Правила поведения налогоплательщиков при выездной проверке
16 November 2023
Любая проверка может создавать дополнительную нагрузку для руководства и работников предприятия. Поэтому важно заранее подготовить документы, определить ответственных лиц и знать права и обязанности налогоплательщика при проведении контрольных мероприятий. Выявить возможные ошибки и налоговые риски до начала проверки помогает налоговый аудит.
При общении с представителями контролирующего органа целесообразно придерживаться делового формата и одновременно контролировать соблюдение установленной законодательством процедуры.
Перед началом проверки необходимо установить личности должностных лиц контролирующего органа и проверить документы, подтверждающие их полномочия.
В зависимости от вида проверки и требований Налогового кодекса Украины должностные лица контролирующего органа должны предъявить или предоставить предусмотренные законодательством документы. В частности, для документальной выездной и фактической проверки статья 81 НКУ предусматривает направление на проведение проверки, копию приказа о ее проведении и служебные удостоверения лиц, указанных в направлении.
Необходимо внимательно проверить реквизиты документов, данные должностных лиц, вид проверки, сроки ее проведения и указанные правовые основания. Для плановых и внеплановых документальных проверок соответствующие основания определяются, в частности, статьями 77 и 78 Налогового кодекса Украины.
Предприятию также целесообразно фиксировать информацию о проведении проверки и хранить копии документов, полученных от контролирующего органа.
Если документы не предъявлены, оформлены с нарушениями или возникают сомнения относительно законности проверки, необходимо оценить предусмотренные законом основания и последствия возможного недопуска. В таких ситуациях целесообразно привлечь специалистов по юридическому сопровождению бизнеса еще до принятия решения о допуске должностных лиц к проверке.
Возможно, запросите у проверяющих контактный номер их руководителя. Позвоните, чтобы убедиться, действительно ли этих работников налоговый орган направили на ваше предприятие.
Подготовьте кладовщика и кассира к возможным проверкам, поскольку фискалы могут проверять склад, кассу и другие "стратегически важные" помещения. Познакомьте контролеров со всеми работниками, к которым это относится, и ограничивайте их доступ к помещениям, где работают руководители и бухгалтерия, хранятся документы и товары.
Поведение во время проверки
Первая задача – установление проверки. Лучше выделить для этого отдельную комнату. Обычно работники, особенно те, кто не связан с учетом и расчетом налогов, несерьезно относятся к наличию проверяющих и могут создать ненужные затруднения. Контроллеры будут использовать полученную информацию для проверки.
Иногда проверяющие могут быть не уверены, в каких документах искать нарушения, особенно молодые контролеры, только начинающие свою профессиональную карьеру. Разговоры работников могут ненамеренно помочь им и даже нанести вред предприятию.
Если речь идет о налоговой проверке, рассмотрите возможность включения опытного бухгалтера, имеющего большой опыт в области учета и знающего, где искать необходимые документы. Особенно когда проверка назначена на период составления отчетности, особенно во время закрытия года. Тогда главного бухгалтера следует увести от обычных обязанностей только в исключительных случаях.
Если проверяющие хотят забрать часть документов для проверки на своем месте, не разрешайте этого. Чтобы избежать недоразумений или потери документов, передавайте оригиналы для просмотра на месте, по описанию и подписи проверяющего. Если фискалам нужна информация из документов, изготовьте для них копии (согласно пункту 85.4 ПК). Просите их составить письменный запрос (согласно пункту 73.1 ПК) – на устную просьбу можно не отвечать. Копии документов также предоставляйте по описанию и подписи проверяющего. Документы следует пронумеровать, прошии, заверить подписью уполномоченного лица предприятия и печатью предприятия (если есть).
Внимание: предоставляйте документы, информацию или пояснения только по письменному запросу налоговиков.
Если проверяющий запрашивает документы, информацию или пояснения, не относящиеся к предмету проверки, или устанавливает слишком короткие сроки для их представления, подготовьте письмо о невозможности предоставления документов. Письмо следует составить на имя руководителя соответствующего органа ГНС и передать через канцелярию этого органа.
Помните, что проверяющие не вправе изымать оригиналы первичных и других документов! Они могут это сделать только в случаях, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством или решением суда.
Следует ли оставаться на рабочем месте во время проверки? Лучше не делать этого (по крайней мере временно), даже если на вашем предприятии это обычная практика. Сразу сообщите проверяющему, что, например, в 18:00 рабочий день завершается. Уходите домой вовремя, даже если вам нужно остаться. Проверяющий привыкнет к такому графику и не сможет требовать от вас остаться. И чем меньше времени у него будет проверка, тем лучше.
Внимание: не разрешайте проверяющим проводить проверку в нерабочее время и выходные дни.
Предупредите контрагентов о возможной проверке. Важно, чтобы результаты проверки не противоречили данным документам с поставщиками и клиентами.
Стратегии использования проверки в свою пользу
Цель проверяющих состоит в выявлении нарушений, и это часто становится вопросом чести и доказательством соответствия должности. Обычно рядовые работники не оказывают влияния на результаты проверок, и в случае их безрезультатности руководство не выразит благодарности. Если правда на вашей стороне, и проверяющие фиксируют ошибку, не следует паниковать. Необходимо удержаться от попыток убедить или защищать свою правоту, поскольку контролеры все равно документируют ошибки в своем акте, и вы сможете это легко осветить в своих возражениях.
При выявлении существенных нарушений законодательства важно немедленно объяснить и настаивать, делая все возможное, чтобы в акте не было избыточных записей.
Не следует напрямую отвечать на неприятные вопросы. Чтобы сэкономить время, можно сказать проверяющему: "Мне нужно посоветоваться". Запрещено прямо мешать проверке, но в рамках закона можно тщательно использовать тактику сочинения времени.
Если возможно, устройте так, чтобы директор не находился во время проверки. Таким образом вы сможете ссылаться на необходимость консультации с руководителем и получать дополнительное время для решения вопросов.
Если проверяющие требуют спорный документ, старайтесь отложить отдачу как можно дольше. Вежливо сообщите, что вас сейчас вызывает руководитель и передайте документ позже.
Предоставьте проверяющему целый поток документов. Это простой способ, которым пользуются на предприятиях. Проверяющему представляют такой объем документов, что он подсознательно теряет интерес и желание изучать все. Особенно это касается проверки папок с документами с небольшими суммами. Если документов много – это уже выборочная проверка – проверяющим труднее выявить реальные нарушения.
Используйте проверку в свою пользу, разрешая спорные вопросы. Некоторые эксперты могут узнать позицию проверяющих относительно спорных моментов, не регулируемых действующим законодательством (особенно это касается неоднозначных вопросов налогообложения). Поскольку не всегда можно дозвониться контролирующему органу, чтобы получить ответы.
Действия после проведенной проверки
Не отклоняйте подписывать акты и протоколы. Вместо этого используйте возможность внести свои замечания и возражения в соответствии с пунктом 17.1.6 ПК (если таковые существуют).
