Как правильно оформить сообщение о принятии работника на работу в 2025 году
01 August 2025
Оформление сообщения о принятии работника на работу – важный этап в кадровой документации каждого работодателя. В 2025 году требования к настоящему документу остаются актуальными, а правильное его заполнение поможет избежать штрафов и недоразумений с контролирующими органами.
В этой статье мы рассмотрим основные правила заполнения сообщения, разберем ключевые моменты, на которые следует обратить внимание, а также приведем практические советы кадровиков и владельцев бизнеса.
Актуальный бланк уведомления о принятии на работу в 2025 году
Действующий бланк сообщения о принятии на работу утвержден постановлением Кабинета Министров Украины от 17 июня 2015 г. № 413 (с учетом изменений постановления КМУ от 21 февраля 2025 г. № 184). Загрузить его можно по ссылке ниже.
- Уведомление о принятии работника на работу бланк 2025
- Уведомление о принятии работника на работу образец 2025 (начальное)
- Уведомление о принятии работника на работу образец 2025 (отменяющее)
Когда нужно подавать уведомление о принятии работника
Сообщение о принятии работника (в том числе домашнего) или заключении гиг-контракта — это официальный документ, содержащий информацию о новом работнике, заключенном трудовом договоре и дате начала работы.
Основная цель представления – внесение данных о работнике в реестр застрахованных лиц для начисления и уплаты ЕСВ.
Сообщения представляют все работодатели: предприятия, бюджетные учреждения, организации, а также физические лица — предприниматели.
Документ следует подавать в территориальный орган ГНС по месту регистрации плательщика ЕСВ.
Срок подачи уведомления о принятии работника на работу
Уведомление необходимо представить до начала фактической работы работника по заключенному трудовому договору. Это единственное требование по срокам — крайний срок подачи определяется датой начала работы.
Важно! Уведомление нельзя подавать ранее заключение трудового договора или издание приказа о принятии на работу. Сначала оформляют трудовые отношения, а только потом подают сообщения.
Пошаговый порядок принятия работника:
- Получаете от работника необходимые документы.
- Заключаете трудовой договор или выдаете приказ о принятии, знакомите работника под подпись с документом, в котором дата начала работы установлена на несколько дней позже даты оформления документов.
- Отправляете сообщение в ГНС о принятии работника.
- Получаете подтверждение принятия сообщения – квитанцию в электронном кабинете.
Таким образом, допускать работника к работе можно только после оформления приказа/трудового договора и подачи уведомления в налоговую (ч. 4 ст. 24 КЗоТ).
Последовательность сроков подачи сообщения:
- Дата регистрации приказа (трудового договора)
- Подача сообщения в ГНС
- Дата начала работы работника
Инструкция: как подать сообщение через электронный кабинет
Чтобы отправить сообщение о принятии работника (включая домашнего работника или гиг-контракта) через электронный кабинет, выполните следующие действия.
- Выберите режим ввода отчетности.
- Установите фильтры: год и отчетный период.
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите форму «J30 Единый вклад в общеобязательное государственное социальное страхование».
- В списке форм выберите «J3001005» — Сообщение о принятии работника (домашнего работника) на работу/заключение гиг-контракта.
- Укажите территориальный орган ГНС в поле Код ДПИ (по умолчанию установлен по месту основной регистрации).
- Нажмите кнопку «Создать».
- В режиме просмотра отчетности можно проверить статус представленной отчетности.
Если по техническим причинам не удается подать уведомление в электронном виде, его следует предоставить в ГНС в бумажной форме с копией в электронном виде в соответствии с абзацем 4 постановления КМУ № 413 от 17.06.2015.
Образец оформления сообщения о новом работнике
Рассмотрим пример заполнения сообщения, если с работницей Петренко А.Л. был заключен трудовой договор по совместительству. 14 июля 2025 г. она подала заявление о принятии на работу с 17 июля 2025 года. В этот же день ее ознакомили с приказом о принятии на работу №124-к/тр от 14.07.2025.
Как правильно заполнить сообщение о трудоустройстве: пошагово
В таблице ниже представлены рекомендации по заполнению каждого реквизита формы сообщения в ГНС.
|
№ |
Название реквизита |
Как заполнить |
|
1 |
Тип сообщения |
Выбираем один из вариантов: «Начальное» – после заключения трудового договора; «Отмена» — если необходимо отменить уже поданное сообщение. |
|
2 |
Код по ЕГРПОУ или РНОКПП / серия и номер паспорта |
Указываем код ЕГРПОУ учреждения или, для ФЛПов, другие идентификационные данные. |
|
3 |
Название страхователя |
Полное официальное название учреждения или ФИО предпринимателя. |
|
4 |
Порядковый номер |
Присваиваем номер записи по количеству работников в сообщении. |
|
5 |
Категория личности |
1 - основное место работы 2 - совместительство 3 — гиг-контракт 4 — ЦПГ 5 - домашний работник |
|
6 |
РНОКПП или паспортные данные |
Указываем ИНН или, в случае его отсутствия, серию и номер паспорта. |
|
7 |
Уникальный номер из демографического реестра (при наличии) |
Извлекается из ID-карты. |
|
8 |
ФИО работника |
Полностью, согласно документам. |
|
9 |
Гражданство |
1 - гражданин Украины; 0 – иностранец или лицо без гражданства. |
|
10 |
Номер приказа |
Указываем номер соответствующего приказа. |
|
11 |
Дата издания приказа |
Дата, когда приказ был подписан. |
|
12 |
Дата начала работы |
Должен совпадать с датой в приказе. |
|
13 |
Дата формирования сообщения |
День, когда формируется и подается сообщение. |
|
14 |
Руководитель/уполномоченное лицо |
ФИО и должность лица, подписывающего сообщение. |
|
15 |
Главбух / ответственное лицо |
Заполняется при наличии ответственного бухгалтера. |
Примечание: Бюджетные учреждения могут использовать только категории 1 и 2.
Когда не нужно подавать уведомления в налоговую
Сообщение не подается, если лицо:
- назначен руководителем по результатам госрегистрации;
- работает на общественных началах;
- исполняет обязанности по внутреннему совмещению;
- проходит практику или стажировку;
- восстановлена на работе по решению суда;
- вернулась из отпуска по уходу за ребенком;
- вышла на работу после приостановки трудового договора.
Сообщения при принятии по совместительству: что нужно знать
Сообщение обязательно в случае:
- принятие на внешнее или внутреннее совместительство (категория 2);
- перехода с совместительства на основное место работы – оформляется новый трудовой договор;
- принятие по переводу с другого предприятия;
- заключение срочного или временного трудового договора.
Не представляется при внутреннем совмещении, поскольку новый трудовой договор не заключается.
Ответственность за неподачу сообщения
Если не подать уведомление или сделать это несвоевременно, предусмотрено:
- Штраф для работодателя 1 МЗП (в соответствии со ст. 265 КЗоТ);
- Административный штраф для должностного лица 510–1700 грн (ст. 41 КУоАП).
Как отменить сообщение: практичный кейс
Работница Петренко О.Л. отказалась от трудоустройства 16.07.2025, к дате начала работы. В этом случае:
- Подаем сообщение №2 — идентично первичному, но с галочкой в поле «отменяющее».
- Если в первичном сообщении было несколько работников – формируем сообщение №3, где уже нет строчки с Петренко А.Л.
Если работник сообщила об отказе в день начала работы (17.07.2025), то его следует уволить согласно КЗоТ, а не отменять сообщения.
