Как оформить бухгалтерскую справку в 2025 году: пример и рекомендации
26 June 2025
Бухгалтерская справка – это внутренний документ предприятия, подтверждающий те или иные хозяйственные операции, не имеющие стандартного первичного документа или требующих дополнительных разъяснений. В 2025 году ее роль остается неизменной – обоснование для отражения событий в учете.
Такой документ может составлять как для объяснения определенных бухгалтерских решений, так и для подтверждения начислений, исправлений ошибок или уточнения данных. Несмотря на отсутствие унифицированной формы, бухгалтерская справка должна отвечать требованиям первичных документов согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
В этой статье мы рассмотрим, в каких случаях составляется бухгалтерская справка, что в ней обязательно должно быть и предоставим актуальный образец заполнения на 2025 год.
Что такое бухгалтерская справка и зачем она нужна
Бухгалтерская справка – это первичный документ произвольной формы, который составляет бухгалтер для оформления определенной хозяйственной операции. Обычно ее оформляет один бухгалтер, иногда подтверждение дает главный бухгалтер.
Обратите внимание: первичным документом считается содержащий информацию о хозяйственной операции (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете» № 996 от 16.09.1999).
Этот документ необходим в таких случаях: если отсутствует другой первичный документ для операции (например, списание расходов или закрытие счетов) или когда бухгалтер самостоятельно рассчитывает сумму сделки и должен подтвердить ее документально. В обоих вариантах бухгалтерская справка служит доказательством проводимых операций, что принципиально при проверках контролирующих органов.
Бланк бухгалтерской справки: нормативные требования
Типовая форма бухгалтерской справки для бюджетных учреждений утверждена приказом Минфина от 08.09.2017 № 755. Впрочем, этот бланк является лишь рекомендацией — бухгалтерская справка может быть оформлена в произвольной форме, главное с соблюдением обязательных реквизитов.
Обязательные реквизиты бухгалтерской справки
Для любого первичного документа важно соблюдать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухучете (приказ Минфина № 88 от 24.05.1995).
В бухгалтерской справке обязательно должны быть:
- название документа («бухгалтерская справка»);
- дата составления;
- подпись бухгалтера, ответственного за операцию;
- подпись главного бухгалтера после проверки;
- подробное описание операции (корректировка, распределение затрат и т.п.), с указанием суммы и единиц измерения;
- название учреждения, где составлена справка.
При необходимости также следует включать объяснения причин ошибки, ссылки на документы, мемориальные ордера, расчеты и другие важные детали, подтверждающие правильность операции.
Подпись руководителя в бухгалтерской справке: нужна ли?
Типовая форма из приказа № 755 не предусматривает подпись руководителя, но если документ оформляется для корректировки операций, ранее подписанных руководителем, то его подпись или визы («Ознакомленный», «Не возражаю») следует добавить.
Особенно это актуально для сделок, связанных с начислением пени, штрафов или удержаний из зарплаты, где полномочий главного бухгалтера недостаточно. Также подпись руководителя необходима при смене КЭКР за уже закрытый период, чтобы избежать проблем с отчетностью и ответственностью.
Когда нужна бухгалтерская справка
Бухгалтерская справка составляется в двух основных случаях:
- Устранение ошибок в бухгалтерском учете
- Объяснение и документальное оформление расчетов к хозяйственным операциям
Согласно методу «красного стороны» (пункт 4.3 Положения № 88), при исправлении ошибок в справке:
- ошибочные провода обозначают красными чернилами или знаком «-»;
- правильные — обычными черными чернилами.
Также бухгалтерская справка используется для оформления таких операций, как:
- расчет и распределение транспортно-заготовительных и общепроизводственных расходов;
- закрытие счетов доходов и расходов в конце отчетного периода;
- расчет уценки или дооценки основных средств;
- формирование обеспечений и резервов;
- начисление амортизации малоценных внеоборотных материальных активов (МНМА);
- начисление пени и штрафов по договорам;
- удержание убытков по зарплате работника;
- увеличение уставного капитала при приобретении внеоборотных активов;
- изъятие ассигнований на внеоборотные активы из доходов отчетного периода;
- начисление процентов по депозитам;
- другие операции, требующие документального подтверждения суммы или причины.
Дополнительные материалы к бухгалтерской справке
К бухгалтерской справке могут прилагаться различные приложения, например:
- Ведомость расчетов. Если расчеты много и не помещаются на одной странице, составляют отдельную ведомость со ссылкой на нее в справке;
- Копии или подлинники документов. К примеру, договор купли-продажи с деталями о начислении пени;
- Справочная информация. Данные из официальных источников, например распечатка учетной ставки НБУ или индекса потребительских цен.
Пример заполнения бухгалтерской справки: ситуация с МНМА
В январе 2025 года бюджетное учреждение приобрело 20 ортопедических матрасов на сумму 48 000 грн (включая НДС). Ошибочно их оприходовали как МБП (счет 1812 г.). Расходы на доставку составили 500 грн. В августе обнаружена ошибка, и матрасы были учтены как МНМА (счет 1113), поскольку срок эксплуатации свыше 1 года.
Для исправления применяется метод «красное сторона»:
|
№ |
Описание операции |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
1 |
Корректировка оприходования МБП (стоимость без НДС + доставка) |
1812 |
6211 |
-40 500,00 |
|
2 |
Корректировка списания МБП на материальные затраты |
8013 |
1812 |
-40 500,00 |
|
3 |
Корректировка финансового результата по смете |
5511 |
8013 |
-40 500,00 |
Правильные проводки:
|
№ |
Описание операции |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
4 |
Отражение капитальных инвестиций |
1312 |
6211 |
40 500,00 |
|
5 |
Ввод МНМА в эксплуатацию |
1113 |
1312 |
40 500,00 |
|
6 |
Изъятие ассигнований на приобретение внеоборотных активов |
7111 |
5411 |
40 500,00 |
|
7 |
Увеличение внесенного капитала |
5411 |
5111 |
40 500,00 |
|
8 |
Начисление амортизации МНМА (метод 50/50) |
8014 |
1412 |
20 225,00 |
|
9 |
Отнесение амортизации на финансовый результат |
5511 |
1412 |
20 225,00 |
При необходимости используется одна бухгалтерская справка с копиями для разных мемориальных ордеров.
Пример заполнения бухгалтерской справки: начисление процентов
Учреждение разместило временно свободные средства в сумме 1000000 грн на депозит под 10% годовых на 2 месяца. Проценты начисляются ежемесячно.
|
№ |
Описание операции |
Дебет |
Кредит |
Сума |
|
1 |
Начисление дохода от банковских процентов |
2117 |
7311 |
8 333,33 |
|
2 |
Зачисление процентов на регистрационный счет |
2313 |
2117 |
8 333,33 |
|
3 |
Закрытие счета доходов в конце периода |
7311 |
5511 |
8 333,33 |
