Ссуда работнику
30 November 2023
Как подать заявку на ссуду
Работники должны обратиться к своему работодателю с просьбой о предоставлении ссуды с помощью заявления.
Договор займа должен быть заключен в письменной форме (статья 1047 Гражданского кодекса Украины, далее – ГК). Это требование можно не выполнять, если сумма займа не превышает 10 процентов не облагаемого налогом минимума доходов граждан (НМДГ). Это положение не распространяется на юридические лица, для которых сумма договора не является предметом спора (ст. 1047 ГК).
Договор займа предусматривает передачу средств от компании к работнику и их последующий возврат.
В контракте указано следующее:
- Сумма кредита;
- Условия и процедуры возврата;
- Исполнение обязательств;
- Ответственность сторон.
Если работник соглашается частично погасить ссуду, подготовьте и приложите к договору Приложение — план погашения долга.
Размер кредита не ограничен законом. Однако если сумма займа превышает 40 млн грн, государство может запретить такие финансовые операции в соответствии со статьей 20 Закона "О предотвращении и борьбе с легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем".
При финансовом мониторинге компания должна проверить источник получения средств, предоставленных в качестве ссуды.
Кредитный договор заключается с момента передачи денежных средств работнику и считается действительным (статья 1046 ГК. Статья 1. Часть 2.). Тот факт, что работник получил деньги, подтверждается кассовым ордером на расходы или аналогичным документом или квитанцией должника.
По закону нотариально подтверждать договор не следует.
Учет займа работнику
То, как кредит будет отражен в бухгалтерском учете, зависит от срока его погашения. Ссуды, выданные сроком до 12 месяцев, должны быть отражены как часть текущего счета субсчета 377 "расчет с другими заемщиками" (П(С)БУ10 "дебиторская задолженность"). Откройте дополнительный субсчет "Оплата кредита работникам" на субсчете 377.
Ссуды с более длительным сроком погашения отнесены к категории долгосрочной дебиторской задолженности. Они должны быть учтены на субсчете 183 "Другая дебиторская задолженность" до того момента, когда срок погашения не достигнет 12 месяцев. По прошлому сроку действия этого срока, задолженность по ссуде должна быть перенесена из долгосрочной категории в текущую путем зачисления Дебета 377 и Кредита 183.
В целях налогообложения налогом на прибыль не предусмотрены никакие корректировки. Заем, предоставленный работнику, не подлежит налогообложению НДС в соответствии с пунктом 196.1.5 Налогового кодекса Украины (ПК).
Основную сумму возвратной финансовой помощи не учитывают при исчислении общего налогооблагаемого дохода работника согласно пункту 165.1.31 НК. Следовательно, необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). В течение всего срока действия договора ссуда не будет считаться доходом работника и, соответственно, не подлежит налогообложению. Кроме того, не следует содержать военный сбор с суммы займа в соответствии с пунктами 1.2, 1.7 п. 16-1 подраздела 10 раздела XX НК.
Заем, предоставленный работнику, следует указать в форме № 4ДФ. По требованию налоговых органов неизвестные суммы финансовой помощи должны быть отражены в форме № 4ДФ. Указывайте эти суммы под отметкой дохода "197" в общей сумме граф 3а и 3 раздела I формы № 4ДФ. В графе 4а (начисленный налог на доходы физических лиц) и графе 4 (перечисленный налог на доходы физических лиц) следует поставить значение "ноль".
Поскольку ссуда не включается в фонд оплаты труда, необходимо избегать начисления единого взноса на социальное страхование (ЕСВ) за нее, согласно Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5.
Способы отображения возврата
1. Работники расплачиваются с ссудой в определенном порядке и в определенные сроки, как предусмотрено соглашением. Это может включать внесение средств в кассу или зачисление их на расчетный счет предприятия.
2. Бухгалтер производит отчисления оговоренной соглашением суммы займа по заработной плате работника.
Проведение возврата средств через кассу можно отразить путем осуществления Дебета 301 (311) "Наличные деньги в национальной валюте" и Кредита 377, 183. Важно отметить, что данная операция не имеет налоговых последствий для работника и не подлежит обязательному начислению единого взноса на социальное страхование (ЕСВ).
Отчисления заемных сумм по зарплате следует отражать в бухгалтерском учете посредством проведения Дебета 661 "Расчеты с заработной платой" и Кредита 377. Эта операция также не вызывает налоговых последствий.
В случае второго варианта следует учитывать ограничения удержаний по зарплате, установленные статьей 128 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ). Рекомендуется погашать ссуду из зарплаты работника-заемщика в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца. К примеру, если на предприятии зарплату выплачивают 22 и 7 числа, то зарплату за май 2023 года насчитали 31.05.2023 года. В этот же день следует удержать сумму ссуды.
Удержание части зарплаты для погашения ссуды рассматривается как аналог выплаты зарплаты в неденежной форме, что приводит к обязательству уплатить НДФЛ и военный сбор в течение трех операционных дней после дня выплаты (согласно пункту 168.1.4 Налогового кодекса Украины). С другой стороны, это означает, что оплату НДФЛ и военного сбора следует произвести до 03.06.2023 включительно.
Фактическое получение средств на оплату труда эквивалентно фактической выплате отчислений. Таким образом, в день удержания части зарплаты для погашения ссуды, следует начислить и оплатить ЕСВ из суммы зарплаты, которая идет на погашение ссуды в неденежной форме. ЕСВ следует начислять на "грязную" сумму зарплаты, которая используется для погашения ссуды. Таким образом, ЕСВ по отчислениям на эту сумму должны быть уплачены до 31.05.2023. Если вы хотите избежать этих сложностей, рекомендуется погашать ссуду в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца.
Как взять долг под контроль после его аннулирования?
Предположим, что предприятие решило аннулировать (простит) основную сумму долга физического лица согласно договору займа до истечения срока исковой давности, и это не связано с процедурой банкротства. Рассмотрим, какие могут быть последствия этого решения.
Налогообложение НДФЛ и военного сбора
Если прощенная сумма не превышает 25% минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного налогового года, которая для 2023 года равна 1675 грн, то эта сумма не будет включаться в налогооблагаемый доход физического лица (согласно пп. 165.1.55 Налогового кодекса ). Однако все, что превышает эту сумму, будет рассматриваться как облагаемый налогом доход в виде дополнительного блага для физического лица (согласно пп. «д» пп. 164.2.17 Налогового кодекса).
Относительно сообщения об аннулировании вы можете сообщить заемщику одним из следующих методов:
1. Выслать заказное письмо с уведомлением о вручении.
2. Заключить соответствующий договор.
3. Вручить сообщение должнику лично под подпись.
НДФЛ с такого дохода работник должен самостоятельно уплатить по завершении годового декларирования.
В случае неизвестности заемщику об аннулировании долга необходимо будет начислить и удержать НДФЛ в размере 18% от этой суммы.
Независимо от информации об аннулировании долга физическому лицу, в разделе I формы № 4ДФ сумму:
- не превышающей 1675 грн, отметьте с признаком «127»;
- которая считается облагаемым налогом доходом в форме дополнительного блага, обозначьте как доход «126».
ЕСВ
Единый взнос на социальное страхование (ЕСВ) не исчисляется возвратной финансовой помощью, поскольку она не входит в состав заработной платы или не является выплатой по договору подряда.
Что делать, если работник не возвращает долг?
В случае если работник не погасил долг в течение общего трехлетнего срока исковой давности, определенного статьей 257 Гражданского кодекса, сумма займа, превышающая 1342 грн (50% прожиточного минимума для трудоспособного лица на 1 января), будет рассматриваться как его налогооблагаемый доход согласно пп. 164.2.7 Налогового кодекса.
Так же, как и в случае с добровольно прощенными ссудами, если была предоставлена информация должнику, не нужно выполнять функции налогового агента. В этом случае работник должен самостоятельно указать сумму полученного дохода в декларации и уплатить НДФЛ и военный сбор.
Списанная задолженность, по которой истек срок исковой давности, также не будет учитываться при расчете единого взноса на социальное страхование (ЕСВ).
