Счет-фактура как первоначальный документ
07 September 2023
 Finance Pitch Deck Presentation (15)_800x350_241.jpg)
Счет-фактура что это
Счет-фактура, также известный как инвойс во внешнеэкономической деятельности (ВЭД), представляет собой документ, направленный на предоставление информации. Он служит для информирования покупателя о товарах, работах или услугах, которые доступны для оплаты. В этом документе содержатся следующие данные:
- Количество единиц товара или объем производимых работ.
- Стоимость (цена) каждой отдельной позиции.
- Общая сумма, которую необходимо оплатить.
- Валюта расчета, что особенно важно для операций, происходящих в международном контексте.
Важно отметить, что счет-фактура сам по себе не создает юридических обязательств ни для одной из сторон. К примеру:
- Покупатель может решить не платить счет, если договорное соглашение еще не было выполнено, и товар или услуга еще не были предоставлены.
- Однако если хозяйственная операция уже состоялась, то обязанность уплатить существует независимо от наличия или отсутствия счета-фактуры.
Следовательно, счет-фактура предоставляет дополнительную информацию сторонам сделки, но не является юридически обязательным документом для совершения сделок. Достижение правового обязательства основывается на самом договоре между сторонами.
Реквизиты счета-фактуры
При рассмотрении внутриукраинских счетов-фактур важно уделить внимание обязательным реквизитам, определенным в пункте 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском и финансовом отчете в Украине" от 16 июля 1999 года № 996 (далее - Закон о бухгалтерском учете). Кроме указанных ранее реквизитов, к ним также включаются:
- Название документа, которое должно указывать его назначения, такие как "счет", "счет-фактура", "invoice" и другие.
- Дата составления документа.
- Название предприятия, от имени которого составлен документ.
- Подписи и должности лиц, ответственных за оформление.
Дополнительно к основным реквизитам могут быть включены и другие сведения:
- Информация о получателе платежа, включая правильное название и банковский счет.
- Реквизиты связанного договора, такого как договор купли-продажи, снабжения, предоставления услуг, подряда и т.д.
- Реквизиты отгрузочного документа, такие как товарно-транспортная накладная, акт приема передачи и т.д.
- Место разгрузки товара или исполнение услуги.
- Основания предоставления скидок, если таковые существуют.
- Налоги, включенные в стоимость, например НДС.
- Остальные реквизиты, которые поставщик считает необходимыми для указанного соглашения.
Важно отметить, что счет-фактура может быть выставлен как до осуществления хозяйственной операции, так и после ее завершения, например после поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг
Формы инвойсов 2023
Существует ли утвержденная форма для инвойсов? Нет, не для внутренних транзакций. В Украине инвойс как документ может быть в любой форме.
Для внешней торговли существует рекомендованный формат счета-фактуры (инвойса), описанный в Рекомендации Европейской экономической комиссии ООН № 6 от 1 сентября 1983 г. "Типовой унифицированный счет-фактура для международной торговли" (ECE/TRADE/148). Формат инвойса (Excel) – загружайте и используйте!
Обязательность подписи в счете-инвойсе
Следует отметить, что в случае инвойса отсутствует обязательный реквизит посредством подписи. Это означает, что во счетах, используемых во внешнеэкономической деятельности (ВЭД), подпись не обязательна, и поэтому при таможенном оформлении счет может быть принят без подписи:
- Эта практика подтверждена частями 2 пунктов 9.4 и 9.8 Рекомендаций № 18 Европейской экономической комиссии ООН от 29.03.2001 г. № 18 "Меры по упрощению процедур международной торговли" (ECE/TRADE/271). В этих рекомендациях рекомендуется избегать внесения "от руки" подписей на бумажных документах, если это возможно.
- Письмо Государственной таможенной службы от 01.03.2011 года № 11/3-10.10/3339-ЭП "О необходимости наличия подписи лица на счетах" также соглашается с позициями выше упомянутых Рекомендаций № 18
Следует отметить, что отсутствие подписи в инвойсах в ВЭД не противоречит требованиям статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, поскольку ратифицированные Украиной нормы международного права имеют более высокий приоритет (согласно статье 344 Хозяйственного кодекса Украины и статье 34 Таможенного кодекса Украины).
Важно учитывать, что во внутренних операциях статья 9 Закона о бухгалтерском учете устанавливает обязательность подписи как обязательного реквизита по признанию документа первичным. Эту норму подчеркивают налоговые органы в Письме №6964, а также Министерство финансов в Письме №31.
.jpg)
Счет-фактура как первичный документ: условия и ограничения
Счет-фактура может выступать в качестве первоначального документа, но это возможно только при наличии определенных условий и ограничений. Важно учитывать следующие требования:
- Счет должен быть ОПЛАЧЕН.
- Должны быть НАЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, подтверждающие оплату.
- Это возможно только в отношении услуг. Счет-фактура может заменить акт приема-передачи при оплате услуг.
Однако важно отметить, что счет-фактура не может заменить другие документы, такие как накладная или товаротранспортная накладная, а также данные таможенной декларации.
Также следует учитывать, что счет-фактура может использоваться во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) для оформления операций по экспорту и импорту. При соблюдении этих условий акт приема-передачи не требуется.
Отметим, что форма счета-фактуры может быть как бумажной, так и электронной. Указанные требования и условия можно найти в разъяснениях, предоставленных официальными органами:
- Письмо Министерства финансов Украины от 16.02.2017 года № 31-11410-06-5/4339 (далее – Письмо № 31).
- Письмо Главного управления ГФС в г. Киеве от 31.03.2017 года № 6964/10/26-15-14-05-04-22 (далее – Письмо № 6964).
- Письмо Министерства финансов Украины от 22.08.2017 года №35210-07/23-3364/2658.
Эти разъяснения подчеркивают, что оплаченный счет-фактура может заменить акт приема-передачи в случае оплаты услуг, и они не касаются других видов документов.
Возможность считать счет-фактуру первичным документом стала возможной с 3 января 2017 года, после того как вступили в силу изменения в определение первичного документа, внесенные Законом от 3 ноября 2016 года № 1724в Закон о бухгалтерском учете. Начиная с этой даты первичный документ больше не обязательно должен подтверждать осуществление хозяйственной операции; он может только содержать информацию об этой операции. Изменения были внесены в целях упрощения во внешнеэкономических операциях и предоставления возможности рассматривать счет-фактуру как первичный документ, даже если нет акта предоставленных услуг, соответствующего международной практике.
Важно учитывать, что сам по себе счет-фактура не является первоначальным документом, поскольку он не предоставляет достаточной информации для подтверждения факта проведения хозяйственной операции или предоставления услуги. Таким образом, счет-фактура может стать первичным документом только тогда, когда его сопровождают одним из следующих документов:
- банковская выписка со счета, подтверждающая оплату;
- платежное поручение, принятое банком;
- кассовый чек;
- расчетная квитанция;
- квитанция к прибыльному ордеру и т.д.
Важно отметить, что счет-фактура становится первичным документом во внешнеэкономических операциях без акта приемки-передачи услуг только в случае наличия документов, подтверждающих оплату.
Ограничения использования счетов-фактур в качестве первичных документов
Счета-фактуры "автоматически" признаются первичными подлежащими оплате документами только во внешних операциях. Для внутренних операций действует другое условие: использование инвойса и их статус должны быть определены в договоре. В этом случае оплаченный счет может заменить традиционный акт приема-передачи услуг. В наших расчетах (см. выше) это пятое условие. К примеру, в случае договоров аренды. Об этом говорится в письме Казначейства №35210-07/23-3364/2658 от 22.08.2017.
Примечание: Если во внутренних операциях вместо акта приема-передачи используется оплаченный счет, это обязательно должно быть прописано в договоре.
Еще одним ограничением инвойсов является то, что они не достаточны для поставки товаров, в том числе внешнеэкономической деятельности. Даже если они оплачены. На это прямо указывают налоговики в вышеупомянутом Письме №6964. Передача товара должна быть подтверждена расходной накладной. Что касается внешнеэкономической деятельности, то налоговики указывают, что операция должна быть отражена в новой грузовой таможенной декларации (ГТД). Они объясняют это тем, что счета-фактуры и коносаменты не содержат всей необходимой информации об операции, например обменного курса на момент таможенного оформления. Аналогичную позицию заняли налоговые органы в письме ГФСУ № 2608/О/99-13-01-02-14/ИПК от 14 ноября 2017 года (далее – письмо № 2608), в котором фискальный орган отметил, что инвойсы не отвечают характеристикам ключевых документов .
Вышеописанные условия могут служить объяснением разногласий, существующих между письмами налоговиков и кажущимися противоположными на первый взгляд. Кажется, что Письмо №6964 утверждает первичность счета-фактуры, тогда как Письмо №2608 отрицает это. Однако эти различия объясняются конкретными деталями отдельных хозяйственных ситуаций, на которые предоставлялись объяснения налоговиками, таких как тип операции (внешнеэкономическая или внутренняя), местонахождение сторон (в Украине или за ее пределами) и характер поставки (услуги или товары).
Важно отметить, что счет-фактура не может считаться первичным документом при поставке товаров, как во внутренних операциях, так и во внешнеэкономических операциях, если в договоре между сторонами не предусмотрен иной порядок
Статус счетов-фактур в других странах
В Украине счет-фактура был и остается очень урезанным документом. В других странах инвойс приобрел большее значение и используется не только как предложение оплаты за товары и услуги, но и в качестве дополнительного документа для НДС и акцизного сбора, например, в Германии, России и некоторых других странах. В этих странах инвойс заменяет национальную налоговую накладную.
