Внебалансовый учет в бюджетных учреждениях в 2025 году
26 March 2025
В бюджетных учреждениях существуют активы, которые не могут быть отражены на балансе, поэтому они учитываются на внебалансовых счетах. Рассмотрим, как осуществляется забалансовый учет для разных типов активов.
Внебалансовый учет используется для материальных ценностей или средств в расчетах, присутствующих в учреждении, но по определенным критериям их нельзя считать активами.
Согласно Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденного приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219, в классе 0 «Внебалансовые счета распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов» предусмотрены следующие счета:
- 01 «Арендованные основные средства и нематериальные активы»;
- 02 «Активы на ответственном хранении»;
- 03 «Бюджетные обязательства»;
- 04 «Условные активы»;
- 05 «Условные обязательства, гарантии и обеспечение предоставлены»;
- 06 «Гарантии и обеспечение полученные»;
- 07 «Списанные активы»;
- 08 «Бланки документов строгой отчетности»;
- 09 «Переданные (выданные) активы в соответствии с законодательством».
Учет на забалансовых счетах касается ценностей, которые учреждению не подконтрольны. Он ведется по простой системе, где записи фиксируются только на соответствующем субсчете одного из внебалансовых счетов без использования двойной записи.
Необходимо указывать содержание и количественно-стоимостные показатели таких операций, как поступление, выбытие, использование, продажа материальных ценностей, бланков документов строгой отчетности, а также образование условных (потенциальных) активов, списание имущества с баланса из-за недостатка или порчи, а также дебиторской задолженности.
Далее рассмотрим, какие активы являются предметом учета на внебалансовых счетах 01, 02, 04, 07, и какие нормативные акты это регулируют.
Активы на ответственном хранении
Некоторые запасы, основные средства или биологические активы, используемые или хранимые учреждением, но не являющиеся его собственностью, подлежат ответственному хранению.
Поскольку эти активы не отвечают критериям для признания, их следует учитывать на субсчете 021 «Активы на ответственном хранении распорядителей бюджетных средств» счета 02. На этом субсчете фиксируются данные об ответственных активах, в частности:
-
Товарно-материальные ценности, приобретенные органом высшего уровня из государственного или местных бюджетов, при, что:
- Получившее их учреждение относится к сфере управления этого органа, но финансируется из других бюджетов;
- Научное учреждение приобрело их как специализированное оборудование для проведения научно-исследовательских и конструкторских работ.
-
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на ответственном хранении по другим основаниям.
-
Все виды оборудования и предметов, которые находятся на спортивных стрельбищах, в тирах, кабинетах военной дисциплины в учебных заведениях и т.д..
Запасы, отвечающие критериям признания активов, учитываются на балансовых субсчетах. Операции с запасами, не отвечающие этим критериям, фиксируются на внебалансовых субсчетах (п. 11 разд. ІІ Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 № 11; далее – Методрекомендации по учету запасов).
Хозяйственные операции с не принадлежащими вам запасами, которыми вы не можете распоряжаться, регистрируйте на субсчете 021.
Согласно Методрекомендациям по учету запасов (п. 11 и 12) и Порядку применения Плана счетов, операции с такими запасами рекомендуется вести на забалансовом субсчете 021. Дополнительную информацию и документы, оформляющие эти операции, можно найти в таблице.
Внебалансовый учет внеоборотных активов
На субсчете 021 следует также учитывать внеоборотные активы, не являющиеся собственностью учреждения. Это могут быть личные вещи работников, такие как часы, чайники и т.п., которые используются с разрешения руководства. Хотя эти предметы находятся в помещении учреждения, они не считаются его активами.
Если же учреждение арендует необоротный актив у юридического лица, физического лица-предпринимателя или у работника по соответствующему договору, с целью его использования для выполнения своих функций или в хозяйственной деятельности, то такой актив нужно отражать на внебалансовом субсчете 011 «Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств», а нематериальные активы – на субсчете бюджетных средств».
Внебалансовый учет условных активов
Термин "условные активы" говорит сам за себя. Это активы, не полноценные и четко определенные, а только потенциальные. Они могут стать активами учреждения в зависимости от будущих обстоятельств, поэтому их учитывают на забалансовых счетах.
Если обстоятельства изменятся, условный актив, который вы учитываете на забалансе, нужно будет отобразить в составе активов и вести учет на балансе. Также следует признать доход в сумме их стоимости (п. 7 разд. ІІ Стандарта 128 «Обязательства», утвержденного приказом Минфина от 24.12.2010 № 1629).
Информацию об условных (потенциальных) активах следует обобщать на субсчетах 041 «Условные активы распорядителей бюджетных средств» и 043 «Временно переданные активы» счета 04 (Порядок применения Плана счетов).
На субсчете 041 фиксируйте призы, флаги, кубки, основанные различными учреждениями для награждения команд-победителей. Эти активы учитываются в течение всего времени их нахождения в учреждении.
На субсчете 043 учитывайте имущество, которое:
- было передано органом исполнительной власти, который находится в процессе реорганизации или ликвидации;
- находится на временно оккупированных территориях или в зоне проведения антитеррористической операции.
Внебалансовый учет списанных активов
Списанными активами для забалансового учета считаются:
- списана дебиторская задолженность;
- невозмещенные недостачи и утраты от порчи материальных ценностей.
Внебалансовый учет дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность, списанную с баланса из-за неплатежеспособности должников, следует учитывать на субсчете 071 «Списана дебиторская задолженность распорядителей бюджетных средств» счета 07.
Следите за состоянием дебиторской задолженности в течение трех лет с момента списания. Важно мониторить возможность взыскания, если финансовое состояние неплатежеспособных дебиторов изменится (п. 3.5 разд. ІІІ Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.2014 № 372) и Порядок применения Плана счетов.
Ведите аналитический учет по забалансовому субсчету 071 по должникам.
Списанную дебиторскую задолженность окончательно списывайте с субсчета 071 после поступления сумм задолженности или истечения срока учета такой задолженности.
Внебалансовый учет невозмещенных недостач и потерь
К невозмещенным недостаткам и потерям относятся:
- суммы недостач и потерь от порчи запасов, превышающих нормы естественной убыли, к моменту установления конкретных виновников. Такие суммы следует признавать расходами отчетного периода;
- запасы, которые были испорчены или наличие которых не подтверждено инвентаризацией. Это происходит, когда отсутствие или порча товаров не соответствуют нормам естественной убыли, и руководитель еще не решил, будут ли возмещаться их расходы виновными лицами (п. 13 разд. II Методрекомендаций по учету запасов).
Сумму, которую должно погасить виновное лицо, определяйте по следующим нормативным актам (абз. 2, 3 п. 10 разд. ІІ Методрекомендаций по учету запасов):
- статьи 3, 7 Закона Украины «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине» от 12.07.2001 № 2658-III;
- Порядок определения размера ущерба от хищения, нехватки и уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.1996 № 116;
- Методика оценки имущества, утвержденная постановлением КМУ от 10.12.2003 №1891.
На субсчете 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств» счета 07 учитываются (Порядок применения Плана счетов):
- суммы невозмещенных недостач и потерь от порчи ценностей;
- ценности, которые не были возвращены учащимся и студентам, отчисленным согласно приказу.
После установления лиц, ответственных за возмещение потерь запасов, превышающих нормы естественной убыли, принадлежащую к возмещению сумму причисляйте к дебиторской задолженности и:
- к доходам – на сумму фактических затрат на восстановление (приобретение) запасов;
- к расчетам с бюджетом – на разницу между суммой, которую должно возместить виновное лицо, и фактическими затратами на восстановление (приобретение) запасов.
Определенную сумму также следует списывать с внебалансового счета. То есть после установления виновных лиц, уменьшайте суммы невозмещенных недостатков и потерь от порчи ценностей на субсчете 073 (абз. 4 п. 10 разд. II Методрекомендаций по учету запасов; Порядок применения Плана счетов).
Аналитический учет по внебалансовому субсчету 073 ведите по должникам и случаям выявления недостач и потерь от порчи ценностей.
Бланки документов со строгим учетом
Внебалансовый учет в бюджетных учреждениях и обобщение информации о движении бланков документов строгой отчетности ведутся на субсчете 081 «Бланки документов строгой отчетности распорядителей бюджетных средств» счета 08. На этом субсчете также учитываются путевки, полученные бесплатно от общественных, профсоюзных и других организаций.
Порядок применения Плана счетов подчеркивает, что перечень документов, считающихся бланками строгой отчетности, а также правила их хранения и использования, определяются соответствующими нормативно-правовыми актами.
Аналитический учет ведите для каждого бланка и мест хранения. Остаток на субсчете 081 увеличивается, когда в учреждение поступают бланки документов строгой отчетности (устанавливается их учет). Его уменьшают после использования бланков или их списания в качестве непригодных или отсутствующих.
Об отчетности
Информацию о движении и остатках активов на внебалансовых субсчетах 01, 02, 04, 07 следует указывать в строках 1310 (1311, 1313), 1320 (1321), 1340 (1341, 1343), 1370 (371) внебалансовых счетов». Эта информация является частью формы 5-дс, прилагаемой к годовой финансовой отчетности, утвержденной приказом Министерства финансов от 29 ноября 2017 г. № 977 и обновленной приказом от 9 декабря 2021 г. № 654.
