Табель учета рабочего времени

25 October 2023

• Табель учета рабочего времени бланк СКАЧАТЬ
• Табель учета рабочего времени образец заполнения СКАЧАТЬ

Учет рабочего времени: что это такое?

Табель учета рабочего времени – это документ, в котором фиксируется количество дней и часов, во время которых работник исполняет свои обязанности, а также причины его отсутствия, включая отпуск, больничный, командировки и другие виды отпусков. Прямое законодательное обязательное ведение табеля не предусмотрено. Тем не менее, статья 30 часть 2 Закона об оплате труда от 24 марта 1995 г. № 108 определяет обязанность работодателя осуществлять достоверный учет рабочего времени работника и бухгалтерский учет расходов на оплату труда. Хотя сам термин "табель" может отсутствовать в тексте этого закона, однако есть:

1. Потребность в регистрации рабочего времени работника, включая детали, относящиеся к отработанным дням и часам.
   
   
2. Необходимость обеспечить правильный расчет заработной платы и связанных выплат, таких как больничные или декретные отпуска, каждая операция в бухгалтерском учете должна быть подтверждена документально.

Важно отметить, что табель является важным первичным документом для точного учета рабочего времени работников и используется в качестве основы при расчете заработной платы в бухгалтерском учете. Отметим также, что табель можно модернизировать и адаптировать под потребности вашего предприятия, изменяя расположение реквизитов или добавлять новые, поскольку утвержденная форма табеля носит рекомендательный характер. Это позволяет подстроить его под конкретные требования и процессы вашей компании без нарушения законодательства

Кто ведет табель учета рабочего времени

Обязательное ведение табеля учета рабочего времени применяется к разным видам предприятий и хозяйствующих субъектов:

1. Все юридические лица, независимо от формы принадлежности, обязаны вести табель учета рабочего времени.
   
   
2. Малые предприятия, включая упрощенцев, подлежат ведению табеля в соответствии с письмом Министерства труда и социальной политики от 13 мая 2010 года № 140/13/116-10.
   
   
3. Даже если на предприятии работает только один работник, то есть отсутствуют другие наемные сотрудники, обязанность по ведению табеля остается. Это подтверждает решение Кировоградского окружного админсуда, налагающего штраф на предприятие за отсутствие табеля для одного работника-директора.
   
   
4. Физические лица-предприниматели, у которых наемные работники, также должны вести табель учета рабочего времени, согласно письму Министерства социальной политики от 21 ноября 2016 года № 5907/0/10-16/06.
   
   
5. Обязанность ведения табеля распространяется на все формы оплаты труда, включая сдельную работу.
   
   
6. Даже если предприятие использует автоматизированные системы учета рабочего времени, такие как проходные системы с электронными карточками или компьютерные программы, обязанность ведения табеля учета рабочего времени остается в силе.

Табель учета рабочего времени является обязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме физических лиц-предпринимателей, не имеющих наемных работников.

Значителен тот факт, что табель учета рабочего времени обязателен для всех предприятий, независимо от их размера, количества работников и системы налогообложения. Кроме того, табель выполняет роль не только первичного документа, подтверждающего проделанную работу работником, но и функцию контроля. В нем фиксируется наличие фактов прогулов или недоработки работника по сравнению с нормой рабочего времени

Оставить заявку 067 341 76 94

Связанность табеля с другими документами

Табель учета рабочего времени на предприятии имеет важную связь с другими документами и процедурами, связанными с расчетами заработной платы работников. Вот некоторые аспекты этой связи:

1. Ведомость начисления заработной платы Табель учета рабочего времени является основой для начисления оплаты труда работников. Информация, собранная в табеле, используется для расчета часов, проведенных работником на работе, и определения соответствующего размера зарплаты.
   
   
2. Расчет оплаты по ставке: Табель учета рабочего времени дает информацию для расчета оплаты по ставке, особенно если на предприятии действуют различные тарифные ставки или вариативные формы оплаты.
   
   
3. Наряды для командировочной работы: Если работники отправляются в командировку или выполняют внештатную работу, табель может использоваться в качестве источника информации для начисления соответствующей оплаты. Он фиксирует время, в течение которого работники выполняли командированную работу.
   
   
4. Учет прогулов и недоработки Табель также отображает отсутствие работников или прогулы. Эта информация может быть использована для исчисления вычетов из заработной платы в случае пропущенного рабочего времени.

Отметим, что табель учета рабочего времени является основой для точных и справедливых расчетов оплаты труда работников и способствует внутренней контрольной функции, помогая выявлять и исправлять разногласия или несоответствия в рабочем времени работников.

Кто составляет табель учета рабочего времени

Управление табелем учета рабочего времени на предприятии определяется в соответствии с внутренними правилами организации и может быть регулировано должностными инструкциями конкретных работников, на которых возложена эта обязанность. Специфика определения ответственных лиц по ведению табеля может зависеть от количества работников и структуры предприятия. Вот несколько возможных вариантов:

1. Отдельный специалист, известный как табельник: На некоторых предприятиях существует отдельная должность, соответствующий работник которой ведет табель учета рабочего времени.
   
   
2. Руководители подразделений, отделов и другие должностные лица: В некоторых случаях ответственность за ведение табеля может возлагаться на руководителей отдельных подразделений или отделов. Это обычно происходит на предприятиях с развитой структурой.
   
   
3. Бухгалтер: На малых предприятиях часто бухгалтер берет на себя ведение табеля учета рабочего времени.
   
   
4. Директор: В тех случаях, когда количество работников ограничено, директор предприятия может лично вести табель учета рабочего времени.

На крупных предприятиях рекомендуется подробно определить ответственность за ведение табеля в положении о документообороте, указав, кто именно из работников ведет табель, сроки подачи информации в бухгалтерию и другие аспекты. Также можно создать специальное положение о ведении табельного учета, где найти все нужные процедуры и ответственность.

Важно заметить, что на малых предприятиях часто бухгалтер берет на себя обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, поскольку это упрощает процесс и обеспечивает точный учет рабочего времени работников.

Хранение табеля учета рабочего времени: сроки

Табель учета рабочего времени должен храниться в течение одного года, согласно приказу Министерства юстиции от 12 апреля 2012 г. № 578/5.Но для лиц, контактировавших с Чернобыльской катастрофой (чернобыльцев), установлен срок хранения в 75 лет по тому же приказу.

Оставить заявку 067 341 76 94

Ответственность за неведение табеля учета рабочего времени

Относительно ответственности за неведение табеля учета рабочего времени следует отметить следующее:

Законодательство Украины не предусматривает конкретных штрафов за неведение табеля учета рабочего времени или ошибки в нем. Однако, за незначительные нарушения трудового законодательства может быть применен штраф, размер которого равен минимальной заработной плате, которая составляет 6700 гривен в месяц (с января по декабрь 2023 года).

Если работодатель может доказать, что ведет учет рабочего времени другим способом, отвечающим требованиям, установленным Законом об оплате труда, то формально нарушение части 2 статьи 30 настоящего Закона не происходит. Это значит, что важно иметь систему учета рабочего времени, отвечающую законодательным требованиям.

Когда и кому передают табель

Табель учета рабочего времени заполняется месяц. Однако для начисления аванса его необходимо подать в бухгалтерию для расчета зарплаты, после чего его можно вернуть. Также существует возможность передать копию документа.

Важно заметить, что табель следует сдавать в бухгалтерию.

Заполненная табель должна иметь подпись руководителя подразделения.

Каких работников включают в табель

Табель учета рабочего времени следует вести для всех работников, включая имеющих временные или сезонные контракты, в соответствии с письмом Министерства социальной политики от 01.06.2005 года с номером 36-211. В этот табель также включаются лица, работающие на совместительство или внутреннее совмещение.

Однако важно заметить, что в табель учета рабочего времени категорически запрещено включать лиц, имеющих гражданско-правовые контракты. Этот запрет следует из письма Министерства социальной политики от 23.04.2010 года с номером 115/13/133-10, поскольку это может свидетельствовать о существовании трудовых отношений.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени  2023

Стандартный табель (форма № П-5), утвержденный приказом Госстата от 05.12.2008 г. под номером 489, рекомендуется использовать для ведения учета рабочего времени. Однако следует обратить внимание, что перед тем как начать заполнение, нужно определить количество рабочих дней в данном месяце (28, 29, 30 или 31) и удалить ненужные строки или пометить их "Х".

Важно заметить, что для каждой даты в табеле предусмотрены две строки – одна для записи часов, другая для буквенного обозначения. Порядок заполнения этих строк (часы вверху, буквы внизу или наоборот) может быть выбран по вашему усмотрению, поскольку в этом вопросе нет жестких ограничений

На табеле учета рабочего времени отмечено, что за отведенный период был отработан 21 рабочий день и всего 168 часов. Дни отдыха не отражены и оставлены пустыми.

Этот табель имеет две строки для каждой даты, выделенные разными цветами для удобства. Обычно он заполняется следующим образом:

1. В верхней строке записывают количество отработанных часов.
2. В нижней строке обычно указывают буквы, указывающие на характер работы или отсутствие работника. К примеру, "Р" может указывать на "Работу", что свидетельствует о том, что работник был на работе.

Важно учитывать, что порядок заполнения строк в этом табеле не обязательно определен и может отличаться в зависимости от условий вашей компании. Главное – обеспечить точный учет рабочего времени.

1. При ведении табеля следует соблюдать следующие правила:
2. Табель должен заполняться каждый день.
3. Отображение отработанных часов должно соответствовать фактическому количеству, которое может быть разным, например, 7,5 часов или 7,25 часов, в зависимости от графика работы компании.
4. В день перед праздничным или нерабочим днем часы обычно сокращаются на 1 час. Такой день сказывается в табеле как 7 часов, например, вместо обычных 8 часов, за исключением случаев, когда праздник выпадает на следующий рабочий день.
5. Обычно продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов, хотя существуют исключения для некоторых категорий работников, где эта продолжительность может быть меньше.
6. Сверхурочные часы допускаются, но ограничены до 120 часов в год и не более 4 часов в течение 2 дней.
7. Выходные дни не обозначаются буквенными кодами.
8. Если у работника нерегулярный рабочий день, сверхурочная работа не отображается в табеле и оплачивается отдельно.
9. Записи в табеле делаются только на основании официальных документов, таких как больничные листки, командировочные приказы, приказы об отпуске, медицинские свидетельства и другие.
10. Для каждой записи используется соответствующее обозначение (обычно буквенное), которое может быть объяснено для понимания других пользователей табеля.

Табель учета в условиях полномасштабного вторжения

Условия заполнения табеля учета рабочего времени склоняются в период полномасштабного вторжения в соответствии с Законом "Об организации трудовых отношений в условиях чрезвычайного положения" от 15 марта 2022 года № 2136(далее – Закон № 2136). Некоторые изменения включают:

1. Не следует сокращать продолжительность рабочего дня перед праздничными и нерабочими днями (п. 6 ст. 6 Закона № 2136).
   
   
2. Праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на рабочие дни, остаются рабочими (п. 6 ст. 6 Закона № 2136).
   
   
3. Исходящие дни, приходящиеся на праздничные или нерабочие дни, не переносятся (п. 6 ст. 6 Закона № 2136).
   
   
4. Рабочие дни, даже в связи с праздниками, тоже не переносятся (п. 6 ст. 6 Закона № 2136).

В связи с указанными изменениями в отношении праздничных и нерабочих дней и переноса выходных дней норма рабочего времени в месяцах чрезвычайного положения увеличивается.

Также следует отметить, что по использованию рабочих недель с увеличенной продолжительностью, а именно 60 часов и 50 часов, это лишь возможность, а не обязанность работодателя (см. п. 1 и п. 2 Закона № 2136). Общая норма продолжительности рабочей недели, которая остается неизменной, составляет 40 часов (при стандартной рабочей неделе, а сокращенной - 36 часов и так далее). Таким образом, в приведенных примерах исходили именно из стандартной продолжительности рабочей недели.

Оставить заявку 067 341 76 94

Пример заполнения табеля учета рабочего времени 2023/2024

В качестве примера учета рабочего времени ниже приведен табель учета рабочего времени за шестидневную рабочую неделю в январе 2023 года. Согласно Кодексу законов о труде, при таком графике работы максимальная продолжительность ежедневной работы составляет семь часов, а накануне праздничных дней – пять часов.

На основе этого табеля было отмечено 26 рабочих дней и 174 часа. Кроме того, если на предприятии установлена шестидневная рабочая неделя, последний рабочий день недели (шестая, суббота) перед праздничным днем (воскресеньем) должен быть сокращен и не может превышать пяти часов (согласно статье 53(2) Закона о трудовых стандартах) .

Ниже приведен та же табель, но для 36-часовой рабочей недели (январь 2023 года)

Согласно табелям учета рабочего времени, всего было зафиксировано 26 рабочих дней и 152 рабочих часа.

Важно, что правило сокращения рабочего дня на один час в канун праздничного или нерабочего дня не распространяется на сокращенный рабочий день, в том числе 36-часовую рабочую неделю (согласно статье 51 КЗоТ). На самом деле, 36-часовая рабочая неделя включает только 35 рабочих часов (см. также Разъяснение Министерства социальной политики, № 457/0/101-18/284, от 22.03.2018).

Форма табеля учета рабочего времени

Реквизиты, перечисленные в табеле учета рабочего времени, могут быть дополнены другими реквизитами. Однако не следует менять уже утвержденные реквизиты, поскольку они обязательны для регистрации (соответственно письму Государственного комитета статистики Украины от 19 марта 2010 года № 17/1-25/ж-61/10/59). Это означает, что при необходимости можно прибавлять новые реквизиты, но удалять уже утвержденные реквизиты не рекомендуется.

Важно отметить, что для некоторых работников стандартных строчек может быть недостаточно. В таких случаях, например, можно добавить четыре строчки одновременно. Например, работник находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (код "ОП") и одновременно работает на условиях неполного рабочего времени (код "РС"), как определено в статье 179 КЗоТ.

Заполнение табель учета рабочего времени на совместителя

Важно различать две разные ситуации: совместительство и внутреннее совмещение. Ниже приведено, как эти ситуации могут быть отображены в таблице:

Оставить заявку 067 341 76 94

Как показать командировки, отпуска, больничные, декретные в табеле учета рабочего времени

В таблице ниже подробно описано, как фиксировать в табелях учета рабочего времени наиболее распространенные причины отсутствия и командировок работников.

• Самые распространенные отметки в табели по причине неявок работников СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ

Давайте рассмотрим пример заполненного табеля для января 2023 относительно работника, где указаны соответствующие обозначения:

Специфика празднования рабочего графика для этого работника в январе 2023 года может быть представлена следующим образом:

• В течение периода с 3 по 10 января работник был в отпуске, который длился 8 календарных дней.
• С 11 по 12 января работник находился на оплачиваемом больничном.
• 20 января работник был в командировке.

Всего работник работал 13 дней, обозначенных как 13 букв "Р", а отсутствовал 1 день через командировку (20 января). Отсутствие состояло из 8 дней, из которых:

• 6 дней (с 3 по 10 января) были из-за отпуска.
• 2 дня (11 и 12 января) – через больничный.

Важно учитывать, что дни отпуска, приходящиеся на выходные, не учитываются как отсутствие. Количество дней в отпуске составляет 8, но учитывается как отсутствие всего 6 дней.

Оставить заявку 067 341 76 94

Правая часть табеля учета рабочего времени выглядит следующим образом:

К части табеля, содержащей данные о "командировке", добавлен столбик (в стандартной форме такого столбика нет). Подсчет суммы "Работа" и "Отсутствие" дает следующие результаты: 14 дней + 8 дней = 22 дня (итого), 112 часов + 64 часа = 176 часов.

Как отмечать неполное рабочее время в табеле

Неполный рабочий день официально обозначается буквами "РС" и это обозначение используется так же, как и неполный рабочий день. Если вы не устраиваете такое обозначение, вы можете создать собственный буквенный код, но важно указать его значение в табеле учета рабочего времени. Однако следует отметить, что код "РС" применяется только тогда, когда неполное рабочее время устанавливается по инициативе работника (согласно статье 56 Трудового кодекса). Если же это происходит по инициативе работодателя, используется другой код НД (в соответствии со статьей 32 КЗоТ).

Оставить заявку 067 341 76 94

Как обозначать суммированный учет рабочего времени в табеле

Выделение рабочего графика для работников, работающих по переменному графику в условиях перехода между разными сутками или месяцами, может создавать некоторые сложности. В этом контексте существуют два основных способа учета, один из которых рекомендуется соблюдать в целях обеспечения точности:

1. Разбить рабочее время между смежными сутками, учитывая переходные периоды.
2. Присвоить все часы одному из смежных дней – дню начала или завершения рабочей смены.

Первый метод считается более обоснованным с точки зрения точности учета, поскольку он позволяет отдельно учитывать часы, относящиеся к разным дням, избегая недостатков или превышений часов между разными месяцами.

Важно учитывать, что ночное рабочее время определяется, как правило, с 22:00 до 06:00 согласно статье 54 Кодекса законов о труде. Работу в это время обычно обозначают в табеле как "РН" и учитывают раздельно.

В случае сменного графика работы работники, работающие в праздничные или нерабочие дни, не засчитывают эту работу как выполненную в день отдыха или праздника, если она соответствует графику. Однако если работник работает в день, когда имеет выходной, этот день считается рабочим выходным или праздничным днем.

Общий учет рабочего времени регулируется методическими рекомендациями, утвержденными Министерством социальной политики, действующими согласно приказу от 19 апреля 2006 г. № 138. Месячная норма рабочего времени исчисляется на основе 6-дневной рабочей недели, хотя может быть уменьшена до 5 дней в зависимости от коллективных сделок.

Вычисление сверхурочных часов при сменном графике работы производится в конце учетного периода. То есть если работник отрабатывает больше часов за одну смену, чем заранее определенная норма, это превышение учитывается только в конце месяца.

Нестандартные ситуации в заполнении табелей

Давайте рассмотрим необычные ситуации при ведении ниже таблицы.

• Нестандартные ситуации в заполнении табеля СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ

Оставить заявку 067 341 76 94