Замена бухгалтера, если он находится в отпуске
04 December 2023
Если бухгалтер уходит в отпуск, дайте возможность другому работнику выполнять его обязанности в течение этого времени. Это можно осуществить двумя способами:
1. Передайте ответственность за выполнение обязанностей отсутствующего бухгалтера его коллеге (таковым образом работник, заменяющий бухгалтера, выполняет свою собственную работу, сразу взявшись за обязанности отпускника).
или
2. Оформите временное замещение (другими словами, увольте работника от выполнения работы по его должности на период отпуска).
На практике, во многих случаях, понятие совмещения и переложения обязанностей идентифицируются, и обязанности работника возлагаются на другого работника в течение его отпуска в пределах совмещения должностей. Важно учесть, что корректное оформление совмещения требует наличия вакантной должности согласно Инструкции № 53 от 14.05.1982.
Предостерегаем от некорректного использования термина "совмещение", поскольку это предполагает существование вакансии. Оформление совмещения без соответствующей вакантной должности, не предусматривающее установление доплаты, может вызвать сомнения в его законности в соответствии со статьей 105 КЗоТ.
Рекомендация: Оформляйте совмещение только в том случае, если есть вакансия.
В случае, если ни один из работников не может заменить отсутствующего бухгалтера на весь срок его отпуска, особенно если он длится месяц или больше, рассматривайте возможность временного принятия на работу другого работника срочным трудовым договором.
Рассмотрим детали каждого вероятного варианта.
Как корректно оформить исполнение обязанностей отсутствующего бухгалтера?
В период болезни, отпуска, командировки и в других случаях, когда согласно действующему законодательству сохраняется рабочее место (должность) работника (согласно пункту 1 Инструкции № 53), работникам, исполняющим обязанности временно отсутствующего коллеги, устанавливается доплата (согласно статьей 105 КЗоТ).
Размеры этой доплаты определяются в коллективном договоре в процентах к тарифной ставке или окладу временно отсутствующего работника. В случаях, когда коллективного договора нет или там установлена "вилка" доплат (например, от 20% до 50% тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника), размер доплаты может быть указан в приказе предприятия, которым поручается работнику исполнять обязанности временно отсутствующего коллеги.
Как правило, верхний предел доплаты составляет 50%. Этот максимальный размер доплаты установлен в пункте 10 постановления Совета Министров СССР "О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)" от 04.12.1981 № 1145. Бюджетные организации должны соблюдать этот размер в соответствии с пунктом 3 постановления КМУ "Об оплате труда работников на основе Единой тарифной сетки разрядов и коэффициентов по оплате труда работников учреждений, учреждений и организаций отдельных отраслей бюджетной сферы от 30.08.2002 № 1298. В бюджетных учреждениях такая доплата не устанавливается руководителям и их заместителям. Хозрасчетные предприятия могут определять больший размер доплаты за исполнение обязанностей по своему усмотрению.
Как оформить временное заместительство?
Если бухгалтер отсутствует по болезни, отпуску, командировке или другим обстоятельствам, когда по законодательству сохраняется его рабочее место (должность) (в соответствии с пунктом 1 Инструкции № 53), и его обязанности нужно возложить на другого работника, следует рассмотреть возможность оформления временного замещения .
Для оформления временного замещения бухгалтера выполните следующие действия:
1. Осуществите внутреннее распределение обязанностей между работниками или назначьте конкретное лицо, которое временно выполнит функции бухгалтера в его отсутствие.
2. Закрепите внутренний документ (например, приказ или распоряжение) за назначенным лицом, указав срок временного замещения и перечень выполняемых обязанностей.
3. Сообщите заинтересованным работникам о временном замещении и представьте соответствующую информацию.
Этот подход позволяет эффективно управлять учетом и обеспечить продолжение рабочего процесса в временное отсутствие бухгалтера.
Выбор лица, заменяющего бухгалтера
Выбор лица, заменяющего бухгалтера, является важным этапом для обеспечения бесперебойности рабочего процесса. Вот некоторые советы по выбору такого лица:
1. Квалификации и Опыт:
- Выбирайте лицо, имеющее соответствующие квалификации и опыт в сфере бухгалтерии.
- Обратите внимание на предыдущие места работы и задания, которые они выполняли, чтобы убедиться, что они понимают специфику вашей отрасли.
2. Образование:
- учитывайте образовательный уровень кандидата, в частности наличие профессионального образования в области бухгалтерии или финансов.
3. Внутренний Персонал:
- Рассматривайте кандидатов среди внутреннего персонала, уже знакомых с внутренними процессами и особенностями вашей компании.
4. Навыки и способности:
– Оценивайте навыки и способности кандидата в сфере работы с бухгалтерскими программами, расчетами налогов и отчетности.
5. Коммуникативные способности:
– Обращайте внимание на коммуникативные способности, поскольку эффективное сотрудничество и обмен информацией являются ключевыми аспектами в бухгалтерии.
6. Системы и Программы:
- Убедитесь, что кандидат владеет необходимыми знаниями по использованию бухгалтерских систем и программ, используемых в компании.
7. Доступность:
- Убедитесь, что выбранное лицо доступно для работы в определенный срок временного отсутствия бухгалтера.
8. Референции:
- Спросите о референциях от предыдущих работодателей или клиентов, чтобы получить дополнительную информацию об опыте и навыках кандидата.
Тщательный отбор поможет обеспечить, что избранное лицо будет эффективно выполнять бухгалтерские обязанности в отсутствие основного бухгалтера.
Документальное оформление замены бухгалтера
Исполнение обязанностей по должности работника, находящегося в отпуске, следует оформить приказом или распоряжением на предприятии.
В приказе следует четко определить условия, при которых работник исполняет обязанности временно отсутствующего бухгалтера:
- Без устранения от основной работы.
- С получением доплаты за исполнение обязанностей.
- На определенный срок.
Также в приказе следует формализовать временное замещение отсутствующего работника, определив, что работник освобождается от обязанностей по основной работе в настоящее время.
Необходимо получить согласие работника на исполнение обязанностей временно отсутствующего бухгалтера или временное заместительство. Просьбой является написание заявления работником и подтверждение своего согласия подписью в соответствующем приказе или распоряжении руководителя.
