Как вести книгу учета доходов и расходов: пошаговое разъяснение для ФЛП
06 August 2025
Книга учета доходов и расходов является важным элементом налогового учета для физических лиц-предпринимателей. От правильности ее ведения зависит не только спокойствие во время проверок, но возможность избежать штрафов и недоразумений с налоговой.
В 2025 году требования к оформлению и заполнению книги остаются актуальными для большинства ФЛП на общей системе налогообложения, а также отдельных плательщиков единого налога. В этой статье мы собрали актуальную информацию, разъяснили порядок ведения книги и привели примеры для заполнения.
Даже если вы ведете учет в цифровом формате, важно знать нормативные требования и типичные ошибки, допускаемые предпринимателями. Разберемся, как сделать все правильно – шаг за шагом.
- Книга учета доходов и расходов для ФЛП
- Форма для амортизации (приложение Книги)
- Образец заполнения Книги учета доходов и расходов ФЛП
- Образец заполнения Акта ввода в эксплуатацию ОС в ФЛП
- Порядок заполнения отдельных граф Книги учета доходов и расходов
- Порядок заполнения приложения для расчета амортизации
- Образец Книги учета доходов и расходов для ФЛП
- Образец Акта ввода в эксплуатацию для ФЛП
Что такое книга учета доходов и расходов в 2025 году
Физические лица-предприниматели на общей системе налогообложения и независимые профессионалы ведут учет своей деятельности в установленной форме. Это предусмотрено п. 177.10 Налогового кодекса. Хотя нормативные документы используют термин «типичная форма», большинство привыкло называть ее просто «книгой учета доходов и расходов» (далее — Книга).
Вести Книгу можно как в бумажном, так и в электронном виде. Важно помнить, что форма типична — изменять или удалять графы в ней не разрешается.
Главная цель Книги – фиксировать информацию для расчета чистого налогооблагаемого дохода предпринимателя, то есть прибыли.
Книга выполняет следующие функции:
- обеспечивает базу для заполнения годовой декларации об имущественном положении и доходах;
- помогает рассчитать авансовые платежи по НДФЛ ежеквартально;
- является инструментом контроля со стороны налоговой;
- служит средством оприходования наличных поступлений (поскольку ФЛП не ведут кассовую книгу).
Форма и порядок ведения Книги утверждены приказом Минфина от 13.05.2021 № 261. Регистрация Книги в налоговой не требуется.
Бумажная форма ведения книги
Если предприниматель выбирает бумажный вариант:
- записи должны быть разборчивыми;
- используются чернила темного цвета (черные или синие);
- исправления вносятся новой записью с подписью лица.
Книгу можно напечатать самостоятельно. Сейчас нет требований к шнуровке, подтверждающих разъяснение налоговых органов.
Электронный вариант книги учета
Есть два способа вести электронную Книгу:
- В формате Excel – именно такую форму допускает Порядок № 261.
- В электронном кабинете плательщика на сайте ГНС – такая опция предусмотрена, но еще не реализована.
Для обоих способов обязательно наличие КЭП. Исправления производятся путем дополнительных строк (с отрицательным или положительным значением).
По требованию налоговой электронную Книгу следует предоставить в бумажной форме с соответствующими пометками («копия верна», дата, подпись, печать — при наличии).
Хранение книги: термины
Согласно п. 44.1 НКУ, Книга хранится не менее 3 лет после отчетного периода, в котором сделана последняя запись. Безопаснее ждать 1095 дней с даты завершения налогового периода. Если не было проверки по ЕСВ — следует хранить книгу дольше.
Можно ли осуществлять деятельность по ведению книги
Приступать к хозяйственной деятельности до даты заполнения Книги не рекомендуется. Операции, внесенные задним числом, могут вызвать подозрение и расцениваться как нарушение. В случае проверки это может привести к админштрафу от 51 до 136 грн (ст. 1641 КУоАП).
Учет доходов ФЛП: основные правила
- Кассовый метод: доход признается по факту поступления денежных средств, а не по дате документов (накладных, актов).
- Авансы – это доход: если средства поступили в ІІІ квартале, а товар будет поставлен в IV – доход признается в ІІІ квартале.
- Оплата может быть не только денежной: бартер также засчитывается как доход.
Учет расходов ФЛП: главные условия
Расходы признаются в следующих условиях:
- Наличие документов: это могут быть накладные, акты, квитанции, чеки и т.д.
- Факт оплаты: только оплаченные расходы учитываются (должно быть подтверждение).
- Связь с доходом: расходы должны быть напрямую связаны с полученным доходом.
- Список расходов: должно отвечать требованиям п. 177.4 НКУ.
Если предприниматель купил товар, но еще не продал или не оплатил его, расходы не признаются.
Амортизация как расходы: что разрешено ФЛП
Физические лица-предприниматели в общей системе налогообложения имеют право включать в состав расходов амортизацию основных средств и нематериальных активов. Основные условия:
- Сроки использования ФЛП определяет самостоятельно согласно пп. 177.4.9 НКУ;
- Метод амортизации разрешен только прямолинейный;
- Не подлежат амортизации объекты двойного назначения, трудно отделить для предпринимательских или личных нужд (земельные участки, жилая недвижимость, легковые авто).
Важно: легковые автомобили амортизировать запрещено, грузовые разрешены (обновление в пп. 177.4.6 НКУ).
Автомобили в ФЛП: когда можно расходы, а когда нет
ГНС не признает право ФЛП на налоговый кредит по НДС при покупке автомобиля, поскольку они регистрируются на физлиц, а не на ФЛП. Это подтверждено постановлением ВСУ от 17.12.2018 (дело №810/1726/16).
Впрочем, списание расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) возможно при соблюдении норм и правильного оформления (ИПК № 4265/Е/99-99-13-01-02-14 от 02.10.2018).
Списание себестоимости в день получения дохода: допустим
Если продажа товаров происходит регулярно и они однотипны, то некоторые предприниматели списывают расходы в день любой реализации. Но это - рискованный подход:
- Закон этого прямо не разрешает;
- Если проверка выявит нарушение соответствия документов, возможны штрафы.
Рекомендация: учет должен позволять четко установить, из какой именно партии был реализован товар.
Как вести Книгу учета доходов и расходов
Основные правила:
- Записи ведутся в гривнах с копейками;
- Каждая операция подтверждается документально, документы хранятся вместе с Книгой 3 года;
- Исправление производится путем новой записи с объяснением и подписью предпринимателя;
- Запись ведется в день фактического получения дохода или понесения расходов (исключения – коммунальные услуги);
- Итоги месяца, квартала, года – не обязательны, но желательны для удобства;
- НДС не включается в расходы плательщиками НДС, но включается неплательщиками.
Внимание: наемные работники не имеют права вести Книгу за предпринимателя — только сам ФЛП или независимое лицо с его подписью.
Таблица: порядок заполнения Книги учета доходов и расходов (2025)
|
Графа |
Что указывается |
|
1 |
Дата записи (день/месяц/квартал/год); указывается также период итога (например, «III квартал 2025 года»). Записи – в хронологическом порядке. |
|
2 |
Сумма дохода за день: средства на счет/в кассу/наличные деньги, списанная задолженность, безвозмездно полученные товары или услуги. В инвалюте – по курсу НБУ. |
|
3 |
Сумма возвращенных средств за товары/услуги или возвращенная подписка. Знак «–» не используется. Возврат корректируется в графе 6. |
|
4 |
Разница между графами 2 и 3. |
|
5 |
Реквизиты документов, подтверждающих расходы (платежки, акты, чеки и т.п.). Можно задать несколько документов. |
|
6 |
Стоимость ТМЦ, реализованных/использованных в производстве. У НДС - без НДС. |
|
7 |
Заработная плата работников, оплата ЦПД. Указывается "грязная" зарплата, без налогов. |
|
8 |
Суммы ЕСВ, другие налоги, сборы, включая лицензионные платежи. |
|
9 |
Прочие расходы, связанные с доходом (связь, аренда, коммуналка и т.п.). |
|
10 |
Сумма амортизации согласно приложению Книги. Амортизация — не обязательна, но выгодна. |
|
11 |
Чистый налогооблагаемый доход = графа 4 – (6+7+8+9+10). Может быть отрицательным. |
Совет: подводите итоги Книги для удобства при заполнении декларации и расчете авансовых платежей. Это не обязательно, но очень желательно.
Первичные документы для учета затрат: что учесть ФЛП
Не все расходы ФЛП можно подтвердить любым документом. Хотя Порядок №261 и не содержит закрытого списка первичных документов, некоторые из них могут вызвать споры.
Какие документы подтверждают расходы ФЛП
К спорным, но признанным документам относятся:
- Платежная инструкция или банковская выписка. Она может подтверждать расходы по банковскому обслуживанию, если содержит всю нужную информацию: вид услуги, сумму, обязательные реквизиты. Такую позицию ГНС выражает в ЗИР 104.05 и в Официальном вестнике ДФС.
- Акт оказанных услуг или выполненных работ. Если расходы связаны с услугами, то одного акта мало. Должно быть еще и подтверждение оплаты. В случае разных дат акта и оплаты ориентироваться следует на более позднюю дату.
Важно: банковская выписка может являться полноценным первичным документом для записей в Книге учета доходов и расходов.
Как заполнить приложение по амортизации в 2025 году
ФЛП, желающий учесть амортизацию ОС или НА в расходах, должен заполнить соответствующее приложение к Книге. Без него такие расходы не признаются.
Амортизация – это постепенное списание стоимости основных средств или нематериальных активов, используемых в предпринимательской деятельности.
Заполнение приложения:
|
Графа |
Что указывать |
|
1 |
Порядковый номер записи (для каждого объекта в отдельности) |
|
2 |
Номер группы ОС/НА по пп. 177.4.9 ТК (1-4) |
|
3 |
Полное название объекта ОС/НА |
|
4 |
Документы на приобретение: накладная, акт, чек, таможенная декларация и т.д. (рекомендуется указать два: приобретение + оплата) |
|
5 |
Документ о вводе в эксплуатацию |
|
6 |
Срок полезного использования (минимальный согласно ПК) |
|
7 |
Первоначальная стоимость (без НДС для плательщиков, с НДС – для неплательщиков) |
|
8 |
Годовая амортизация = графа 7/графа 6 |
|
9 |
Лунная амортизация = графа 8/12 |
|
10 |
Стоимость на начало года (для новых – равна графе 7, для старых – графа 12 прошлого года) |
|
11 |
Амортизация за период = графа 9 × количество месяцев использования |
|
12 |
Стоимость на конец года = графа 10 – графа 11 |
Итог из графы 11 переносится в графу 10 Книги учета доходов и расходов.
Что делать при потере Книги учета доходов и расходов
В случае потери Книги ФЛП имеет:
- Подать заявление в полицию;
- В течение 5 дней уведомить ГНС;
- Зарегистрировать новую Книгу;
- Восстановить записи на основе первоначальных документов.
Налоговики могут применить штрафы: за нарушение порядка ведения документации – от 510 до 1020 грн.
Заполнение Книги учета доходов и расходов ФЛП: пример на 2025 год
Рассмотрим, как заполнить книгу учета доходов и расходов на примере конкретных хозяйственных операций в июле 2025 года.
- 18.07.2025 — предоставлены услуги на 36 000 грн с НДС (или 30 000 грн без НДС). Для услуг использовали материалы, оплаченные платежной инструкцией №24 от 04.08.2025 г. на 960 грн с НДС (800 грн без НДС).
- 19.07.2025 - Проданы товары на сумму 24 000 грн с НДС (20 000 грн без НДС), приобретенные ранее и оплаченные платежной инструкцией №25 от 16.07.2025 на 18 000 грн (15 000 грн без НДС).
- 20.07.2025 - Вернули товар на 600 грн с НДС (500 грн без НДС). Себестоимость – 120 грн с НДС (100 грн без НДС). Средства вернули в тот же день платежной инструкцией №26.
- 27.07.2025 — Расходы на аренду помещения за июль. Акт №7 от 27.07.2025, оплата платежной инструкцией №27 в тот же день. Расходы учитываем в момент оплаты.
- 30.07.2025 — Начислена зарплата наемным работникам – 20 000 грн, ЕСВ – 4 400 грн.
Важно: во избежание проблем с налоговой рекомендуется сверять даты операций с банковскими выписками. Если есть разница, лучше указывать последнюю дату.
Последующие месяцы (август-декабрь 2025 г.) повторяют аналогичные операции, поэтому не детализируются.
Амортизация в ФЛП: пример расчета на 2025 год
В декабре 2025 года ФЛП насчитывает амортизацию оборудования, приобретенного в июле:
- Стоимость по НДС: 36 388 грн. Для учета берем без НДС: 36388 × 5/6 = 30323,33 грн.
- Доставка: 200 грн.
- Общая начальная стоимость: 30 523,33 грн.
- Срок амортизации – 5 лет (группа 3 по НКУ).
- Годовая амортизация: 30 523,33/5 = 6 104,67 грн.
- Месячная амортизация: 6 104,67/12 = 508,72 грн.
- Амортизация за 6 месяцев (июль-декабрь): 508,72×6 = 3 052,33 грн.
Совет: расчеты лучше производить в Excel для точности.
Начало начисления – со следующего месяца после ввода в эксплуатацию. Для этого требуется акт ввода в эксплуатацию (форма произвольная).
Амортизацию заносим в Приложение Книги, а сумму переносим в соответствующую строку декабря Книги.
Обратите внимание: амортизация на самом деле насчитывается ежемесячно, но в Книге отображается раз в год.
Распределение доходов и расходов по периодам: типичные ситуации ФЛП
Расходы и доходы в разные даты
ФЛП оплатил товар 30.09.2025, а продал 03.10.2025. По кассовому методу доход признаем на дату получения средств – 03.10.2025.
Расходы учитываем также 03.10.2025, потому что они должны быть одновременно оплачены и связаны с доходом. Расходы 30.09.2025, когда дохода нет, не учитываем.
Расходы после получения дохода
Если ФЛП получил аванс в III квартале, а оплатил товар и отгрузил его в IV квартале:
- Доход отражаем в III квартале.
- Расходы – в IV квартале по дате оплаты.
Такой подход отвечает принципу сопоставления доходов и расходов.
Расходы, не связанные непосредственно с доходом
Если в день отсутствует доход, но есть оплата коммунальных услуг (например, 20.09.2025), эти расходы считаем другими расходами (графа 9 Книги).
К таким расходам относятся услуги связи, аренда, зарплата, ЕСВ и т.д. Они учитываются по дате оплаты даже при оплате заранее.
