Командировка на своем авто
01 December 2023
Когда сотрудник отправляется в командировку и вместо общественного транспорта использует свой автомобиль, он может рассчитывать на компенсацию. Важно учесть, что эта компенсация отличается от той, которую предоставляют на основании авансового отчета. В таком случае большое значение имеет, как предприятие оформило использование работником собственного авто. Существуют три возможных варианта:
1. контракт аренды.
2. Договор ссуды автомобиля.
3. Поездка с последующей выплатой компенсации.
Как правильно осуществить процедуру командировки работника на личном автомобиле?
Вопрос выплаты вознаграждения работнику за использование собственного автомобиля в служебных целях не имеет четкого регулирования. Однако статья 125 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) устанавливает, что работники, использующие свои собственные инструменты для нужд предприятия, имеют право на компенсацию за их износ (амортизацию).
Размер и условия выплаты такой компенсации, если они не определены нормативно, собственник или уполномоченный орган могут определять по согласованию с работником.
Понятие "компенсации за использование личного транспорта" также содержится в пункте 3.22 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5, однако оно не входит в состав фонда оплаты труда.
Следовательно, можно предполагать, что компенсацию за использование собственного автомобиля можно выплачивать работнику на основании статьи 125 КЗоТ. Рекомендуем включить этот пункт в коллективный договор.
Для получения компенсации работник должен подать заявление. На ее основе разработайте приказ на предприятии, в котором укажите, за что вы выплачиваете компенсацию, кому, в каком объеме и в какие сроки.
Как начислять налоги и производить бухгалтерский учет компенсации работнику за использование его личного автомобиля?
НДС
Определите объект налогообложения налогом на прибыль в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Для подтверждения расходов на компенсацию за использование работником собственного автомобиля подготовьте соответствующую документацию.
Предприятия, за последний годовой отчетный период имеют доход более 40 млн грн или менее 40 млн грн, но самостоятельно решили корректировать финансовый результат до налогообложения, не обязаны корректировать его на сумму компенсации (раздел III Налогового кодекса Украины; НК).
Не облагайте налогом компенсацию работнику за использование автомобиля налогом на добавленную стоимость (НДС), поскольку эта операция не считается объектом налогообложения (п. 185.1 НК).
НДФЛ и военный сбор
Вознаграждение за использование собственного автомобиля при командировке является дополнительным благом для работника, поэтому необходимо осуществить налогообложение налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с определениями пункта 170.9.1 Налогового кодекса Украины и разъяснений Государственной налоговой службы. Следует отметить, что компенсация также подлежит налогообложению военным сбором, поскольку объект налогообложения военным сбором и НДФЛ является идентичным.
ЕСВ
Не рассчитывайте единый социальный взнос (ЕСВ) на компенсацию работникам за использование собственного инструмента и личного транспорта для нужд предприятия. Это подтверждается в соответствии с пунктом 11 Перечня видов выплат, не подлежащих ЕСВ, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22 декабря 2010 № 1170.
Важно отметить, что в случае включения в приказ о компенсации указаний по выплате горючего работнику, инспекторы могут рассматривать это как индивидуальную выплату согласно пункту 2.3.4 Инструкции № 5. Следовательно, отмеченная в приказе компенсация за горючее во время командировки относится к составу фонда оплаты труды и, соответственно, подлежит налогообложению ЕСВ.
Пример. Работодатель возмещает работнику расходы по использованию его транспортного средства во время командировки
Работник получил компенсацию в размере 2600 гривен от предприятия за использование собственного автомобиля во время командировки согласно соответствующему приказу.
