Работа с электронными трудовыми книжками

23 November 2023

Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки – это цифровой аналог бумажных трудовых книжек. Электронные трудовые книжки обеспечивают следующее:

• Постепенный отказ от бумажного документооборота – следует признать, что это вопрос времени и развития цифровых технологий;
• Уменьшение времени, затрачиваемого на бумажную работу; электронные форматы более удобны;
• Упрощается доступ к информации как для работодателей, так и работников. У физических лиц уже есть возможность пересматривать информацию о своем страховом стаже в базе данных
• Пенсионного фонда Украины (ПФУ);
• Уменьшены негативные риски, связанные с потерей и поиском бумажных трудовых книжек. Особенно это касается лиц, записи которых в электронной базе данных ПФУ отличаются от записей в бумажной трудовой книжке. Конечно, бумажные трудовые книжки можно получить, но для этого нужно потратить много времени на посещение прежних мест работы или архивов, если предприятие закрылось;
• Создание возможностей автоматического начисления пенсий.

Электронный реестр занятости содержит всю имеющуюся информацию о стаже, трудовых книжках, переводе и увольнении.

Электронная регистрация занятости в Украине стала возможной после утверждения Порядка регистрации трудовой деятельности работников, физических лиц-предпринимателей и самозанятых лиц в электронной форме постановлением Кабинета Министров №1084 от 27 ноября 2019 года (далее – Порядок №1084).

Трудовая деятельность работников регистрируется в электронном виде в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Полный переход на электронные трудовые книжки продлится до 2026 года. В переходный период использование как бумажной, так и электронной формы трудовых книжек не запрещено законом. По желанию работники могут хранить свои бумажные трудовые книжки и по истечении пятилетнего переходного периода.

Или вся информация о трудовом стаже доступна в Реестре Пенсионного фонда?

Нет, не вся. Реестр ПФУ не дает информацию о количестве лет страхового стажа. Поэтому следует регулярно проверять и контролировать соответствие информации о страховом стаже на Портале ПФУ и информации в электронной трудовой книжке:

• Если работодатель предоставляет данные о начале и окончании трудовой деятельности;
• Когда работники ПФУ обрабатывают сканированные копии.

Помимо ошибок иногда вводятся не все возрастные категории. Это связано с чисто техническими причинами. Особенно это касается данных до 2004 года.

Примечание: Вы можете остановить автоматическое начисление пенсии. До достижения пенсионного возраста отправьте сообщение о том, что вы не хотите этого делать. Или не присылайте в пенсионный фонд данные о том, как вы получаете пенсию, после того, как пенсия будет выплачена.

Оставить заявку 067 341 76 94

Годы, не включенные в электронный реестр занятости

На веб-портале Пенсионного фонда страховой стаж исчисляется с 1 января 2004 года. Годы работы к этой дате являются трудовым стажем. Поэтому в электронном реестре занятости могут отсутствовать данные до 2004 года. Периоды до 1998 года, до введения индивидуальных лицевых счетов, также проблематичны. Обратите внимание, что у Пенсионного фонда нет данных о взносах до этого года.

Примечание: В частности, проверяйте данные в электронных реестрах занятости до 2004 года.

Лица, представляющие информацию из бумажных трудовых книжек для внесения данных в электронном виде

Работодатель или работник представляет сканированные или оцифрованные копии документов, одобренных КЭПом, через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Данные вносит работник

Данные вносит работодатель

После того, как работодатель или физическое лицо заполнили анкету и добавили отсканированные документы, специалисты пенсионного фонда переводят их в цифровой формат и сопоставляют записи в трудовой книжке с данными, содержащимися в карточке застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.

Таким образом, создается окончательная версия электронной трудовой книжки. После оцифровки информацию о трудовом и страховом стаже можно просмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

Оцифровка трудовых книжек на предприятиях: как подготовить сканированные копии к передаче?

Перед сканированием трудовых книг следует провести тщательный аудит. Во-первых, проверьте первую страницу (титульный лист).

1. Проверьте паспортные данные

Первая страница трудовой книги содержит сведения о работнике. Поэтому следует проверить следующие пункты в трудовой книжке, чтобы убедиться, что они совпадают с данными в паспорте:

• Имя, фамилия и отчество работника;
• Дата рождения.

Следует также обратить внимание на наличие:

• подписи владельца трудовой книжки, удостоверяющего правильность внесенных данных;
• подписи лица, ответственного за организацию ведения трудовой книжки;
• печати организации, первой заполнившей трудовую книжку.

2. Проверка записей об изменении имени

В случае, если работник сменяет имя, фамилию или отчество, работодатель должен внести соответствующую запись в трудовую книжку. Основанием для этого являются документы, подтверждающие изменение:

• Паспорт;
• Свидетельство о браке;
• Свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества.

Смена отмечается на первой странице трудовой книги. Процедура выглядит следующим образом:

• Девичья фамилия зачеркивается одной линией и вписывается новая фамилия;
• На внутренней стороне обложки указывается информация о документе, на основании которого внесена запись, с реквизитами;
• Запись подтверждается подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как исправить найденные ошибки?

Ошибки в имени или дате рождения. Этот тип трудовой книжки считается коррупционным и законодательство предусматривает его уничтожение и выдачу другого бланка трудовой книжки. Если предыдущий работодатель совершил ошибку, работник должен обратиться к этому работодателю для исправления ошибки. Если предыдущий работодатель был ликвидирован, ситуацию следует исправлять в судебном порядке.

Отсутствие записи об изменении фамилии. Работник сейчас является последним работодателем и должен внести соответствующие изменения.

Сканирование трудовых книжек для Пенсионного фонда

Отсканируйте бумажную трудовую книжку и отправьте ее на сайт Пенсионного фонда для внесения данных. Другими словами, отсканируйте необходимые страницы трудовой книжки. В принципе, это можно сделать и с помощью фотографий, но их нужно обработать, чтобы они соответствовали требуемому формату и размеру файла. Поэтому в этом случае лучше воспользоваться сканером.

Предоставьте копии следующих документов:

• Отсканируйте только заполненные страницы оригинала трудовой книжки, включая "Сведения о работе", "Сведения о наградах" и приложения. Чистые страницы трудовой книги сканировать не нужно;
• Индивидуальная форма разрешения от работника на обработку данных – если данные вносит работодатель, этот документ необходимо предоставить. Сейчас он предоставляется работодателю в любой форме и сканируется.

В некоторых случаях для подтверждения страхового стажа необходимо скачать копию документа об образовании, военного билета или свидетельства о рождении ребенка.

Примечание: Если данные вводят сотрудники, сканированная копия разрешения на обработку данных не требуется.

Данные должны быть отправлены:

• Физическому лицу, то есть самому работнику. Однако для этого необходимо сначала получить электронную цифровую подпись. Электронная подпись может храниться на любом носителе (компьютер, диск или флешка). Физические лица могут получить свою электронную подпись бесплатно в КНЕДП ИГД ГНС Налоговой службы или, что самое удобное, в обслуживающем банке;
• Юридические лица, то есть работодатели. Электронная подпись также необходима, но, как правило, уже есть в наличии. Пенсионный фонд рекомендует работодателям вносить данные. Однако пока значительное количество компаний возлагает эту обязанность на своих работников.

После получения сканированной копии необходимо проверить данные во избежание человеческой ошибки, поскольку обработку и внесение данных в базу данных осуществляют работники пенсионного фонда (п. 9 Порядка № 1084).

Затем зайдите на портал электронных услуг пенсионного фонда и найдите в правом верхнем углу опцию "вход".

В открывшемся окне введите данные и электронную подпись лица (юридического/физического), которое осуществило регистрацию.

Затем выберите меню слева. Для физических лиц, например "Мой страховой стаж" или "Электронная трудовая книжка". Проверьте данные.

При необходимости отправьте сканированную копию документа через меню "Обратиться в Пенсионный фонд Украины" - "Предоставить сканированную копию трудовой книжки".

Требования к сканированным копиям трудовых книжек для пенсионного фонда

Сканированные копии должны быть выполнены в соответствии со следующими требованиями:

• Цветное сканирование, черно-белое;
• Разрешение 300 dpi;
• формат jpg (но каждая страница должна быть отдельным файлом) или pdf (все страницы в одном файле);
• Размер каждого файла не должен превышать 1 МБ;
• Отсканированная копия должна быть четкой и разборчивой, содержать название документа, серийный номер (при наличии), имя и фамилию работника, печать и подпись;
• Имя файла должно быть в формате НННННННННННН_ЛС_ПС.jpg. Где НННННННННННН – идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС – номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03. Такие рекомендации по названиям файлов указаны, в частности, в требованиях к пенсионным фондам.

Как уменьшить файлы?

Вы можете минимизировать файлы (до 1 МБ) и установить разрешение 300 dpi следующими способами:

• Перейдите на вкладку "Сохранить документ как" и выберите формат файла и параметры сохранения;

В параметрах сохранения установите качество изображения на Малый размер (300 dpi).

После переноса данных в электронную трудовую: Что делать с бумажными трудовыми книжками?

После оцифровки трудовой книжки оригинал бумажной трудовой книжки выдается работнику под подпись. Если работник требует, чтобы бумажная трудовая книжка хранилась вместе с электронной версией, работодатель обязан это сделать (ст. 48 КЗоТ).

Внесение ФЛП в электронный реестр занятости

ФЛП обязаны заполнять электронный реестр занятости только в том случае, если у них есть наемные работники. Однако Пенсионный фонд Украины рекомендует ФЛП отсканировать и представить следующие документы:

• Выписка о государственной регистрации ФЛП из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований;
• Свидетельство взятия на учет как субъекта предпринимательской деятельности из Государственной налоговой администрации.

Оставить заявку 067 341 76 94

Как введение электронной трудовой книжки изменит пенсионный процесс?

С введением электронных трудовых книжек пенсии будут выплачиваться автоматически при достижении пенсионного возраста, что устраняет необходимость подавать дополнительное заявление или посещать пенсионный фонд.

Если работник хочет выйти на пенсию, он должен уведомить об этом пенсионный фонд до достижения пенсионного возраста.

Если лицо продолжает работать или если бумажная трудовая книжка не была оцифрована, а сообщение не было сделано в течение трех месяцев после ухода на пенсию, считается, что лицо сообщило о своем желании выйти на пенсию в более позднем возрасте.

Если лицо не уведомило государство о своем желании по времени выплаты пенсии, а страховой стаж застрахованного лица зафиксирован в реестре застрахованных лиц, пенсия выплачивается автоматически со следующего дня после выхода на пенсию.