Путевой лист

19 September 2023

Путевой лист — это один из ключевых документов, используемых в деятельности предприятий, связанных с эксплуатацией транспортных средств. Он подтверждает факт использования автомобиля по назначению, фиксирует маршрут, данные о водителе, пробеге и расходе топлива. Правильное оформление путевого листа важно не только для внутреннего учета компании, но и для соблюдения требований налогового и бухгалтерского учета.

В 2025 году правила оформления путевых листов остаются актуальными как для организаций, так и для предпринимателей, использующих транспорт в хозяйственной деятельности. Особенно важно корректно вести путевые листы предприятиям, которые списывают топливо или учитывают амортизацию транспортных средств.

В этой статье вы найдете актуальную информацию о том, какие реквизиты должны быть в путевом листе, кто обязан их оформлять, а также ознакомитесь с примером заполнения документа. Это поможет избежать ошибок и недочетов при подготовке отчетной документации.

• Путевой лист служебного легкового автомобиля образец заполнения ЗАГРУЗИТЬ
• Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения ЗАГРУЗИТЬ

Путевой лист (иногда называется путевым листом) является документом, который используется для учета проделанной работы автомобилем и содержит информацию об объеме потребленного горючего, зависящем от расстояния, пройденного автомобилем. Этот документ содержит не только эту информацию, но и другие данные. Однако его обязательность отменили уже давно – сделали это Законом от 05.07.2011 г. № 3565. Целью было ослабить чрезмерное государственное регулирование автомобильных перевозок. Еще есть решение Высшего административного суда от 21.09.2017 № К/800/34426/16, признающее необязательность путевого листа. Однако не все так просто с бухгалтерским учетом, а точнее налоговым учетом.

Оставить заявку 067 341 76 94

Списание горюче-смазочных материалов

Относительно списания горюче-смазочных материалов это проводится на основании данных о пробеге автомобиля и руководствуется Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Министерства транспорта от 10.02.1998 № 43.

Если расходы на горючее превышают установленные нормы, то это корректируется в соответствии с правилами бухгалтерского учета, утвержденными приказом предприятия. Однако корректировка финансового результата для налогообложения на сумму превышения расхода горючего над нормой не обязательна (см. письмо ГФС от 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Популярные услуги компании:

• Юридический адрес в Украине;
• Юридический адрес в Киеве и области;
• Услуги бухгалтера;
• Аутсорсинг бухгалтерии;
• Бухгалтерские услуги;
• Финансовая отчетность ФЛП.

Оставить заявку 067 341 76 94

Замена путевого листа

Замена путевого листа пока не имеет однозначного решения, и это становится очевидным после анализа налоговых проверок. Обычный приказ руководителя о направлении автомобиля на конкретную задачу уже не является достаточным документом, поскольку он не фиксирует:

1. Фактически проделанную работу (количество километров).
2. Фактический маршрут и назначение поездки.
3. Использование автомобиля водителем для личных целей.

Существует также акт на списание горючего, но он базируется на количестве проеденных километров.

Можно провести аналогию с командировкой, где командировочный приказ позволяет начислять суточные, но не достаточный для подтверждения расходов на проезд, поскольку нужно также иметь транспортные билеты. Так же и в данном случае требуется документ, позволяющий зафиксировать вышеупомянутые показатели.

В общем, субъектам хозяйствования следует активно думать о создании нового документа, аналога путевому листу. Несмотря на отмену последнего, он остается важным для налогового учета как подтверждение расходов на топливо. Государственные органы также активно рекомендуют использовать аналогичный документ и позволяют налогоплательщикам разрабатывать его самостоятельно. Главное, чтобы этот документ был утвержден приказом соответствующего предприятия или, в альтернативном варианте, приказом по учетной политике.

Оставить заявку 067 341 76 94

Кто может обойтись без путешествия

С приведенными выше обоснованиями можно заключить, что использование путевых листов фактически не является обязательным, за исключением следующих категорий лиц:

1. Плательщики налога на прибыль с низкими доходами, которые одновременно не являются плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС).
2. Физические лица-предприниматели, отнесенные ко второй и третьей группам налогообложения (со ставкой 5%). Эти лица также не имеют обязательств по НДС.
3. Юридические лица, отнесенные к третьей группе налогообложения (со ставкой 5%). Они также не совершают сделки по НДС.

Для этих категорий лиц нет необходимости активно доказывать свои расходы на амортизацию и налоговый кредит по НДС, поскольку у них нет налоговых разниц. Что касается расходов на горючее, они могут списывать их даже сверх установленных норм или вообще не пользоваться нормами. Следовательно, для этих лиц использование путевых листов необязательно. Однако важно заметить, что для этих категорий лиц путешественник может иметь другое важное назначение - контроль за расходами на горючее водителями. Без надлежащего контроля могут возникнуть недостатки и злоупотребления.

Необходимо учитывать: независимо от системы налогообложения, путевое письмо остается важным для всех, хотя бы для обеспечения необходимого контроля.

Оставить заявку 067 341 76 94

Подготовьте собственное путевое письмо

В создании путешествия можно воспользоваться шаблоном из предыдущих версий этого документа, который можно найти в устаревших нормативных документах, в частности:

1. Приказ Министерства транспорта от 29 декабря 1995 г. № 488/346 (для грузовых автомобилей).
2. Приказ Госкомстата от 17 февраля 1998 г. № 74 (для легковых автомобилей).

При выборе реквизитов этого шаблона следует, прежде всего, учитывать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, такие как дата, подписи участников, единицы измерения и т.п. Однако в практике создания путевого листа обязательно должны быть дополнительные реквизиты:

1. Километраж: указание показателей спидометра и пройденного расстояния в километрах.
2. Движение горючего: включает остаток горючего, выданное количество, заправку и фактический расход горючего в литрах. Если автомобиль является электрическим, то содержание топлива можно заменить процентным показателем заряда аккумулятора или количеством кВт-часов заряда.
3. Маршрут: эта информация указывает на хозяйственное использование автомобиля. Для грузовых автомобилей обычно приводится конкретный адрес места назначения, а для легковых может быть указан тип маршрута (городская поездка, поездка по трассе, междугородняя поездка). При междугородных поездках рекомендуется также указывать конкретное место, куда была совершена поездка.
4. Температурные условия: этот реквизит важен, поскольку оказывает влияние на нормы потребления горючего. К примеру, при работе в холодную погоду используются повышенные коэффициенты.
5. Норма расхода топлива: этот показатель, выраженный в литрах, важен для контроля расхода топлива водителем.

Особое внимание к первым двум реквизитам - километражу и движению горючего - уделяют налоговые органы.

В прежних версиях путевых листов содержались еще два реквизита:

1. Допущение водителя к управлению автомобилем в зависимости от состояния здоровья. Однако этот аспект теперь фиксируется в специальном журнале и не оказывает влияния на путевое письмо.
2. Мексика подписи. Этот реквизит не имеет налогового значения и не влияет на статус путевого листа.

После создания путевого листа его необходимо утвердить внутренним приказом на предприятии.

Как часто следует оформлять путевое письмо?

Каждый день. В конце каждого рабочего дня водители должны подавать их на предприятие. Исключение составляют только водители, чья задача предусматривает постоянные выезды, они должны подавать путевые листы по возвращении.

Эта практика, хотя и не зафиксирована никакими официальными правилами, вытекает из необходимости регулярно фиксировать показатели одометра для контроля за транспортной деятельностью, как это требуют налоговые органы. Хотя возможно существуют мнения, что это можно обсудить, однако почему бы этого не делать?

Для вашего понимания: одометр – это устройство в автомобиле, отображающее расстояние, пройденное автомобилем в километрах (в США – в милях).

Оставить заявку 067 341 76 94

Дорожные листы: как их заполнять

Ниже приведен пример заполнения путевого листа для грузовых и легковых автомобилей. Однако его следует адаптировать в соответствии со спецификой использования транспортного средства. К примеру, если одновременно используются газовые баллоны и бензин. Следует добавить поля для обоих видов топлива.

• Путешествие служебного легкового автомобиля образец заполнения ЗАГРУЗИТЬ

• Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения ЗАГРУЗИТЬ

Путевые листы для электромобилей

Электромобили становятся все более популярными и предприятия активно включают их в свой автопарк. Относительно ведения путевых листов для электромобилей следует отметить, что на сегодняшний день не существует официально утвержденных нормативов по расходам электроэнергии для электромобилей, в отличие от традиционных автомобилей с двигателями внутреннего сгорания. Сначала может показаться, что путевые листы для электромобилей не нужны, но их главная цель состоит не в контроле расходов, а в подтверждении связи между использованием автомобиля и хозяйственной деятельностью налогоплательщика (см. выше). Следовательно, путевой лист необходим и для электромобилей, поскольку на его основании начисляется амортизация, и НДС исчисляется на расход электроэнергии во время зарядки батареи.

Для электромобиля можно использовать формуляр путевого листа для легкового автомобиля, где вместо литров можно указать количество заряда в киловатт-часах (или проценты от максимальной емкости батареи).

Оставить заявку 067 341 76 94