Первичные документы в бухгалтерском учете 2025

26 September 2023

• Образец Приказа на право подписи первичных документов ЗАГРУЗИТЬ

Что такое «первичные документы»

Понятие «первичные документы» регулируется рядом законодательных актов Украины. Согласно Закону № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16.07.1999 г., первичным документом признается письменная или электронная запись, фиксирующая информацию о хозяйственной операции (действии или событии, влияющем на структуру активов, обязательств или собственного капитала предприятия).

Детализацию этого термина содержит Положение № 88, утвержденное Министерством финансов Украины 24.05.1995 г. Согласно ему, первичными документами являются бумажные или цифровые материалы, отражающие данные о хозяйственных операциях, в частности, распорядительные документы руководства. Однако в декабре 2022 г. Минфин внес коррективы в Положение (Приказ № 467 от 28.12.2022), вступившие в силу в феврале 2023 г.

Изменения касаются:

• Определение — из него изъяли формулировки по включению «распоряжений и разрешений администрации на проведение операций». Теперь первоначальный документ фиксирует только информацию о самой операции.
• Сроки хранения - с 28 апреля 2023 г. введены новые правила архивирования первичной документации (подробности приведены в соответствующем разделе).

Ключевые аспекты:

• Законодательная база объединяет нормы 1999г. и обновленные требования 2023 г.
• Электронные и бумажные формы документов имеют равную юридическую силу.
• Акцент смещен на фиксацию факта сделки, а не на ее одобрение руководством.

Для чего необходимы первичные документы

В соответствии с Законом № 996-XIV и Положением № 88, первичные документы являются юридической основой для фиксации хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Именно на их основании компании формируют учетные регистры, а затем финансовую отчетность, которую обязаны публиковать в установленные законодательством сроки (при наличии соответствующих критериев). Без этих документов невозможно подтверждение законности сделок и их отражение в официальной документации предприятия.

Популярные услуги компании:

• Юридический адрес в Украине;
• Юридический адрес в Киеве и области;
• Услуги бухгалтера;
• Аутсорсинг бухгалтерии;
• Бухгалтерские услуги;
• Финансовая отчетность ФЛП.

Список первичных документов

К категории первичных документов относятся материалы непосредственно фиксирующие хозяйственные действия. Рассмотрим ключевые примеры:

1. Договор. Обычно не считается первоначальным документом, поскольку только фиксирует намерение сторон провести операцию, но не изменяет структуру активов или обязательств.
2. Счет-фактура. Статус первичного документа приобретает только после уплаты, что подтверждается банковской выпиской или чеком (согласно письму Минфина № 31-11410-06-5/4339 от 16.02.2017).
3. Акт приема-передачи услуг. Безусловно, относится к первичным, поскольку подтверждает факт выполнения работ или предоставления услуг.
4. Товарнотранспортная накладная. Фиксирует передачу материальных ценностей между сторонами и является доказательством случае споров с контролирующими органами.
5. Кассовые ордера (доходный/расходный). Подтверждают движение наличных через кассу предприятия.
6. Банковская выписка. Служит основанием для отображения операций по счетам в бухучете.
7. Бухгалтерская справка. Используется для устранения ошибок в учете или подтверждения расчетных операций (например, начисления отпускных).

Важные нюансы:

• Платежное поручение не является первичным документом — это только инструкция банка по переводу средств.
• Накладная на выдачу товаров, материалов или активов бесспорно подтверждает факт передачи активов.
• Первоначальные документы могут иметь как бумажный, так и электронный формат с одинаковой юридической силой.
• Первичная документация обеспечивает прозрачность хозяйственных процессов, служит доказательной базой при проверках и является обязательной для формирования достоверной финансовой отчетности. Ее надлежащее оформление – залог соответствия деятельности предприятия требованиям законодательства.

Основные документы юридических лиц и физических лиц-предпринимателей

Первичные документы, часто называемые "первичкой" в бухгалтерском жаргоне, представляют собой записи в письменной или электронной форме, содержащие информацию о хозяйственных операциях.

Хозяйственные операции – это действия или события, влияющие на структуру активов, обязательств и собственного капитала предприятия. Например, покупка или продажа товарно-материальных ценностей может привести к изменениям в структуре активов предприятия и возникновению новых или погашению существующих обязательств. Это можно рассматривать как операцию. Уничтожение имущества в результате пожара или ракетного удара является примером происшествия.

Указанное определение хозяйственных операций соответствует действующему законодательству и относится преимущественно к юридическим лицам. Относительно физических лиц-предпринимателей (ФЛП) хозяйственной операцией можно считать действия или события, влияющие на состояние их имущества и обязательств, связанных с предпринимательской деятельностью. Например, продажа товаров – это хозяйственная операция для ФЛП, но продажа собственной квартиры – нет.

Заказать звонок

Бухгалтерские (учетные) регистры

Бухгалтерские (учетные) регистры отличаются от первичной документации тем, что они сводят информацию, формируются на основе первоочередных записей и используются для внутреннего контроля, систематизации и дополнительной обработки данных. Это, например, бухгалтерские регистры, которые могут быть в бумажном или электронном формате и предназначены для хранения, группирования и обобщения информации из первоначальных документов.

К учетным регистрам могут включаться такие документы, как:

1. Журналы или журналы-ордера, например журнал регистрации хозяйственных операций в компьютерной программе для ведения бухгалтерского учета.
2. Мемориальные ордера, которые употребляются в бюджетных учреждениях.
3. Накопительные сведения и другие документы, такие как ведомость по начислению заработной платы.

Этот подход к учету данных определен Законом о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине и способствует более систематическому и последовательному учету финансовых операций.

Примеры первичных документов

Типичными примерами первичных документов есть расходные накладные, налоговые накладные, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, авансовые отчеты, прибыльные и расходные кассовые ордера.

Первоначальные документы на предприятии являются основанием для составления бухгалтерских проводок (бухгалтерских операций). Даже при отсутствии внешних документов составляются внутренние документы, содержащие данные о хозяйственных операциях. Примерами таких внутренних первичных документов есть бухгалтерские отчеты и акты ("собственные акты").

То же касается и физических лиц-предпринимателей, которые могут составлять бухгалтерские отчеты и акты, но должны избегать использования слова "бухгалтерский учет" в этих документах. Это связано с тем, что для ФЛП не предусмотрено ведение бухгалтерского учета (на них не распространяется действие закона о бухгалтерском учете), а учет доходов и расходов предприниматели ведут по правилам налоговой системы и соответствующих ассоциаций. Для ФЛПпервичная документация является основанием для записей в книгах учета доходов (доходов и расходов).

Непервичные документы

Если документ не содержит достаточной информации об операции или вообще не содержит никакой информации об операции, он не является первоначальным документом. Это связано с тем, что платеж был подан в банк, но не был списан со счета по разным причинам, таким как недостаточность средств или сбой в работе банковской системы. В этом случае первичным документом является лишь банковская выписка, поскольку она содержит информацию о состоявшемся движении денежных средств.

Примечание: Платежные инструкции не являются первоначальным документом, поскольку они не предоставляют достоверную информацию о том, действительно ли произошла транзакция. Первоначальным документом является банковская выписка.

Когда счет-фактура первоначальный документ

Иногда возникает вопрос о статусе счета-фактуры как первичного документа. Считается, что счет-фактура может быть признан первичным документом, если он удовлетворяет двум условиям:

1. Содержит информацию об операции.
2. Был оплачен.

Лишь при выполнении обоих этих условий можно считать, что операция прошла. Во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) счет-фактура часто используется как замена акта приема-передачи услуг. Такой подход поддерживается в разъяснениях Минфина и налоговиков.

• письма Минфина от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658
• от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339
• письмо ДФС от 31.03.2017 № 6964/10/26-15-14-05-04-22, подтверждающие эту практику.

Следует отметить, что эта практика касается преимущественно ВЭД и может не применяться к внутригосударственным операциям. Однако возможность использования счета-фактуры в качестве первичного документа может быть предусмотрена условиями договора, например, в случае предоставления и оплаты арендных услуг. Это упрощает процесс документооборота и сокращает время для оформления операций.

В целом для признания счета-фактуры первичным документом в договоре аренды необходимо установить соответствующие условия в самом договоре.

Заказать звонок 

Реквизиты в первичных документах

Первые и объединенные учетные документы могут существовать в виде бумажных или электронных записей. Согласно части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, такие документы должны включать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (формы).
2. Дата составления.
3. Название предприятия, от имени которого был составлен документ.
4. Содержание и размер хозяйственной операции, включая единицы измерения.
5. Должности и фамилии лиц, ответственных за проведение операции и правильность ее оформления (кроме первичных документов, регулируемых Национальным банком
6. Украины, таких как банковские выписки).
7. Личная подпись или другие идентификационные данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в проведении операции.

В зависимости от характера хозяйственной операции и методов обработки учетных данных первичные документы могут также включать дополнительные реквизиты, такие как печать, номер документа, основание для проведения операции, идентификационный код предприятия или регистрационный номер из Единого государственного реестра и т.д.

Предприятие может самостоятельно разрабатывать формы большинства первичных документов при условии соблюдения обязательных реквизитов, перечисленных выше. Однако важно отметить, что некоторые документы, такие как банковские и кассовые, регулируются Национальным банком Украины и не могут быть изменены.

Кроме того, обязательные реквизиты в первичных документах могут быть определены специализированным законодательством как в случае налоговых и акцизных накладных. В этих случаях изменения в реквизитах не допускаются. Поэтому важно беспокоиться о четкости и правильности заполнения обязательных реквизитов в первичных документах.

Последствия несоблюдения утверждений в основном документе

Приведенные выше реквизиты обязательны, и если их не включить, коммерческая операция, к которой относится документ, может быть не полностью признана. Это особенно важно при налоговых проверках. Даже если с налоговой накладной нет проблем, при выявлении недостатков в заполнении реквизитов сопроводительных первичных документов (авансовых отчетов, ТТН, актов выполненных работ/оказанных услуг), возникшая операция может быть признана фиктивной. Такими делами суды буквально обрушены.

Однако незначительные пропуски не препятствуют идентификации контрагента по соглашению и не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, если они содержат следующие сведения (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете)

• Дата создания документа
• Наименование компании, для которой составлен документ
• Характер и объем хозяйственной операции

Требования к оформлению первичных документов

Правила создания и изготовления первичных документов определены в пунктах 2.9 и 2.10 Положения об обеспечении учета в бухгалтерии, принятом Министерством финансов Украины в приказе от 24 мая 1995 года № 88 (Положение № 88). В частности, эти требования включают:

1. Если запись осуществляется вручную, чернила или паста должны быть темного цвета, а ручка – шариковая.
2. Документы можно также заполнять типографским или другим методом, обеспечивающим сохранение записей в течение срока их хранения.
3. Свободные строчки в первичных документах обязательно должны быть перечеркнуты. Однако это требование применяется преимущественно к бумажным формам. В случае электронных документов незаполненные ячейки остаются пустыми, например в налоговой накладной.

В отношении электронных документов необходимо соблюдать требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте, в частности, Закона "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22 мая 2003 года № 851.

Важно учитывать, что все первичные документы должны быть оформлены на украинском языке. Документы, основанные для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь официальный перевод на украинский язык. С 9 марта 2023 года использование других языков, таких как русский, вместе с украинским запрещено согласно Закону "Об основах государственной языковой политики".

Обычно предприятия печатают первоначальные документы самостоятельно на принтере или используют готовые типографские бланки. Исключение составляют бланки строгой отчетности, печатаемые специализированными предприятиями с нанесением номеров и серий. В настоящее время такие бланки почти не используются в бухгалтерии. Остался лишь некоторый объем талонов (например, для бензина) и билетов.

Перенос информации из первичных документов в учетные регистры следует выполнять по мере поступления документов в бухгалтерию или другие места обработки, но не позднее срока составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов (см. пункт 3.4 Положения № 88).

Заказать звонок 

Подписи на первичных документах

При организации бухгалтерского учета на предприятиях руководство должно обеспечить фиксирование фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах (Положение №88, п. 2.12). Руководство должно утвердить список лиц, имеющих право утверждать (подписывать) первичные документы, касающиеся хозяйственных операций.

Такое утверждение может быть оформлено в виде приказа, описанного ниже.

• СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ 

В случае электронных документов использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) может быть обязательным. К примеру, налоговые накладные и платежные поручения; КЭП является эквивалентом собственноручной подписи.

Первичные документы ФЛП

С учетом особенностей физических лиц – предпринимателей (ФЛП), следует отметить, что для них не существует бухгалтерского учета в том смысле, как это предусмотрено Законом о бухгалтерском учете, поскольку этот закон применяется исключительно к юридическим лицам. ФЛП производят учет доходов или учет доходов и расходов. Несмотря на это, для ФЛП установлены те же требования к первичным документам, которые касаются реквизитов и общих правил документооборота.

Вот некоторые ключевые особенности оформления первичных документов для ФЛП:

1. ФЛП могут использовать те же документы, как и юридические лица, такие как накладные, налоговые накладные, акты, счета и т.д. В этом плане не существует никаких специфических "ФЛП-овских документов".
2. Отсутствие кассовой книги у ФЛП – они не обязаны вести ее. Отражение наличной выручки производится в Книге учета доходов. Без наличия кассы, ФЛП не нуждаются в приходных/расходных кассовых ордерах.
3. Часто ФЛП выдают товарные чеки в качестве документов, подтверждающих покупку товаров или услуг покупателями, если не используется чек РРО(регистратор расчетных операций). Также они могут использовать фискальные чеки и отчеты из регистратора расчетных операций (РРО/ПРРО).
4. Формы ведения учета товарных запасов могут варьироваться в зависимости от выбранной системы налогообложения и вида деятельности.
5. Сводными учетными реестрами для ФЛП могут быть Книга учета доходов (для единщиков 1, 2, 3 групп), Книга учета доходов и расходов (для единщиков 3 группы и плательщиков НДС), а также Книга учета доходов и расходов для общесистемных плательщиков – у каждого из них собственный вариант.

Следовательно, несмотря на различия в системах учета, ФЛП также ведет документацию, отвечающую требованиям законодательства и характеру их деятельности.

Заказать звонок 

Замена личной рукописной подписи на факсимиле в первичных документах

Применение факсимиле в качестве подписи должностного лица, осуществленное посредством механического или иного метода копирования, запрещено для оформления организационно-распорядительных, финансовых и бухгалтерских документов (пункт 12 главы 7 раздела II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции от 18.06.2015 г. № 1000/5, а также в соответствии с пояснениями Министерства финансов относительно первичных документов. и внутренним положением по документообороту.

Устранение недостатков в первичных документах

Строго запрещено вносить какие-либо коррекции или несанкционированные изменения в текст и цифровые данные, содержащиеся в первичных документах, учетных регистрах и финансовой отчетности.

Для исправления ошибок, возникших в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, созданных вручную, можно воспользоваться одним из следующих методов:

1. "Красное сторно" - этот способ допускается только для исправления ставших известными после окончания отчетного периода недостатков.
2. Проведение дополнительных бухгалтерских записей.
3. Использование метода "корректирующего исправления", при котором неверный текст или цифры зачеркиваются, а поверх них записывается правильный вариант.

В случае электронных документов допускается применять только метод "красного стороны" и выполнения дополнительных бухгалтерских записей (см. пункт 4.9 Положения № 88).

В сравнительной таблице ниже приведен обзор трех методов устранения недостатков.

Существуют два метода исправления ошибок в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, согласно положению № 88:

Метод дополнительных бухгалтерских проводок:

1. Определение разницы между правильной и неправильно отраженной суммой в бухгалтерских регистрах.
2. Составление дополнительного бухгалтерского проведения на сумму этой разницы.
3. В случае бумажного документа - осуществление подписи "исправлено" над ошибкой и подтверждение этой подписи лицами, ранее подписывавшими документ, вместе с указанием даты исправления.
4. В случае электронных документов - внесение сведений о дате исправления, должностях и именах лиц, внесших исправление, а также личной подписи или других идентификационных данных, позволяющих идентифицировать лиц, внесших изменения.
5. Рекомендуется составление бухгалтерской справки для объяснения причин возникновения ошибки.

Метод корректурного исправления:

1. Зачеркивание неверного текста (с ошибкой) одной линией так, чтобы его можно было прочесть.
2. Написание над зачеркнутым правильным текстом.
3. Осуществление подписи "исправлено" над ошибкой и подтверждение этой подписи лицами, которые ранее подписывали документ, вместе с указанием даты исправления.
4. Рекомендуется составление бухгалтерской справки для объяснения причин возникновения ошибки.

Что касается бухгалтерской справки, то она обязательна только для метода "красного сторно". Однако использование бухгалтерской справки рекомендуется и для других методов исправления, поскольку это повышает контроль над операциями, облегчает аудиторскую проверку и обеспечивает большую информативность при передаче дел другому бухгалтеру. В случае смены лиц, ранее подписывавших документ, обязанность подписывать исправления переходит на их преемников по должности или тех, которых назначил руководитель в случае, если должности были отменены.

Заказать звонок 

Сроки хранения первичных документов 2025

Какие сроки хранения первичных документов согласно обновленным правилам?В соответствии с Приказом Минюста № 578/5 от 12.04.2012 г. (с изменениями от 09.02.2024), первичные документы (в бумажной или электронной форме) хранятся в течение четко определенных периодов. Электронные материалы имеют те же сроки архивирования, что и бумажные (п. 1.8 Перечня).

Как рассчитывается срок хранения?

1. Для документов, связанных с налоговой отчетностью:
   – Со дня представления отчета или с последней даты его представления (если отчетность не была предоставлена).
2. Для материалов, касающихся налоговой проверки, ревизий или судебных споров:
   – Минимальный срок + 1 год после окончания периода для обжалования решения.
   – 1 год со дня вступления в законную силу судебного решения (если спор завершен).
   – 3 месяца после окончательного судебного решения (если оно не подлежит обжалованию).

Важные изменения 2023-2024 годов:

• Для неприбыльных организаций и бюджетных учреждений минимальный срок хранения увеличен с 3 до 5 лет (1825 дней).
• Новые правила распространяются на:
  • документы, созданные до 28.04.2023, если их срок хранения не истек на эту дату;
  • материалы, оформленные после 28.04.2023;
  • юридические лица, находящиеся в процессе ликвидации (начавшемся до или после 28.04.2023).

Ключевые аспекты:

• Приказ № 578/5 регулирует архивирование не только первичных документов, но и регистров бухучета, финансовой отчетности, налоговых расчетов.
• Нарушение сроков хранения может привести к административной ответственности во время проверок.
• Организации должны учитывать наличие судебных споров – документы сохраняются до их окончательного решения.

Сроки архивации первичной документации зависят от ее типа, назначения и статуса юридического лица. Обновлены требования 2023-2024 гг. обязывают внимательно отслеживать изменения в законодательстве, особенно для неприбыльных структур. Надежное хранение документов – ключевой элемент соблюдения налогового и корпоративного права Украины.

Штрафы за нарушение сроков хранения первичных документов 2025

Какие финансовые санкции за несоблюдение сроков архивирования первоначальной документации? Согласно Закону № 466, который внес коррективы в Налоговый кодекс Украины (НКУ), нарушение правил хранения первичных документов теперь карается существенными штрафами. В частности, с 23 мая 2020 года действуют следующие нормы:

• Первичное нарушение (отсутствие документов или их уничтожение до истечения установленного срока) – штраф 1 020 грн (в 2020 году сумма увеличилась вдвое по сравнению с предыдущими 510 грн).
• Повторное нарушение в течение 365 дней – штраф 2 040 грн.

Важно:

• Изменения в НКУ направлены на усиление контроля соблюдения архивных норм, что является ключевым для защиты интересов государства во время налоговых проверок.
• Первоначальные документы должны храниться в течение сроков, определенных законодательством (например, 5 лет для большинства организаций), независимо от их формы (бумажная или электронная).

Пренебрежение правилами архивирования чревато не только финансовыми потерями, но и риском споров с налоговыми органами. Предприятиям следует наладить систему учета и хранения документов во избежание санкций.

Утрата первичных документов

В случае потери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности контролер должен в письменном виде уведомить об этом правоохранительные органы и назначить приказом комиссию для составления перечня утраченных документов и расследования причин утраты или уничтожения (см. Положение № 88, п. 6.10).

В условиях чрезвычайного положения, если ключевые документы утрачены или не могут быть вывезены, налогоплательщик должен уведомить налоговую в произвольной форме за подписью ответственного лица компании и казначея о том, что документы не могут быть вывезены (см. Переходные положения НКУ № 10, п. 69.28). Такое сообщение должно содержать следующую информацию

• обстоятельства, приведшие к потере или невозможности вывоза ключевых документов
• налоговый (отчетный) период, к которому относятся эти документы.
• общий список документов. По возможности следует также указать их реквизиты.

Заказать звонок 

Особенности хранения первичных документов в ФЛП

Физические лица-предприниматели должны хранить первичные документы так же, как и юридические лица. Никакой разницы нет. Все первичные документы, являющиеся основанием для записей в книгах учета доходов и расходов, должны храниться не менее 1095 дней со дня представления налоговой декларации плательщика единого налога, налоговой декларации по налогу на имущество, налогу на доходы физических лиц и другим декларациям. Закон №2970, похоже, не изменил этот трехлетний срок хранения документов для предпринимателей.

Если ФЛП отменяет регистрацию, документы, хранившиеся в Государственной налоговой администрации в течение не менее 1095 дней до даты закрытия, в течение периода осуществления предпринимательской деятельности передаются в архив.

Если ФЛП не обеспечит сохранность документов, налагается штраф в размере 1020 грн. (статья 121, пункт 1 Налогового кодекса); если то же правонарушение совершено повторно в течение года, штраф составляет не менее 2040 грн.

Виды первичных документов 2025

Типовая форма первичных документов утверждена отраслевыми нормативными актами в соответствии с направлением и сферой деятельности. Первичные учетные документы являются формами.

К примеру, существует типичная форма первичного учета имущественных прав интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов, утвержденная Приказом Министерства финансов № 732 от 22 ноября 2004 года. Она включает в себя:

• Форма № НА-1 (Акт введения в оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериального актива);

Акт введения в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов ЗАГРУЗИТЬ

• Форма № НА-2 (инвентарная карточка учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов);

Инвентарная карта учета объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов ЗАГРУЗИТЬ

• Форма № НА-3 (Акт убытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов);

Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов ЗАГРУЗИТЬ

• Форма № НА-4 (инвентаризация имущественных прав интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов).