Содержание лишних отпускных при увольнении работника: правила 2025 года
11 September 2025
Когда работник увольняется, у бухгалтеров часто возникает вопрос: что делать с отпускными, если они были начислены «заранее», а фактически отработанных дней не хватает? В таких случаях речь идет о чрезмерно выплаченных суммах, которые по закону можно удержать из зарплаты при окончательном расчете.
Однако порядок таких содержаний имеет свои особенности и ограничения. Не всегда работодатель может вернуть лишние средства в полном объеме, ведь законодательство устанавливает четкие правила: как рассчитать излишек, в каких случаях допускается содержание, а когда этого делать нельзя.
В этой статье рассмотрим, как правильно действовать в 2025 году во избежание нарушений трудового законодательства и финансовых рисков.
Отпускные при увольнении: возможны варианты
Право на ежегодный отпуск работник получает с первого дня работы. Именно с этой даты начинается отсчет рабочего года для отпускных. Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет 24 календарных дня без учета праздничных и нерабочих дней (ст. 75 КЗоТ). Полный объем отпуска работник зарабатывает после отработки 365 (366) дней.
Однако еще до завершения года возможны два сценария:
- использование отпуска "авансом" после 6 месяцев работы;
- увольнение работника.
Закон «Об отпусках» позволяет работодателю предоставлять полный отпуск после полугода непрерывной работы (ст. 10). В то же время есть категории работников, которым отпуск предоставляется раньше, например:
- несовершеннолетним;
- лицам с инвалидностью;
- женщинам с двумя и более детьми младше 15 лет;
- работникам после декретного отпуска и т.д.
При увольнении всегда возникает вопрос: как урегулировать «баланс» отпускных? Возможны два варианта:
- у работника остался неиспользованный отпуск → выплачивается компенсация;
- отпуск использован вперед → работодатель удерживает «лишние» суммы.
Важно! В период военного положения праздничные и нерабочие дни не учитываются.
Когда работодатель может удержать излишне выплаченные отпускные
Законодательство (ст. 127 КЗоТ, ст. 22 Закона об отпусках) позволяет работодателю осуществлять содержание только за дни ежегодного отпуска, использованные свыше заработанного стажа.
Но это правило не распространяется на:
- учебные отпуска;
- социальные отпуска на детей;
- дополнительные отпуска для участников боевых действий.
Также содержание запрещено, если работник увольняется в связи с:
- призывом или поступлением на военную службу;
- переводом на другое предприятие;
- ликвидацией или сокращением штата;
- отказом от перевода в другую местность;
- длительной нетрудоспособностью (кроме декрета);
- выходом на пенсию или смертью.
В таких случаях отпуск, даже использованный авансом, считается законно оплаченным.
Как правильно определить сумму удержания
Чтобы рассчитать сумму, которую нужно вернуть при увольнении, применяют алгоритм:
- определить количество «заработанных» дней отпуска;
- посчитать излишне использованные дни:
«незаработанные» дни = использованные дни – заработанные дни; - сумму удержания определить умножением "незаработанных" дней на среднедневный заработок;
- проверить ограничения по ст. 128 КЗоТ: удержание не может превышать 20% зарплаты после налогообложения.
Если работник был в отпуске несколько раз, применяйте среднюю зарплату, рассчитанную именно на тот отпуск, который был использован сверх нормы.
Пример содержания «лишних» отпускных
Бухгалтер принят 23.12.2024, а уже в июне 2025 года взял 24 дня отпуска. Среднедневная зарплата – 527,45 грн., отпускные – 13 738,80 грн. Увольнение – 29.08.2025, зарплата за август – 32 000 грн.
Расчет:
- отработано 249 к. дней → заработано ≈ 16 дней;
- излишне использовано 8 дней;
- содержание: 8×527,45 = 4219,60 грн;
- лимит: 32 000 × 0,77 × 0,2 = 4928,00 грн → содержание возможно в полном объеме.
Если переплата больше 20%-го лимита
При зарплате 15 100 грн:
- ограничение: 15100×0,77×0,2 = 2325,40 грн < 4219,60 грн;
- удержать можно только 2325,40 грн, остальной работник может вернуть добровольно (заявление) или через кассу/счет предприятия.
В случае письменного согласия работника можно удержать всю сумму, тогда предел 20% не применяется.
Как оформить содержание «лишних» отпускных
Чтобы провести содержание излишне использованных отпускных при окончательном расчете при увольнении, работодателю нужно подготовить:
- бухгалтерскую справку по расчету;
- приказ руководителя об удержании отпускных при увольнении;
- письменное ознакомление работника с окончательным расчетом, включая сумму содержания (ч. 1 ст. 116 КЗоТ).
|
Документ |
Кто составляет |
Примечание |
|
Бухгалтерская справка |
Бухгалтер |
Обосновывает сумму к содержанию |
|
Приказ о содержании |
Руководитель |
Является основанием для содержания |
|
Ознакомление работника |
Отдел кадров/бухгалтерия |
Обязательное письменное подтверждение |
Отражение содержания отпускных в отчетности
Если бухгалтер удерживает переплату отпускных по зарплате работника (и лимит соблюден), то:
- суммы НДФЛ включаются в дополнения 4DF Налогового расчета квартала увольнения;
- уточняющий расчет за период начисления отпускных подавать не нужно, ибо это не ошибка;
- если работник возвращает денежные средства через кассу/счет предприятия, в 4ДФ показывают сумму со знаком «–»;
- в приложенииД1 удержанные отпускные учитываются в составе зарплаты без дополнительных корректировок.
|
Ситуация |
Действия бухгалтера |
Что показать в отчетности |
|
Удержание по зарплате |
Включить в расчет увольнения |
4ДФ (НДФЛ квартала увольнения) |
|
Возвращение работником в кассу |
Отразить сумму со знаком «–» |
4ДФ (отрицательное значение) |
|
Отражение в Д1 |
Учесть в зарплате |
Дополнительных корректировок не требуется |
При возврате средств в кассу в 4ДФ требуется:
- в графе 09 – код "10";
- в графе 10 – месяц начисления;
- в графе 16 – сумму отпускных со знаком «–».
Бухгалтерские проводки при содержании отпускных
Вариант 1. Если удержание производится по зарплате
|
№ |
Операция |
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
|
1 |
Начислили зарплату за август 2025 года |
92 |
661 |
32 000,00 |
|
2 |
Удержали отпускные методом. |
471 |
661 |
-4219,60 |
|
3 |
Зарплата к выплате (32000 – 4219,60) |
92 |
661 |
27 780,40 |
|
4 |
Начислили ЕСВ (27 780,40 × 22%) |
92 |
651 |
6111,69 |
|
5 |
Удержали НДФЛ (27 780,40 × 18%) |
661 |
641 |
5000,47 |
|
6 |
Удержали военный сбор (27 780,40 × 5%) |
661 |
642 |
1389,02 |
|
7 |
Уплатили ЕСВ |
651 |
311 |
6111,69 |
|
8 |
Уплатили НДФЛ |
641 |
311 |
5000,47 |
|
9 |
Уплатили военный сбор |
642 |
311 |
1389,02 |
|
10 |
Выплатили зарплату работнику |
661 |
311 |
21 390,91 |
Вариант 2. Если работник возвращает излишне выплаченные средства
|
№ |
Операция |
Дт |
Кт |
Сумма, грн |
|
1 |
Начислили зарплату за август 2025 года |
92 |
661 |
15 100,00 |
|
2 |
Удержали отпускные методом сторно (ограничение) |
471 |
661 |
-2325,40 |
|
3 |
Зарплата после удержания |
92 |
661 |
12 774,60 |
|
4 |
Начислили ЕСВ (12 774,60 × 22%) |
92 |
651 |
2810,41 |
|
5 |
Удержали НДФЛ (12 774,60 × 18%) |
661 |
641 |
2299,43 |
|
6 |
Удержали военный сбор (12 774,60×5%) |
661 |
642 |
638,73 |
|
7 |
Работник вернул разницу на счет предприятия |
311 |
661 |
923,69 |
|
8 |
Откорректировали базу для налогообложения |
92 |
661 |
1199,60 |
|
9 |
Откорректировали ЕСВ (1199,60×22%) |
92 |
651 |
263,91 |
|
10 |
Откорректировали НДФЛ (1199,60×18%) |
661 |
641 |
215,93 |
|
11 |
Откорректировали военный сбор (1199,60×5%) |
661 |
642 |
59,98 |
