Штатное расписание: организационная структура
07 December 2023
Содержание статьи
Что такое штатное расписание: раскрытие понятия
Штатное расписание предприятия
Кто утверждает штатное расписание: компетентные лица
Срок действия штатного расписания
Создание штатного расписания – важный юридический шаг, требуемый законом по ст. 64 Хозяйственного кодекса. В консультации мы рассмотрим, необходимо ли штатное расписание, как его разработать и одобрить.
В статье мы подробно рассмотрим, как составить штатное расписание с учетом актуальных норм, а также приведем рекомендации по формированию организационной структуры, чтобы сделать управление персоналом более эффективным.
- Штатное расписание ОБРАЗЕЦ
- Приказ на штатное расписание ОБРАЗЕЦ
- Приказ о внесении изменений в штатное расписание ОБРАЗЕЦ
Что такое штатное расписание: раскрытие понятия
Штатное расписание — это один из ключевых документов, определяющих организационную структуру предприятия, учреждения или организации. В нем фиксируются все должности, количество сотрудников по каждой из них, размеры окладов и другие выплаты. Правильное оформление штатного расписания помогает оптимально розподілити ресурсы, забезпечити прозорість кадрової політики та уникнути фінансових порушень.
Организационная структура, закрепленная в штатном расписании, отражает реальное распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками. Именно на основе этого документа формируется фонд оплаты труда и планируется бюджет предприятия на определенный период.
Штатное расписание предприятия
Каждое предприятие определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание самостоятельно, согласно статье 64 Хозяйственного кодекса Украины. В законодательстве отсутствует прямое требование к составлению штатного расписания, за исключением бюджетных и государственных учреждений. Однако отсутствие этого документа приводит к ряду проблем:
- Невозможность определить перечень должностей и профессий, необходимых для работодателя.
- Усложнение процесса принятия работника на вакантную должность.
- Нехватка возможности вычисления статистических показателей по численности работников.
- Отсутствие основания для составления должностных инструкций.
- Затруднение в расторжении трудового договора по инициативе работодателя из-за сокращения численности или штата работников (согласно части 1 статьи 40 Кодекса законов о труде).
Кроме того, Министерство социальной политики Украины акцентирует на необходимости для всех предприятий иметь штатное расписание, оформленное должным образом. Отсутствие этого документа рассматривается как нарушение требований законодательства о труде, как указано в письме от 27 июня 2007 №162/06/187-07.
Популярные услуги компании:
- Юридический адрес в Украине;
- Юридический адрес в Киеве и области;
- Услуги бухгалтера;
- Аутсорсинг бухгалтерии;
- Бухгалтерские услуги;
- Финансовая отчетность ФЛП.
Штатное расписание ФЛП
Вопрос о наличии штатного расписания у физических лиц - предпринимателей (ФЛП) является предметом разногласий. Действующее законодательство не устанавливает обязательность штатного расписания для ФЛП, однако позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна. По заключению Министерства социальной политики, физическое лицо-предприниматель, пользующееся наемным трудом, рассматривается как работодатель согласно Кодексу законов о труде (КЗоТ). Таким образом, нормы трудового законодательства применяются и к ФЛП-работодателям, предусматривающим ведение кадровой документации, включая кадровые приказы, личные карточки, табель учета рабочего времени и штатное расписание (согласно письму от 21.11.2016 г. № 5907/0/10- 16.6).
Однако согласно дальнейшим изменениям во взглядах специалистов Министерства, действующим законодательством о труде не предусмотрена обязательность штатного расписания для физических лиц-предпринимателей (по письму от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133). Отмечено, что Гоструд регулярно подчеркивает, что штатное расписание должно быть у всех работодателей.
Согласно решению Днепропетровского апелляционного административного суда по делу 808/478/17, ведение штатного расписания на предприятиях, кроме государственных органов и учреждений, не является обязательным.
Следовательно, решение о составлении штатного расписания остается на усмотрении физического лица-предпринимателя. Однако рекомендуется его наличие, поскольку без этого становится невозможным соблюдение некоторых норм действующего законодательства. Например, работодатели должны предоставлять информацию о вакансиях и предстоящем увольнении работников в связи с сокращением в центр занятости (согласно пункту 4, части 3, статье 50 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 № 5067).
Создаем штатное расписание
При разработке штатного расписания тщательно учитывайте внутренние потребности вашего предприятия. Определяйте организационную структуру и количество штатных единиц, используя положения об оплате труда и соответствующих нормативно-правовых актах. Необходимо соблюдать Национальный классификатор ДК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденный приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 № 327. Наблюдайте за единообразием названий должностей в штатном расписании, приказе о принятии на работу, должностной инструкции, трудовой инструкции.
Устанавливайте размер должностных окладов с учетом сложности и условий выполняемой работы, а также финансовых возможностей предприятия. Важно избегать установления одинаковых тарифных ставок для всех работников, обеспечивая высший должностной оклад для специалистов по сравнению с оплатой неквалифицированного труда.
Не забывайте включать в штатное расписание такие элементы, как название структурного подразделения, должность, количество штатных должностей, размер должностного оклада и месячный (годовой) фонд оплаты труда. Доплаты и надбавки, предусмотренные Коллективным договором, следует отражать в штатном расписании только в случае их постоянного характера, например, доплату за вредные условия труда.
Штатное расписание образец
При разработке штатного расписания важно включить более подробную информацию, в частности, о годовом бюджете предприятия и подробной спецификации относительно надбавок и доплат для работников в разных подразделениях. Обеспечьте уточнение финансовых ограничений и спецификаций, чтобы определить размер окладов и выгод для работников разных уровней и категорий. Также укажите в штатном расписании информацию о годовом бюджете предприятия, а также надбавки и доплаты для различных подразделений с учетом положений Коллективного договора и других нормативно-правовых актов.
Кто утверждает штатное расписание: компетентные лица
Чтобы оформить штатное расписание учреждения, необходимо, чтобы руководитель и главный бухгалтер (руководитель финансовой службы) подписали документ. Утверждение этого документа производится руководителем учреждения. Его подпись следует разместить в правом верхнем углу, где его следует скрепить гербовой печатью, а также указать дату.
Выдайте приказ в любой форме, касающейся утверждения штатного расписания. Важно указать дату, когда предусмотрено введение в действие штатного расписания. Эта дата может быть отлична от даты выданного приказа или совпадать с ней.
Обращаем внимание: Приказ следует выдать не позднее даты, когда планируется введение в действие штатного расписания.
Приказ на штатное расписание образец
Подготовьте копии одобренного штатного расписания для передачи в отдел кадров и бухгалтерии.
Для бюджетных учреждений, согласно пункту 37 Постановления Кабинета Министров Украины "Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений" от 28.02.2002 № 228, главный распорядитель средств утверждает штатное расписание одновременно со сметой.
Срок действия штатного расписания
Бюджетные учреждения разрабатывают штатное расписание ежегодно, обязаны утверждать его в течение первого месяца бюджетного года (подпункт 1.45 Порядка № 228).
Ограничение срока действия штатного расписания касается исключительно бюджетных учреждений. Следовательно, не следует указывать конкретный период его действия. В таком случае штатное расписание может использоваться до того момента, когда возникнет необходимость внести изменения.
Процедура внесения изменений в штатное расписание
Изменения в штатное расписание могут быть внесены по следующим основаниям:
- Потребность в введении новых штатных единиц.
- Сокращение штата.
- Смена размера должностных окладов и надбавок.
- Изменение структуры компании.
Важно учесть, что увольнение работника не является основанием для смены штатного расписания. Должность, которую он занимал, остается вакантной.
Процедуру смены штатного расписания можно реализовать двумя способами:
Вариант 1. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание, включая перечень конкретных изменений в тексте. Этот вариант подходит для незначительных изменений. В приказе обязательно укажите причину внесения изменений в штатное расписание и дату, с которой эти изменения вступают в силу. К примеру, ООО "Коралл" планирует ввести новую должность с 01.10.2023.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание образец
Вариант 2. Для внедрения изменений, таких как повышение должностных окладов или организационные изменения в производстве, можно ввести в действие новое штатное расписание и утвердить его приказом. Форма этого приказа идентична форме, используемой при утверждении первоначального штатного расписания.
Законодательство не ограничивает количество или периодичность внесения изменений в штатное расписание.
В случае существенных изменений в условиях труда, таких как система и размеры оплаты труда, разряды или наименования должностей и т.д., следует готовить документ с учетом требований, согласно которым работник должен получить уведомление о грядущих изменениях не позднее чем за два месяца (согласно статье 32 Кодекса законов о труде). Важно учесть, что до завершения чрезвычайного положения это обязательное уведомление может быть необязательным.
Штатное расписание
С учетом постоянных изменений в законодательстве, точные правила для составления штатного расписания трудно предусмотреть. Наш редакционный отдел систематически изучает все нововведения, готовя для вас актуальную штатную роспись (образец).
Следите за нашими свежими публикациями, чтобы всегда быть в курсе последних изменений – будьте на связи!
