Топливо на предприятиях: особенности амортизации

14 September 2023

• Акт списания топлива образец заполнения

Эффективное использование топлива предприятиями в 2024 году

Эффективное использование топлива предприятиями в 2024 году требует учета норм, рекомендованных Министерством транспорта и утвержденных Директивой № 43 от 10 февраля 1998 года, устанавливающей нормы потребления горюче-смазочных материалов для автотранспортных средств. Эти нормы учитывают различные факторы, такие как разница в линейном пробеге между марками транспортных средств и типами топлива (бензин, дизель, газ), эксплуатация при низких температурах, городские условия, использование прицепов, вес перевозимого груза и т.д.

Отметим, что Постановление №43 не является нормативно-правовым актом, поскольку не зарегистрировано в Министерстве юстиции. Однако Министерство наземного транспорта (бывшее Минтранс) настоятельно рекомендует его использовать всем субъектам хозяйствования, о чем указано в письме Минтранса № 1545/25/10-14 от 17.02.2014. Налоговая служба также считает норму Порядка № 43 обязательным к исполнению, как указано в письме ГФС № 11999/6/99-19-01-01-15 от 09.06.2015. Рекомендуем не противоречить такому подходу, поскольку отсутствие внутренних положений может привести к негативным последствиям, в том числе к начислению НДС.

Следует иметь в виду, что любое отклонение от положения № 43 из-за технического состояния транспортного средства может быть обосновано в пределах действующих положений Мининфраструктуры.

Таким образом, № 43 является обязательным и его следует соблюдать. Это касается не только предприятий, но и отдельных работодателей, особенно общесистемных работодателей, поэтому они также должны проверять свои расходы на топливо.

Рекомендуется использовать циркуляр № 43 для отнесения расходов на топливо и смазочные материалы к валовым расходам.

Положение о нормах расхода топлива и налоговых последствиях

В случае, если предприятие тратит горючее сверх установленной нормы, даже при наличии соответствующих первичных документов по закупке и списанию этого топлива, такие избыточные расходы рассматриваются как не связанные с хозяйственной деятельностью. Предполагается, что это горючее было использовано для личных нужд. При чрезмерном потреблении топлива требуется:

1. Начислить компенсирующее налоговое обязательство по НДС в отчетном периоде, когда возник избыточный расход (согласно пункту "г" пункта 198.5 Налогового кодекса Украины). Сумма этого обязательства равна сумме налогового кредита, указанного при закупке этого чрезмерно израсходованного горючего. Таким образом, основой для начисления НДС является стоимость закупки чрезмерного топлива без НДС (согласно пункту 189.1 Налогового кодекса Украины).
2. Зарегистрировать соответствующую налоговую накладную. Следует помнить, что срок регистрации таких компенсирующих налоговых накладных составляет 20 календарных дней (по истечении месяца, в котором они были составлены).

Важное замечание: При чрезмерном потреблении топлива рекомендуется использовать Нормы № 43.

Оставить заявку 067 341 76 94

Отметим, что избыточные расходы топлива не влияют на признание расходами при расчете налога на прибыль. Налог на прибыль рассчитывается в соответствии с правилами бухгалтерского учета, и в этом случае избыточные расходы рассматриваются как обычные расходы и налоговых разниц не возникает. Такое отношение подтверждается письмом ГФС от 20.01.2017 г. №1186/6/99-99-02-02-15.

Важно: Чрезмерные расходы топлива не влияют на налог на прибыль, но могут привести к начислению НДС.

Однако рекомендуется избегать чрезмерного потребления горючего, поскольку, кроме налоговых последствий, может возникнуть другая проблема - акцизный налог (согласно Инструкции ГФС от 31.05.2019 г. № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ИПК). Государственная налоговая служба может считать чрезмерные расходы горючего потерей подакцизного товара и может рассматривать это как объект налогообложения акцизом согласно пункту 213.1.6 Налогового кодекса Украины. Это может привести к обязанности регистрации в качестве плательщика акциза.

Важно: Горючее – это подакцизный товар. Систематические и значительные избыточные расходы могут привести к обязанности регистрации в качестве плательщика акциза

Потребность в нормах списания топлива для неплательщиков НДС и единоналожников

Часто возникает вопрос о необходимости использования норм списания горючего для неплательщиков НДС и единоналожников. Кажется, что в этом случае компенсирующие налоговые обязательства по НДС не применяются и расходы на единый налог не влияют. Тогда почему нужны эти нормы списания горючего?

На самом деле, такие нормы необходимы. Их значение состоит, прежде всего, в контрольной функции, которая не позволяет водителям неправомерно использовать горючее и другие горюче-смазочные материалы. В случае отсутствия этих норм Государственная налоговая служба имеет свободные руки для всех расходов на топливо по сверхнормативным, особенно в случае отсутствия надлежащих первичных документов по учету и списанию горючего. Это может не влиять на налогообложение, но налоговые органы могут требовать соответствующих подтверждений использования дополнительных ресурсов работниками-водителями.

Существует одно исключение – этофизические лица 1 группы единого налога и упрощенцы 2-3 группы, не имеющие наемных работников. В этом случае учет горючего для них не обязателен, поскольку налоговые органы не могут начислить им налог без соответствующего основания. Закон "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.1999 г. № 996 не применяется к этим субъектам, поэтому за неведение бухгалтерского учета их нельзя наказать

Когда норму амортизации топлива нужно устанавливать самостоятельно

В обыденной жизни могут возникать ситуации, когда действующие нормы амортизации топлива, установленные Положением № 43, не могут учесть конкретные управленческие ситуации. К таким случаям относятся:

1. приобретение новых транспортных средств или других транспортных средств, вообще не предусмотренных нормативными актами Минтранса;
2. переоборудование существующего транспортного средства, на которое распространяется действие постановлений Министерства транспорта, в газобаллонное оборудование (ГБО). Постановление № 43 не содержит никаких цифр по потреблению газа такими переоборудованными транспортными средствами, поэтому необходимо осуществить специальные модификации, например в соотношении 1:1,25 (10 литров бензина = 12,5 литров газа на 100 км пробега).
3. модификация транспортных средств для использования экзотических видов топлива или смесей топлива с другими горючими. Например, смеси бензин+водород, использование биотоплива, установка электродвигателей и другие нетрадиционные решения.
4. транспортные средства, которые обычно изготовлены индивидуально или модифицированы из других типов транспортных средств. Такие транспортные средства не могут быть включены в критерий №43.

Важно, что это попытка оправдать отсутствие соответствующих стандартов для определенных транспортных средств. Если Регламент № 43 не учитывает многие современные типы и марки транспортных средств, то точные расчеты расхода топлива могут стать сложными. К примеру, Регламент № 43 не содержит данных для таких популярных моделей автомобилей, как Nissan Qashqai и Ford Fusion, или таких марок автомобилей, как Acura и Infiniti.

Кроме того, новые поколения моделей автомобилей более экономичны и могут потреблять меньше топлива, чем предыдущие модели. В Постановлении 43 речь может идти о моделях без указания конкретного поколения, и такие отличия в потреблении топлива не учитываются.

Поэтому рекомендуется устанавливать временную норму амортизации топлива внутренним приказом или другой соответствующей документацией, если действующие стандарты не учитывают конкретные ситуации.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как утвердить свои нормы списания горючего, если возникла такая необходимость

В случаях, когда необходимо установить собственные нормы списания горючего, существуют три возможных варианта действий:

1. Разработать временные нормы, исходя из параметров подобного технически и конструктивно транспортного средства, уже имеющего установленные нормы списания топлива согласно Норм № 43.
2. Разработать временные нормы из собственных измерений расхода горючего. Для этого следует создать комиссию из специалистов (включая водителя, механика, инженера и т.п.) и произвести измерения расхода топлива. Это может включать заправку полного бака и последующую езду с определенной скоростью, при которой определяют, на сколько километров хватает такого горючего. Далее с помощью простой арифметики можно определить линейную норму расхода горючего. К примеру, если заправили 5 литров горючего и проехали на них 50 километров, то линейная норма будет равна 10 литрам горючего на 100 километров. После проведения таких экспериментов следует оформить Акт в произвольной форме, при этом можно использовать Приложения Е и Ж из Норм № 43. Рекомендуется измерять расход топлива путем выбытия горючего из бака автомобиля, а не используя показатели встроенных приборов учета, что обеспечивает большую надежность результатов.
3. Обратиться в научно-исследовательский институт Министерства инфраструктуры - ГосавтотрансНИИпроект (основателем которого является Мининфраструктуры). Основанием для этого может стать пункт 2.1.5 раздела 2 Норм № 43. ГосавтотрансНИИпроект сможет разработать временные индивидуальные нормы списания горючего, которые будут отвечать конкретным потребностям предприятия. Важно учитывать, что такие индивидуальные нормы будут применимы только для того субъекта, который обратился за их разработкой, и не могут быть использованы другими. Указанная разработка обычно платная. Однако такие индивидуальные нормы, разработанные государственным органом, являются весомым аргументом в отношении налоговых органов.

Обращаем ваше внимание, что в случае отсутствия соответствующих норм для нового автомобиля, рекомендуется обратиться в ГосавтотрансНИИпроект для их разработки

Документальное оформление списания горючего в 2024 году

Даже при отмене официально утвержденных первичных документов для списания горючего, ГНС продолжает требовать надлежащего оформления этого процесса. Об этом можно убедиться, обратившись к письму ГФС от 02.11.2015 г. № 23178/6/99-99-02-02-15.

Предприятиям не остается иного выхода, как разработать "свои" формы первичных документов, основываясь на бывших путевых листах. Путешествие - это единственный документ, который может подтвердить работу автомобиля и важные технические параметры, такие как рабочий пробег, объем горючего до и после поездки, а также количество горючего, добавленного в бак. Заполнение этого листа обычно производится водителем на основе показателей одометра и уровня горючего в автомобиле. Готовые формы путевых листов можно взять из "неактивных" нормативных документов, таких как:

1. Приказ Министерства транспорта от 29.12.1995 г. № 488/346 (для грузовых автомобилей).
2. Приказ Государственного комитета статистики от 17.02.1998 г. № 74 (для легковых автомобилей).

Важно помнить, что путевые листы должны быть утверждены внутренним приказом на предприятии.

Эти путевые листы можно модернизировать по необходимости, удалив лишнюю и добавив необходимые реквизиты. Важно учитывать, что эти разработанные документы должны удовлетворять требованиям части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете. Однако не следует переусердствовать, поскольку некоторые реквизиты могут потребоваться в конкретных случаях. Например, для пассажирских автобусов обязательно наличие медицинского осмотра с соответствующей отметкой в путевом листе (если такой документ существует), поэтому нет необходимости включать реквизиты по врачу (пункт 4.6 Положения по приказу Министерства здравоохранения от 31.01.2013 № 65) .

Путешествия должны выписываться ежедневно и подаваться на предприятие в конце рабочего дня. Исключением являются водители, работа которых предусматривает постоянные выезды; они должны подавать путевые листы по возвращении.

Важно заметить, что списание горючего должно производиться по фактическому использованию горючего в буфере автомобиля, а не по заправке горючего в бак автомобиля.

Фактический расход топлива рассчитывается по следующей формуле:

Фактический расход горючего = остаток горючего в начале поездки + заправка – остаток горючего в конце поездки.

Оставить заявку 067 341 76 94

Документирование чрезмерного использования горючего

Рекомендуется, чтобы в случае перерасхода водителя требовали письменный отчет, объясняющий причину перерасхода горючего. Этот формат важен для того, чтобы избежать классификации излишка топлива в качестве дополнительной льготы. Если пояснение содержит "деловые причины" (например, агрессивный стиль вождения, неэффективный маршрут, состояние транспортного средства, низкое давление в шинах), бухгалтер может иметь основания утверждать налоговым органам, что избыток горючего не подлежит налогообложению. При отсутствии письменного объяснения такое превышение рассматривается как нецелевое использование горючего, то есть как "утечка" горючего по вине водителя. В этом случае избыток горючего облагается налогом как дополнительное благо, если водитель не получает компенсацию его стоимости.

В случае значительных перерасходов, даже при наличии объяснения, наилучшим вариантом может быть налогообложение таких перерасходов как дополнительного блага или заключение сделки с водителем (с использованием кода "126" в Приложении 4 к ГФ) о возмещении стоимости топлива.

В любом случае (с письменным пояснением или без него) плательщик НДС должен рассмотреть возможность возникновения обязательства по возмещению НДС.

ВАЖНО: Избегайте чрезмерного использования горючего, поскольку это может привести к проблемам с учетом НДС и налогообложением дополнительных выплат работникам.

 

• Акт списания топлива образец заполнения ЗАГРУЗИТЬ

Списание горючего для легкового автомобиля

Рассмотрим процедуру регистрации топливной экономии на примере автомобиля Ford Focus. Этот автомобиль имеет объем двигателя 1596 см3, работает на бензине и является пятидверным хэтчбеком. Правило 43 устанавливает линейную норму потребления бензина для этого автомобиля на уровне 6,8 л на 100 км. Для конкретных ситуаций существуют повышающие коэффициенты:

• Езда в городских условиях (Киев) – 15%.
• Использование кондиционера для охлаждения при температуре выше 30°C – 9% (максимально возможно 10%). Ориентировочный пробег в июне 2021 года – 180 км.

Суммарное увеличение будет составлять 9% + 15% = 24%.

Норма расхода топлива определяется по следующей формуле:

Норма расхода топлива = 0,01 х базовая линейная норма (литры на 100 км) х пробег (км) х (1+0,01 х общее увеличение).

Это означает, что норма расхода топлива для этого автомобиля в июне 2023 года.

0,01 х 6,8 л/100 км х 180 км х (1+0,01 х 24) = 12,24 х 1,24 = 15,18 л.

Это означает, что даже если фактически израсходовано 16 литров бензина, по правилам июня 2023 можно амортизировать только 15,18 литра. Остальное (0,82 л) считается чрезмерным использованием. Однако можно увеличить норму потребления горючего для использования кондиционера на 10%. В этом случае общее увеличение составит 10% + 15% = 25%, а норма потребления будет рассчитываться следующим образом:

0,01 х 6,8 л/100 км х 180 км х (1+0,01 х 25) = 15,3 л.

Это уменьшает избыточный расход горючего до 0,7 л (16 л – 15,3 л). Общую формулу для расчета расхода топлива можно найти в разделе 4 Правил № 43.

Оставить заявку 067 341 76 94

Список корректирующих коэффициентов

Ниже представлен список наиболее часто используемых корректирующих коэффициентов из нормы № 43.

Если вы переоборудовали свое транспортное средство на "газ"

Если на транспортном средстве установлено газобаллонное оборудование (ГБО), необходимо выполнить следующие процедуры

• Перерегистрировать в МРЭО и сделать отметку в техническом паспорте;
• утвердить приказом временную линейную норму амортизации газа исходя из корректировки линейной нормы жидкого топлива. Бензин – сжатый природный газ (1:1); бензин – сжиженный нефтяной газ (1:1,25); дизельное топливо – сжатый природный газ (1:0,92). См. раздел пункт 2.1.4. См. раздел пункт 2.1.4 Правил №43.

Кроме того, для расчета нормы необходимо обратиться в ГосавтотрансНИИпроект.

Амортизация учета топлива

Рекомендуется создать отдельный субсчет для учета топлива на счете 203 "Топливо":

• 2031 - Автомобильные горюче-смазочные материалы;
• 2032 - Горюче-смазочные материалы на складах. Конечно, если на складе есть определенное количество горюче-смазочных материалов, этот счет следует использовать.

Типовые бухгалтерские проводки для списания топлива на предприятиях:

• Бухучет по списанию топлива ЗАГРУЗИТЬ

Оставить заявку 067 341 76 94