теперь известно, что "другой доход" или "дополнительное благо" - лишь разница в указании доходов в Приложении 4 Декларации о налоге на доходы физических лиц. Для "прочего дохода" используется код "127".
Итак, внимательно: использование услуг развоза – это "другой доход", получаемый работником. Как следствие, этот доход подлежит налогообложению НДФЛ и военного сбора.
Обобщая, позиция налоговой службы на сегодняшний день состоит в том, что этот вид дохода должен быть обложен налогом как другие доходы. Единственное исключение составляют водители, для которых развоз считается работой и исполнением трудовых обязанностей. Следует также отметить, что этот "другой доход" не считается заработной платой, поскольку он включен в исключения в соответствии с пунктом 3.21 Инструкции по статистике заработной платы, приказ Государственного комитета статистики от 13 января 2004 № 5.
Что является налогооблагаемой базой при развозках
Налоги исчисляются следующим образом:
- Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается на основе стоимости потребленной услуги развозки, увеличенной на натуральный коэффициент (=1/0,82 = 1,21951). Эта полученная величина служит базой для исчисления налогообложения.
- Военный сбор(ВЗ) исчисляется на основе стоимости услуги без увеличения на натуральный коэффициент.
Облагается ли развоз ЕСВ
Нет. Взносы в единый социальный взнос не начисляются. Транспортные расходы работников на проезд к месту работы освобождаются от налогообложения. Кроме того, пункт 7 раздела 2 Постановления Кабинета Министров Украины № 1170 от 22 декабря 2010 г. о "Списке министров" определяет, что к таким расходам относятся как проезд на собственном, так и на арендованном транспорте. Кроме того, это не заработная плата. С этим согласны и налоговые органы.
.jpg)
Можно ли избежать НДФЛ при развозках
Единственный способ вырваться из текущей ситуации – отсутствие индивидуального учета перевозок. Это сродни ситуации с проведением корпоративных мероприятий, использованием общих ресурсов, таких как чай, туалетная бумага, мыло, или "шведский стол", когда потребители не могут быть идентифицированы как отдельные лица, и поэтому не подлежат налогообложению. Налоговики также разделяют этот подход:
- Письмо ГФС от 19 апреля 2007 г. № 3852/6/17-0716.
- Письмо ГФС от 22 марта 2017 г. № 5683/6/99-99-13-02-03-15.
Для предприятия важно тщательно проанализировать ситуацию с развозом работников:
- Если развоз происходит по закрытому кругу маршрута в городе, где существует определенный заранее определенный маршрут (или несколько маршрутов) и пункты сбора, и работники могут или не могут воспользоваться этой услугой, существует возможность "вырваться".
- Однако, если развоз начинается с конкретного населенного пункта и предназначен для определенных работников (например, село, поселок, пригород), то этот подход не подходит.
Важно помнить, что способ избежать налогообложения НДФЛ, организуя развоз так, чтобы было невозможно идентифицировать, какой именно работник воспользовался этой услугой, может быть рискованным вариантом. Налоговые органы могут требовать ведения индивидуального учета в любом случае и это возможно реализовать двумя способами.
Приказ о перевозке работников
Образец формы приказа поможет подготовить бланк приказа о перевозке работников в соответствии с ДСТУ 4163:2020.
Как сделать персонификацию перевозки
Для осуществления персонификации перевозок и избежания налогообложения НДФЛ вы имеете два возможных варианта:
- Каждый работник, пользующийся услугой развозки, должен быть отмечен в специальном журнале. Однако этот метод имеет свой недостаток - он может быть несколько сложным и временем, поскольку нужно будет вычислить количество таких "услуг", которые были использованы каждым работником и общее количество всех работников, воспользовавшихся этой услугой, в течение месяца.
- Каждый работник, нуждающийся в развозке, должен подать заявление на получение этой услуги. В этом случае все просто – если есть заявление, то работник может воспользоваться услугой (даже если фактически он не всегда пользуется ею), и налогооблагаемый доход учитывается только для тех работников, которые подали заявление. Если нет заявления, это свидетельствует, что работник не пользуется услугой развозки, и налогооблагаемый доход отсутствует.
Выбор между этими двумя вариантами зависит от конкретной ситуации, количества работников и специфики развозок в вашем предприятии.
давайте рассмотрим два примера для расчета налогообложения развоза работников:
Пример 1 (специальный журнал):
Предприятие оплатило перевозчику 50 000 гривен за развоз работников в течение месяца. Сидоренко А.А. воспользовался услугой 15 раз. Всего было предоставлено 250 таких услуг. Стоимость одной услуги исчисляется как сумма, которую предприятие уплатило за развоз, поделено на количество услуг: 50 000 грн. / 250 = 200 грн. за одну услугу.
Теперь, чтобы вычислить стоимость услуги для Сидоренко А.А., мы умножаем эту цену на количество раз, которую он воспользовался услугой: 200 грн*15 = 3000 грн.
Если в 50 000 гривен включен налог на добавленную стоимость (НДС), то следует учитывать это в вычислениях, поскольку речь идет о благе, которое получает физическое лицо. В этом случае следует считать всю сумму по НДС.
Пример 2 (заявления):
Предприятие на примере 1 попросило желающих написать заявления, желающие пользоваться услугой развозки. В общей сложности, 25 работников изъявили желание воспользоваться услугой. В этом случае стоимость одной услуги исчисляется следующим образом: 50 000 грн/25 = 2000 грн за одну услугу.
Конечно, можно сложнее рассчитывать стоимость на основе километража, разных маршрутов и т.д. Однако для налоговой службы, возможно, будет достаточно самого факта налогообложения этого "другого дохода". Желательно также установить внутренний порядок использования услуг развоза и документировать эти расчеты бухгалтерской справкой.
Как сделать, чтобы этот НДФЛ не влиял на фактический заработок работника
Для того чтобы работник не почувствовал на собственной зарплате вычет налога за услугу развозки, ему нужно увеличить свою общую зарплату.
Посмотрим на примере 3. Рассчитано, что работник получает другой доход в размере 2000 гривен. Налоги с этого "иного дохода" исчисляются следующим образом:
- Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) = 2000 × 1,21951 × 0,18 = 439,02 гривен, где 1,21951 – это натуральный коэффициент.
- Военный сбор = 30 гривен.
- В общем = 469,02 гривен.
Расчет "зарплатного коэффициента" производится следующим образом: 1/(1 - 0,18 - 0,015) = 1/0,805 = 1,242236 (не путаем "зарплатный" и "натуральный" коэффициенты, поскольку они имеют разную назначенность).
Работник должен доплатить 582,63 гривен, чтобы не чувствовать уменьшения зарплаты.
Если зарплата работника составляет 8000 гривен, то без учета развоза ему должно выплачиваться 6440 гривен "чистыми" (= 8000 × 0,805, где 0,805 = 1 - 0,18 - 0,015).
Важно отметить, что начисление работнику премии поможет ему не почувствовать вычеты НДФЛ и ВЗ за пользование услугой развоза.
Если работник получает как развоз, так и эту дополнительную оплату (премию), то сумма рассчитывается следующим образом:
- Зарплата "грязными": 8000+582,63 = 8582,63 гривен.
- НДФЛ с учетом "иного дохода" = 8582,63 × 0,18 + 439,02 = 1983,89 гривен.
- ВЗ с учетом "иного дохода" = 8582,63×0,015 + 30 = 158,74 гривен.
- Зарплата "чистыми" на руки: 8582,63 – 1983,89 – 158,74 = 6440 гривен.
Следовательно, в результате работник ничего не теряет на своем доходе, а только предприятие должно уплатить дополнительную сумму в размере 582,63 гривен в качестве премии.
Интересный способ сэкономить на НДФЛ
Однако у компаний есть возможности сэкономить денежные средства. Налоговая не может проверить реальное количество работников, пользующихся транспортными услугами. К примеру, только 10 из 50 работников могут заполнить вышеупомянутую декларацию, но перевозятся все 50. Налог на доходы физических лиц уплачивается только с этих 10 работников. Аналогично, только определенные работники, то есть "руководители групп", могут быть записаны таким же образом в журнал учета. Остальные работники "ходят пешком" или "пользуются частным автотранспортом".
Примечание: Уменьшите количество работников, пользующихся услугами трансфера, задокументировав это.
Таким образом, вы сможете уменьшить количество бонусов, необходимых в примере 3, сэкономив средства и формально выполнив требования налоговой.
Если развоз происходит собственными силами
При развозке собственным автотранспортом и собственными водителями, вы можете вычислить себестоимость услуги, включив следующие составляющие в калькуляцию:
- Зарплата водителей и обязательный страховой взнос за эту зарплату.
- Амортизация автотранспорта, то есть учет износа и затраты на обслуживание автомобилей.
- Расходы на топливо и смазочные материалы для автомобилей.
- Стоимость других расходных материалов, используемых при развозке.
Однако важно помнить, что у вас нет исключений по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), даже если вы выполняете развоз собственными силами. Если работники пользуются этой услугой, НДФЛ учитывается на их стороне в соответствии с действующим законодательством. То есть, вы должны включить эту сумму в их зарплату и рассчитать НДФЛ и другие налоги в соответствии с установленными нормами.
Таким образом, хотя вы можете определить себестоимость услуги, учитывая расходы, вложенные в развозку, НДФЛ остается обязательным, и вам следует выполнять все налоговые обязательства в соответствии с законодательством.
Если есть сомнения в уплате НДФЛ
Если есть сомнения в уплате налога на доходы физических лиц, вы можете обратиться в Государственную налоговую администрацию за индивидуальной консультацией, подробно объяснив обстоятельства, указывающие на то, что такие поставки не могут быть идентифицированы конкретным работником. Примечание: Вы должны обратиться за индивидуальной налоговой консультацией по налогу на доходы физических лиц. Она действительна только для вас и может решить проблему.
